天津農學院職業技術學院電子信息工程系2010屆高職生畢業論文PAGE1PAGE1目錄第一章緒論 21.1辦公自動化的來源 21.2辦公自動化的定義 2第二章辦公自動化發展過程 32.1第一代辦公自動化：實現個體工作自動化 32.2第二代辦公自動化：實現工作流程自動化 32.3第三代辦公自動化：以知識管理為核心 4第三章辦公自動化的現實意義及其實施 63.1辦公自動化的理論要求 63.2辦公自動化的分類 63.3辦公自動化的主要功能 63.4實施辦公自動化的原則 73.4.1實現辦公規范化和制度化 73.4.2管理多種數據類型 73.4.3系統設計的先進性 83.5發展策略 83.6實施過程 93.5.1系統需求調研階段。 93.5.2系統開發階段。 93.5.3系統試運行階段。 103.5.4系統正式運行階段和系統完善階段。 10第四章辦公自動化的前景與展望 114.1辦公自動化的前景 114.2我國辦公自動化系統的展望 12參考文獻 14致謝 15天津農學院職業技術學院機電與信息工程系2010屆高職生畢業論文第一章緒論1.1辦公自動化的來源隨著科技,經濟及社會的不斷發展與進步,管理和辦公活動的重要性日漸突出,引起了各級領導者,管理學者以及技術人員的普遍重視.20世紀60年代以來,在微電子技術和通信技術迅速發展的推動下,辦公室也開始了以自動化為重要內容的"辦公室革命",也稱為"管理革命",其目標是借助先進的信息處理技術和計算機網絡技術來提高辦公效率和質量,將管理與辦公活動納入到自動化/現代化的軌道中.辦公自動化(簡稱OA)是20世紀70年代中期在發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術.辦公自動化或辦公信息系統(簡稱OIS)是現代信息社會的重要標志之一,涉及到系統工程學,行為科學,管理學,人機工程學,社會學等基本理論以及計算機,通信,自動化等支撐技術,屬于復雜的大系統科學與工程.1.2辦公自動化的定義辦公自動化是把計算機技術,信息技術,系統科學和行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理的,數量龐大而結構又不明確的業務處理工作的一項綜合技術.利用計算機技術,通信技術,系統科學和行為科學等先進科學技術,不斷地,綜合地提高辦公系統的業務處理能力,自動和智能地服務于某種目的的人機信息系統.辦公自動化,就是用現代的信息技術和手段實現現代辦公,達到無紙化,自動化和智能化的目標同時不斷地使人們的一部分辦公業務活動物化于人以外的各種設備中,并由這些設備與辦公室工作人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統.

