第二章

黨政機關(guān)公文第一節(jié)

概

述一、公文的含義

根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）規(guī)定，黨政機關(guān)公文（以下簡稱為“公文”）是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的應(yīng)用文。是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文的基本含義，可以從三個方面來理解：（一）公文形成的主體是黨政機關(guān)。（二）公文是實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的重要依據(jù)。（三）公文是具有特定效力和規(guī)范體式文件，是不同于其他文章和圖書資料的特殊文體。二、公文的特點

（一）鮮明的政治性

公文是一定的社會政治集團(tuán)及其組織機構(gòu)表達(dá)意志的工具。在我國現(xiàn)階段，它承擔(dān)著傳達(dá)黨和國家的路線、方針、政策，實施黨的領(lǐng)導(dǎo)和國家行政措施，指導(dǎo)和體現(xiàn)黨和國家各級組織活動的職能。因此，它必然帶有鮮明的政治色彩。從廣義上講，公文本身就是政治的一種表現(xiàn)。（二）決定的權(quán)威性

制定者的法定權(quán)威性。公文是黨政機關(guān)為辦理特定公務(wù)，根據(jù)法定的權(quán)限和職責(zé)制作和發(fā)布的。一方面公文的作者是“法定作者”，公文作者不是任何人都可以隨便寫作和簽發(fā)的，公文的作者必須是具有法定的能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的黨政機關(guān)；另一方面，公文是各級黨政機關(guān)行使管理職能的重要工具，具有指導(dǎo)和命令的作用，對受文單位及執(zhí)行人員有著極強的行政約束力，任何單位及個人不得改變或曲解其內(nèi)容，無論同意與否，必須貫徹執(zhí)行，違者要追究法紀(jì)責(zé)任。公文一經(jīng)發(fā)出，受文單位及有關(guān)人員就要根據(jù)公文的要求做出相應(yīng)的反應(yīng)。下級機關(guān)對上級機關(guān)下達(dá)的公文，應(yīng)按要求予以辦理，貫徹執(zhí)行；上級機關(guān)對于下級機關(guān)呈報的公文，也應(yīng)及時給予處理或做出答復(fù)。（三）特定的規(guī)范性

特定的規(guī)范性，是公文區(qū)別于其他文章的一個重要標(biāo)志。這種規(guī)范性體現(xiàn)在公文形成和處理的整個過程中，其嚴(yán)密程度也是其他任何文體都無法比擬的。1．公文有特定的文種名稱，有規(guī)定的寫作格式，有嚴(yán)格的書面格式和印裝規(guī)范，有特定的用語規(guī)范。2．公文有特定的行文關(guān)系和行文規(guī)則。3．公文有特定的擬制、辦理、管理的程序和原則。（四）限定的時效性

公文特別講究時間性和實際效用。首先，公文有很強的時間性。任何公文都要求在一定時間內(nèi)完成擬制，及時傳達(dá)，及時處理，并在一定范圍內(nèi)發(fā)揮作用。公文所要求辦理的內(nèi)容，也都有時間限制，如果延誤了時間，就會影響整個工作的開展。因此，公文從擬稿到印發(fā)、處理，都有嚴(yán)格的時間要求。其次，公文都是針對實際工作中公務(wù)活動特定的問題而寫的，具有指導(dǎo)工作、反映實際情況、解決實際問題的作用。任何一份公文，如果沒有解決實際問題的功效，那它就失去了存在的意義。三、公文的語言

（一）公文的詞語

公文的語言有相對固定的表達(dá)形式，要選擇合適的語體和規(guī)范化的語言，一般不用口語詞、方言詞、網(wǎng)絡(luò)語言和土語詞，力求準(zhǔn)確清楚。公文有常用的詞語有：稱謂用語：本（局）、你（公司）、該（處）、我（部）。經(jīng)辦用語：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)。期請用語：即請查明、希即遵照、請擬、希。表態(tài)用語：照辦、同意、不同意、可行、不可。征詢用語：當(dāng)否、是否可行、可否、是否同意。期復(fù)用語：請指示、請核實、請回復(fù)、請批示。綜述過渡用語：為此、對此。結(jié)尾用語；為要、為盼、為荷、特此通知。（二）公文的語句

公文的語句一般說來，陳述句較多，祈使句次之，感嘆句再次之。公文的語句還要做到含義直白簡約，完整確切，用最簡潔的文字表達(dá)出讓人明白的事，又不產(chǎn)生歧義。在公文寫作中，大量使用介詞結(jié)構(gòu)。主要有：為、為了、由于——表目的、原因。對、對于、關(guān)于、將、除了——表對象、范圍。根據(jù)、依據(jù)、遵照、通過、在、隨著——表根據(jù)、方式。（三）公文的修辭

