PAGE漢能集團管理制度檔案管理制度制度代碼版本實施日期主編單位批準人HNKG-ZD-XZ-03V220行政管理中心李河君說明：目錄TOC\o"1-1"\h\z\u第一章總則 1第二章檔案管理辦法 1第三章檔案管理流程 2第四章獎勵與處罰 4第五章附則 4附件1：集團檔案管理流程圖 5附件2：存檔登記臺賬 6附件3：文檔使用登記臺賬 7附件4：文檔清單 8附件5：文檔管理評審表 9附件6：數碼照片文件目錄 10附件7：視頻文件目錄 11漢能集團管理制度檔案管理制度（HNKG-ZD-XZ-03）V2PAGE11第一章總則第一條為加強檔案管理，維護集團檔案的完整與安全，避免泄密和文檔遺失，充分發揮檔案在集團管理工作中的作用，更好的促進檔案工作為集團各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，結合集團實際，制定本制度。第二條集團檔案是指在工程建設、科研、生產、管理等各項活動中,直接形成的具有保存利用價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條集團檔案工作實行統一領導分級負責，各單位負責人為本單位檔案第一責任人。集團檔案管理部負責對集團文檔歸檔單位資料的形成、積累和歸檔工作進行指導、監督，文檔歸檔單位負責本單位形成文檔的收集、積累和歸檔工作。第四條檔案收集、積累、歸檔工作納入各歸檔單位績效考核。第五條各單位有價值的文檔必須異地備份。第六條本制度適用于集團各類檔案的管理。第二章檔案管理辦法第七條檔案分類（一）按保密等級為標準，分為：絕密文檔、機密文檔、秘密文檔、普通文檔，其中前三種屬保密文檔；（二）按發布范圍為標準，分為：公共文檔、定向外發文檔、定向內部文檔；（三）按文檔來源為標準，分為：外部文檔、內部文檔；（四）按保留單位為標準，分為：集團文檔、單位文檔、個人文檔；（五）按文檔內容為標準，分為：文書檔案、技術文檔、專門檔案等；（六）按文檔載體為標準，分為：紙張文檔、聲像檔案和電子文檔等。第八條檔案管理單位（一）行政管理中心：管理集團中除財務部、金融部、審計部、人力資源部專門檔案之外的集團文檔和保密文檔。（二）財務部：管理集團有關財務的專門檔案。此類文檔仍屬集團文檔類，應與部門文檔分別管理。（三）金融部：管理集團有關金融的專門檔案。此類文檔仍屬集團文檔類，應與部門文檔分別管理。（四）審計部：管理集團有關審計的專門檔案。此類文檔仍屬集團文檔類，應與部門文檔分別管理。（五）人力資源部：管理集團有關人事檔案的專門檔案。此類文檔仍屬集團文檔類，應與部門文檔分別管理。（六）各部門、下屬公司、個人：分別管理屬單位文檔、個人文檔范疇的文檔。第九條檔案管理工具檔案管理工具包括：（一）《存檔登記臺賬》（附件2）（二）《文檔使用登記臺賬》（附件3）（三）《文檔清單》（附件4）（四）《文檔管理評審表》（附件5）（五）《數碼照片文件目錄》（附件6）（六）《視頻文件目錄》（附件7）第三章檔案管理流程第十條存檔管理（一）各單位報送集團總部的或對集團其他部門發送的文檔需報行政管理中心備案存檔。（二）各單位獲得的新文檔應及時登錄《存檔登記臺賬》，然后再根據文檔屬性進入集團文檔或單位文檔的保管、使用程序，保證文檔流轉程序的統一性。（三）各類文檔的使用應在《文檔使用登記臺賬》登記。（四）文檔使用包括：原件借閱、復印借閱、復印發送、原件轉移。復印發送、原件轉移需要核定使用單位是否有權保留；原件借閱和復印借閱兩種形式都要求到期歸還；復印借閱的文檔，歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復印件。（五）屬于借閱的，應限期歸還。（六）需要移交或發送其他單位的文檔，應及時移交或發送。（七）為便于登記，可使用《文檔清單》作為成套文檔總目錄，并同時歸檔。