第二章辦公自動化發展過程2.1第一代辦公自動化：實現個體工作自動化1972年,靠磁芯存儲技術起家的美籍華人科學家王安博士開創了王安公司,并推出了2200文字處理系統（WordProcessingSystem），從此WPS一詞正式出現。并由于微處理器速度和性能的不斷提高，使個人電腦走向輝煌，為辦公自動化創造了更加有利的硬件環境。IBM于1981年推出的個人電腦之所以受到世人青睞，很重要的原因之一是個人機上的操作系統有了長足進步。操作系統的更新換代和辦公套件的不斷升級，為辦公自動化提供了越來越多的功能，包括文字處理、電子表格、數據庫、簡報和幻燈片制作等功能，為辦公自動化創造了非常有利的軟件環境。我們把這一時期的辦公自動化系統劃分為第一代辦公自動化系統，它以個人電腦和辦公套件為主要特征，應用基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍，實現個體工作的自動化。2.2第二代辦公自動化：實現工作流程自動化從信息技術的發展來看，基于關系型數據庫的第一代辦公自動化系統存在著以下不足：●PC的負擔過重，且價格偏高；●由于缺乏公共的基礎通信平臺，不僅通用性差、可再用性低，而且沒有通信和協同工作的能力，不能建立統一的集成辦公平臺；●系統自適應能力差，只能按開發時確定的思路、流程和功能處理信息；●信息管理只限于企業內部，沒有或缺少外部信息來源。隨著局域網、廣域網和因特網的高速發展，辦公自動化的內涵也發生了變化。1968年，美國正式制定了“資源共享的電腦網絡計劃”。1969年，在美國西海岸的4個節點（4所大學）間首先聯網，這就是Internet的前身阿帕網（ARPANET）。自1982年美國國防部把TCP/IP協議作為網絡標準正式生效以來，就把以數百萬臺電腦分割的650張網聯成一張大網，從而形成了今天的因特網。1969年聯網的計算機只有4臺，到1999年底全球陡增至1.5億臺。全世界越來越多的個人電腦聯到了Internet上，在Navigator和Explorer等引擎的導航下，瀏覽世界各個地方的信息資源。在這種大環境下，人們開始考慮把個人電腦聯到因特網上，來解決第一代辦公自動化所存在的諸多不足，并擴展辦公自動化的功能。1995年，IBM公司CEO郭士納（Gerstner）提出“以網絡為中心的計算”（Network－CentricComputing）模式，極大地影響了辦公自動化的發展趨勢，出現了以網絡為中心，以信息（或工作流）為主要處理內容的第二代辦公自動化系統。這一時期的辦公自動化系統更多地承擔了一個信息通道的責任，建立和完善各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立協同工作的環境，為辦公提供一個自動化工具。與第一代相比，第二代辦公自動化系統前進了一大步，但缺少的是對知識的管理，這與知識經濟的發展不相適應。2.3第三代辦公自動化：以知識管理為核心1996年，世界“經濟合作與發展組織”（OrganizationforEconomicCooperationandDevelopment，OECD）在“科學技術和產業展望”的報告中首先提出了“以知識為基礎的經濟”概念，人們把它歸納為知識經濟（KnowledgeEconomic）。知識經濟的建立和發展主要指發展科學技術、教育以及創新（Innovation）、應變能力（Responsiveness）、生產率（Productivity）和技能素質（Competency）為主要內涵的知識管理（KnowledgeManagement）。事實上，知識經濟時代的辦公已經不再是簡單的文件處理和行政事務了，其目的在于達到整個企業的最終目標，這就需要依靠先進的管理思想和方法。從這個意義上說，辦公實際上是一個管理的過程，由于電子商務時代的企業事務處理對象瞬息萬變，這就要求作為企業與機構日常業務處理基礎平臺的辦公自動化系統，能夠提供足夠的靈活應變和開放交互能力。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯系是溝通、協調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統中都將得到更好的滿足。我們所說的知識管理，實際上是一種系統，是幫助企業發現知道什么，如何定位擁有專門知識的人，如何傳遞這些知識，以及如何有效利用知識的系統。通過利用先進的協作技術，能夠在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，幫助企業提高整體業務水平。辦公自動化系統的發展恰好與數據、信息和知識的演變同步，即由以數據為主要處理內容的第一代辦公自動化發展到以信息為主要處理內容的第二代辦公自動化，再發展到以知識為主要處理內容的第三代辦公自動化。辦公自動化的三個發展階段中完成了兩個飛躍，即由數據處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。在辦公自動化系統的發展中，使用辦公自動化系統的人員范圍逐步擴大，由企業行政人員擴展到企業的管理層，再擴展到企業的全體員工。另外，在運作機制上，也是從辦公室的結構化數據處理到企業內部和外部信息的處理，再到有用知識的處理。從簡單的電子郵件、群件，到構建Web應用等各種方式中獲取、存儲、提煉和再用知識。第三代辦公自動化系統建立在企業Intranet平臺之上，幫助企業實現動態的內容顯示和知識的實際管理，使企業的每一個員工能夠在協作中不斷獲得學習的機會和進步。第三代辦公自動化系統可以這樣概括：它仍是以網絡（Internet/Intranet/Extranet）為中心，以數據、信息所提煉和組織的知識為主要處理內容的辦公自動化系統。

