1.1檔案的起源與沿革

一、檔案的起源（主要有4種觀點）

1、國家——文字——檔案

2、文字——國家——檔案

3、文字——檔案——國家——有條理的檔案

4、結(jié)繩、刻契

——檔案——文字——國家——有條理的檔案

1、2條又稱為階級社會產(chǎn)物論（文字、國家條件說）

3、4條又稱為原始社會產(chǎn)物說

11/8/202311.1檔案的起源與沿革二、檔案的歷史沿革

1、載體沿革

甲骨檔案→金石檔案→簡牘檔案→縑帛檔案

→紙質(zhì)檔案→聲像檔案→

電子檔案

2、名稱的沿革

A、商：冊；周：中；

秦、漢：典籍；魏晉以后：文書、文案；

唐、宋以來：文卷、案卷、案牘；

B、“檔案”一詞，一般認為初見于明末清初檔：在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案：在《說文解字》中解釋為：幾屬。

3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當于中文“檔案”一詞。

復數(shù)archives[`a:kaivz],n.公文保管處、檔案處、公文。11/8/202321.2檔案的定義及其涵義一、檔案的定義

列寧:“定義可能有許多，因為對象有許多方面。”下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。“屬”加“種差”方法對其從形式上進行綜述就是：通過揭示概念最鄰近的“屬”概念和“種差”來明確概念內(nèi)涵的邏輯方法。采用這種方法，可以給檔案下一個定義：

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。

除了這種表述外，還可以表述為：國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。

11/8/20233另外再介紹《檔案法》上的定義。《中華人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次會議修正。第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。

第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的就是國內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。11/8/20234二、檔案定義的涵義（一）檔案的來源

從形成者看來源：Ａ、機構(gòu)Ｂ、組織Ｃ、個人

（二）檔案形成檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。轉(zhuǎn)化條件有三：

1、辦理完畢的文件才能成為檔案

情況有三：（1）文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。

（2）文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種。

（3）不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢

從這個角度來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。

2、具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。

從這個角度來看，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。

3、按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案

文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。11/8/20235（三）檔案的形式：

從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。

從表達方式基本三種：文字、圖像、聲音；

從記錄方法：手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。

從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。現(xiàn)代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。

從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。11/8/20236（四）檔案內(nèi)容：

反映了人們各種社會活動，即檔案內(nèi)容上的特征是：1、記錄一個國家的誕生、發(fā)展、政治、經(jīng)濟、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；十分豐富，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包.2、原始性，這是檔案的本質(zhì)屬性。因此，檔案具有很大的憑證作用。原始性和真實性的區(qū)別：大多數(shù)檔案是比較可靠的歷史記錄，但部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實的，但是內(nèi)容是不真實的。（五）檔案的形成過程

1、制作的時候就是檔案；（有意制作）

2、制作的時候并不是檔案（無意的制作+有意的處理保存）意：檔案制作者和保存管理者的檔案意識

11/8/20237有意無意制作的檔案的優(yōu)劣：1、“有意”制作的檔案

優(yōu)勢：制作材料較好，追求耐久性，格式嚴格、規(guī)范，便于長久保存且留存情況比較齊全、完整。

劣勢：內(nèi)容往往難以做到客觀、真實，常有虛假不實且有意作偽、抑惡揚善，報喜不報憂等內(nèi)容上的偏差、錯誤。2、“無意”制作的檔案

劣勢：因無檔案意識，所以制作材料的質(zhì)地、耐久性往往比較差、書寫格式也不規(guī)范，且留存狀況不好，難以做到完整、齊全，這對檔案的保存和日常管理使用是不利的。

優(yōu)勢：內(nèi)容客觀真實，制作者無意留下來的真實客觀的原始記錄。因此檔案管理者必須面對并正確對待、把握客觀事實。11/8/202381.3檔案及其相關(guān)事物的關(guān)系一、檔案與圖書

1、不同方面

A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種的，有意識地撰寫的。

B、數(shù)量不同。

C、作用不同。

D、保密性不同。

E、形式不同。2、相似之處

A、兩者目前都以文字記錄為主

B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。

C、在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補簡而言之，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產(chǎn)品。

二者本質(zhì)不同、社會功能不同、特點也不同11/8/20239二、檔案與情報1、情報的本質(zhì)屬性

A、情報的根本屬性之一是知識。

B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。

C、情報是知識運動的過程之一，即情報是傳遞著的知識。2、兩者的比較

情報比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。

11/8/202310三、檔案與文物（是內(nèi)涵上最為接近的概念）1、大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，內(nèi)涵上有部分交叉重合。2、絕大多數(shù)文物都不能稱為檔案3、內(nèi)容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。四、檔案和文獻

1、檔案是第一手原生信息，而文獻不是。2、文獻注重歷史文化價值，而檔案更注重查考、實用價值。3、文獻內(nèi)容比較系統(tǒng)，而檔案包含的內(nèi)容都是片段性的，零星的。五、檔案與資料

資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗、傳播知識，提供某些信息的作用。與檔案有關(guān)的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關(guān)的資料，可以輔助檔案提供作用，補充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務(wù)的學習和工作提供參考資料。11/8/2023111.4檔案的種類一、公務(wù)檔案和私人檔案(從檔案形成的公私領(lǐng)域進行分類)1、公務(wù)檔案是指人們在公務(wù)活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機關(guān)或其他社會組織；形成的檔案歸“國家”所有。

實存狀態(tài)主要是過去的公務(wù)文書、法律、法規(guī)、行政性公文2、私人檔案是指人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要為私人個人；形成的檔案歸“私人”所有。實存狀態(tài)主要是日記、文稿、賬單、票據(jù)、筆記、信函11/8/2023123、兩者在外延上的交叉重合如公務(wù)機關(guān)頒發(fā)給個人的文件、票據(jù)、獎狀、判決書等同時具有私人檔案的性質(zhì)。私人向公務(wù)機關(guān)遞交的申請書、申訴書、建議、信函等只要被受理、接受，就同時具有公務(wù)檔案的性質(zhì)。4、兩者的“中間地帶”私有組織（企業(yè)或事業(yè)單位）的檔案，從所有權(quán)角度看無意應(yīng)為私有，但是與私人所有的純私人生活中形成的私人檔案又不是同一性質(zhì)。一般認為這部分檔案是私有檔案中的“公務(wù)檔案”。11/8/202313二、歷史檔案和現(xiàn)行檔案三、文書檔案、科技檔案和專門檔案（是中國檔案界以及社會上應(yīng)用最為普遍的檔案種類概念）四、中華人民共和國后檔案、革命歷史檔案、舊政府檔案11/8/202314