公文語言中所用的修辭，基本上屬于消極修辭的范圍。但也不完全排斥積極的修辭，主要有引用、借代、排比、反復(fù)，能起到增強文件的說服力和權(quán)威性，使語言表達(dá)更加通俗易懂，引起讀者的重視，強調(diào)和突出中心思想的作用。四、公文的作用

（一）法規(guī)作用

1．絕大多數(shù)法規(guī)是以公文的形式制定和發(fā)布的。管理國家和社會事務(wù)需要各種法律和行政法規(guī)，如《憲法》和依據(jù)《憲法》制定的《刑法》《刑事訴訟法》《婚姻法》等，還有各種條例，如《逮捕拘留條例》《發(fā)明獎勵條例》《學(xué)位條例》以及各種工作的通則、規(guī)定、辦法。這些法律、條例、通則、辦法等統(tǒng)稱之為法規(guī)性公文。2．法規(guī)性公文具有法律依據(jù)作用，一經(jīng)制定和發(fā)布生效，必須堅決執(zhí)行，國家以強制力保證它的權(quán)威。法規(guī)性公文在沒有修改和宣布作廢之前，始終有效，用以維護(hù)社會生活的正常秩序，作為各項工作和各種活動的規(guī)范和準(zhǔn)繩。法規(guī)性公文在它有效的范圍內(nèi)，人人均須遵守，不得違反。（二）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用

公文是上級機關(guān)對下級進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的一種工具。上級機關(guān)的職責(zé)主要是進(jìn)行決策，統(tǒng)攬全局，規(guī)劃部署，了解基層的實際情況，組織與調(diào)配人力、物力等，領(lǐng)導(dǎo)各所屬機關(guān)、單位完成工作任務(wù)。在工作中，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)需要經(jīng)常通過制發(fā)公文來部署工作任務(wù)，傳達(dá)自己的意見和決策，對下級機關(guān)的工作予以具體領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。（三）公務(wù)往來、聯(lián)系作用

公文是機關(guān)之間聯(lián)系工作和協(xié)商事宜的一種主要手段。各類機關(guān)在日常工作和業(yè)務(wù)活動中，經(jīng)常利用公文與上下左右的機關(guān)進(jìn)行聯(lián)系。例如，通知有關(guān)事項，報送工作計劃、總結(jié)和報表，一般的業(yè)務(wù)問答、經(jīng)驗介紹、商洽具體工作的往來公函等。公文在同一系統(tǒng)和不同系統(tǒng)的機關(guān)之間，起著溝通情況、處理問題、商洽工作的作用。（四）宣傳教育作用

頒發(fā)公文是教育黨員、干部和廣大群眾的一種方式。黨的政治領(lǐng)導(dǎo)，各項方針政策的貫徹，國家各項工作任務(wù)的落實，首先要通過宣傳教育提高廣大黨員、干部和群眾的認(rèn)識，調(diào)動起大家的積極主動性，上下齊心，團(tuán)結(jié)一致。黨和政府制發(fā)的方針政策性公文，不僅是進(jìn)行各種宣傳教育工作的重要依據(jù)，而且文件本身也是很好的教材，具有強大的號召力與說服力。許多重要公文本身就是廣大黨員、干部和人民群眾的重要學(xué)習(xí)教材，可以通過報刊、廣播、電視予以公布，或者印發(fā)到各級機關(guān)，有組織地進(jìn)行傳達(dá)、宣講和組織閱讀學(xué)習(xí)。（五）憑據(jù)和記載作用

公文是機關(guān)公務(wù)活動的文字記錄。有些公文具有十分明顯的憑據(jù)作用，其制發(fā)的目的正是為了作為文字憑證。例如，紀(jì)要、通知等，都具有記事備查的作用。而在政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化教育等各個領(lǐng)域中起過執(zhí)行作用，作為歷史發(fā)展的真實記錄的公文，具有可供查考的重要作用，這是它的歷史作用。五、公文的種類

（一）根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例規(guī)定，行政機關(guān)的公文主要有十五種。

1．決議適用于會議討論通過的重大決策事項。2．決定適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。3．命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4．公報適用于公布重要決定或者重大事項。5．公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。6．通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。7．意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8．通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9．通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10．報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。11．請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。12．批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。13．議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。14．函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。15．紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）根據(jù)行文方向的不同，公文可分為上行文、下行文和平行文。

公文的行文方向是以發(fā)文機關(guān)為立足點向不同機關(guān)運行的去向。1．上行文指下級機關(guān)向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)送的文件，如報告和請示等。2．下行文指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)的發(fā)文，如決議、命令、決定、指示、通告、通報、通知、批復(fù)等。3．平行文指同級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間來往的文件，如函、意見。（三）根據(jù)對公文送達(dá)和辦理的時限要求可分為緊急公文和普通公文。

1．緊急公文標(biāo)注“特急”“加急”；緊急電報分為“特提”“特急”“加急”“平急”。2．普通公文。（四）根據(jù)保密要求和機密等級可分為絕密公文、機密公文、秘密公文。