第三章辦公自動化的現實意義及其實施3.1辦公自動化的理論要求（1）強調OA系統是以行為科學為指導,以管理學科,社會學,系統工程學和人機工程學為其理論基礎,并結合運用計算機技術,通信技術和自動化技術等的一門綜合性科學技術,是一個多學科相互交叉,相互滲透的系統科學工程.（2）強調OA系統是以計算機技術為核心的現代信息技術的系統集成,使用的是先進的科學技術和現代化辦公設備,這些技術和設備被用于信息的交流和管理,以實現科學管理與決策,所以它是現代信息社會的主要標志之一.（3）強調OA系統是一個由辦公人員和辦公設備構成的人機信息系統,具有很強的信息處理功能.它包括:信息的采集,加工,傳遞和存儲等環節.它應該是對文字,語音,數據和圖形,圖像等多媒體信息一體化的處理過程,能把基于不同技術的辦公設備(如計算機,打印機,傳真機等)用網絡連成一體,將文字處理,語音處理,數據處理和圖像視頻處理等功能集成在一個系統中,使辦公室具有綜合處理這些信息的能力.（4）OA系統的任務是盡可能有效地利用信息資源,向多級辦公人員及時提供所需信息,提高工作效率和質量,進行輔助決策,提高辦公效率,改進辦公質量,以求得良好的社會和經濟效益,達到既定的工作目標.所以,提高效率和改進質量是辦公自動化的目的.3.2辦公自動化的分類①基本型辦公自動化系統。以處理公文文件類型的信息為主，主要完成基本的辦公事務處理和行政事務處理。②管理型辦公自動化系統。它是在基本型辦公自動化系統的基礎上，增加了支持加工、處理、控制軍事信息或社會信息活動的管理信息系統的辦公系統。③綜合型辦公自動化系統。它是在上述系統的基礎上，增加了輔助決策的功能，以實現辦公業務綜合管理自動化。3.3辦公自動化的主要功能①文字處理。辦公業務中最大量的工作是文字處理，包括對中外文字進行編輯、排版、存儲、打印和文字識別等功能。②數據處理。包括數值型和非數值型辦公信息的處理。③資料處理。包括對各種文檔資料進行分類、登記、索引、轉存、查詢和檢索等。④行政事務處理。包括機關本身的行政業務，如人事、工資、財務、營房、基建和辦公用品等的管理。⑤圖形、圖像處理。包括對圖形和圖像的輸入、編輯、存儲、檢索、識別和輸出等。⑥語音處理。包括語音的輸入、存儲和輸出，語音識別和合成以及語音和文字之間的轉換等功能。⑦網絡通信。網絡通信技術是實現辦公自動化的關鍵技術之一。它可以溝通系統內部各部門之間的聯系,實現信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動化系統的資源，同時便于和外界的信息聯系。⑧其他。如信息管理、輔助決策、專家系統等功能。一個辦公自動化系統的建立，其功能和規模視其目標而定，并根據不同的技術要求配置相應的各種功能設備和軟件。辦公自動化是一項軍民通用的綜合性技術，在軍事領域中應用，其可靠性、保密性、安全性和實時性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息綜合處理能力更強，廣泛應用于軍事機關辦公、軍事訓練、作戰指揮、后勤保障等各個方面。3.4實施辦公自動化的原則3.4.1實現辦公規范化和制度化絕大多數中小企業由于辦公自動化起步較慢，大多數還停留在使用沒有聯網的計算機和MSOffice系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現規范化和制度化。因此，中小企業建立辦公自動化系統就是要使辦公方式規范化和制度化。即企業辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業務，使企業內部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作；同時又能實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據；從而提高效率，增強企業的競爭力，使企業能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發展壯大。3.4.2管理多種數據類型中小企業規模較小，但其辦公自動化信息系統所包括的范圍應該是整個日常辦公和部分企業業務。因此，其數據量相對大企業、大公司雖然比較少，但是其數據類型并不會比大企業、大公司少，不僅包括日常辦公所產生的各種數據，還要包括業務辦公所產生的各種數據，有些中小企業業務數據涉及大量的圖形數據；這些數據既有規范的、結構化數據又有不規范的、非結構化數據，中小企業辦公自動化信息系統就是要科學地管理這些各種類型的數據，實現各種數據的"無縫"聯接，保障數據的一致性和安全性。3.4.3系統設計的先進性辦公自動化系統應在開發出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統的先進水平，這樣才能使系統在建成后一段時間內，不會因技術的落后而需要大規模的調整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統的先進性。同時要求系統對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。因為中小企業從經濟實力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時間內對系統進行全面升級；另外，大多數中小企業經營規模經常變化、人員經常流動。系統應能夠適應企業的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。3.5發展策略根據辦公自動化建設的現狀及存在的問題，為使我國企業辦公自動化建設走上健康快速的發展軌道，企事業單位在組織實施方面應注意以下幾個問題：

1、選對合作伙伴。強強聯合，有利于開發水平的提高、開發周期的縮短，避免低水平的重復，少走彎路，提高產品的競爭能力。因此在組織實施辦公自動化前，應先考察一下所選開發商的資質、技術水平。

2、技術選型符合發展潮流。選擇與世界發展潮流相吻合的技術，技術的標準化程度要高，開放性要好，擴展性強，采用B/S思路，系統維護升級方便。

3、功能模塊實用為主。有些軟件廠商，為了提高軟件的價格，采取了以“大”充好的策略，不管客戶實際需求怎樣，奉行模塊多就要收高價的策略。而在實際應用中，常用的模塊只有幾個。