歷史檔案和現(xiàn)行檔案

主要從檔案的形成時間以及檔案的作用的角度對檔案進行劃分的。

歷史檔案是形成時間較早，離現(xiàn)在較久遠主要起到歷史文化作用的檔案（第一歷史檔案館、第二歷史檔案館中）

現(xiàn)行檔案只要是形成時間較晚，離現(xiàn)在的時間距離較近主要起現(xiàn)時查考作用，即主要是對人們的現(xiàn)實工作、生活有具體實際作用的檔案。（人事檔案、財務(wù)檔案、銀行票據(jù)）11/8/202315

文書檔案：實際是行政管理檔案。就是在社會行政管理活動中各種行政性或政治性的公文（如請示、批復、決定、決議、法律、法規(guī)）轉(zhuǎn)化而成的檔案。我們所說的檔案絕大部分是文書檔案，在檔案家族中占主導地位。

科技檔案：人們在科技、生產(chǎn)活動中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料（如建筑圖紙、設(shè)計任務(wù)書、科研報告）轉(zhuǎn)化而成的檔案。不是人類自我管理活動的記錄，是人類面對自然進行科學研究、物質(zhì)生產(chǎn)活動的記錄。

專門檔案：除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動中形成的檔案。如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病例檔案、結(jié)婚登記檔案和工商注冊登記檔案。主要采取的是排除法。

文書檔案出現(xiàn)最早、專門檔案出現(xiàn)最晚。11/8/202316中華人民共和國后檔案：又稱為中華人民共和國檔案，是指1949年10月1日中華人民共和國成立之后的，在中國形成的歸國家所有的所有檔案。革命歷史檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，由中國共產(chǎn)黨及其所領(lǐng)導的軍隊、政權(quán)、企事業(yè)單位和社會團體以及個人所形成的歸國家所有的所有檔案。舊政府檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。在檔案統(tǒng)計中，一般簡化為“建”、“革”、“舊”三字開頭。“建”字頭的檔案還會不斷的產(chǎn)生新的檔案，而“革”、“舊”字開頭的檔案不會再產(chǎn)生新的檔案，因此的珍貴檔案，格外要重視并保護收藏好。11/8/2023171.5檔案的作用一、檔案的基本作用秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學士邱濬說檔案的作用:"今世賴之以知古，后世賴之以知今者也"。郭沫若同志在1960年寫下《題贈檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。11/8/202318二、檔案的主要作用

1、機關(guān)工作的查考憑據(jù)

2、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)

3、政治斗爭的必要工具

4、科學研究的可靠資料

5、宣傳教育的生動素材

6、檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。11/8/202319機關(guān)工作的查考憑據(jù)：

檔案記錄了各機關(guān)、單位過去活動的狀況，其中包括行使職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗，它是任何一個政府、任何一個機關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。否則只靠記憶處理工作則有時無以為憑，往往有失準確，對時隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。

許多機關(guān)在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制定規(guī)則等活動中，大量地查考檔案，順利推動了工作。假若檔案散失，無案可查的話會給工作造成許多困難。事實證明大到制定黨和國家的方針政策，小至處理機關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。11/8/202320生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)：檔案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗、教訓。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)程序以及計劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟管理的科學依據(jù)和參考資料。11/8/202321政治斗爭的必要工具：檔案中記載了社會、階級、經(jīng)濟、政治、法律等各方面的狀況。這些原始資料，歷來都是成為統(tǒng)治階級進行各種政治斗爭的工具。如我國現(xiàn)存的大量檔案，記載國內(nèi)外敵對勢力在中國所進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關(guān)的歷史事實。11/8/202322科學研究可靠的資料：

無論是自然科學還是社會科學、思維科學的研究都必須詳細的占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩個方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面：專門進行科學研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。檔案是科學研究的必要條件。11/8/202323因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當事者應(yīng)有的合法權(quán)益。其中包括立法性質(zhì)的文件、證明文件和互相交往的各種材料，例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件，書信、賬本、單據(jù)，存根等等。這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系和政治關(guān)系，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔的權(quán)利和義務(wù)以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽。一旦在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)和糾紛時，檔案就是最為有力的證據(jù)證明這些權(quán)益的歸屬。11/8/2023241.6檔案工作概論一、檔案工作的內(nèi)容

1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。

2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)的工作。二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容

1、六環(huán)節(jié)之說：

檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、登記和統(tǒng)計、提供利用。

2、八環(huán)節(jié)之說：檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成八個環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)

1、檔案工作是一項管理性的工作

2、檔案工作是一項服務(wù)性的工作

3、檔案工作是一項政治性的工作除此之外，還有“條件性”、“科學性”等提法。11/8/2023251、檔案工作是一項管理性的工作。

檔案管理工作不能為社會直接產(chǎn)生物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一項特殊業(yè)務(wù)。目的是在科學管理的基礎(chǔ)上，以提供原始檔案材料的方式為黨和國家的各項生產(chǎn)活動服務(wù)。

人們在工作實踐中要形成檔案，這些檔案對今后的工作具有重要的查考價值，管理者要想搞好本單位的管理，都必須建立檔案工作，并運用科學的理論原則和技術(shù)方法，通過收集整理堅定、檢選、技術(shù)保護等一系列具體措施建立起科學的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、利用服務(wù)系統(tǒng)。

檔案工作是科學性和技術(shù)性很強的管理工作11/8/2023262、檔案工作是一項服務(wù)性的工作

檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會服務(wù)，是檔案工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案，進行編著、統(tǒng)計、分析等活動，但最終目的是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要。

檔案工作的服務(wù)性發(fā)揮的程度是衡量檔案工作好壞的標志。11/8/2023273、檔案工作是一項政治性工作在階級社會里，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為其經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分方案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿才能開放，這種機要性也是檔案工作政治性的具體表現(xiàn)。11/8/202328檔案業(yè)務(wù)工作的基本內(nèi)容11/8/202329檔案的收集：

各機關(guān)在工作和生產(chǎn)活動中形成的文件，是由各單位或單位內(nèi)部的各個組織機構(gòu)分散形成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，則要求一定的集中，為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，就需要將分散的文件經(jīng)過挑選，按照一定的制度集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。11/8/202330檔案的整理：

