文檔編制序號：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]文檔編制序號：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]工程技術及檔案管理規定第一章范圍1、本制度規定了項目部全部部門工程技術資料管理原則、管理內容、規定與辦法、檢查與考核。2、本制度合用于本工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間全部工程項目技術資料的收集、整頓、移交等管理。第二章規范性引用文獻建設項目（工程）檔案驗收方法工程竣工圖文獻編制規定國家重大建設項目文獻歸檔規定與檔案整頓規范第三章管理方法與制度一、工程技術資料歸檔范疇及規定1、對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設重要過程和現狀、含有保存價值的多個載體的文獻，均應收集齊全，整頓立卷后歸檔。2、項目凡持有上條所述原則規定之范疇中所列資料的，無論是由部門或者個人保管，均應按本制度規定進行整頓，由檔案工作人員驗收后歸檔。3、對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設重要過程和現狀、含有保存價值的多個載體的文獻，均應收集齊全，整頓后歸檔。有電子文檔資料的，應同時收集齊全。4、全部歸檔的工程文獻應為原件。二、工程技術資料管理1、接受：技術檔案室在接受資料時應認真核對資料名稱、份數、資料狀況（正、副本、原件、復印件、完好、齊全、破損）。2、登記：充足運用資料管理軟件，分類登記，確保軟件自動生成的檔案號與分類表一致。3、填寫卷盒封面、脊背。4、排架：資料按類別分類排架：根據從上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）正面對左。三、資料的分發及借閱1、資料分發要填寫“文獻和資料發放記錄表”，借閱要填寫“資料借閱記錄表”，簽字備查。(表格見附表1.1、1.2)2、項目工程技術檔案資料原則上僅供項目內部人員使用，外單位調閱檔案要經項目領導同意，見有效證件才可接待。3、資料外借普通不超出1個月，最長不超出3個月。超出規定時間應辦理續借手續。檔案室保存的資料數量任何時候不應少于二套，只剩二套時，原則上不再外借，特殊狀況下急需借閱，必須通過綜合部主任簽字同意。4、借閱資料要及時償還。5、對借出償還的資料要認真核對清點。6、收到償還的資料要及時放回原處，并在借閱記錄表上注銷。7、檔案室對借出資料每月匯總一次，對到期末還的資料發出催還告知。8、工程技術檔案管理。四、收集1、凡從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間，辦理完畢并能反映與生產、建設、技術等有關重要職能活動，對此后各項工作和延續本公司、本單位歷史發展含有查考和憑證價值的科技文獻材料（紙質及其它載體）均需進行收集。2、檔案管理人員應堅持“五參加”（參加科研成果和科研項目鑒定；參加設備招、評標，參加設備開箱；參加工程項目驗收；參加重要的生產事故分析會），理解工程進度及有關資料狀況，以確保各類檔案資料及時、齊全、精確的歸檔。五、檔案的排架與保管1、檔案柜（架）依次從上到下，從左到右的原則進行編號，檔案排架也根據從上到下，從左到右的辦法。2、本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷次序號依次排列。3、檔案保管應做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。六、報告與統計1、報告項目以外的其別人員借閱檔案時，應經主管部門領導同意后方可借閱。發現借閱人員損壞檔案的現象時，應及時向主管部門領導報告，并進行對應的解決。2、統計A：接受檔案材料必須有交接統計。(見附表1.3)B：調、借、閱檔案材料必須有登記統計。C：檔案安全檢查要有統計。(見附表1.4)D：年度檔案管理總結應存檔備查。第四章部門職責一、綜合部1、項目檔案室是直接管理部門，負責建立規范的項目檔案室，設立專職工程技術檔案管理人員。2、負責根據國家和行業的檔案法規，制訂項目工程技術檔案管理制度，報公司同意后，印發各部門執行。3、及時向項目檔案室移交本部門構成元素的工程項目資料。二、檔案室1、負責工程技術資料及檔案的日常管理工作，負責圖紙、設備資料、合同文獻、信函傳真文獻、綜合文檔等的接受、發放、借閱及其登記、電腦錄入及編碼歸檔。2、負責歸檔數據庫的數據備份。3、負責指導項目各部門收集、整頓有關工程技術資料。4、負責檔案設施、設備的維護管理，負責庫存工程技術檔案的安全及保密工作。5、負責達標投產的資料整頓工作。三、工程部1、建立規范的工程技術資料室，設立專職工程技術管理人員。2、督促參建各單位（涉及監理單位、施工單位、調試單位）嚴格恪守項目工程技術檔案資料管理方法，并納入合同條款中進行管理。3、協調參建各單位工程技術資料管理的重大問題。4、審定通過監理單位審查的各類技術資料，并及時移交資料室。四、計劃合同部1、負責提交本部門構成檔案元素的工程項目資料。2、收集、積累以及移交檔案室之前的保存及管理。3、負責借閱檔案資料的妥善保管及時償還。4、負責經手保密檔案和資料的保密工作。5、負責與設備供貨方在技術資料方面的聯系。6、負責新到設備領出開箱時告知工程部收取開箱資料。第五章檢查與考核1、項目領導班子不定時組織有關人員對各部門工程技術資料管理狀況進行抽查。對本方法中規定的檔案材料不自覺上交且長久占為私有者，每件次扣罰責任部門200元。3、不按規定收集整頓檔案材料并移交檔案室的，或經催收仍不移交完整資料的，考核責任部門扣罰100-200元。4、重要設備開箱驗收不告知檔案人員收取資料的，考核責任部門扣罰100元。5、借閱檔案資料超出規定時間，收到催還告知仍不償還或未辦理續借手續的，考核責任部門扣罰100元。6、檔案資料遺失，每件次考核責任部門扣罰200元。7、機密檔案材料不按規定收集、整頓、運用，違反程序而泄密者，考核責任部門扣罰200元，重者依法追究負責人行政和刑事責任。(見附表1.5)。

