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篇一：英文商務(wù)信函寫作格式

英文商務(wù)信函寫作格式英文信函分為混合式和齊頭式。

混合式：每一段的首行縮進(jìn)兩格。落款在信末中間靠右下的位置。

齊頭式：信的所有內(nèi)容都靠左，段與段之間空一行。

英文信函的習(xí)慣用法，由以下幾個(gè)方面組成：

(1)信頭Theheading

信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、主管人姓名等。通常情況下，公司都會(huì)專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。

(2)編號(hào)和日期Thereferencenumberandthedate

方便以后查信使用。Yourref:（你方編號(hào)）ourref:（我方編號(hào)）

日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年；美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個(gè)字母要大寫，也可用縮寫。比如may，1998(美式寫法)；1，may，1998(英式寫法)。

(3)信內(nèi)地址Theinsideaddress

與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

書(shū)寫收信單位名稱時(shí)，應(yīng)特別尊重對(duì)方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如company與co.之間不能互換，否則會(huì)被認(rèn)為是不禮貌的行為。收信人地處的書(shū)寫格式與信封相同。

(4)稱謂Thesalutation

在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dearsirs”；稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用madams，Ladies；無(wú)具體收信人姓名用Dearsirormadam稱呼收信者。

收信人是個(gè)人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂，如mr.(先生)，mrs.(夫人)，miss(小姐)，hon(用于稱呼市長(zhǎng)、部長(zhǎng)、大使等)，pres.(總經(jīng)理、會(huì)長(zhǎng)、總統(tǒng)等)，prof.(教授)等等。

(5)開(kāi)頭語(yǔ)Theopensentences

開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明目的要求。開(kāi)頭語(yǔ)一般與正文分開(kāi)，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。

(6)正文Thebodyoftheletter

正文的地位和內(nèi)容與中文書(shū)信相同。在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書(shū)寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

(7)結(jié)尾語(yǔ)Theclosingsentences

結(jié)尾語(yǔ)一般用來(lái)總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如“希望來(lái)信來(lái)函定貨”，“答復(fù)詢問(wèn)”

等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語(yǔ)。

(8)結(jié)束語(yǔ)Thecomplimentaryclose

英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：

YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者為個(gè)人，則常用：Yourssincerely，sincerelyyours等。需要注意的是，結(jié)尾的謙稱后必須加逗號(hào)。

(9)簽署Thesignature

簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結(jié)尾謙稱下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章，用印章的話，說(shuō)明該信件并非本人親自過(guò)目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認(rèn)，在簽名下還應(yīng)打印姓名，有時(shí)還將職銜一并打印。常見(jiàn)的職銜有：

chairmanoftheboardofdirectors(董事長(zhǎng))，president或genera1manager(總經(jīng)理)，Director(董事)，standDirector(常務(wù)董事)，manager(經(jīng)理)，headofDepartment(職員)，manageress(女經(jīng)理)，

headofaDepartment(處長(zhǎng))，sectionchief(科長(zhǎng))等。

需要指出的是，寫信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時(shí)，應(yīng)在結(jié)尾謙稱下打印出全部大寫的企業(yè)單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個(gè)人身份寫的，信由所述事宜均由企業(yè)單位負(fù)責(zé)。

（10）、附件enclosure

如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明encl.或enc.。

例如：

encls:2Invoices

enc.:1b/Lading

(11)其它

商業(yè)信函除上述內(nèi)容外，還經(jīng)常遇到以下情況：

①寫信人提請(qǐng)對(duì)方特定人員注意時(shí)，可在信內(nèi)姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側(cè)說(shuō)明，并加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃?rùn)M線表示。

②寫信人為使對(duì)方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內(nèi)列出“事由”項(xiàng)，記在信文的上方，并在subject底下劃?rùn)M線，以提醒對(duì)方注意。

③為便于商業(yè)信函留存查閱并分清責(zé)任，書(shū)信下部注有發(fā)信人及打字員姓名的第一個(gè)字母，位于署名下兩行的左下方。

④為說(shuō)明信所附附件，便于收信人清點(diǎn)，可在發(fā)信人及打字員姓名的字母下行加注。

⑤如信文寫完后需要補(bǔ)充一點(diǎn)，或加附與信文主題無(wú)關(guān)的簡(jiǎn)短內(nèi)容時(shí)，可在信文末尾附件下加附言，用p.s.(postscript的縮寫)引導(dǎo)。