1．保密公文：（1）絕密公文為黨和國家核心機密，一旦泄密會造成非常嚴(yán)重的損失，密級最高。凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的，其保密期限通常是30年。（2）機密公文為黨和國家重要機密，一旦泄露會造成重大損失，密級較高。凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的，其保密期限通常是20年。（3）秘密公文為黨和國家一般秘密，一旦泄露會帶來一定損失，密級較低。凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的，其保密期限通常是10年。2．普通公文無保密要求。（五）根據(jù)傳閱范圍可分為以下兩種。

1．內(nèi)部公文。2．公開發(fā)布公文。（六）根據(jù)公文作用（職能）可分為以下六種。

1．法規(guī)性公文，頒布法規(guī)、法令、對有關(guān)問題做出規(guī)定的公文,如命令、決定。2．指揮性公文，上級按自己的決策意圖對有關(guān)事項的處理、有關(guān)工作的進(jìn)行起指令與指導(dǎo)作用的公文，如通告、通報、批復(fù)等。3．報請性公文，向上級匯報、請示工作的公文，如報告、請示。4．知照性公文，向有關(guān)方面告知情況、關(guān)照事項，如通知、公告、意見等。5．聯(lián)系性公文，各部門、單位互相聯(lián)系工作的公文，如函。6．實錄性公文，真實記錄會議情況和議定事項的公文，如紀(jì)要。六、公文的行文規(guī)則

《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）規(guī)定，行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。（一）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

1．原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。2．黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。3．下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。4．請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。5．除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。6．受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。（二）向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

1．主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。2．黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。須經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。3．黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。4．涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5．上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。（三）同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。（四）黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。（五）部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。第二節(jié)

報

告一、報告的含義

報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答復(fù)上級機關(guān)詢問的一種陳述性公文。報告屬上行文，目的是向上級機關(guān)匯報情況，對受文者沒有約束力。二、報告的特點

（一）匯報性報告都是下級向上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門匯報工作，讓上級機關(guān)掌握基本情況并及時對自己的工作進(jìn)行指導(dǎo)。（二）陳述性報告是向上級講述做了什么工作，或工作是怎樣做的，有什么情況、經(jīng)驗、體會，存在什么問題，今后有什么打算，對領(lǐng)導(dǎo)有什么意見、建議，所以行文上一般都使用敘述方法。報告分為綜合報告、專題報告（情況報告）、答復(fù)報告和建議報告。三、報告的結(jié)構(gòu)

報告一般由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文單位（署名）和成文時間構(gòu)成。（一）標(biāo)題標(biāo)題有兩種形式。1．“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”如：《××職業(yè)技術(shù)學(xué)院關(guān)于學(xué)生收費情況的報告》。2．“事由＋文種”。如《關(guān)于工業(yè)生產(chǎn)情況的報告》。（二）主送機關(guān)

主送機關(guān)應(yīng)為上級機關(guān)，就是直接負(fù)責(zé)受理報告的機關(guān)，主送機關(guān)一般情況下只有一個。要用全稱或是規(guī)范化簡稱。（三）正文

正文一般由前言、主體和結(jié)尾構(gòu)成。1．前言寫發(fā)文緣由，概括報告的原因、目的或依據(jù)。2．主體主體部分?jǐn)⑹鍪聦崱２煌愋偷膱蟾妫瑑?nèi)容各有側(cè)重。3．結(jié)尾一般的報告結(jié)尾要有提出要求的習(xí)慣成自然用語，不同種類的報告使用不同的習(xí)慣用語。綜合報告的結(jié)尾用語一般用“特此報告”或“以上報告如有不妥，請指正”表述。結(jié)尾用語一般用“專此報告”表述。答復(fù)報告結(jié)尾常用“專此報告”“以上報告如有不妥，請指正”表述。建議報告的結(jié)束語常用“專此報告”“以上報告（建議）如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”。四、報告的寫作要求

（一）重點突出，中心明確，詳略得當(dāng)，即使是綜合報告，也要重點突出幾個問題，對其他問題簡略帶過。（二）要有分析，不能只羅列現(xiàn)象，要著力揭示問題的實質(zhì)，分析發(fā)展趨勢。（三）要注意反映新情況、新問題，報告的內(nèi)容要有新意，要注意時效性。（四）內(nèi)容要真實可靠，實事求是，要一分為二，報喜也要報憂，講成績也要找出差距和不足。（五）報告中不要夾帶請示事項。

第三節(jié)請示

批復(fù)一、請示

（一）請示的含義請示的行文目的非常單一，就是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求對某項工作、問題作出指示對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準(zhǔn)時使用的一種請求性公文。請示也是目前使用頻率較高的公文文種之一。請示是典型的上行文。請示屬請求性公文，只適用于有直接隸屬關(guān)系的上下級之間。請示的目的是對本單位無法解決或無權(quán)決定的事項請求上級機關(guān)給予指示或批準(zhǔn)。受文者應(yīng)及時對請示的事項做出肯定或否定的答復(fù)，或提出自己的意見和要求。（二）請示的適用范圍

