行政管理實務前言目錄P03-11P12-31P32-48行政總務概述管理內容事務重點一、

前言

在企業發展、強大的過程中，行政管理工作發揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊的后勤部門，確保前線工作者可以無后顧之憂的往前沖刺。行政管理主要有管理、協調、服務三大功能。管理是主干，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質是服務。行政工作的最終目標是通過各種規章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩定運轉的整體；用合理的成本換來員工最高的積極性，以提高工作效率，完成公司目標發展任務。前言行政總務概述管理內容事務重點(一)觀念的建立（錯誤/正確）錯誤的想法：1、管理雜事的部門；2、不重要的、可有可無的部門；3、只會花錢的部門；4、沒有績效的部門；5、冗員的部門；6、任何人都會做；正確的觀念：1、重要的后勤服務部門；

2、企業經營管理與的參與部門；

3、協調團隊與公司進行整合的部門；

4、良好的效率、服務是提高員工士氣重要因素；前言行政總務概述管理內容事務重點人力精簡(二)行政總務人員的角色降低成本時間管理企業再造流程簡化擴大企業規模開發營銷市場新產品研發多元化經營企業再造管理內容事務重點前言行政總務概述問題解決：針對各部門提出的支持需求與問題，確認需求、

理清問題,尋求解決方案,有效執行。

成本控制：找出為公司節省能源、成本的方法，創造工作價

值。

計劃組織：針對公司各行政事項，明確具體的擬定工作計劃、行動步驟、工作進度等，有效的整合與運用各項

資源，達到預期工作目標。

溝通協調：整合、溝通，協調出資源配置的最佳方案。

制度執行：行政逐步完善，強調制度剛性執行，長抓不懈。

文化建設：通過相關活動，建設企業文化，營造相互尊重、

相互信任的工作氛圍，維持健康的工作關系。

（三）部門職能管理內容前言行政總務概述事務重點三先精神：最先想到、最先看到、最先做到工作目標：滿足公司發展需求，實現個人目標工作準則：決不把當天的工作留到第二天（四）工作理念工作態度：和顏悅色、心平氣和、效率第一、堅持原則管理內容行政總務概述事務重點前言（五）行政總務人員需具備的綜合素質和能力（1）對企業管理知識的掌握。（2）對相關法律、法規的熟悉和掌握。（3）積極主動，有很強的工作責任心及踏實肯干的工作作風。（4）良好的與人溝通的能力及部門協調能力，合作和協。（5）有P-D-C-A的科學工作方法及良好的工作效率。管理內容事務重點行政總務概述前言三、行政管理內容一級二級三級行政管理制度建設1、公司行政制度的組織擬定、修訂和完善；2、行政制度實施、檢查、規范等；文件管理1、公司文件的收發、處理、存檔、內部文件的編號存檔2、內刊、書報的申購、流轉、登記、分發、存檔等；檔案管理1、檔案資料的收集、歸檔、保存、借閱、銷毀等管理2、公司印章、證照管理；行為管理1、員工行為規范管理；（過程考核）2、公司考勤、外出管理等；獎懲管理1、公司行政事件的調查、處理、獎懲管理等；2、公司制度完善的跟進工作等。接待管理1、公司來客來訪接待、來函管理等；2、招待費管理；會議管理（信息員負責）1、行政會議組織、會議記錄等；2、行政會議內相關事項跟進等。行政總務述管理內容事務重點前言一級二級三級行政⌒總務︶管理費用控制1、公司各項行政資源的合理控制、使用等；2、公司各項行政費用的合理預算、使用等；3、公司各行政事項的費用結算、合理控制等；車輛管理1、公司車輛調度、維護、保養，安全管理等；2、公司車輛的保險及相關費用控制；維修管理安全保衛1、設備設施維修、衛生、環境、費用管理；2、安全保衛工作，消防設施設備的定期檢查、維護；3、公司值班（日常值班、假期值班）管理；會務管理1、公司會議的組織安排和會務工作；2、公司各部門對外活動的組織、協助等；資產管理1、公司資產申購、入庫、調撥、回收、銷毀等管理；2、公司各項資產情況的監控管理；福利管理1、員工福利申購、管理、分發；后勤管理1、員工用餐、公司票務、住宿的預訂、登記等管理；資源管理1、公司電話、名片、員工聯絡表、通訊工具管理等；2、公司辦公風貌、環境規劃及相應配置確定等管理；前言行政總務概述管理內容事務重點四、管理重點（一）信息管理(1)建立檔案管理制度(2)定期整理(過期文件之清除)(3)文件制式化(A4為主最佳)(4)制定保存期限(5)集中管理(6)分類編號管理(7)調閱管制(8)無紙化管理

