高校院系資料文獻資源平臺建設與管理研究

1院系已開展文獻資源和資料員的資源功能建設,但整體水平低下作為高校的三個主要支柱之一，圖書資料的建設在學校建設中發揮著不可替代的作用。因而加強院系資料室建設,提高院系資料室服務水平,對于加強學科建設具有極為重要的作用和意義。但是,據初步調查,我國高校院系資料室的服務水平還很難適應學科建設的需要。一是沒有搭建好文獻資源平臺。筆者曾調查的20所大學美術學院系資料室中有60%的院系沒有外文資料,45%的院系沒有網絡和電子閱覽室,50%的院系沒有復印設備;二是院系資料室資料員的服務水平急待提高。據調查,25所大學美術學院系資料員學歷結構偏低,大學本科20%,專科30%,中專及以下的50%;專業對口的只有20%,不對口的占80%;職稱結構也不盡合理,高級職稱的只有15%,中級職稱的40%,助理級及以下職稱的占45%。因此,加強院系資料室建設,提高院系資料室為學科建設服務的水平,必須搭建院系資料室文獻資源平臺,提高資料員的服務水平。2建設與維護學科發展的特殊現實需要相結合的加院系資料室建設,必須堅持以學科建設為重點,構建文獻資源平臺。具體說來,主要應做好以下幾項工作:第一,合理調整資料室館藏結構。院系資料室文獻收藏應具有專業性強、覆蓋面寬、動態性強、多載體的特點,以滿足攻讀博士、碩士學位對本專業文獻信息的需求,使教師在授課和科研過程中能不斷汲取情報信息,為高校培養人才和經濟建設服務。資料室的文獻資源建設應以本學科、本專業的需求為中心,根據專業性質、服務對象及學科發展趨勢來決定收藏的重點和范圍。為學科建設服務,文獻資料要做到重點學科全面系統收藏,相關學科選擇收藏,著重知識傳承和積淀的經典收藏,國內外主要流派以代表收藏,外文原版圖書收藏,本學科專用工具書和教學參考資料及本專業關系密切的學術會議資料、學位論文、書刊適當收藏。如我校美術學院現以設計專業為重點進行學科建設,并采取以學科促專業,以專業促學科的互動戰略,推動學科建設的發展。加強民族民間美術理論研究,突出我院辦學特色,構建美術理論與創作研究、美術教育學研究、民間美術理論與鑒賞、民族美術與裝飾繪畫研究、環境藝術理論與設計、視覺傳達藝術理論與設計等專業學術方向研究體系。由于我院地處信息較為閉塞的民族地區,必須充分利用少數民族地區豐富的民間文化資源優勢和少數民族師資資源,以本地域民族傳統文化底蘊為背景,突出民族特色和地域特色,將民族文化與現代藝術及現代美術很好地融合。資料室應根據這些學科方向,重點收集與學科建設相關的資料、學術專著、外文原版圖書、工具書、教學參考書等,其次還要通過各種渠道,利用各種手段,廣泛收集湘西和張家界地區的旅游地方文獻資料,同時,為了使館藏工藝品信息資源多樣化,不斷增加旅游工藝品VCD片、光盤等電子文獻的收藏,以促進美術學科建設。資料室沒有的文獻可通過查工具書、索引、網址、數據庫等方法幫助讀者找到,以此形成專業資料室的特色館藏。另外隨著信息技術的日益進步,圖書文獻正朝著電子化、數字化方向發展,出現了以印刷型文獻資源為主,電子光盤信息資源及網絡信息資源三者并存的格局。資料室應根據本學科和資料室的實際情況,調整印刷型紙制品和電子產品數據庫的比例。第二,加強對中外核心期刊的收集訂購。核心期刊具有發文質量高,信息量大、時效性強、所載論文被多次引用的特點,提供新觀點、新材料及新的研究成果,代表學科前沿的發展趨勢,對學科研究起導向作用,應該把它們系統收集。全文電子期刊作為期刊出版物的另一種載體,可以彌補紙質文獻的不足。在教學科研過程中,教研人員需要經常閱讀外文期刊,借鑒國外的科研信息。而外文期刊價格昂貴,資料室應與圖書館溝通,各院系資料室協調,互借共享,用有限資金保證學科建設需要的權威性強、參考價值高的外文期刊數量。對已訂購的期刊及時驗收,一發現有缺刊,則及時催索補缺。對過期期刊及時裝訂,保證期刊的連續性和完整性。如目前美術學科的核心期刊不多,《美術》、《裝飾》、《美術觀察》等是核心期刊,為了保證它的連續性和完整性,我院資料室除了訂購核心期刊外,每年還買了一些美術教學和科研的范本,以滿足專業學科建設的需要。第三,重視對灰色文獻的收集。灰色文獻包括未公開發表的學校科研、教務檔案,如教學計劃、教學大綱、學院教師未公開發表科研教研論文、立項課題等,學校舉辦的學術研討會論文及教師參加國內外學術會議帶回的文獻,校際交流的教材,歷屆畢業生的畢業論文,畢業設計,一些地方志,政府機構文件匯編等。收集散見在各處的非正式出版物,開發這些資源為我所用是專業資料室特色服務的重要方面。我院資料室非常重視灰色文獻的收集,如收集了藝術設計專業的歷屆優秀畢業生論文、畢業設計。