收集起來的檔案內(nèi)容復雜，數(shù)量很大，有的還成包成捆。如果原封不動，還是處于相對凌亂的狀態(tài)，既不好管理也無法提供利用，這就需要對這些檔案加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這些檔案分門別類，有條不紊地進行系統(tǒng)整理，這就形成了檔案的整理工作。11/8/202331檔案的鑒定：

隨著社會的發(fā)展，時間的推移，檔案的輸了了不斷增多，檔案的保存交織也在不斷的發(fā)生變化。一定時間以后，有的檔案還有繼續(xù)保存的必要，有的檔案則已失去了保存的價值，這就要對檔案進行審查、鑒別，去粗取精，將確實已經(jīng)失去保存價值的檔案剔除，于是就形成了檔案的鑒定工作。11/8/202332檔案的保存：

由于自然和社會條件的原因，檔案總是處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受突發(fā)性的破壞，而社會則需要長遠利益檔案，要求盡可能延長檔案的壽命，為了解決檔案的不斷毀損和長遠利用要求的矛盾，就需要采取各種保護措施，防止檔案遭受損失，飽著呢個檔案的安全與完整，想方設(shè)法采取各種保護措施，進行系統(tǒng)、科學地管理使其延年益壽，折舊形成的檔案的保管工作。11/8/202333檔案的檢索：

檔案的數(shù)量很多，類型多樣，文種復雜，它們都有自身的形成規(guī)律，為了滿足社會對檔案的多方面的特定要求，就需要通過多種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容，給利用者提供檢索檔案的多種手段，這就形成了檔案的編目和檢索工作。11/8/202334檔案的編研：

檔案的編研是對檔案材料進行編輯和研究的總稱。是為了解決原始檔案材料孤本多，借閱面窄的限制與社會對檔案的廣泛利用需求之間的矛盾、對檔案材料進行專門的研究、匯集，編寫各類專門材料，并通過公布、出版等方式，積極主動地在更大范圍內(nèi)提供服務(wù)。11/8/202335檔案的利用：

保存檔案的目的就是為了提供檔案為黨和國家各項工作服務(wù)，而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，只是為提供利用奠定了基礎(chǔ)和可能性，為了把可能性變?yōu)楝F(xiàn)實性，滿足社會利用檔案的需要，更好地開發(fā)檔案情報資源，就需要通過各種方式介紹和實際地提供檔案，這就形成了檔案的提供利用服務(wù)。11/8/202336四、我國檔案工作的基本原則我國檔案工作的基本原則是在檔案工作不斷發(fā)展的實踐過程中逐步形成和確定下來的。《檔案法》規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。”組織原則和管理體制管理的基本要求根本目的11/8/2023371、統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理國家全部檔案統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理國家全部檔案由各級檔案機構(gòu)分別集中保存，并實行黨政檔案的統(tǒng)一管理全國檔案工作，由各級檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一地、分層負責地進行監(jiān)督和指導實行黨政檔案統(tǒng)一管理：1959之前，我國的黨政檔案是分開管理的，現(xiàn)在是高度的集中在一起。優(yōu)點：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大的差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導統(tǒng)一，黨政檔案管理工作統(tǒng)一設(shè)置機構(gòu)，符合精簡原則。11/8/2023382、維護檔案的完整與安全維護檔案的完整

1、數(shù)量上，保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少；

2、質(zhì)量上，維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為的割裂分散，或者零散的堆砌。維護檔案的安全

1、物質(zhì)安全：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案壽命；

2、政治安全：保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊、失密。維護檔案的完整與安全是辯證統(tǒng)一的關(guān)系

只有維護檔案的完整，才能有效地保證檔案的安全；散亂和丟失，則會造成檔案的損壞和政治上的不安全。同時，只有維護檔案的安全，才能保證檔案的完整；檔案遭受損失和破壞，則會影響檔案的完整。11/8/2023393、便于社會各方面的利用——根本目的體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能創(chuàng)造方便。是檔案工作的總目標：全部檔案管理活動的最終目的都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項社會實踐服務(wù)這個集中點上。是檔案業(yè)務(wù)工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配檔案工作的全過程：檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應(yīng)該以便于利用為著眼點。是檢驗檔案工作效果的主要標準：檔案工作做的是否有效，最主要的是看它是否能為國家和社會做出貢獻，能否創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益11/8/202340我國檔案工作基本原則的辯證統(tǒng)一關(guān)系三個方面互相聯(lián)系，互相作用，是一個辯證統(tǒng)一的有機整體，具有豐富的思想內(nèi)容。A、統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，就不能維護檔案的安全與完整和為社會利用。B、離開維護檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理就失去了它的意義和方向。11/8/2023411.7檔案機構(gòu)保存和管理檔案的機構(gòu)與檔案行政管理機關(guān)統(tǒng)稱為檔案機構(gòu)保存和管理檔案的機構(gòu)檔案機構(gòu)檔案行政管理機關(guān)縣檔案局市檔案局省檔案局國家檔案局檔案館文件中心檔案寄存中心檔案室11/8/202342檔案室與機關(guān)檔案工作（一）一、檔案室1、概念：檔案室是各組織（包括機關(guān)、團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機構(gòu)。它是國家檔案工作體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機構(gòu)，是檔案工作的基礎(chǔ)。2、基本任務(wù)和具體任務(wù)：11/8/202343基本任務(wù)：統(tǒng)一地管理本單位各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本單位各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料。具體任務(wù)：1、對本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門文件的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督。2、接收和保管本單位各部門應(yīng)歸檔的文件，進行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)部書刊等資料，配合檔案提供利用。3、定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。11/8/2023443、檔案室的六種類型：普通檔案室（機關(guān)檔案）：統(tǒng)一管理本單位黨、政、工、團組織的檔案，也稱機關(guān)檔案室、單位檔案室、文書檔案室。科技檔案室：管理科學技術(shù)檔案的專門檔案室音像檔案室：管理影片、照片、錄音帶等特種檔案室人事檔案室：機關(guān)在人事部門設(shè)立的專門管理人事檔案的機構(gòu)，也稱干部檔案室（科）。綜合檔案室：統(tǒng)一管理本單位全部檔案的檔案室聯(lián)合檔案室：同一地區(qū)，特別是在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立的一個檔案機構(gòu)。11/8/202345文件中心概念：它是介于檔案室和檔案館之間的一種過渡性的檔案管理機構(gòu)。類型：政府文件中心：由縣級以上人民政府建立，為政府機關(guān)單位和社會服務(wù)的非營利性的文件與檔案管理機構(gòu)。商業(yè)性文件中心：由有關(guān)單位和個人創(chuàng)辦的一種營利性的文件與檔案管理機構(gòu)。11/8/202346檔案寄存中心由國家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會組織以及個人提供文件與檔案寄存服務(wù)的機構(gòu)。基本上都屬于有償服務(wù)性的機構(gòu)。主要為不具備充分保管條件的企業(yè)單位、破產(chǎn)單位、社會團體、公民個人等，提供文件與檔案的寄存服務(wù)。寄存期間，文件與檔案的所有權(quán)形式不變。11/8/202347二、檔案館檔案館是永久保存檔案的基地檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)檔案館管理的對象是歷史文化遺產(chǎn)檔案館工作是一項研究性的工作檔案館具有繁榮科學文化的社會職能檔案館是機要機構(gòu)11/8/202348性質(zhì)：永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