4、系統設計符合國情。考慮到我國辦公自動化的現狀，在設計上應采用生命周期法和快速原形法相結合，在已有的產品基礎上，以采用快速原形法為主，先推廣，后調研，進行二次開發。

5、組織實施領導支持。以知識管理為核心的第三代辦公自動化，其目的是把企業長期保存下來的信息資源，連同專家、知識員工積累的實踐經驗和創新思想進行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企業了解自己擁有哪些獨特的知識，以及如何利用這些知識來進一步發展、壯大。實施辦公自動化，必將與傳統的工作模式有所沖突，這就涉及到改革問題，因此需要領導大力支持,率先使用。

6、普及培訓落實應用。辦公自動化系統涉及的部門較廣，必須以各相關部門能夠正常使用為前提條件，通過提供多種形式的培訓和提供使用手冊等方式幫助使用人員盡快掌握操作方法，可使系統早日得到推廣使用。3.6實施過程辦公自動化系統涉及到單位各個部門，實施起來有一定的難度，可將實施過程分為以下幾個階段，每個階段的工作分重點逐步開展：3.5.1系統需求調研階段。辦公自動化系統雖然有開發期短、見效快的特點，但仍建議不要急于進行實施，在推廣前進行細致的需求調研工作對系統推廣大有幫助。對各相關部門進行需求調研，在調研過程中仔細聽取和記錄各部門提出的需求、建議和意見，了解人員的想法，確定系統要投入使用的主要功能模塊，落實功能模塊的責任部門、責任人，調研結束后，將調研結果仔細整理歸檔，并提交給用戶確認，直到得到了用戶以及相關負責人的認可。

經過與各個部門的走訪和初步溝通，能夠了解到各部門辦公方面最迫切的需求，并在調研的過程中把辦公系統的主要功能做簡單介紹，使各部門對辦公自動化有一定的了解，在開始推廣前就得到各部門的初步認可，充分調動使用系統的積極性。3.5.2系統開發階段。調研結束后，開始進入系統的開發階段，主要進行工作如下：第一、基于調研結果以及各功能模塊的工作量大小，制定《總體開發實施方案》，將一些主要模塊如個人辦公、公文系統、信息總匯、公務系統作為首要的開發模塊，并制定相關的培訓和實施方案，為工作的進一步開展奠定基礎。第二、根據開發實施方案，對各主要模塊進行仔細的開發工作，同時，組織相關人員對已實現基本功能的模塊進行仔細和全面的測試，對個人辦公系統中的主要模塊，如郵件系統、日程安排、通訊錄、出差管理和企業論壇、信息總匯進行反復的測試，并將測試時發現的問題總結提交給開發人員進行修改和完善，然后將修改后的結果做進一步測試，直到問題解決為止。第三、在對公文系統、公務系統的基本功能實現以后，組織幾次小范圍的培訓工作，針對各模塊的主要使用部門，在培訓的同時，向參加培訓的人員進一步了解了模塊的操作要求以及功能的細化等，并整理成文提交確認，再對各相關模塊進行進一步完善。第四、組織協調各部門的計算機管理員（計算機應用比較熟練的人員）進行系統使用培訓。此次培訓的主要內容為各模塊功能介紹以及主要模塊的使用等。這次培訓是一次普及性的培訓，通過各部門計算機應用比較熟練的人員，帶動各部門開始接觸辦公自動化系統，使其作為一種新鮮工作方式的代表獲得廣泛的關注，為系統投入正式運行做好了鋪墊。3.5.3系統試運行階段。系統的試運行階段，正常情況下，電子郵件、信息發布等模塊運行情況良好，使用人員越來越多，范圍越來越廣泛。在此基礎上，可征集各部門在使用中出現的新的使用需求，增加部分功能模塊的深化應用。

此階段可以組織進行系統的進一步推廣使用培訓，組織和協調整個企業范圍內的職工參加培訓，詳細講解和介紹了系統的各功能模塊的操作方法和使用規范，為系統的正式運行奠定基礎。3.5.4系統正式運行階段和系統完善階段。系統進入了正式運行階段，此階段系統中各模塊的功能已基本實現，且運行情況良好，大多數系統已正式啟用、各模塊基本都落實到具體的人員。辦公自動化系統整體運行情況越來越好，各功能模塊基本能夠正常發揮在系統中各自的作用。有些具有一定應用難度的模塊，如公文流轉、部門業務流轉，可視各部門接受的情況，把一部分工作流程正式轉移到系統中來，并通過制度、規定的配合明確模塊的功能和在系統中應用的程度。辦公自動化系統的應用是不斷深入的。隨著人員應用水平的不斷提高，對系統的要求會越來越高，可隨著應用逐步擴展新的功能。