對(duì)國(guó)外商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)信函的結(jié)構(gòu)格式舉例如下：

日期may,20,1998,收信人machssuccesstoyourexcellentdistributionnetworkwhichhasservedhimforseveralyears.weneedanorganizationlikeyourstolaunchourproductsintheuK.ourteachingaidscoverthewholefieldofprimaryeducationinallsubjects.ourpatented‘matrix’mathapparatusisparticularlysuccessful.YoumayhavereservationsaboutAmericanteachingaidssuitingyourmarket.Thisisnotaproblemsincewehaveacompleterangeofbritishenglishversions.Iencloseanillustratedcatalogueofourbritishenglisheditionsforyourinformation.pleaseletmehaveyourreactionstothematerial.IshallbeinLondonduringthefirsttwoweeksofoctober.perhapswecouldarrangeameetingtodiscussourproposal.本用初參觀哈洛加特玩具交易會(huì)時(shí)有幸與

教育玩具股份有限公司的道格拉斯·蓋齊先生一談，提及本公司正物色代理人推廣教學(xué)器材一事。蓋齊先生贊揚(yáng)貴公司積極推廣產(chǎn)品，不斷推出新的推銷方法，并把其公司的成就歸于貴公司完善的經(jīng)銷網(wǎng)絡(luò)。貴公司的經(jīng)驗(yàn)，正能替本公司在英國(guó)經(jīng)銷產(chǎn)品。本公司生產(chǎn)初級(jí)教育各學(xué)科的教育器村、專利產(chǎn)品梅特里克教學(xué)器材更傲視同儕。除美國(guó)教學(xué)器材外，亦備有全套英式英語(yǔ)版教材，適合當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)，貴公司無(wú)需憂慮切合市場(chǎng)需求。現(xiàn)附上配有插圖的英式英語(yǔ)版教材目錄，盼抽空細(xì)閱，并賜知寶貴意見(jiàn)。本人擬于10月頭兩星期前往倫敦，未知能否安排會(huì)面，就以上建議作一詳談?此致敬禮

7.邀請(qǐng)參觀貿(mào)易展覽會(huì)

manythanksforyourletterandenclosuresof12september.wewereveryinterestedtohearthatyouarelookingforanuKdistributorforyourteachingaids.wewouldliketoinviteyoutovisitourbooth,no.6,atnextmonthsLondonToyFair,atearlscourt,whichstartson2october.Ifyouwouldliketosetupanappointmentduringnonexhibithallhourspleasecallme.Icanthenarrangeforoursensorstafftobepresentatthemeeting.welookforwardtohearingfromyou.多謝9月12日的來(lái)信和附件。獲悉貴公司有意物色英國(guó)銷售商推廣教學(xué)輔助設(shè)備，甚感興趣。本公司將于10月2日于厄爾大樓舉行的聳敦玩具商品交易會(huì)上展示產(chǎn)品，誠(chéng)邀貴公司派員參觀設(shè)于46號(hào)之?dāng)偽弧Ｈ缒馨才庞诜钦钩鰰r(shí)間面談，煩請(qǐng)電復(fù)。定必委派高層人員赴會(huì)。本公司深知貴公司產(chǎn)品精美質(zhì)優(yōu)，希望能發(fā)展互惠之業(yè)務(wù)。特此奉告，并候復(fù)音。