檔案館所保存的檔案，有些是有機密性的。檔案館又具有機要性。基本職責：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料，維護歷史的真實面貌，為現(xiàn)實的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長遠需要服務(wù)。

具體任務(wù)：接收與征集本級各機關(guān)、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關(guān)資料，科學地管理；通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；參與編修史志的工作。11/8/202349檔案館的種類：1、按地區(qū)可分為：

A、中央級檔案館，如：中央檔案館、中國第一歷史檔案

館、中國第二歷史檔案館、中國電影資料館等；

B、地方檔案館，又有省（自治區(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、連云港市檔案館、桂林市檔案館。2、按專業(yè)可分為：

A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。

B、專業(yè)檔案館，如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。3、按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級專業(yè)檔案（如：中國照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設(shè)檔案館）。

11/8/202350中央級檔案館11/8/202351三、檔案行政管理機構(gòu)性質(zhì)：是黨和國家指導和管理檔案工作的行政部門。如各級檔案局、處等，即是黨的機構(gòu)，也是政府機構(gòu)。基本任務(wù)：

A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。

B、對檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。

D、提出鑒定檔案的原則和標準，研究和審查保存價值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。

E、組織并指導理論和技術(shù)研究，提出方案。

F、召開會議，研究問題，交流經(jīng)驗。

G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評定職稱。

H、組織檔案的利用工作

I、黨和國家領(lǐng)導機關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。

11/8/202352四、檔案機構(gòu)之間的相互關(guān)系11/8/202353各級檔案機構(gòu)之間的關(guān)系是：

上級檔案行政管理機構(gòu)，對下級檔案行政管理機構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督的關(guān)系；

檔案行政管理機構(gòu)，對檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督關(guān)系；

機關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級檔案館（室）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。11/8/202354第三章檔案管理工作收集整理鑒定保管檢索編研利用統(tǒng)計11/8/202355第一節(jié)檔案的收集檔案收集工作概述檔案室的檔案收集工作檔案館的檔案收集工作11/8/202356一、檔案收集工作概述檔案收集工作的含義檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作的意義檔案收集工作的要求

11/8/202357收集工作的含義含義：就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，按照檔案形成的規(guī)律，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級各類檔案保管機構(gòu)。收集的檔案是特定的組織或個人在其工作活動中形成的文件有機體，是自然形成的歷史記錄，而不是人們隨意搜集的拼湊體。11/8/202358收集工作的內(nèi)容1、檔案室對本單位需要歸檔文件的接收工作。2、檔案館對所轄區(qū)各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。3、對歷史檔案的接收和征集工作。11/8/202359收集工作的意義1、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的第一個重要環(huán)節(jié)。2、檔案的收集工作是貫徹統(tǒng)一管理原則的一項重要內(nèi)容和具體措施。3、從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。4、收集工作是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。11/8/202360收集工作的要求（應(yīng)該注意的問題）豐富和優(yōu)化庫藏收集工作必須要抓住重點推行入館檔案質(zhì)量的標準化保持全宗和全宗群的不可分散性要注意處理局部與整體、當前和長遠的關(guān)系11/8/202361豐富和優(yōu)化庫藏：

（1）我國檔案的平均值是相當少的從國外比較來看，我國的檔案數(shù)量是很少的，原因在于：

A、很多機關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交。

B、很多二級單位的檔案長期沒有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。11/8/202362（2）豐富和優(yōu)化館藏的方法：A、擴大收集范圍，檔案館不僅要接受一級單位的檔案，同時還要接收二級單位的檔案。B、注意接收機關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技檔案、專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。C、加強個人檔案的收集。（注意與人事檔案的區(qū)別）D、注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物和其他一些實物（主要有印章、錦標、證件、樣品、標本）11/8/202363

個人檔案與人是檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個人所有權(quán)已經(jīng)被確認，從人事檔案上看，對省級以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠。人事檔案只局限于高、中級干部的檔案，而對學者、名人的檔案。11/8/202364推行入館檔案質(zhì)量的標準化

國家檔案局制定了《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，就案卷的封面卷皮的格式、檔案裝具的尺寸等都制定了專業(yè)的標準等。

今后，應(yīng)從機關(guān)文件形成階段，對文件結(jié)構(gòu)、文件用紙以及開本尺寸、書寫材料的質(zhì)量實行標準化，這樣將大大提高歸檔和入館檔案的質(zhì)量。11/8/202365保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一個立檔單位檔案的有機整體，保持全宗的不可分散性，是檔案管理的一項基本原則。在檔案的收集工作中，必須把一個立檔單位的檔案作為一個全宗集中在一個檔案室或檔案館中，不允許把一個全宗的檔案人為地加以分割。對于那些在同一時間、地點和社會歷史條件下保存的檔案全宗，檔案館應(yīng)當注意維護它們之間的互相聯(lián)系，并將它們集中收藏在同一個檔案館里，以保持全宗群檔案的歷史有機連續(xù)性。11/8/202366全宗：

一個獨立從事活動的單位，如一個機關(guān)、工廠、學校所形成的檔案應(yīng)該組成一個全宗；機關(guān)內(nèi)部的組織機構(gòu)如業(yè)務(wù)部門、科、室所形成的檔案則作為全宗的組成部分。形成全宗的機關(guān)單位稱為“全宗構(gòu)成者”，也成立檔單位。11/8/202367全宗群：

具有密切聯(lián)系的若干全宗的組合體。是為了解決全宗之間相互關(guān)系的一種措施，稱為檔案館全宗管理的一項原則。全宗群只在檔案館使用。檔案館經(jīng)過挑選，按照性質(zhì)不同，把全宗分為若干全宗進行管理。11/8/202368