我院舉辦第一屆湖南省高校藝術設計教育研討會交流思想、展示設計作品及論文,日本寶冢造型藝術大學學術研討會及交流論文,烏克蘭盧甘斯克國立師范大學的交流。我院教師未公開發表的論文和未立項課題、教師編寫的講義等,這些都是重要的內部資料,為我院藝術設計學科建設提供了文獻保障。第四,建設好虛擬資料室。圍繞學科建設,選擇重點學科特色專業,建立虛擬資料室是資料室的發展方向。網絡環境下,資料室工作不能只停留在對過去印刷型文獻的管理上,而應充分利用網絡的公共性,選擇鏈接優秀的學術網站進行超級鏈接,科學地鑒別、篩選有價值的網絡信息。根據需要和可能,利用學校信息中心或圖書館磁盤陳列、鏡像等數字資源創建虛擬資料室。虛擬資料室的電子文獻與印刷文獻相比有生產速度快、數量大的優勢,又有信息發生源固定性差的不足。現階段印刷型文獻仍是資料室的收藏重點,應與虛擬文獻相互依存又各自獨立,為學科建設提供文獻保障。3為教研人員提供定題服務和服務院系資料完整建設,必須堅持以學科建設為軸心,開展深層次的情報信息服務。一是利用網絡環境挖掘信息資源。資料室要想在激烈的市場競爭中有一席之地,除了圍繞學科建設對印刷型文獻進行開發外,更要利用自己占有的文獻資源和網絡信息資源進行深層次的分析、重組、整合。開展室藏文獻數字化制作,包括室藏書目數據庫和“室藏”報刊目錄數據庫及方便讀者查詢的多媒體導讀系統,從多方位、多視角檢索查詢,挖掘隱性信息源。資料室還可以利用搜索引擎查找與該學科有關的信息,并將獲得的信息按一定的主題排列,把印刷型紙質信息與網上信息通過分解、梳理、綜合歸類,編制成二次文獻。資料室還可以廣泛收集專業網站地址,為教研人員提供網址查詢,通過專業指引庫的搜索引擎將因特網上某一主題的相關站點集中起來,引導用戶到特定的地址訪問,檢索相關數據庫信息,為教研人員進行個性化服務。院系資料室應以學科建設為向導,結合本專業的特點,盡快建立自己的專業文獻數據庫。同時,在網絡環境下,資料室不僅充當網絡資源的使用者,而且要成為網絡資源的開發者。資料室可以和學校圖書館合作,借助圖書館的信息網絡設備和技術,利用本院的專業文獻優勢,聯合開發專業特色數據庫,建造學位論文庫、科研成果庫等,加快“室藏”資源的數字化建設。資料室還可以根據自身的資源優勢將信息資源與圖書館的信息資源在校園網上并軌運行,實現資源共享,提高信息資源的利用率。二是為教學科研人員進行專題服務。隨著各學科的不斷發展,乃至各學科之間的不斷相互滲透,教學科研人員對信息資源的需求越來越廣泛,質量要求也越來越高,在此前提下,具有提供文獻信息的全面性、專業性、及時性和連續性等特點的定題服務,將會在教學科研服務的過程中發揮更加重要的作用,定題服務應該成為資料室工作的中心。由于目前資料室在定題服務方面幾乎是空白,教研人員耗費了大量的時間和精力去進行文獻的檢索和篩選工作。資料室要做好定題服務,資料員必須深入到教研人員,特別是學科帶頭人之中,及時了解他們的文獻信息需求,了解他們的科研進展情況,為他們建立科研檔案,揣度他們對文獻信息的現實需求和潛在需求。資料員要利用自己對某一學科專業知識的了解。在教研人員信息需求的基礎上拓寬思路,為他們提供更豐富、更有價值的文獻信息。平時要注意跟蹤國內外本學科及相關學科的發展動態,采集具有超前性、實用性和科學性的專業信息提供給本專業研究人員。通過口頭報道、室內最新資料揭示板或發E-mail等方式使信息盡快與用戶見面。定題服務中的文獻檢索是一項復雜的工作,需要有一定的文獻學基礎,文獻檢索的線索性很強,需要大量的文獻支撐,同時又需要會利用這些書籍,采取正確的方法檢索,才能發現問題、解決問題,為教研人員提供定題服務和跟蹤服務。目前教研人員大多習慣從網上數據庫中檢索期刊論文,光盤檢索沒有充分利用,資料員可以打開光盤,檢索出教研人員用的資料。資料員應該利用資料室文獻資源和網上信息,按統一分類標準,組成條目清晰、結構合理、著錄規范的特色數據庫。把主要精力放在收集電子媒體文獻和非正式出版物上,建立具有自己特色的“室藏”資源及現代檢索查詢系統,更好地為教研人員提供定題服務和跟蹤服務。三是提高資料員的服務水平。由于長期受到以“藏”為中心的觀念束縛,院系資料室的工作仍停留于一般性的文獻服務階段,服務層次不高,針對性不強,專業性不突出、知識含量低是它的主要特征。這種服務層次和水平已遠遠不能適應學科建設的需求,因此,資料員不僅要有深厚的圖書情報知識,而且還要有一定的學科專業知識,除此以外,還必須強化資料員的計算機應用能力和情報檢索工作能力,向學科館員發展應是資料員今后努力的方向,只有這樣,才能更好地提供更深層次的