如何做好合同談判

由于項目、合同類型、投標文件和雙方的要求，合同的內容不同。筆者結合個人的一些體會,主要就合同談判時我們應做哪些工作,應如何做,才能達到預期的談判目的等相關方面的內容與大家探討、交流,不足之處,請方家指正。一、合同有節拍和運輸等金融債款合同的重要性,大家都非常清楚。合同在我們的工作、生活中,無處不在,無時不在,與我們每一個人或每一個企業的切身利益緊密相關。合同有口頭形式的,例如“我將單車寄放在你處,下午來取”;有書面形式的,例如項目法施工承包合同、勞務承包合同、物資采購合同、加工合同、運輸合同、租賃合同、保險合同,等等。我們如何通過談判途徑,簽訂達到自己預期目標的合同,首先必須注重談判前的準備工作。“凡事預則立”,有謀才有成,講的就是這個道理。1.具有良好的專業素質談判小組應由熟悉工程合同條款,并參加了該項目投標文件編制的技術人員和商務人員組成。⑴確定小組成員。談判小組的每一成員都應了解、熟悉招投標文件的商務標書和技術標書內容,在合同洽談中可能會涉及到該項目工程中某一專業技術要求、一種材料或勞務等具體內容。這樣,作為談判小組的成員必須具備相關專業和較為全面的知識,才能做到胸有成竹,自如地回答對方提出的任何質疑。小組負責人即為首席談判代表,是決定合同談判是否成功的關鍵人物,應認真選定。該負責人應具有合同談判經驗、良好的協調能力和社交經驗,具有一定的口才、良好的心理素質和執著的性格,了解業務,熟悉合同文本。另外,聘請熟悉工程類的專業律師參加談判小組是有利的、必要的,因為在洽談合同商務條款和敲定文字時,往往對方出面談判的也有律師。⑵尊重對方,有理有節。事先通過多種渠道了解對方公司(企業)的發展狀況、資信能力,以及對方參加談判代表的資歷、地位、談判風格和對我方的態度、與我方交往的歷史情況。這樣做,可以使我們盡可能最大限度地對對方了如指掌,便于我方采取不同的談判策略,并在禮儀、禮節上派出相對應資格的人員參加。2.法規、地方政策談判小組成立后,各成員按照專業不同進行分工,認真研究、預測談判過程將會出現的質疑,必須事先對各種談判資料的準備齊全。收集、掌握的談判資料越全面,分析的越充分,談判成功機會就越大,談判結果就越好。各方面的信息、資料對談判者而言,是一種寶貴的資源,資料、信息來源主要有:⑴與合同相關的法律文件。這主要指與市場經營有關的各種法律、法規、地方政策,我們處在一個不斷發展的經濟社會里,國家經濟的立法也會不斷加強與完善,所以談判成員必須有很強的法制觀念,特別對有關的法規、細則和地方政策更要充分了解和熟知,利用法律來維護自己的權益。⑵合同訂立所在地的經濟環境信息。這主要指市場經濟的形勢、市場行情方面的信息與資料。作為一個談判者,知識面應“廣”而“專”,了解整個社會的生產力總體發展水平,社會分工狀況,當地消費、收入水平,市場需求和市場競爭狀況,因為這些都將影響到該項目最終產品的標準、價格高低等諸多方面的問題。⑶自然、文化環境的信息。例如,項目所在地的自然環境不同,勢必影響到原材料供應、運輸方式等諸多方面的差異。所以談判人員有必要對當地作一個市場調查,對當地有一個較全面的了解。文化環境主要指一個國家、地區或民族的文化傳統,如風俗、價值觀念等方面的文化背景。人們處在不同的社會背景下成長和生活,已確立其不同的基本觀念、信仰和生活習慣,這也是在不知不覺中自然形成的,成為人們的一種行為規范。談判人員了解各國、各地區或民族的文化背景,更方便研究對方的性格愛好、對方的風俗習慣,這對于維持良好的談判氣氛是十分有益的。3.有足夠的“韌性”準備除上述實質性的準備外,合同談判還要有足夠的心理準備,尤其是對于缺乏經驗的談判者。⑴和任何談判一樣,合同談判是一個艱苦的過程,不會是一帆風順的,對此一定要有充分的心理準備。