文件和檔案管理制度1.目的為規范企業的文件和檔案管理，充分發揮文件和檔案在公司生產經營活動中的指導作用；同時促進規章制度科學化、規范化、程序化，保證建章立制的質量，特制定本制度。2.適用范圍適用于公司外來文件和內部文件的管理與存檔工作。3.引用標準3.1《中華人民共和國安全生產法》3.2《中華人民共和國檔案法》3.3《企業安全生產標準化基本規范》4.管理職責4.1辦公室負責公司所有文件的收發、分發、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀等工作。4.2各部門要認真貫徹落實文件精神，并指定專人管理文件，機密文件要及時歸檔。所有文件不得外傳、外泄。經部門領導確認，不適宜的文件，要及時送交辦公室統一銷毀，不得亂丟亂放。5.內容及要求5.1文件管理5.1.1文件的分類1）公司的紅頭文件，是指公司級文件，是公司的行政公文性的最高級文件；2）外來文件，通常指行業主管部門的發文、適于公司的法律法規和技術標準等；3）企業各部門的基礎性管理文件，簡稱基礎文件，包括規章制度、操作規程等管理文件。5.1.2文件的使用范圍1）紅頭文件①對外：以企業的名義，向行業主管部門請示、匯報、報告處理決定等。②對內：a.轉發行業主管部門文件或根據行業主管部門文件精神制定的本企業文件；b.發布公司各職能部門的基礎性管理文件；c.公布企業機構設置、機構變動、中層以上管理人員職務變更；d.公布公司的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；e.公布公司有關獎懲決定和通報；f.其他有關公司經營的重大事項。2)外來文件①行業主管部門發來的文件，要全面領會文件精神，認真貫徹落實。②獲取的規范性文件，應做好適宜性分析，及時轉化為企業內部的規章制度或操作規程，指導企業的安全生產生產和經營。3)基礎文件公司依據相關的法律法規、標準規范、行業標準等規范性文件，結合公司實際情況，編制各種規章制度、操作規程等，這類文件是企業內部的規范性文件，具有一定的強制性，是全體員工必須遵照執行的。5.1.3文件的擬定與簽發1)文件的擬定各職能部門負責根據安全生產需要起草擬定文件，分管副經理審核后，送辦公室。2)文件的簽發①對外發文：辦公室核準、經理簽發，統一編號、打印、蓋章、發文、歸檔。②對內發文：經理或分管副經理簽發，辦公室統一編號、打印、蓋章、發文、歸檔。5.1.4文件的傳閱1)文件的傳閱范圍，由起草文件的職能部門根據實際工作需要，確定傳閱范圍、指定到人。2)傳閱的文件不得帶離辦公室，不得轉借他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露文件內容。5.1.5文件立卷1)立卷時，要把文件原件及傳閱簽字記錄一并裝訂。2)卷首應設置文件清單，填寫文件名稱、發布日期、閱讀范圍等項目。5．2檔案管理5.2.1辦公室應指定專人負責檔案管理，每季至少一次，按立卷要求將外來文件和內部文件、資料等，整理立卷、歸檔。5.2.2歸檔范圍1)法律法規、標準規范、行業標準等規范性文件；2)行業主管部門下發的批復、通知等有關文件；3)業務合同、協議、相關方資料等；4)人事檔案、干部任免通知、獎罰通報等；5)各種規章制度、操作規程、會議紀要等；6)安全生產方面資料的歸檔范圍至少包括以下內容：(1)安全生產會議記錄（含紀要）(2)安全費用提取使用記錄(3)員工安全教育培訓記錄(4)勞動防護用品采購發放記錄(5)危險源管理臺賬(6)安全生產檢查記錄(7)事故調查處理報告(8)事故隱患整改記錄(9)應急演習信息記錄(10)安全生產獎懲記錄(11)安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）(12)風險評估信息(13)職業健康檢查與監護記錄5.2.3歸檔文件的保存期限1)一般性文件的保存期至少3年。2)法律法規、標準規范、上級文件等規范性文件，保存期至廢止或修訂為止。3)技術性資料、人事檔案、干部任免等，應長期保存。5.2.4歸檔文件的適宜性管理1)辦公室要定期組織安全生產管理部門及相關人員，對公司有關安全生產管理方面的文件、資料，按照企業《政策性文件識別獲取管理制度》的要求，進行適宜性評審、修訂，確保文件的使用效力，每年至少一次。2)對已經失去使用效力的文件、資料，填寫文件作廢清單，由辦公室負責統一銷毀。5.3安全生產管理制度5.3.1安全生產主要管理制度目錄1)安全生產方針和目標2)安全生產管理機構和人員配備管理制度3)安全生產責任制管理制度4)政策性文件識別獲取管理制度5)文件和檔案管理制度6)安全生產會議管理制度7)安全生產費用提取和使用管理制度8)設施設備（車輛、停車場、安全設施設備等）安全管理制度9)安全生產培訓和教育學習制度10)安全生產監督檢查制度11)事故統計報告制度12)安全生產獎懲制度13)車載衛星定位裝置安裝使用規定14)動態監控值班制度15)安全生產值班制度16)勞動保護用品管理制度17)從業人員安全管理制度18)安全警示標志和安全防護管理制度19)車輛安全例檢制度20)相關方管理制度21)危險源管理制度22)隱患排查和治理管理制度23)職業健康管理制度24)車輛及從業人員保險管理制度25)安全文化建設管理制度26)應急預案管理制度27)應急救援管理制度28)安全生產績效評定管理制度5.3.2制定原則1)堅持主要負責人負責、安全第一、系統性、規范化和標準化的原則。2)依據安全生產法律法規和國家、行業標準、生產過程中的危險有害因素辨識和控制、國際及國內先進的安全管理方法。3)安全生產管理制度管理實行依法制定，歸口管理，統一發布，定期評估、修訂、清理的原則。4)安全生產管理制度應設定預期的作用和效果。5.3.3內容及要求1)明確制度名稱，確定制定目的、適用范圍、管理職責、引用文件、內容及要求、附錄等制度結構。2)制度名稱原則應反映出規章制度的主要內容和種類。3)規章制度中的具體規定應明確允許做什么、禁止做什么、必須做什么以及違反這些規定應負的責任；應明確具體實施部門及其相應的檢查監督責任。4)規章制度的制定應符合有關的技術要求。5.3.4編制程序1)根據規章制度制定原則，由職能部門組織編制或修訂規章制度。2)制度編制或修訂完成后，報辦公室組織評審。3)經相關部門評審后，經理審批。5.3.5培訓、評審及清理1)發布新的或修訂的制度和規程后，職能部門應盡快組織必要的培訓；員工工作崗位變動時或新員工上崗前，經公司人力資源部門組織相關制度培訓，并經過一定的考試考核。2)為確保本公司規章制度與國家和地方政府的法律、法規、標準規范、行業標準的一致性，辦公室應會同有關部門定期對現有規章制度進行評審和清理，保持規章制度的最新版本。3)辦公室通報各職能部門和車隊清理的規章制度名稱及版本。5.3.6執行時限制度執行的起始日期如無特殊指定，發布日期即為執行的起