8.與過(guò)去有貿(mào)易往來(lái)的公司聯(lián)系

weunderstandfromourtradecontactsthatyourcompanyhasreestablisheditselfinbeirutandisonceagaintradingsuccessfullyinyourregion.wewouldliketoextendourcongratulationsandofferourverybestwishesforyourcontinuedsuccess.beforethewarinLebanon,ourcompanieswereinvolvedinalargevolumeoftradeinourtextiles.weseefromourrecordsthatyouwereamongourbesttemcustomers.weverymuchhopethatwecanresumeourmutuallybeneficialrelationshipnowthatpeacehasreturnedtoLebanon.sincewelasttraded,ourlineshavechangedbeyondrecognition.whiletheyreflectcurrenteuropeantasteinfabrics,someofourdesignsarespecificallytargetedatthemiddleeasternmarket.Asaninitialstep,Iencloseourillustratedcatalogueforyourperusal.shouldyouwishtoreceivesamplesforcloserinspection,wewillbeveryhappytoforwardthem.welookforwardtohearingfromyou.從同行中獲悉貴公司貝魯特復(fù)業(yè)，生意發(fā)展迅速。得聞喜訊，不勝歡欣。謹(jǐn)祝業(yè)務(wù)蒸蒸日上。黎巴嫩戰(zhàn)事發(fā)生前雙方曾有多宗紡織品交易；貴公司更是本公司十大客戶之一。現(xiàn)今戰(zhàn)事平息，亟盼能重展雙方互惠的業(yè)務(wù)聯(lián)系。自上次合作至令，產(chǎn)品款式變化極大。除了有迎合歐洲人口味的款式這外，亦有專門為中東市場(chǎng)而設(shè)計(jì)的產(chǎn)品。現(xiàn)奉上配有插圖的商品目錄供初步參考。職需查看樣本，還望賜知。

9.確認(rèn)約會(huì)

Iwouldliketoconfirmourappointmenttodiscussthepossibilityofmergingourdistributionnetworks.Iamexcitedoftheprospectofexpandingourtrade.Asagreed,wewillmeetofourofficeinbondstreetat9.30a.m.onmonday20march.Ihavescheduledthewholedayforthemeeting.Ifforanyreasonyouareunabletoattend,pleasephonemesothatwecanmakealternativearrange

ments.pleaseletmeknowifyouwouldlikeourofficetoarrangehotelaccommodation.Ilookforwardwithgreatpleasuretoourmeeting.承蒙拔冗講討論合并雙方銷售網(wǎng)，以擴(kuò)大貿(mào)易發(fā)展范圍，深感興奮。現(xiàn)特修函確定會(huì)議日程。謹(jǐn)于3月20日星期一在邦德街辦公室候教，請(qǐng)貴公司代表于當(dāng)日早上9時(shí)蒞臨指導(dǎo)。若因故未能抽空出席，煩請(qǐng)致電告知，以便另行安排會(huì)晤。未知是否需代為安排旅館膳宿?請(qǐng)盡早賜知，以便早作準(zhǔn)備，款待貴客。謹(jǐn)此預(yù)祝會(huì)談成功。

10.感謝客戶訂貨

gillette-burnsco.322gleenwoodstreetgleveland5,ohioglentlemen:Thankyouforyourorderno,464of20september.Themodelsyouselectedfromourshowroomwentouttodayundermypersonalsupervision.Thepackageisbeingairfreghtedtoyouonswissair.Therelevantdocumentationisenclosce.Ienjoyedmeetingyiuandhopethatthisorderrepresentsthebeginningofalongandprosperousrelationshipbetweenoiurcompanies.Thenexttimeyouvisitus,pleaseletmeknowinadvancesothatIcanarrangealuchforyouwithourderectors.sincerelyyours謝謝9月20日第464號(hào)定單。今天我已新自監(jiān)督發(fā)送您自展覽室挑選的產(chǎn)品。該產(chǎn)品隨附有關(guān)文件經(jīng)瑞士航空公司運(yùn)送。很榮幸與你會(huì)面，衷心希望是次定單能加強(qiáng)雙方的關(guān)系。下次到訪前，煩請(qǐng)賜知，俾能安排與本公司董事共進(jìn)午餐。