檔案保存時間應(yīng)較準確，時間過長，有害于檔案的保護。按照規(guī)定：

A、省級以上的檔案應(yīng)該將永久保管的檔案在本機關(guān)保存20年左右

B、省轄市、州、盟、縣級以下的機關(guān)應(yīng)將永久保存和長期保存的檔案在本機關(guān)保存10年左右

連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。11/8/202369二、檔案室的檔案收集工作歸檔制度：１、歸檔制度具體有：

（１）機關(guān)工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案

（２）和機關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料

（３）代管同本機關(guān)有關(guān)的撤銷機關(guān)以及合并機關(guān)的全部檔案。在實際工作中，歸檔范圍是較靈活的，注意有文必檔和太精煉、歸檔不夠這兩個極端傾向。

2、歸檔時間：第二年六月份以前，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對。小機關(guān)沒有專門的文書處理部門，也可靈活處理，不設(shè)入檔時間。

11/8/2023703、歸檔范圍：

1987年的《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的范圍》這一文件中有詳細規(guī)定。2006年底，公布了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，這個規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。

11/8/2023714、歸檔案卷的質(zhì)量要求

（１）總要求：遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

（２）具體要求：A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應(yīng)齊全完整

B、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。

11/8/202372

C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在批復年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

D、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關(guān)規(guī)定排列。

11/8/202373

E、卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。(重點)F、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

11/8/202374

G、聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。

H、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應(yīng)置卷尾。

J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)修裱。

K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。如：關(guān)于*******等中央領(lǐng)導人的重要講話、關(guān)于*******等地區(qū)糧食問題的報告中的“等”、“我校”、“本機關(guān)”等都是模糊概念，不方便查找，盡量不要使用，要盡可能的將名字羅列出來。11/8/202375（3）歸檔中應(yīng)注意的問題

Ａ、電話答復重要問題、會議紀錄、一些高級領(lǐng)導人的即席講話應(yīng)當記錄下來形成文字，并要標明作者（責任者）、時間、地點、辦理情況等（這個情況在全國很多地方都做得不夠好）。

Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會議紀錄、決議、請示和報告、計劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計報表、分配方案、財會憑證和財務(wù)簿、單位的簡史等。

Ｃ、要求歸檔制度的標準化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當統(tǒng)一。11/8/202376三、檔案館的檔案收集工作檔案館檔案的范圍和期限現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定11/8/202377檔案館收集檔案的范圍和期限1、范圍

（１）本級各機關(guān)、團體及所屬單位的具有永久保存價值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同時接收長期保存的檔案。（現(xiàn)行機關(guān)檔案源）

（２）撤銷機關(guān)、團體的檔案。（3）組織和個人保存的散失檔案

（４）檔案館之間交接檔案２、保管期限

（１）省級以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的檔案（永久保存的）

（２）省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案（長期和永久保存的）11/8/202378現(xiàn)行機關(guān)檔案源：

指正在進行工作活動的機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織。

特點：產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量多。完整，系統(tǒng)，并且具有連續(xù)性。現(xiàn)行機關(guān)具有長遠保存價值的檔案，通過一定的移交方式，交給各有關(guān)檔案館集中保存。現(xiàn)行機關(guān)是各類檔案館藏檔案的主要補充源。11/8/202379撤銷機關(guān)檔案源：

主要是中華人民共和國成立前后，由于政權(quán)變更、體制改革、行政區(qū)劃調(diào)整等原因而被撤銷合并的機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織。這類檔案是館藏檔案的重要補充源之一。11/8/202380組織和個人保存的散失檔案：

這類檔案即收藏有革命政權(quán)檔案、歷代王朝和民國檔案的機關(guān)、組織或個人。這也是館藏檔案的一個重要補充源。11/8/202381檔案館之間交接的檔案:

1、由于行政區(qū)劃變更和檔案館布局的變化等因素的影響，使有關(guān)檔案館的檔案的收藏范圍發(fā)生變化，因而產(chǎn)生某檔案館接受其他檔案館檔案的情況。

2、由于各國文化交流活動的開展，我們通過交換或購買等方式，將一些收藏在外國檔案館中的我國的歷史檔案或其復制品收集起來，豐富有關(guān)檔案館的館藏。11/8/202382二、現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)檔案的接收

（一）現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收

１、對現(xiàn)行機關(guān)檔案的形成要進行預測，包括內(nèi)容、形成特點、檔案現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況（我國在這方面做得不夠，這是應(yīng)當注意的）。

２、移交前的業(yè)務(wù)指導要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標準化和規(guī)范化。

３、交接雙方必須根據(jù)移交目標清點核對，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章、有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交（資料移交做得不夠）。在質(zhì)量方面，曾經(jīng)有一個趨勢：追求案卷的厚度200-300頁。這種作法，不可取，主要要根據(jù)案卷內(nèi)容來立卷。

４、實事求是地靈活掌握入館時間

除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。

（１）在非和平環(huán)境、動亂（文革）期間的檔案，邊遠地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。

（２）一些專門檔案可以在機關(guān)多保存一些時間，如國防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案（按規(guī)定，基層法院檔案是保管20年），人民銀行的財會檔案。

11/8/202383

（二）撤銷機關(guān)檔案的接收

（P108）

機關(guān)撤銷或合并必須將本機關(guān)的全部檔案進行認真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進行移交和適當?shù)奶幚怼?/p>

1、由撤銷機關(guān)組織人力，負責整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。

2、撤銷機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個機關(guān)完整地代管。一個機關(guān)交入另一個機關(guān)，或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機關(guān)代管。一個機關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個部門劃給另一個機關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機關(guān)；如果接收機關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復制。

3、機關(guān)撤銷或者合并時，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機關(guān)的檔案加以保存。11/8/202384三、各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定

1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第２號文件

《各級檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》：

第三條：各級綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍

1、本級中共委員會的、顧問委員會的、紀檢委的、人大及其常設(shè)機構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)等機構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機構(gòu)形成的檔案。縣級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。

2、本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。

3、本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團、專門學校、專科醫(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學校、商店以及村委會等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。

11/8/202385

4、屬于地方和上級主管部門雙重領(lǐng)導的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設(shè)活動為主的檔案。