第四章辦公自動化的前景與展望4.1辦公自動化的前景辦公自動化是信息化的基礎，隨著信息技術的飛速發展，國內辦公自動化市場也存在著巨大的發展潛力。就像當年信息管理系統(MIS)與企業資源規劃(ERP)歷經十余年的發展才漸趨成熟一樣，今后數年將是辦公自動化發展的黃金時期。當年政府大力倡導的辦公自動化如今已經進入平穩起步、大范圍實施的階段。各級政府與企業部門經過幾年的苦心修煉，基本上已經完成與IT有關的硬件基礎設施的建設，為辦公自動化項目的啟動鋪平了道路。作為提高企事業單位辦公管理的基礎平臺，近年來，辦公自動化系統逐步得到廣大企事業單位的重視，大家紛紛著手構建適合于自身應用特色的辦公自動化系統，通過辦公自動化系統的成功推廣，逐步提高企事業單位的工作效率，提升管理質量，更好地向國際接軌。面對已經到來的知識經濟和我國加入WTO后所帶來的更廣闊的市場空間與更激烈的市場競爭，企事業單位對辦公自動化系統更加寄予厚望。國內辦公自動化系統從最初的提供面向單機的輔助辦公產品，發展到今天的可提供面向企業級應用的大型協同工作產品。隨著計算機互聯網技術的發展，如何將群件平臺、分布式應用、三層計算模式及網絡等眾多技術集成在一起，是辦公自動化系統發展的趨勢。從發展方向上看，我國的辦公自動化應該實現數字化辦公。所謂數字化辦公，就是幾乎所有的辦公業務都在網絡環境下實現。辦公自動化建設的本質是提高決策效能。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。目前看來，全面實現數字化辦公還有一定的距離，首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，使現有管理體制發生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，要想改變這些尚需時日。盡管如此，全面實現數字化辦公是辦公自動化發展的必然趨勢。隨著計算機技術的發展，未來的辦公還可以利用視頻會議、遠程教學等先進手段，在更廣泛的范圍內拓展人們獲取知識的渠道，促進知識經濟的發展。近來，隨著技術的不斷進步和市場的進一步需求，電子商務和電子政府已日益成為國內外企事業單位和商家關注的熱點。未來的辦公將在這股電子化大潮中扮演重要的角色。4.2我國辦公自動化系統的展望智能化辦公、無紙化辦公的呼聲在國內企業內部越來越高，特別是隨著計算機和網絡技術的日新月異發展，產生了許多計算機應用軟件，為各個企業機構利用軟件群件技術聯合協同工作提供了良好的智能化辦公的環境。隨著計算機信息技術、網絡通訊及電視、電話、傳真等高新技術的發展，人與人之間的聯系變得更為緊密，工作節奏也日益加快，如何使信息得到更大程度的共享，如何更進一步提高工作效率，人與人之間如何完美協同工作等一系列問題日益受到人們的重視，于是對辦公自動化系統就提出了更高的要求，要求辦公自動化系統進一步發展成為辦公信息系統(OfficeInformationSystem，簡稱OIS)。這樣不僅可以滿足面向辦公者的通常意義上的繁瑣事務處理，而且還能提供面向決策者的決策支持、專家咨詢等智能服務，實現行政機關的辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化，為管理人員辦公和領導決策提供服務。

(1)我國未來企業辦公自動化系統的功能和特點從我國企業辦公自動化建設和應用情況初步調查來看，我國未來企業辦公自動化系統將以知識管理為核心，具體呈現以下功能和特點：第一，具備強大的數據信息處理功能。面向知識管理的辦公自動化系統將集成各種信息數據，這些數據不僅包括電子郵件信息，而且還包括文件系統中的文件、傳統的關系型數據庫數據、數據倉庫中的數據，以及互聯網上的各類數據。第二，具備多種共享方式和強大共享能力。充分利用各種協同工作手段，包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具，提供在線及時共享等，除此之外，還將提供不同層面的信息共享方式，包括移動通訊設備的支持、手機的WA