1.按有關(guān)文件和政策規(guī)定，需上級批準(zhǔn)后才可辦的，要寫請示。2.工作中出現(xiàn)了新情況、新問題，而又無章可循，或有了處理辦法，但不知是否可行，要寫請示。3.對上級頒發(fā)的法律、法令、方針、政策、規(guī)定和上級指示精神中有不了解、有疑問或不能理解的問題，需要上級機關(guān)解釋和進(jìn)一步明確時，要寫請示。4.上級雖有統(tǒng)一規(guī)定，但由于本單位情況特殊難以執(zhí)行，需要靈活掌握或變通處理，要寫請示。（三）請示的特點

1.針對性只有本機關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如機構(gòu)設(shè)置、人事安排、重要決定、重大決策、項目安排等問題以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難，才可以用“請示”行文。請示上級機關(guān)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。所以請示的行文具有很強的針對性。2.呈批性請示是有針對性的上行文，上級機關(guān)對呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。3.單一性請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，即使需要同時送其他機關(guān)，也只能用抄送形式。（四）請示的種類

1.請求指示型請示單位對有關(guān)方針政策的理解和執(zhí)行有不夠明確、把握不準(zhǔn)或者存在著不同理解之處，需要上級機關(guān)給予原則上的指示的一種上行公文。如《關(guān)于〈會計人員職權(quán)條例〉中的“總會計師”是行政職務(wù)還是技術(shù)職務(wù)的請示》。2.請求批準(zhǔn)型請示單位對管轄區(qū)域的變更、機構(gòu)設(shè)置、人員定編、人事安排、資產(chǎn)購置、錢款動用等問題向上級機關(guān)請示辦理的一種上行公文。如《關(guān)于增加取暖經(jīng)費的請示》。3.請求批轉(zhuǎn)型請示單位將請示的事項報請上級機關(guān)批準(zhǔn)執(zhí)行的一種上行公文，如《關(guān)于中國公民自費出國旅游管理暫行辦法的請示》。（五）請示的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題，（標(biāo)題有兩種形式。“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”；“事由＋文種”。）2.正文，請示正文一般分為三個部分：請示的理由、請示的具體事項及要求、結(jié)束語。（1）請示的理由。請示理由是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關(guān)批復(fù)的根據(jù)。撰寫時原因要講得客觀、具體，理由要講得合理、充分。（2）請示的具體事項及要求，即向上級機關(guān)提出的具體請求。這部分內(nèi)容要單一、具體、明確、條項清楚，以便上級機關(guān)給予明確批復(fù)。（3）結(jié)束語。應(yīng)另起一段，習(xí)慣用語一般有“當(dāng)否，請批示”“妥否，請批復(fù)”“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門執(zhí)行”等。3.落款，這部分寫在批復(fù)正文右下方,署成文日期并加蓋公章,成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字(2012新規(guī))。（六）請示的寫作要求

1.內(nèi)容必須單一，一文一事，利于批準(zhǔn)。2.主送單位只能是一個，不能多頭請示。3.可抄送另一領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，不可抄送其下級機關(guān)。4.主送單位由隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。注意黨政分工和業(yè)務(wù)歸口原則，不能越級。5.不能事無巨細(xì)，事事請示。6.請示必須在事前行文。（七）報告與請示的異同

1.相同之處

（1）行文方向一致。請示與報告，都是上行文，屬于同一類公文。在寫法上也有相似之處。（2）內(nèi)容要求相同。內(nèi)容上都要求：反映情況必須真實；提出要求必須實事求是；陳述理由必須正確充分。（3）正文構(gòu)成相同。正文大都包括三部分：第一部分介紹基本情況或說明行文的目的或緣由，第二部分反映情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)或闡述理由，第三部分提出意見、建議或請求，并寫上結(jié)尾語。2.不同之處

（1）兩者的行文目的不同。報告的目的主要是為了向上級機關(guān)反映工作的基本情況，以便作為上級進(jìn)行決策的參考；而請示主要是為解決某一方面問題而請求上級機關(guān)做出指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)的。因此，報告屬一般陳述性公文，上級機關(guān)不需要回復(fù)；而請示則屬于請求性公文，一定要有回文，需要上級機關(guān)給予明確的批復(fù)。（2）兩者的行文時間不同。報告一般在事后行文；而請示則必須在事前行文。（3）兩者的內(nèi)容含量不同。報告可以“一文一事”，也可以“一文數(shù)事”，內(nèi)容含量較為豐富；而請示必須“一文一事”，內(nèi)容比較單一。（4）寫法和結(jié)束語不同。正文的寫作，報告只需陳述情況，反映工作，不能寫上請示事項，不能請求上級批復(fù)；而請示則必須提出請示的事項，講明緣由，提請上級批復(fù)。因此，報告的結(jié)尾常用“特此報告”或“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)×××”等習(xí)慣用語作結(jié)；而請示的結(jié)尾常用“以上請示當(dāng)否，請批復(fù)”等習(xí)慣用語作結(jié)。二、批復(fù)

