合同管理流程（草案）目錄合同管理流程概述工程流程附件合同管理流程概述合同分解交底合同分解交底合同執行合同監督合同初稿來源合同事件產生合同訂立管理合同歸檔管理我方擬草對方擬草合同會簽流程合同評審流程合同會簽流程合同歸檔合同建檔編碼合同發放交接合同分解交底合同歸檔建賬合同信息化管理合同變更管理變更申請變更合同訂立變更合同歸檔合同總結合同履約管理合同履約管理合同工程流程概述有關文獻《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法通則》《中華人民共和國建筑法》《中華人民共和國招標投標法》合同分類工程合同：涉及公司承接的工程的施工合同以及公司分包給其它單位施工的工程合同；物資采購合同：涉及材料采購、設備購置及安裝勞動、勞務合同：這類合同的主管部分是行政人事部，不屬于本合同管理流程的主體；本管理流程合用于公司訂立的全部經濟類合同的管理，不合用于勞動合同等其它類合同的管理。合同主管部門——經營部的合同管理職責監督、檢查貫徹執行《合同法》及有關法律法規的狀況；領導、協調合同的訂立、推行及管理工作；制訂合同管理制度，并監督執行；決定對合同管理工作中做出明顯成績的部門和個人予以獎勵；決定對合同管理工作中疏于管理，玩忽職守，違法亂紀者，未造成經濟損失的予以通報批評，造成經濟損失的予以處分；其它需要協調解決的合同管理中的重大問題。合同應做到內容正當、條款齊全、文字清晰、表述規范、權利義務和違約責任明確、期限和數字精確，應涉及：合同名稱；甲乙方名稱及地址，經辦人聯系電話；甲乙辦法人代表或其正當代理人簽字、公司公章或合同專用章；合同訂立時間、地點；標的（內容）；數量、質量；價款或酬金（工程計價辦法、工程款支付方式）；履約方式、地點、費用的承當；違約責任（甲乙方權利和義務）；生效、實效條件、合同的變更、轉讓和解除條件；爭議解決的辦法；合同的份數及附件；保密條款（視合同性質需要）合同負責或主辦部門填寫《合同會簽表》、《合同評審書》、合同摘要并附合同文本，合同業務單位營業執照和有關資質復印件加蓋公章，法定代理人授權委托書原件，按權限審核報批；合同審批原則上應按次序依次執行，遇特殊狀況下可臨時調節次序，但必須征得次序變動影響的下一會簽人的同意。合同管理流程中全部參加的部門和負責人都必須認真推行自己在合同管理中的職責，盡最大可能的維護公司的利益。二、工作流程流程名稱：合同會簽流程流程代號：HT-001主管部門：經營部市場部市場部采購部采購部承接人工程部經營部部財務部部行政法務輸出《合同會簽表》分管領導及總經理審批①①②②⑤⑥④③⑤⑥④③⑦⑦流程闡明：合同會簽流程的定義：需訂立的合同初稿采用的是公司法務審核通過的合同模板或者是經合同評審流程通過的合同，由合同訂立經辦人發起合同會簽流程。名詞解釋：承接人是指產生合同事件過程中對外的重要聯系和溝通人或者其安排指定的人員。流程中各部的負責人或者負責人授權的人員為流程中的審核負責人。流程圖解序號流程環節角色流程環節描述及節點負責人須完畢的內容01承接人發起合同會簽流程會簽流程跟進人填寫《合同會簽表》中第一頁中全部內容后根據流程中的各環節準備簽約單位的四證一資質一授權書（營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、承包資質、安許證和授權委托書）。02市場部/采購部審核意見市場部經理工程項目類合同由市場部對合同內容與招投標文獻及公司規定與否一致，并分成意見。采購部負責人材料、設備、產品類經濟合同由采購部對合同中產品品牌、規格等重要功效指標、單價和數量與圖紙或采購申請及市場供應狀況提出意見，產品質量、技術原則、供應周期、售前售后維保服務等與否符合公司規定并滿足項目規定03工程部審核意見技術總工對合同中對應的技術負責。對工程合同中工期、工藝與否符合科學規律及項目規定、承包范疇、承包方式、合同價款、結算辦法、結算原則、變更確認及支付等條款中與否存在對施工規定的限制；勞動力、機械配備及物料供應與否滿足項目規定；技術原則及質量安全管理目的等與否滿足公司及項目規定；物資設備供應合同負責審核供應的數量、質量技術原則、供貨時間周期等與否滿足項目規定；違約責任與否有對應的處分方法等。