在使用過程形成的《文檔清單》，在文檔歸還時一并歸還，并視作使用記錄與該文檔并檔保存。（八）文檔送交單位或個人可預定文檔密級，文檔管理單位可提升文檔密級。（九）保密文檔必須移交集團文檔管理部門。除相應集團文檔管理單位外，任何單位不得保留絕密文檔。（十）各類文檔均應加蓋密級印章，標明其保密等級。檔案密級按“普通、秘密、機密、絕密”的順序提高，檔案管理單位只能提升送交單位預定的密級。（十二）除原件轉移外，普通文檔的使用無需批準。（十三）無保留權限的任何單位和個人，不得以任何形式保留原件或復印件。第十一條文檔銷毀（一）集團文檔的銷毀，由集團文檔管理部門提出可銷毀文檔的《文檔清單》，經與該文檔相關的單位及主管領導確認后，經董事局主席批準執行。《文檔清單》需在相應文檔管理部門存檔。（二）單位文檔的銷毀，由該單位提出可銷毀文檔的《文檔清單》，經與該文檔相關的主管領導批準后執行。《文檔清單》需在該單位存檔。（三）文檔銷毀時需有監銷人監督執行。集團文檔的監銷人需副總裁或以上級人員擔任。（四）本制度中對單位文檔的監銷人資質不作強制要求。第十二條管理評審（一）集團文檔及單位文檔的管理單位負責人，應每年對文檔管理進行評審，評審結果納入相關人員績效考核。自檢評審資料作為單位文檔存檔。（二）文檔管理評審的主要內容：資料收集整理工作與項目的同步性；資料借閱、交接手續規范性；資料的完整、準確性；資料保存的安全性等。根據文檔管理評審結果，對文檔管理中的缺陷進行糾正。（三）集團每兩年進行一次檔案管理工作評審，評審分為集團部門、在建工程、生產銷售、電站運營四類，分別從檔案基礎管理工作；檔案的完整性、準確性、系統性；檔案安全三個大的方面進行評審。第四章獎勵與處罰第十三條在檔案收集、管理和利用；保護檔案安全做出突出成績；對檔案研究做出突出貢獻；同違反檔案法律、法規行為作斗爭等表現突出的單位和個人予以表彰或獎勵。第十四條未按要求履行本制度的人員、單位，將根據其違規性質和造成的不良后果嚴重程度，予以處罰、賠償損失直至追究其法律責任。第五章附則第十五條各類文檔分類辦法和具體內容請參考HNKG-ZD-(XZ-03)-01《文檔管理制度條文說明》。第十六條集團總部及水電項目文書文檔編號、歸檔規則請參考細則HNKG-ZD-(XZ-03)-02《文書檔案立卷規則》。第十七條水電工程檔案立卷及管理方法請參考細則HNKG-ZD-(XZ-03)-03《水電工程檔案立卷規則》。太陽能光伏產業立卷及歸檔管理方法請參考HNKG-ZD-(XZ-03)-04《太陽能光伏產業項目文件立卷歸檔管理辦法》。第十八條本制度由行政管理中心負責制定、解釋和修改。第十九條本制度由集團總裁執行委員會審核，董事局主席批準。第二十條本制度自發布之日起實施。附件TOC\o"3-3"\h\z\t"樣式1,1,樣式4,1,樣式5,2"附件1：集團檔案管理流程圖附件2：存檔登記臺賬附件3：文檔使用登記臺賬附件4：文檔清單附件5：文檔管理評審表附件6：數碼照片文件目錄附件7：視頻文件目錄附件1：集團檔案管理流程圖各單位各單位將接收、或產生的新文檔，登錄《存檔登記臺賬》。各單位使用《文檔使用登記臺帳》，將需要歸檔的文檔歸檔到有關單位財務部接收財務專門檔案，歸檔管理金融部接收金融專門檔案，歸檔管理審計部接收審計專門檔案，歸檔管理人力資源部接收人事專門檔案，歸檔管理行政管理中心接收除財務、金融、審計、人事專門檔案之外的集團文檔和保密文檔，歸檔管理檔案管理部門每年進行一次文檔管理自評，根據評審進行缺陷糾正。集團集團每兩年對各檔案管理單位進行一次檔案管理評審。檔案管理單位填寫《文檔清單》，列明應銷毀文檔，獲得相關單位、主管領導確認后，經董事局主席批準執行。各單位在文檔管理部門的《文檔使用登記臺賬》登記，并經相關領導批準，獲得借閱、復印、保留、發送權