5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。

6、撤銷單位的檔案。

7、中國人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機關(guān)、部隊、院校形成的革命檔案。

8、地方各級綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機關(guān)和其他單位形成的檔案。

11/8/202386四、歷史檔案的接收與征集歷史檔案的概念收集歷史檔案的意義征集途徑11/8/202387歷史檔案的概念（P110）習慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時期檔案和歷代王朝、北洋軍閥和民國時期的檔案。

11/8/202388

收集歷史檔案的意義（P110）

1、收集歷史檔案是保護我們偉大祖國歷史文化遺產(chǎn)，維護黨和國家歷史面貌的重要措施。

2、收集歷史檔案是黨和國家檔案開放利用的需要。

3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。

4、收集歷史檔案是發(fā)展我國檔案館事業(yè)的重要手段之一。11/8/202389檔案征集的途徑有（P112）

1、收集散存于一些國家機關(guān)、社會組織中的歷史檔案

2、征集收藏于個人手中的歷史檔案

3、征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案

4、收集黨史征集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學術(shù)歷史研究部門所征集到的歷史檔案

5、收集失散國外的歷史檔案11/8/202390收集散存于國家機關(guān)、社會組織中的歷史檔案：

1、將明、清（包括明清之前朝代）中央機關(guān)形成的檔案集中于中國第一歷史檔案館保存；

2、將民國時期的中央機關(guān)形成的檔案，集中移交給中國第二歷史檔案館保存；

3、將民國時期各地方機關(guān)的檔案，移交各有關(guān)地方檔案館保存。11/8/202391征集收藏于個人手中的歷史檔案：

由于歷史的原因，我國的歷史檔案，有不少仍然掌握在個人手中。保存這些檔案文件的有社會知名人士、革命老干部、專家學者、普通群眾，也有當時的官員、職員、土紳、古物收藏者及其親屬后代。有些檔案已經(jīng)被廢品收購部或造紙廠等單位收買，正在面臨滅頂之災，需要及其搶救。有的被當事人埋藏起來，有的被放在陰暗潮濕的處所。11/8/202392征集少數(shù)民族地區(qū)的檔案：

我國少數(shù)民族的歷史悠久，保存著內(nèi)容豐富的歷史檔案。這些檔案通常保存在寺廟、土司、頭人及其后裔和當?shù)厣贁?shù)民族同胞手中。這些檔案由于時間久遠，具有較高的史學及文物價值，是我國各民族的寶貴文化財富。11/8/202393收集黨史收集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學術(shù)歷史研究機構(gòu)所征集到的歷史檔案：檔案館應(yīng)該加強同這些部門之間的工作業(yè)務(wù)聯(lián)系，并在每一部史書、志書或其他學術(shù)著作編撰完成后，及時協(xié)商，將有關(guān)檔案接收入館，并為這些部門和單位的研究人員提供良好的服務(wù)。11/8/202394收集散失國外的歷史檔案：

鴉片戰(zhàn)爭以來，我國的許多珍貴歷史檔案散失在國外。隨著我國同世界各國交往的增加，許多流失在國外的檔案原件或其復制品已經(jīng)重新回到祖國的懷抱，它們在史學研究、編史修志等方面發(fā)揮很大的作用。若想使得更多的檔案返回祖國，還需要檔案界和社會各方面的努力。11/8/202395檔案的整理檔案整理工作的概念和意義檔案整理工作的內(nèi)容檔案整理工作的原則全宗全宗內(nèi)檔案的分類立卷類內(nèi)案卷排列和案卷目錄檔案整理工作的組織檔號11/8/202396檔案整理工作的概念和意義（P117）概念：檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。意義：

1、檔案的系統(tǒng)整理，是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。

2、檔案整理工作是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學化和標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。11/8/202397檔案整理工作的內(nèi)容區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。由于原來檔案狀況有所不同，所以整理工作內(nèi)容也會出現(xiàn)差異。

11/8/202398檔案整理工作的步驟１、了解情況，擬訂方案

２、區(qū)分全宗和分類

３、細分和組卷、草擬案卷標題

４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調(diào)整。

５、全面審查修改標題。

６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)枴㈨撎枴⒓枴?/p>

11/8/202399了解情況，擬定方案

主要應(yīng)該了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、內(nèi)部機構(gòu)、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記），還應(yīng)該了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時間。11/8/2023100檔案整理工作的原則規(guī)定歸檔文件的整理要求是：1、充分利用原有整理基礎(chǔ)（P120）

A、提高對原來整理工作的認識

B、不要輕易打亂檔案便于保管和利用2、保持文件之間的歷史聯(lián)系

(P120—P121)

A、文件在來源方面的聯(lián)系

B、文件在時間方面的聯(lián)系

C、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系

D、文件在形式方面的聯(lián)系11/8/20231013、便于保管和利用

整理檔案時，注意利用原有的基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和利用檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。有時候保持文件的聯(lián)系和便于保管和利用是不一致的。例如一次會議的文件，有紙質(zhì)的、有膠片的、有磁帶的、有機密的、又有可以公開的，有永久保存的，也有長期、短期保管，如果單純的強調(diào)保存文件之間的歷史聯(lián)系，全部混同起來進行整理，顯然不便于保管和利用。因此在整理檔案時，如果保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生了矛盾，就要充分考慮檔案保管和利用的方便。對于不同種類的檔案，記錄方式、載體材料、機密程度和保管價值等顯然不同種類的文件。11/8/2023102全宗和立檔單位的劃分全宗的概念及含義立檔單位個人全宗全宗的補充形式全宗群判定檔案所屬全宗11/8/2023103全宗概念及含義

全宗的定義：

全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

1、按照形成全宗的單位和全宗內(nèi)容的性質(zhì)，分為機關(guān)全宗和個人全宗2、按全宗的范圍和構(gòu)成方式，分為獨立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集11/8/2023104全宗的含義：

1、全宗是一個有機聯(lián)系的檔案整體。(P124)

同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混淆。

2、全宗是在一定歷史活動中形成的

全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的），是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。

3、全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成。

11/8/2023105為什么要按全宗整理檔案？（P125-126）

（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點，能夠揭示檔案內(nèi)容的實質(zhì)，從而正確評價檔案的價值，為檔案的提供利用奠定了科學基礎(chǔ)。