04經營部意見經營部經理負責確認工程合同承包范疇、承包方式、合同價款、結算辦法、結算原則、變更確認及支付的商定與否符合公司規定（招投標文獻）；采購合同與否與圖紙規定一致；審核承包人提交的簽約單位的四證一資質一授權書）。05財務部審核意見財務部經理涉及財務支付和財務管理的各項條款與公司有關規定的符合性，涉及不限于審核簽約公司名稱、合同價款支付方式、發票形式、代扣代繳等與財務核算和納稅有關的條款。06行政法審核務意見律師負責審核合同條款與否符正當律、法規，內容與否清晰合理，與否存在不明確或不利于我方的法律責任，與否存在法律方面的被索賠的風險等。07分管領導及總經理審批意見分管領導及總經理或總經理授權人公司分管領導根據《合同會簽表》中各部門意見做出工作安排，總經理審批最后意見。08流程結束承接人向經營部移交由總經理訂立的《合同會簽表》執行審批意見本流程中涉及的重要附件：《合同會簽表》流程名稱：合同評審流程流程代號：HT-002承接人各部門審核合同電子檔輸出《合同審核意見書》承接人各部門審核合同電子檔輸出《合同審核意見書》經營部組織召開合同評審會《合同評審書》法務審核領導審批審核未通過，交由經營部在此組織合同評審會或承接人談判審批通過，交由承接人發起合同會簽申請流程①⑤④③②①⑤④③②流程闡明：合同評審流程的定義：合同由對方公司提供或者未通過公司法務審核通過的合同模板產生的合同或者《合同會簽表》中分管領導批示須采用合同評審流程的。名詞解釋：承接人是指產生合同事件過程中對外的重要聯系和溝通人或者其安排指定的人員。流程中各部的負責人或者負責人授權的人員為流程中的審核負責人。流程圖解序號流程環節角色流程環節描述及節點負責人須完畢的內容01承認發起流程合同經辦人承接人將合同的簽約背景、目的及合同以電子檔或者紙質檔的方式發送給合同會簽流程中的各環節負責人同時跟進各審核人的成果。02各合同審核負責人審核各部門負責人各合同審核人根據合同審核的原則審核合同；輸出并輸出書面的《合同審核意見書》03組織召開合同評審會經營部承接人或者承接部分負責人和經營部負責人根據各合同審核負責人的《合同審核意見書》進行匯總溝通，由經營部組織召開合同評審會。合同評審會目的：是對各《合同審核意見書》進行集中討論，實現合同風險預控、達成公司統一意見。合同評審會就合同風險預控的原則合同風險預控首先審核合同策劃目的與公司戰略目的和業務目的的一致性；合同文獻以招標文獻為基礎形成，因此要認真編制好招標文獻，客觀分析項目的基礎條件，明確識別、劃分出可能預見到事件的責任范疇和解決辦法，以減少合同執行過程中的糾紛。對合同單位進行資信復查，重點核算該單位施工任務飽和程度及財務狀況，避免對其履約能力和商業信譽予以過高評價的風險，避免出現履約期間必須依靠業主合同商定外的資金支持才干維持合同的狀況。公司市場商務、技術、經營、財會、法律等方面的人員、公司分管領導和總經理參加溝通，充足發揮團體的智慧，研究擬定下一步談判的方略,另首先在整個過程中強調并做好保密工作。合理轉移或分散風險，運用經濟手段，約束對方在推行合同過程中的、將風險分散在不同的空間，以減少公司遭受合同風險損失的程度。經營部根據合同評審會的會議紀要輸出《合同評審書》04法務審核律師根據經營部提交的合同和《合同評審書》對合同的法律風險進行審核，給出意見和建議。05公司領導審批分管領導及總經理或總經理授權人審批通過，交由承接人發起合同會簽申請流程審核未通過，交由經營部在此組織合同評審會或承接人談判06流程結束承接人執行審批意見本流程中涉及的重要附件：《合同審核意見書》、《合同評審書》合同評審的重要原則<1>經濟性：——項目計劃與否具體明確；——市場需求狀況與否可靠、屬實；——經濟效益狀況與否真實、可信；——資金、資產使用效果的財務與否可行。<2>技術性：——項目技術與否真實、全方面、可靠；——技術方法與否完備、可行；——技術原則、參數與否先進完善；——與否含有可操作性。<3>安全性：——涉及的款項支付與否已采用對應的保護或限制方法；——有無損害我司商業秘密、商業信譽；——有無損害我司利益的其它情形。