為達到自己的既定目標,要有力爭成功的執著信念,還要有足夠的“韌性”準備。⑵樹立談判勇氣,敢于談判。既然是談判,就要是對等的,自己要按照“有理、有利、有節”的原則通過解釋自己的理由,說服談判對手,不能企圖強壓對手;反之,當對方采取強壓方式時候,又要敢于拒絕,婉言提醒對方,按公平合理原則辦事。⑶怕談判失敗而失去簽約機會的想法是不必要的。應當看到,發包人只有當他認為無論在價格上還是在其他方面這個投標人是比較理想的,他才會確定授標,并進行合同談判的,因此這一點上,承包人應該是處于有利地位的。一般來說,發包人的談判代表并不愿意使談判真正陷入僵局或失敗,因為談判一旦失敗,發包人也會浪費時間和金錢,并造成被動的工作局面。二、制定爭議解決計劃和總體思路在談判進行之前,談判小組應統一認識、明確談判中的總體思想、原則和談判策略是非常重要的。1.要正確地分析對方可能提出的問題,總體思想、總的原則是談判全局的核心和靈魂,是不應該輕易放棄與讓步的。但同時要講談判策略,正確評價自己,保持清醒的頭腦,根據已掌握的信息,分析對方可能提出的問題。此外還應盡量收集原招投標中與己方競爭對手的投標情況,制定出階段談判目標或階段目標,力爭在談判中避實就虛,以己之長補己之短,對關鍵問題制定出希望達到的上、中、下目標值。2.準備談判要點前面談到的也是談判計劃中的一部分,制定一個全面、具體的談判計劃,能確保自己談判總體思想的實現。例如:準備提交對方的文件,一般情況下,如果對方首先提出了談判要點,談判小組就應按照要求準備一份書面材料進行答復。如果事先沒有計劃安排或是一個很粗糙或不完整的計劃,往往會使己方在談判桌上漏洞百出,十分被動,將很難實現預期目標。安排的談判議程也是非常重要的,什么人參加,談判地點的選擇,談判時間的安排,談判人員著裝、禮儀等對談判成功與否至關重要。3.以商務和技術條款為基礎合同一經簽訂,合同雙方就形成了一定的經濟關系。雙方從總目標上看是居于一個統一體系,共同完成項目任務。從另一個角度,雙方利益并不一致,主要表現在:承包商盡可能更多地獲取工程利潤,增加收益,降低成本;發包人則盡可能以最少的費用完成最多的工程任務,并盡可能提高工程質量。由此,合同談判,按承、發包人所站角度和出發點有各自的目的,“知己知彼”的道理就非常明了和重要。發包人希望進一步就合同內容與承包人進行談判的原因往往是:⑴通過談判與該承包人代表和相關技術人員接觸,進一步確信該承包人在技術、經驗以及資金、人力資源、物力資源和管理能力等方面確有實力,能令人滿意地、圓滿履行承包合同所規定的責任與義務。⑵在評標過程中可能對承包人的投標價進行了修正,但仍需在合同中正式由承包人確認。⑶討論并共同確定某些局部變更,包括設計的局部變更、技術條件或合同條件的變更等,可能采用中標承包人的建議方案,或發包人有意改變一些商務和技術條款,這樣可能導致合同基本條件及價格、質量標準和工期的變動,為此有必要與承包人通過談判達成一致。⑷對承包人投標價中被認為不合理的價格進行核查和合理調整,使標價合理降低。⑸將過去雙方已達成的協議進一步確認和具體化。⑹發包人可能提出要求承包人降價,在雙方自愿的基礎上就價格進行調整。承包人希望進一步就合同內容與發包人進行談判的原因往往是:⑴與發包人澄清投標書中迄今尚未澄清的一些商務和技術條款,并說明自己對該條款的理解和自己的報價基礎,力爭使發包人接受對自己有利的解釋并予以確認。⑵爭取盡可能改善合同條件,謀求公證,使自己的合法利益得到保護。⑶對項目實施中可能遇到的問題(如材料調差,人工、機械的調整,文明施工費用,不可抗力,遲付款、結算等)提出要求,力爭將其寫入合同條款,避免或減少今后實施中的風險。⑷如果在談判中發包人對技術和商務作出變更,承包人則可相應提出價格調整。