（二）全宗是組成國家全部檔案的基本單位。

一個機關(guān)的活動體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。

（三）全宗為檔案提供利用，奠定了科學基礎(chǔ)。

如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準確研究每個機關(guān)的活動情況和歷史面貌。

（四）全宗是對檔案進行科學管理必須遵循的重要原則。

按照全宗管理檔案，是檔案館區(qū)別于圖書館及其他文獻管理的重要特點之一。11/8/2023106立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位也稱為"全宗構(gòu)成者"，是構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織、個人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項目的組織者，通常稱為全宗構(gòu)成者。例如，淮海工學院就是一個立檔單位，它產(chǎn)生的全部檔案是一個全宗。全宗從其形成者角度看有組織全宗和個人全宗兩大類，組織全宗是全宗的主體部分，在現(xiàn)實生活中占絕大多數(shù)。組織全宗的構(gòu)成者就是立檔單位。一般情況下立檔單位和我們通常所說的各機關(guān)單位，多數(shù)情況下是一致的，但也有不一致的地方。

11/8/2023107立檔單位的構(gòu)成條件是：

A、可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文；

B、設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務(wù)計劃；

C、設(shè)有管理人事機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

上述構(gòu)成立檔單位的條件是互有聯(lián)系的，在一般情況下，三者往往是一致的，統(tǒng)一的。但是三者也有不統(tǒng)一的地方。(P127)11/8/2023108個人全宗(P130)個人全宗又稱人物全宗，是社會知名人士，如社會活動家、科學家、藝術(shù)家、教育家、企業(yè)家、英雄楷模在其一生活動中形成的檔案整體。個人全宗，包括個人的著作、手稿、日記、信件，遺囑以及記載個人或家庭、家族活動的全部有價值的材料。還包括別人撰寫和收集的與個人全宗構(gòu)成者個人、家庭和家族有關(guān)的材料以及直系親屬的，能夠說明立檔單位情況的材料。11/8/2023109注意的問題A一般而言，只有那些對社會有突出貢獻或重要影響的個人，其檔案才可能稱為一個實際的個人全宗。B、并不是所有的名人檔案都可以構(gòu)成個人全宗。C、即使主要以個人名義從事社會活動的名人，其檔案也未必都構(gòu)成了實際的個人全宗。11/8/2023110還要注意兩點(P137-138)1、不得收入官方檔案原件2、一個人一生無論身份、政治立場、社會地位如何變化，只構(gòu)成一個全宗。個人在公務(wù)活動中形成的文件，原件應(yīng)該放在立檔單位全宗，另外，個人在非公務(wù)活動中形成的文件，原件歸入個人全宗11/8/2023111區(qū)分全宗：P131-135

立檔單位不是固定不變的，由于社會的發(fā)展、事業(yè)的進步，常常引起一些機關(guān)的增設(shè)、撤銷或合并，這就要求在具體的全宗劃分時應(yīng)該注意立檔單位的各種變化情況。11/8/2023112（一）政權(quán)更迭及跨政權(quán)立檔單位的區(qū)分全宗（二）立檔單位變化所導致的區(qū)分全宗（三）臨時性機構(gòu)檔案的區(qū)分全宗：（四）判斷檔案所屬全宗（P135）（五）組織全宗和個人全宗的區(qū)分11/8/2023113

（1）不同政權(quán)中的政權(quán)機關(guān)，雖然社會職能相同或相近，但因所屬政權(quán)性質(zhì)不同，名稱也不完全相同，絕對不能作為跨政權(quán)的同一立檔單位看待，其檔案自然應(yīng)構(gòu)成不同的全宗；

跨政權(quán)存在的非政權(quán)性質(zhì)的立檔單位，如企業(yè)、學校、文藝團體、政黨、社團、宗教組織，其檔案一般構(gòu)成一個全宗，但在管理時可以作為兩個不同政權(quán)時期或部分；

跨政權(quán)存在的政治色彩較強、對政權(quán)依附性較大的立檔單位（如警官學校、軍事院校等），一般在政權(quán)更迭時要進行重大改造，其檔案應(yīng)分別構(gòu)成不同的全宗；

個人全宗無論其立檔單位（個人）是否跨政權(quán)存在，無論其政治立場、信仰、職業(yè)等是否發(fā)生重大變化，其檔案都是構(gòu)成同一個全宗。11/8/2023114立檔單位的變化所導致的區(qū)分全宗（P132）

主要是立檔單位的政治性質(zhì)沒有根本的變化，只是基本職能的變化。1、新建：新成立的機關(guān)、企事業(yè)單位，其形成的檔案可以構(gòu)成一個全宗。如城鄉(xiāng)環(huán)保部。2、分開：新成立的兩個或兩個以上的機關(guān)、單位，是代替了一個舊的機關(guān)、單位的職能。簡單說就是一個機關(guān)或單位分成兩個或兩個以上的單位。3、合并：兩個或兩個以上的撤銷單位合并成一個新的單位。4、獨立：從某一個立檔單位分離出去作為一個新的單位，它代替了原來單位的一部分職能。11/8/20231155、從屬：原來一個單位，后來因為工作的需要，改變?yōu)槟硞€機關(guān)內(nèi)部的一個組織機構(gòu)。6、合署：兩個單位合署辦公，而文件又分別來處理，它們形成的檔案應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。11/8/2023116

一般情況下不設(shè)新的全宗，因為臨時性機構(gòu)的業(yè)務(wù)往往屬于某機關(guān)或若干機關(guān)業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，存在的時間不長，形成的檔案也不多；個別臨時性機構(gòu)，存在的時間較長，形成的檔案多的時候也可以考慮設(shè)立新的全宗。一般情況下只有一個單位的職能發(fā)生了根本性的變化，其檔案才能構(gòu)成新的全宗，這一般是指中國成立后的各機關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位，至于在政權(quán)性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系等方面發(fā)生的變化，變化前后的機關(guān)、單位所形成的檔案，應(yīng)分別構(gòu)成新的全宗。屬于下列情形者，不是根本性的變化，不能成立新的全宗：立檔單位名稱的改變；立檔單位領(lǐng)導關(guān)系的變更；立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)整；立檔單位工作地點的變更；立檔單位短期停止活動以后又恢復。11/8/2023117

關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔單位。判定檔案所屬全宗的一般方法要從收文、發(fā)文和內(nèi)部文件三個方面著手