（一）批復(fù)的含義批復(fù)是“答復(fù)下級機關(guān)的請示事項”時使用的公文。（二）批復(fù)的特點

1.行文具有被動性批復(fù)的寫作以下級的請示為前提，它是專門用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的公文，先有上報的請示，后有下發(fā)的批復(fù)，一來一往，被動行文，這一點與其他公文有所不同。2.內(nèi)容具有針對性批復(fù)要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態(tài)度，批復(fù)事項必須針對請示內(nèi)容來答復(fù)，而不能另找與請示內(nèi)容不相關(guān)的話題。因此批復(fù)的內(nèi)容必須明確、簡潔，以利下級機關(guān)貫徹執(zhí)行。3.效用的權(quán)威性批復(fù)表示的是上級機關(guān)的結(jié)論性意見，下級機關(guān)對上級機關(guān)的答復(fù)必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不得違背，批復(fù)的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強的權(quán)威性。4.態(tài)度的明確性批復(fù)的內(nèi)容要具體明確，不能有模棱兩可的語言，使得請示單位不知道如何處理。（三）分類

根據(jù)批復(fù)的內(nèi)容和性質(zhì)不同，可以分為審批事項批復(fù)、審批法規(guī)批復(fù)和闡述政策的批復(fù)等三種。還有肯定性批復(fù)、否定性批復(fù)和解答性批復(fù)三種。（四）批復(fù)的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題標(biāo)題的寫法最常見的是完全式的標(biāo)題，即由發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種構(gòu)成。在事由中一般將下級機關(guān)及請示的事由和問題寫進(jìn)去；還有一種完全式的標(biāo)題是發(fā)文機關(guān)+請示事項+文種，這種較為簡明、全面和常用。也有的批復(fù)只寫事由和文種。2.主送機關(guān)主送機關(guān)一般只有一個，是報送請示的下級機關(guān)。其位置同一般公文，寫于標(biāo)題之下，正文之前，左起頂格。批復(fù)不能越級行文，當(dāng)所請示的機關(guān)不能答復(fù)下級機關(guān)的問題而需要向更上一級機關(guān)轉(zhuǎn)報“請示”時,更上一級機關(guān)所作批復(fù)的主機關(guān)不應(yīng)是原請示機關(guān),而是“轉(zhuǎn)報機關(guān)”。如果批復(fù)的內(nèi)容同時涉及其它的機關(guān)和單位，則要采用抄送的形式送達(dá)。3.正文正文包括批復(fù)引語、批復(fù)意見和批復(fù)要求三部分。批復(fù)引語要點出批復(fù)對象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫明是對于何時、何號、關(guān)于何事的請示的答復(fù)，時間和文號可省略。批復(fù)意見是針對請示中提出的問題所作的答復(fù)和指示，意思要明確，語氣要適當(dāng)，什么同意，什么不同意，為什么某些條款不同意，注意事項等都要寫清楚。批復(fù)要求(其實可以單獨算做結(jié)尾)，是從上級機關(guān)的角度提出的一些補充性意見，或是表明希望、提出號召。如果同意，可寫要求;不同意，亦可提供其他解決辦法。4.落款這部分寫在批復(fù)正文右下方,署成文日期并加蓋公章,成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字(2012新規(guī))。（五）批復(fù)的寫作要求

1.批復(fù)既是上級機關(guān)指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準(zhǔn)的答復(fù)性公文，因此，撰寫批復(fù)要慎重及時，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準(zhǔn)則，及時給予答復(fù)。撰寫時，不管同意與否，批復(fù)意見必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其辭，模棱兩可，以免下級無所適從。2.同時批復(fù)必須有針對性的一文一批復(fù)，請示要求解決什么問題，批復(fù)就答復(fù)什么問題。3.明晰職權(quán)，分清責(zé)任，推進(jìn)依法行政的需要。第四節(jié)通

知一、通知的含義

通知用來發(fā)布法規(guī)、規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知是下行文，也是公文中使用最為廣泛，使用頻率最高的公文。二、通知的種類