前言行政總務概述管理內容管理重點（二）事務用品采購與管理1.事務用品之種類(1)非消耗性物品a.辦公設備：桌、椅、柜、電話、傳真機、復印機、個人計算機等。b.研發行銷用品：研發或品管部門的實驗器具、計測計及行銷部門搬運用品等。(2)消耗性物品a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。b.印刷品：空白窗體、公文紙張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。前言行政總務概述管理內容管理重點2.事務用品采購(1)事務用品采購作業流程

流程內容a計劃就現有設備品庫存，使用情形及各部門需求提出申請，編列年度預算b請購每月固定時間或視需要由各部門提出申請，先經由部門主管核準c詢比議價視需要行政部進行市場詢價、比價，上報主管領導審核d審核金額大小依核決權限規定由權責主管核定e驗收會同使用部門就數量、外觀、功能進行驗收f列帳屬固定資產類需列冊編號管理一般消耗用品列冊控管，定期發放。g領用使用部門填寫領用單據領用前言行政總務概述管理內容管理重點(2)事務用品采購管理重點內容管理重點a政策公司采購物品性能、功能基準為何？有無特別規定之樣式、顏色考慮b會辦專門性物品設備儀器應會同需求部門一并辦理c請購流程各部門是否清楚及遵循d詢比議價詢比議價記錄完成留存e核決權限公司是否已清楚制定各項采購之核決權限f安全庫存消耗品可采存小量庫存金額較大設備用品應計劃性采購g盤點定期盤存制及連續性盤點可并用進行h整理.整頓事務用品倉之整理.整頓消耗性物品與非消耗性物品應分開管理前言行政總務概述管理內容管理重點（三）固定資產管理1.固定資產之定義稅法規定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。一般企業以2000元為基礎較多。2.固定資產之種類有形資產：土地、建物、設備、機器、車輛、工具、器具、雜項購置。無形資產：專利權、商標權、著作權、營業權等前言行政總務概述管理內容管理重點3.財產管理作業重點

內容作業重點a驗收列帳申請單及驗收單核對申請單位填寫財產卡行政部填寫財產編號及標示列帳并會交財務部c保養作業編列維修保養預算定期、不定期由行政部人員及供貨商保養檢查d保險作業建筑物、機器設備、車輛均應納入保險除新購物品外，注意續保之辦理建立「風險管理」之共識，評估現有有形無形資產e財產盤點定期盤點實施固定資產采一物一卡核對有帳無物，有物無帳追查f計算機管理財產清冊可于企業內部網絡取得最新資料保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價值等配合會計單位計算機列文件管理前言行政總務概述管理內容管理重點（四）工作環境1.辦公室管理辦公室令人困擾問題，依日本能率協會問卷調查，依序為

文書檔案管理

空調

配線

辦公設備

照明

安全2.廠房環境管理同辦公室管理方式，除注意空調、照明、安全三項，并注意噪音、振動問題

前言行政總務概述管理內容管理重點3.工作環境管理重點

內容管理重點a空調冷氣風扇、冷卻水塔之定期清洗溫濕度之調節控制b配線辦公室電話線、計算機線、電線應予以固定并事先規劃現場之電線、水管路線應隱蔽固，不影響動線暢通c辦公設備辦公室、現場之區域明確標示辦公室設備、桌、椅、柜、電話、計算機、傳真機等定期維護維修d照明自然光線優于人工光線間接照明優于直接照明考慮e安全工作場所如信道是否有障礙物造成危險之可能消防設備之定期申報消防設施及逃生動線是否有被堵塞情形f振動.噪音人類承受噪音極限為130分貝，超過80分貝即有身體不適情形不定期查核工作現場噪音振動情形g公共設施盥洗設施定期維護檢查廁所及會議室可采各單位輪流打掃，并排定人員每日定時檢查前言行政總務概述管理內容管理重點（五）車輛管理內容管理重點a管理方式集中管理：總務部門統籌負責單位自管：公務車輛分撥于使單位自行管理b公務車借用使用單位填寫派車單，如出差、旅游、婚喪等使用前后路碼表之檢查c駕駛人管理身體健康，生活行為端正是否具備合格汽車職業職照實施鋪保、人保及定期對保生活正常，遵守規定，認真細心d保