流程名稱：合同歸檔流程流程代號：HT-003主管部門：經營部編碼建檔編碼建檔合同影印發放、借閱合同分解交底會《合同交底會要》合同交底會要發放合同執行狀況建賬合同信息化管理①②③④⑤⑥流程闡明：合同歸檔流程是對經合約雙方簽字蓋章生效的合同的管理流程。涉及：合同的建檔編碼、發放、借閱、分解交底、合同執行狀況建賬和合同信息化管理。經營部為該流程的主管責任部門。流程圖解序號流程環節角色流程環節描述及節點負責人須完畢的內容01合同編碼建檔經營部合同管理人對已生效的合同編碼建檔，合同檔案編號不等于合同編號。合同管理員按合同臺帳格式規定內容進行登記。合同編碼建檔的規則：▲ 工程施工類合同—西電施工字（年）第號；▲ 工程材料設備合同—西電材字（年）第號；做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統一，完備、整潔、規范02合同影印、發放和借閱經營部合同管理人對已經編碼建檔后進行以下工作原件移交保管合同原件一式兩份以上的由經營部書面移交一份財務部備案，其它原件歸檔資料室保管。合同原件移交實施登記制度，經辦人必須簽字，并注明發放交接合同的名稱、份數及時間。合同影印發放合同原件歸檔資料室后，除非得到總經理書面同意，否則不得以任何形式的借閱、發放。合同影印本用于合同日常的借閱和分發。分發和借閱交接實施登記審批制度《合同借閱/分發管理表》，經辦人必須簽字，并注明發放交接合同的名稱、份數及時間。03合同分解交底會經營部經理施工合同由經營部負責組織向項目經理、預算、財務、物資供應、市場等有關人員進行合同交底，全方面陳說合同背景、合同工作范疇、合同目的、合同執行要點及特殊狀況解決。材料設備物資供應合同由物資設備部負責組織項目交底工作。項目經理負責組織向項目部有關人員進行合同交底，陳說合同基本狀況、各崗位的合同責任及執行要點、合同風險防備方法等。各層次合同交底均要形成統計，并將交底狀況反饋給經營部，由其負責對合同執行狀況進行跟蹤督察，出現問題及時上報主管領導制訂對應方法。根據合同分解交底會的會議紀要形成《合同交底會要》04《合同交底會要》發放經營部合同管理員各層次的合同分解交底會都須形成書面的《合同交底會要》，由經營部統一做好《合同交底會要》的發放管理。05合同執行動態建賬經營部經營部根據合同執行過程中產生的全部跟合同有關資料、文檔和信息進行動態的建賬管理，建立《合同管理臺賬》公司根據《合同管理臺賬》每六個月對保存的合同文檔進行一次清理核對，如有遺失、損毀，要查明因素，及時解決，并追究有關人員責任。06合同信息化管理經營部合同管理員經營部定時將合同有關資料文獻進行掃描整頓本流程中涉及的重要附件：《合同交底會要》、《合同管理臺賬》、《合同借閱/分發管理表》流程名稱：施工合同變更流程流程代號：HT-004主管部門：經營部承接人承接人《合同變更申請》經營部組織合同變更評審會行政法務審核分管領導審批未通過，由經營部組織合同變更評審會《合同變更評審會議紀要》通過，由市場部談判，訂立補充合同流程闡明：合同變更流程是對已訂立生效的合同因合同要素發生變化須進行的補充合同訂立的管理流程。承接人為合同執行過程中合同要素發生變化的第一知曉人。流程圖解序號流程環節角色流程環節描述及節點負責人須完畢的內容01承接人發起流程合同變更申請人填寫《合同變更申請》02組織合同變更評審會經營部經營部根據狀況組織由市場部、項目部、工程部、財務部和行政法務參加的合同變更評審會。評審會輸出《合同變更評審會議紀要》《合同變更評審會議紀要》及補充合同提交給公司法務審核。03法務審核律師結合《合同變更評審會議紀要》及補充合同給出審核意見和建議04領導審批分管領導或總經理或總經理授權人由公司分管領導和公司總經理最最后審批。未通過，由經營部組織合同變更評審會通過，由市場部談判，訂立補充合同本流程中涉及的重要附件：《合同變更申請表》、《合同變更評審會議紀要》流程名稱：合同蓋章流程流程代號：HT-005主管部門：印章保管人核算、蓋章經總經理或總經理授權的人訂立意見經營部意見承接人印章保管人核算、蓋章經總經理或總經理授權的人訂立意見經營部意見承接人返回經營部登記或歸檔返回經營部登記或歸檔合同蓋章流程是通過《合同會簽表》合同進行蓋章的流程。原則上流程圖解序號流程環節角色流程環節描述及節點負責人須完畢的內容01承接人發起流程合同對外聯系人填寫