附表1.1文獻和資料發放記錄表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經理部四分部序號文獻名稱頁數發文單位)接受單位接受人簽名日期備注12345678910111213141516171819

1.2檔案借閱記錄表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經理部四分部序號檔案名稱借閱人借閱時間償還時間收檔人備注1234567891011121314151617181920

1.3檔案資料交接統計表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經理部四分部序號檔案名稱移交部門移交時間移交人接受人備注1234567891011121314151617181920

1.4檔案安全檢查表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經理部四分部檢查時間檢查地點檢查人員檢查范疇檢查狀況數量破損筆跡褪變紙張破損霉變蟲蛀門窗安全火災水淹泄密采用方法備注1.5檔案工作考核表考核單位(部門)：年月日項目考核內容分值評分原則自查得分考核得分備注人員配備20分有明確的分管領導主管檔案工作。5將檔案工作納入本單位年度工作計劃中得5分有兼職檔案員且相對穩定，兼職檔案員因調動或調節時，辦理檔案移交手續并能及時配齊兼職檔案員。5有兼職檔案員且相對固定的得5分，調動或調節時辦理了檔案移交手續并及時配齊兼職檔案員的得3分分管領導與兼職檔案員能認真執行有關檔案工作規章制度，主動參加檔案工作會議、業務培訓和有關活動。10根據參加檔案工作會議和業務活動狀況評分，每缺少一次扣2分。預立卷歸檔70分檔案寄存有固定場合，配備專門檔案柜裝具等設施，有專人負責保管，并能經常性地收集、整頓、編目、預立卷等。15有固定寄存地方得5分，有裝具得5分，有專人保管得5分應交學校檔案館的文書、干部人事、學生等各類檔案齊全、完整（根據學校部門文獻材料歸檔范疇檢查）。10應歸檔文獻材料未歸的，發現一份未歸材料扣2分，超出3份不得分歸檔材料有電子版的，必須同時歸檔。收集文字材料的同時注意收集聲像、實物檔案。10電子文獻、錄音、錄像、照片、磁盤、實物等應歸檔載體收集不全酌情扣分，未收集不得分；遵照文獻材料形成規律，保持文獻的系統有序，文獻材料分類、預組卷對的合理。10不屬歸檔范疇而歸檔者扣2分，緊密相連的材料人為的分開（如請示與批復、正文與定稿等）扣3分，組卷紊亂、無條理、不規范者扣3分歸檔文獻材料用紙規范、書寫完整，用墨符合規定，裝訂整潔，無金屬裝訂物。10文獻材料中有圓珠筆、鉛筆、紅、純藍墨水筆跡材料扣1—5分，有金屬裝訂物扣5分案卷標題精確揭示卷內文獻的內容。文字簡潔，不超出50字。5案卷標題不能反映案卷內容扣3分，內容不簡要、筆跡不清晰者扣2分文書檔案6月30日前定為歸檔時間，每年歸檔一次。（財會、基建檔案除外），各部門應在規定時間內完畢年度預立卷歸檔工作，檔案移交手續完備。10以規定移交時間為準，無端逾期1周內扣4分，逾期2周內扣6分，逾期超出2周以上不得分安全保密10分安全保密意識強，認真負責保管檔案及文獻材料。10建立查借閱登記簿，并且進行規范登記得5分，