從雙方的目的來看既一致又有矛盾。雙方都明白,一旦簽訂合同,對雙方都構成了事實上的法律約束,因此,雙方在談判的過程中都很慎重。另一方面,經過相當長時間的投標和評標過程,承包人和發包人都花費了不少的精力和財力,到了這個階段,雙方都不希望輕易使談判失敗,都希望談判成功。因此,雙方既斗爭又相互妥協。投標文件的所有商務和技術條款是雙方合同談判的基礎,任何一方均有理由拒絕另一方提出的超出原投標條件的要求,因為投標前即應對投標文件中的合同條款進行認真的研究,并在投標書中給予確認。承包人在合同談判中主要目的應是在一定條件下盡可能改善合同條件,防止產生意外損失,而不能寄希望于通過合同談判解決所有問題。三、關于合同爭議的內容和技術合同內容涉及面非常廣,筆者將合同談判中首先須雙方共同確認的工程內容和范圍進行說明。1.在合同爭議解決過程中,權衡利弊⑴承包人應非常認真地核實投標報價的工程項目內容與合同中表述的內容是否一致;合同文字的描述和圖紙的表達都應當明確,不能模糊含混;承包人應當查實自己的標價有沒有任何只憑推測和想象計算的成分,如果有這種成分,則應當通過談判予以澄清和調整。⑵應當力爭刪除或修改合同中出現的諸如“除另有規定外的一切工程”,“承認可以合理推知需要提供的為本工程實施所需的一切輔助工程”之類含混不清的工程內容或工程責任的說明詞句。⑶對于談判討論中經雙方確認的內容及范圍方面的修改或調整,應和其他所有在談判中雙方達成一致的內容一樣,以文字方式確定下來,并以“合同補充”或“會議紀要”方式作為合同附件并說明構成合同的一部分。⑷發包人提出增減的工程項目或要求調整工程量和工程內容時,務必在技術和商務等方面重新核實,確有把握的可應允,同時以書面文件、工程量表或圖紙予以確認,其價格亦應通過談判確認并入工程量清單。⑸發包人提出的改進方案或發包人提出的某些價格和變動,或發包人接受承包人的建議方案等,首先應認真對其技術合理性、經濟可行性以及在商務方面的影響等進行綜合分析,權衡利弊后方能表達接受或有條件接受、甚至拒絕。對設計修改或變動必對價格和工期產生影響,應利用這一時機爭取變更價格或要求發包人改善合同條件以謀求更好的效益。⑹對于原招標文件中的“可供選擇的項目”和“臨時項目”應力爭說服發包人在合同簽訂前予以確認,或商定一個確認的最后期限。2.第三,把握并正確使用與對方的價格和價格調整合同談判和其他談判一樣是一種綜合藝術,需要經驗和講技巧的,談判中要注意自己的談判策略和技巧,并應時刻注意對方的動向。⑴反復強調自己的優勢及特長使對方對自己建立信心。⑵在價格談判中根據對手的態度、心理狀態,自己的價位和對方的價格宜采用多種方式談判。例如:對等的方式或分項談判等方法,進行討價還價,在征得對方的讓步后,掌握火候,選擇適當的價位或適當降價而成交。⑶在心理上削弱對方。從一開始就堅持不讓步,令對方產生畏懼心理,進而達到對方放松條件。⑷“最后一分鐘策略”。這是談判中常見的方法之一。如宣稱:如果同意這一讓步條件就簽約,否則就終止談判或用限期達成協議要挾對方等(提示:該方法宜少用)。遇到僵持的情況要冷靜,通常應采用回旋的方法說明理由或緩和氣氛,并通過場內外結合的辦法,動員對方相互妥協或提出折中辦法等。⑸抓住實質性問題,諸如工作范圍、價格、工期、支付條件和違約責任等條款不得輕易讓步,但對一些次要問題和細節問題可以讓步或留下尾巴。四、堅持語言和表達,善于維護雙方合法權益為使談判成功和達到預期目的,除做好充分準備,制定好策略、計劃、議程,掌握好談判時機外,還應注意以下談判基本禮儀和慣例。⑴談判中要注意禮儀,講禮貌,不卑不亢,以理服人,平等待人,談吐得體,發言清楚,用詞準確。⑵要堅持原則,維護我方利益,但不能使用侮辱性詞語和舉動。⑶當對方有過激語言或出言不遜時,既要