（一）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1．批轉(zhuǎn)性通知。部門提出的針對全省工作的措施，比較便捷、明確、具體，符合全省實際情況，由上級機關(guān)經(jīng)專門會議研究通過后批轉(zhuǎn)下發(fā)。批轉(zhuǎn)性通知由上級機關(guān)的“批語”和下級機關(guān)的來文兩部分組成。下級機關(guān)的來文被批轉(zhuǎn)后，就成為上級機關(guān)公文的一部分。2．轉(zhuǎn)發(fā)性通知。部門提出的意見或措施，具體、明確、符合實際，不用再提新的要求即可起到指導(dǎo)工作的作用。上級機關(guān)同意后由辦公廳向下轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)性通知由發(fā)文機關(guān)所寫“按語”和被轉(zhuǎn)發(fā)公文兩部分組成。“按語”要寫明本機關(guān)對轉(zhuǎn)發(fā)公文的原因、依據(jù)，并提出貫徹執(zhí)行的要求。（二）發(fā)布性通知

用通知發(fā)布規(guī)章，使被發(fā)布的規(guī)章產(chǎn)生法定效力。正文一般較簡短，常用一段話寫明規(guī)章的名稱和執(zhí)行要求，或簡要交代發(fā)布規(guī)章的依據(jù)，提出實施要求，并進(jìn)一步強調(diào)其重要意義。（三）部署性通知這類通知的內(nèi)容是布置工作任務(wù)，要求下級機關(guān)遵照執(zhí)行。在寫法上要明確提出工作任務(wù)目標(biāo)和具體可行的措施。（四）告知性通知1．會議通知。會議通知主要寫明會議主辦部門、會議內(nèi)容、參加人員、時間和地點等事項。2．事項性通知。用通知告知事項、傳達(dá)信息、交流情況。事項要交代清楚，文字應(yīng)簡潔。（五）任免性通知任免性通知的用途單一，篇幅也簡短。值得注意的是標(biāo)題用詞要得當(dāng)，既任命又免去干部職務(wù)的，用“任免”，順序是先“任”后“免”；只任命沒有免去事項的，用“任命”；只免去職務(wù)沒有任命事項的，用“免職”。三、通知的結(jié)構(gòu)

（一）標(biāo)題，（標(biāo)題有兩種形式：“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”；“事由＋文種”。）（二）受文機關(guān)，選定的受文機關(guān)，如有兩個以上，依慣用次序排列。通知正文一般由通知的根據(jù)、事項和結(jié)尾三部分組成。（三）開頭主要交代通知緣由、根據(jù)。常以“現(xiàn)通知如下”“特作如下通知”過渡。（四）主體說明通知事項。內(nèi)容少而簡單的，可用一段或一兩句話；內(nèi)容多而復(fù)雜的，可分條列項地寫出。但無論內(nèi)容多少，都應(yīng)緊扣緣由，具體、明確、切實可行，讓人容易理解，便于執(zhí)行。（五）結(jié)尾提出執(zhí)行要求。有的執(zhí)行要求與通知事項合為一段；有的另起一行單獨成一段；有的用“特此通知”“專此通知”等習(xí)慣用語結(jié)尾。如前面的通知緣由處已用“特作如下通知”的，結(jié)尾處的習(xí)慣用語也可省略。（六）落款四、通知的寫作要求

（一）按隸屬關(guān)系行文。通知的功能很多，應(yīng)用范圍也最為廣泛，要注意行文的隸屬關(guān)系，把握文種特點，在通知使用的范圍內(nèi)發(fā)通知，避免濫用通知。（二）內(nèi)容與類型要對應(yīng)。通知的類型很多，要根據(jù)通知的不同內(nèi)容選用不同類型的表達(dá)方式。（三）行文要及時。通知一般時效性較強，行文一定要迅速及時，以便下級及所屬部門抓緊辦理，必要時可用緊急通知。（四）要嚴(yán)格區(qū)分通知的寫法。尤其要注意把握批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的通知內(nèi)容。第五節(jié)通

報一、通報的含義

通報是用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況的公文。通報屬下行公文。具有知曉性和指導(dǎo)性，它對下級機關(guān)的指導(dǎo)作用重于指揮作用。有的通報還可以登報、廣播、張貼等形式出現(xiàn)。二、通報的特點

（一）教育性教育性即受到激勵、得到啟發(fā)、有所借鑒、提高認(rèn)識、改進(jìn)工作。通報無論是傳達(dá)重要精神、通報重要情況，或者表彰先進(jìn)，批評錯誤，都不僅僅限于周知，更重要的是讓下屬受到教育和啟發(fā)。抓住正、反面的典型，加以表彰或批評，教育效果顯著。（二）典型性選擇典型事例，使通報具有廣泛的指導(dǎo)意義和實用性。三、通報的類型和寫作要點