附件2：存檔登記臺賬存檔登記臺賬（文檔特性）使用單位： 第頁序號文檔題名送檔單位數量接收日期檔案狀況簡要說明案卷編號備注

附件3：文檔使用登記臺賬文檔使用登記臺賬（文檔特性）使用單位： 第頁序號文檔題名案卷編號密級原件借閱復印借閱原件轉移復印發送數量經辦日期限還

日期批準人經辦人歸還

日期歸還

簽字備注注：1、各單位可根據需要增加欄目，改變頁面形式。2、如有《文檔清單》，需在“文檔題名”欄注明，并列出其中一個主要文檔的名稱。3、在“原件借閱”欄、“復印借閱”欄、“原件轉移”欄、“復印發送”欄的其中一欄填“是”或“√”表示使用性質。4、“文檔特性”處：填寫“集團文檔”，或“單位文檔”，并可標明文檔種類，如：“集團文檔——合同”，或“單位文檔——項目文檔”等。

附件4：文檔清單文檔清單發送單位： 第頁共頁密級：絕密□機密□秘密□普通□（按文檔中的最高密級確定）用途：送交□登記□原件借閱□復印借閱□復印發送□原件轉移□銷毀□臺賬中序號：經辦日期：經辦人或銷毀申請人簽字：接收人或銷毀執行人簽字：批準人簽字：監銷人簽字：備注：序號文檔題名數量案卷編號附件5：文檔管理評審表文檔管理評審表單位：第頁共頁評審人簽字：評審日期：評審表接收簽字：評審表接收日期：項目缺陷建議糾正措施糾正結果檔案基礎管理制度執行；檔案收集整理與項目同步性；檔案人員配備及考核；檔案資料整理、移交、借閱規范性等檔案的完整準確系統性歸檔文件材料門類、載體齊全性檔案安全檔案庫房安全性及設備配備情況；檔案裝具；檔案文件材料耐久性等其他注：評審項目具體內容可參考《漢能控股集團檔案檢查評價表》中集團總部、在建項目、運營項目各不同要求進行評審。附件6：數碼照片文件目錄數碼照片文件目錄單位：照片號拍攝時間拍攝地點主要人物事由背景攝影者備注注：1、歸檔的數碼照片應是用數字照相機直接拍攝形成的原始圖像文件。2、拍攝時間：指數碼照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字表示，如20101001。3、攝影者：拍攝數碼照片的個人或單位。4、歸檔的數碼照片應為JPEG或TIFF格式，單張數碼照片文件分辨率應在1280*960以上。5、對同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔；反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張。附件7：視頻文件目錄視頻文件目錄單位：視頻文件號攝影時間攝影地點主要人物事由攝影者存儲格式備注注：1、歸檔的視頻文件應是直接拍攝形成的原始圖像文件。2、拍攝時間：指視頻拍攝時間，用8位阿拉伯數字表示，如20101001。3、攝影者：視頻拍攝的個人或單位。4、視頻存儲格式：按照規范要求，視頻文件標準存儲格式為：MPEG、ＡＶＩ二種標準格式。5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187