11.向長(zhǎng)期客戶推銷新產(chǎn)品

Iencloseanillustratedsupplementtoourcatalogue.Itcoversthelatestdesignswhicharenowavailablefromstock.wearemostgratifiedthatyouhave,forseveralyeas.Includeaselectionofourproductsinyourmail-ordercatalogues.Theresultingsaleshavebeenverysteady.webelievethatyouwillfindournewdesignsmostattractive.Theyshouldgetaverygoodreceptioninyourmarket.onceyouhavehadtimetostudytheupplement,pleaseletusknowifyouwouldliketotakethematterfurther.wewouldbeveryhappytosendsamplestoyouforcloserinspection.Foryourinformation,weareplanningarangeofclassicalenglishdinnerserviceswhich,shoulddowellinthenorthAmericanmarket.wewillkeepyouinformedonourprogressandlookforwardtohearingfromyou.隨函寄奉配有插圖的商品目錄附頁(yè)，介紹最新設(shè)計(jì)的產(chǎn)品。貴公司的郵購(gòu)目錄多年來(lái)收錄本公司產(chǎn)品，產(chǎn)品銷售成績(jī)理想，特此致以深切謝意。最新設(shè)計(jì)的產(chǎn)品巧奪天工，定能吸引顧客選購(gòu)。煩請(qǐng)參閱上述附頁(yè)，需查看樣本，請(qǐng)賜復(fù)，本公司樂(lè)意交勞。本公司現(xiàn)正設(shè)計(jì)一系列款式古典的英國(guó)餐具，適合北美市場(chǎng)需求。如感興趣，亦請(qǐng)賜知。愿進(jìn)一步加強(qiáng)聯(lián)系，并候復(fù)音。

12.為商貿(mào)指南兜攬廣告

Thankyouforyourbusiness.Youarecurrentlyrepresentedinourdirectory.ThisistheonlydirectoryofitskindwhichreachesallcompaniesinthebuildingandconstructionindustryintheuK.Advertisinginourdirectorywasawisemoveonyourpart.wearecurrentlycompilinganeweditionofthedirectorywhichwillbepublishedinApril1995.Theneweditionwillbeexpandedtoincludemajormanufacturersofplumbingequipmentintheeuropeancommunity.Forpropercoverageinthedirectory,yououghttoappearinmorethanonecategory.Ifyoudooptforamultiplelisting,youwillbeabletobuyspaceinadditionalcategoriesathalfprice.Youcanbeassuredthatthen

eweditionwillbeonthedesksofallthemajordecisionmakersinthebuildingandhardwaretrades.pleasecompletetheenclosedformandreturnitwiththeappropriatefee.Thanksagainforyourbusiness.衷心感謝惠顧。貴公司商號(hào)已刊登在本公司的商貿(mào)指南中。該指南乃唯一覆蓋英國(guó)全部建筑公司的刊物，在此刊登廣告確是明智之舉。現(xiàn)下籌備1998年4月版的貿(mào)易批南，新版會(huì)羅列歐洲貢同體的主要鉛管業(yè)制造商。為達(dá)到出色的宣傳效果，貴公司宜考慮在不同類別刊登廣告。如蒙惠顧，除首個(gè)廣告外，其余類別的廣告將可獲半價(jià)優(yōu)惠。該指南將分送給所有建筑公司和五金器具公司主管。煩表填妥隨附表格，連同廣告費(fèi)用一并寄回。專此盼候佳音。

13.請(qǐng)求客戶作推薦人

Thankyouforyourletterof2november.wearedelightedtohearthatyouaretopleasedwiththerefurbishmentofyourhotel.Asyourknow.inourlineofwork,wedependongood,reportsaboutourprojectstowinfurtherbusiness.ourclientsalwaysshoparoundandlookforreferencesbeforecommittingthemselves.withyourpermission,wewouldliketouseyourhotelasareferencewhenwediscusssimilarrefurbishmentsinthehotelindustry.wouldyouagreetooursuggestingthatfutureclientsshouldcallyou?Itwouldalsobemosthelpfulifwecouldoccasionallybringaclienttolookatyourhotel.wewould,ofcourse,stayovernightatleast.Illcallyounextweektohearyourreaction.Thanksagainforyoukindwords.從11月2日的來(lái)函得悉閣下對(duì)貴飯店的整修感到滿意，此消息對(duì)本公司實(shí)是一鼓勵(lì)。設(shè)計(jì)行業(yè)重視聲譽(yù)，客人在選擇設(shè)計(jì)公司時(shí)必然會(huì)有所比較。如蒙允許，本公司欲請(qǐng)貴飯店作推薦人，證明有關(guān)整修的質(zhì)素。未知可否讓其他客戶來(lái)電垂詢?此外，如獲允準(zhǔn)間或聯(lián)同客戶前來(lái)參觀貴飯店整修，定必有莫大幫助。當(dāng)然，本公司會(huì)預(yù)訂房間，至少留宿一晚。

14.通知客戶價(jià)格調(diào)整

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