（一）表彰通報：將具有典型意義的先進(jìn)集體或個人，通報所屬政府或部門，以樹立正面典型，達(dá)到推動工作的目的。寫作要點：介紹先進(jìn)事跡，分析先進(jìn)事跡的性質(zhì)和意義，表彰決定，提出希望、號召。群體性表彰通報后附表彰人員名單。（二）批評通報：將具有典型意義的傾向、思潮、言論、行為通報所屬政府及部門，有針對性地提出糾正錯誤傾向或錯誤行為的辦法，以達(dá)到引以為戒、接受教訓(xùn)的目的。寫作要點：開門見山地簡述事故、錯誤事實的概況，點明錯誤性質(zhì)和危害，針對問題提出具體要求。（三）情況通報：通報有關(guān)重要情況，溝通信息，增加政務(wù)透明度，促進(jìn)和推動各項工作。寫作要點：通報的開頭闡明發(fā)布通報的依據(jù)、目的、原因；主體部分主要敘述有關(guān)情況，傳達(dá)重要精神；結(jié)尾提出希望和要求。（四）事故通報：通報重大事故，對事故的來龍去脈、前因后果作出綜合分析，找出原因，講清危害，吸取教訓(xùn)，提出指令性要求，防止類似事故再次發(fā)生。四、通報的寫作要求

（一）真實。通報的事例一定要真實，材料要反復(fù)核實，做到每一個細(xì)節(jié)準(zhǔn)確無誤，否則有損于通報的權(quán)威性。（二）典型。無論表彰與批評，典型的代表性要強，具有說服力。（三）及時、迅速。通報的時效性要強，善于抓住具有普遍指導(dǎo)作用的典型事例和苗頭性問題，及時制發(fā)，以達(dá)到推動工作和解決問題的目的。（四）敘述詳略得當(dāng)，評價恰如其分。表彰先進(jìn)不任意拔高，批評錯誤不無限上綱，處理決定要符合政策和有關(guān)法規(guī)，實事求是。五、通報與通知的區(qū)別

（一）從范圍看，通知用途廣泛，形式靈活，內(nèi)容多樣；通報則相對單一。（二）從內(nèi)容看，通知要提出具體的規(guī)定和要求；通報則不這樣，而是通過好的和不好的典型事例對大家進(jìn)行教育，或把有關(guān)的情況告知對方，使之了解。（三）約束力不同，通知約束力強；而通報只體現(xiàn)一種原則、一種思想或觀點，主要是起引導(dǎo)和影響的作用。（四）從行文的時間上看，通知在事前行文；通報在事后行文。第六節(jié)通

告一、通告的含義

通告是國家機關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項所使用的公文。二、通告的特點

（一）使用廣泛。一是作者廣泛，如黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體，不受級別限制；二是內(nèi)容廣泛，既可涉及國家大事，也可以是社會生活中的具體事務(wù)。（二）內(nèi)容專業(yè)性和法定的約束性。通告通常是就某一方面的問題，要求某一范圍的有關(guān)單位和人員嚴(yán)格遵守，帶有明顯的專業(yè)性和約束力。三、通告的種類

（一）規(guī)定性（法令性）通告。用于公布某些政策、法規(guī)和應(yīng)當(dāng)遵守的事項。這類通告大多由某一級主管部門發(fā)布，帶有一定的強制性和約束力，如《××市公安局關(guān)于嚴(yán)禁賭博的通告》。（二）告知性（周知性）通告。用于國家機關(guān)、企事業(yè)單位和人民團(tuán)體宣布各種周知性事項，如《中國人民銀行關(guān)于發(fā)行新版人民幣50元券和5角券的通告》。四、通告的的結(jié)構(gòu)

（一）標(biāo)題（標(biāo)題有兩種形式：“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”；“事由＋文種”。）（二）正文通告正文包括緣由、事項、要求三部分。通告緣由即通告的開頭部分，闡明發(fā)布通告的原因、目的或依據(jù)。接著用“特作如下通告:”或“現(xiàn)通告如下;”作過渡語引起下文。（三）結(jié)尾事項部分可采用條款式，要求寫得明確、具體，以便于群眾了解和掌握，易于施行。一般用“特此通告”作結(jié)語，也可在事項部分的結(jié)尾提出施行本通告的希望與要求。（四）落款五、通告和公告的區(qū)別

通告與公告都是屬于公開發(fā)布的知照性極強的公文。但兩者又有嚴(yán)格的區(qū)別：（一）發(fā)文機關(guān)不同。公告由國家權(quán)力機關(guān)或法定的有關(guān)職能機關(guān)發(fā)布；通告比較靈活，任何黨派、人民團(tuán)體、機關(guān)、企事業(yè)單位都可以發(fā)布。（二）內(nèi)容不同。公告發(fā)布的事項涉及國內(nèi)外關(guān)注的重大事務(wù)；通告多用于宣布一般性事件。（三）告知范圍不同。公告面向國內(nèi)外，范圍較廣；通告限于“一定范圍內(nèi)”，范圍較窄。（四）發(fā)布形式不同。公告一般通過廣播、電視、報刊公開發(fā)布；通告多采用張貼形式公布，也可見諸報刊。第七節(jié)