1、發(fā)文和內(nèi)部文件。它們的形成者就是檔案的形成者，只要查明了文件的作者，也就確定了它所屬的全宗。

2、收文。只要查明了文件的實際接受者（收文單位），也就確定了所屬的全宗。11/8/2023118

個人全宗與組織全宗有時會出現(xiàn)交叉的問題，即某些檔案文件既有個人屬性，又有組織屬性，對這一問題的處置原則是：凡以組織或組織成員名義制發(fā)的文件正本均應(yīng)歸入組織全宗；個人全宗若認為必要時，可以保存副本。不允許將組織全宗中具有雙重屬性的檔案文件抽出納入個人全宗之中；組織全宗中一般也保存僅涉及個人性質(zhì)的文件（正常組織活動中形成的諸如個人登記表、履歷表、自傳、對個人生活情況的調(diào)查、審查性文件，應(yīng)歸入人事檔案）。但如果個人全宗與組織全宗均不完整且程度有較大差異，可將具有雙重屬性的檔案文件有意識地向完整程度較好的一方傾斜，以避免或減輕“兩敗俱傷”的不良結(jié)果。11/8/2023119全宗的補充形式

在整理檔案當中，并不是所有的檔案都能夠按照全宗來整理，有些情況是特殊的，必須采取一定的應(yīng)急措施。（一）聯(lián)合全宗（二）全宗匯集（三）檔案匯集11/8/2023120（一）聯(lián)合全宗

指兩個或兩個以上立檔單位形成的，互有聯(lián)系而不易區(qū)分全宗的檔案構(gòu)成的全宗。主要有以下兩種情形：1、前后有密切繼承關(guān)系的立檔單位，由于工作關(guān)系密切，檔案互相混淆，很難區(qū)分。這樣就可以將兩個立檔單位形成的檔案按照一個全宗來進行整理。2、兩個單位合署辦公，對內(nèi)一套編制，對外兩塊牌子，而文件又是混在一起無法區(qū)分的。在這種情況下，可以把這種合署辦公的機關(guān)所形成的檔案。例如檔案局與檔案館，在許多地方是對外兩塊牌子，對內(nèi)是一套編制，文件經(jīng)常是混在一起，這種情況下就可以作為聯(lián)合全宗對待。

11/8/2023121

組建檔案的聯(lián)合全宗應(yīng)該注意防止人為的分割和任意的聯(lián)合。經(jīng)驗證明，聯(lián)合全宗是一種不可避免的形式和可行的辦法，在檔案確已難分獨立全宗的情況下，硬性地去劃分不同的全宗，往往會破壞文件之間的歷史聯(lián)系。但是隨意擴大“聯(lián)合全宗”的概念，在管理實踐中會發(fā)生失控現(xiàn)象。11/8/2023122（二）全宗匯集

若干立檔單位形成的，可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少，具有某些相同特征和聯(lián)系的檔案構(gòu)成的全宗，稱為全宗匯集。檔案館所保存的全宗，其檔案數(shù)量是不等的。有一些小全宗，全宗之間的界限十分清楚，能夠分清。但檔案數(shù)量卻很少，如果把這些數(shù)量極少的全宗作為保管單位，勢必會增加保管和利用上的麻煩和不便，也沒有這種必要。遇到這種情況，就可以把檔案數(shù)量很少而性質(zhì)又相近的全宗集中起來，組成全宗匯集，只給一個全宗號相當于一個全宗那樣保管和統(tǒng)計。如“**革命歷史檔案全宗匯集”11/8/2023123聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：

１、它們的構(gòu)成不同

聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計，人為性相對地較大，能夠人為的分開。

２、它們的性質(zhì)不同

聯(lián)合全宗是永久性的單位，一旦固定下來，就基本保持不變，而全宗匯集是暫時性的，不穩(wěn)定的，一旦發(fā)現(xiàn)有新的檔案補充時，需要做出相應(yīng)的處理，需要重新整理和編目。其中有些全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。11/8/2023124（三）檔案匯集

用人為方法將不知其所屬、全宗殘缺不全的文件，按照一個特點集中起來的混合體，稱為檔案匯集。主要類型有兩種：第一種是“檔案匯集”的基本形式，是由不明全宗的零散檔案，依其某些特征組成的機關(guān)、組織檔案匯集；

第二種是“檔案匯集”的特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活動種直接形成的有關(guān)檔案以及從各方面收集的有關(guān)檔案、資料組成的人物檔案匯集。

11/8/2023125在整理大量歷史檔案的過程中，有時遇到一些非常凌亂和殘缺不全的文件，難以準確的判明它們所屬的立檔單位；或者個別文件雖然能夠確定歸屬，但其所屬的整個全宗已不存在。這種情況下可以按其基本內(nèi)容、時間、地區(qū)和名稱等大致可考的特征，組成“檔案匯集”，給出一個全宗號，作為一個全宗單位進行管理。如“清代末期**地區(qū)房地契檔案匯集”，“民國時期軍事檔案匯集”。檔案匯集只是一個全宗的補充方式，在國內(nèi)外受到嚴格的限制。11/8/2023126

人物檔案匯集，是檔案匯集的一種非常特殊的形式。它對于研究杰出人物及其相關(guān)的歷史和重大問題，有一定的方便之處。但是，建立這種匯集，使該人物的全部手稿和關(guān)系密切的其他材料都集中起來，就要從某些檔案全宗中抽取相關(guān)的檔案原件，這勢必造成具有歷史聯(lián)系的一些全宗，甚至是黨和國家極其重要的全宗的完整性受到損害。

人物檔案匯集的性質(zhì)不同于正常的人物全宗，具有很大的人為性。因此，在有的國家里，這種人物檔案匯集，只是極個別地用于非常卓越的社會活動家，且須經(jīng)過政府的專門決議。11/8/2023127在利用的時候應(yīng)該注意以下幾個方面的問題：1、檔案的補充形式不應(yīng)該隨便采用，只有在無法區(qū)分全宗，或確實不便于按全宗管理的不得已的情況下才可以采用。2、全宗補充形式的組成由一定的靈活性，可以根據(jù)實際情況進行必要的調(diào)整與補充。3、檔案館根據(jù)館藏建設(shè)的總體規(guī)劃，由選擇地接收一些機關(guān)部分檔案時，由于接收檔案的數(shù)量較少，也可以采用全宗匯集的方式加以管理。11/8/2023128全宗群全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體，稱為全宗群。

全宗群不是具體對檔進行整理和統(tǒng)計的一個固定的實體單位，而是在檔案管案理中起指導和組織作用的一種形式和方法。

如：黨群、行政

工業(yè)交通系統(tǒng)

農(nóng)林水利系統(tǒng)

財糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)

科學文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)

如：

**地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群

解放戰(zhàn)爭時期黨政機關(guān)全宗群

11/8/2023129檔案的鑒定檔案鑒定工作內(nèi)容和