函一、函的含義

函是用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。二、函的特點（一）適用的范圍相當(dāng)廣泛。函對于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能。機關(guān)之間的公務(wù)聯(lián)系，不便使用其他公文文種時往往用函進(jìn)行交流。（二）寫作的靈活性。在寫作上篇幅短小，一事一文，輕捷簡便。沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活，可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。三、函的種類

（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。（二）按發(fā)文目的分，函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、報送材料函等等。四、函的結(jié)構(gòu)

（一）標(biāo)題，由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。這里主要介紹規(guī)范性公函的寫作要點。（標(biāo)題形式：“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”；“事由＋文種”；特殊情況，將事由列出，如“××同志工作調(diào)動”。）（二）正文，函的正文一般由開頭、主體、結(jié)尾和結(jié)語等四部分組成。1.開頭。開門見山，直截了當(dāng)。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。2.主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。3.結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。4.結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”“請即復(fù)函”“特此函告”“特此函復(fù)”等。（三）落款五、函的寫作要求

（一）商洽函要把商洽的工作緣由、情況、要求寫清楚；詢問函同樣要把問題寫具體；答復(fù)函要針對來函內(nèi)容作具體答復(fù)。（二）函一般是一事一文，語言要樸素，態(tài)度要誠懇，要求要得當(dāng)。內(nèi)容簡明扼要，一般不作論述。（三）函的行文關(guān)系靈活，對下級、平級以及不相隸屬機關(guān)之間可以用函。函除具有獨特的商洽、詢問功能外，對平行機關(guān)還可以代行請示、報告、批復(fù)等職能。第八節(jié)

紀(jì)

要一、紀(jì)要的含義

紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成的，是反映會議精神和情況的紀(jì)實性和指導(dǎo)性的公文。對與會單位它可起協(xié)調(diào)約束的作用，而對下屬機關(guān)，則起統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。適用于記載會議主要情況和議定事項。紀(jì)要屬于下行公文。二、紀(jì)要的特點

（一）紀(jì)實性。紀(jì)要要求如實地記載會議的基本情況，如實地傳達(dá)議定的事項。正因為紀(jì)要具有這樣的紀(jì)實性特點，因此它就具有了憑證的作用和查考的價值。（二）概括性。紀(jì)要不同于記錄。記錄是在開會的過程中，由記錄人把會議的基本情況如實記錄下來的書面材料。一般來說，會議在研究問題、討論問題、形成議定事項的過程中，與會者的講話和發(fā)言不僅涉及的問題比較廣泛，而且講話、發(fā)言的水平參差不齊。譬如，有的精辟、深邃，很有見地；有的長篇大論，重點不突出；有的甚至與會議宗旨相去甚遠(yuǎn)。作為記錄，要盡可能完整地將其記錄下來，作為會議的原始材料，以備日后查考或供分析、研究、總結(jié)之用。但作為紀(jì)要，就不能像記流水賬似的把會議的全部內(nèi)容記下來，它需要根據(jù)會議的中心議題、指導(dǎo)思想和議定事項，在記錄所提供的材料的基礎(chǔ)上，結(jié)合會議議程、會議材料、會議中穿插的活動等情況，經(jīng)過概括、整理、提煉后形成公文。因此，與記錄相比，紀(jì)要能夠更集中地反映會議的精神實質(zhì)，具有高度的概括性。（三）指導(dǎo)性。紀(jì)要有兩項功能，一項是“記載”，一項是“傳達(dá)”，并且是通過“記載”去“傳達(dá)”的。它所記載、傳達(dá)的會議情況和議定事項，是與會者及其組織領(lǐng)導(dǎo)者的共同意志的集中體現(xiàn)，是會議成果的結(jié)晶，集中反映了會議的精神實質(zhì)，因而具有很強的指導(dǎo)性。紀(jì)要的傳達(dá)，可以部署工作，統(tǒng)一思想認(rèn)識，可以指導(dǎo)有關(guān)部門貫徹執(zhí)行黨的路線、方針政策，可以指導(dǎo)工作與學(xué)習(xí)，特別是一些用新聞形式公布的會議紀(jì)要，其內(nèi)容不僅對有關(guān)部門，而且對整個社會具有普遍的指導(dǎo)意義。三、紀(jì)要的種類

（一）議決性紀(jì)要議決性紀(jì)要是與會人員經(jīng)過商議，對某事項或問題做出一致決定，需要共同遵守執(zhí)行時，用紀(jì)要寫下的文字依據(jù)。在一般的日常辦公會議中，經(jīng)常用這種紀(jì)要。（二）周知性紀(jì)要周知性紀(jì)要是通過如實傳達(dá)會議情況，以達(dá)到傳遞信息，交流經(jīng)驗?zāi)康牡囊环N紀(jì)實性會議紀(jì)要。一般座談會、經(jīng)驗交流會、學(xué)術(shù)研討會經(jīng)常用這種紀(jì)要。

四、紀(jì)要正文的寫作要點

（一）開頭。開頭要概括交代