淺談如何做好新員工的施工檔案資料管理

文件管理是公司技術(shù)經(jīng)濟管理的重要組成部分。該部門的項目從施工準備到項目竣工和質(zhì)量控制的整個過程中都要完成和管理工程文件。第一,它是企業(yè)經(jīng)濟技術(shù)儲備,開展技術(shù)交流,企業(yè)管理水平及施工質(zhì)量水平的重要條件。第二,它是施工單位各建設(shè)單位提供的工程建設(shè)質(zhì)量保證文件的原始憑證,也是工程合理使用、維修、改建擴建的依據(jù)。第三,它是鑒別工程質(zhì)量,特別是結(jié)構(gòu)工程中隱蔽工程質(zhì)量的重要依據(jù)。施工內(nèi)業(yè)資料是工程開始施工經(jīng)過若道工序直到竣工的完成情況和質(zhì)量程度的總體反映,也是一個施工單位工程管理總體水平的體現(xiàn)。所以,內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)具體有以下三個屬性:原始性;真實性;規(guī)范性。內(nèi)業(yè)資料具備以上條件后才能反映每道工序赴施工過程中的質(zhì)量程度和完成情況,除起到在工程進行中計量支付、質(zhì)量評定的依據(jù)外,也為分析事故原因及達到使用周期進行大中修及日常養(yǎng)護工作提供可靠的原始施工資料。資料員負責(zé)資料文件如:管理文件、通知單、有關(guān)技術(shù)文件、施工技術(shù)標準、工藝標準、施工規(guī)范、圖集、施工圖紙、施工組織設(shè)計、工程項目質(zhì)量計劃等的整理與保管。施工過程中形成的資料如:施工技術(shù)交底、工程聯(lián)系單、變更簽證單、工程洽商記錄、會議記要、工序檢查表、設(shè)備安裝檢查表、調(diào)試記錄、工程隱(預(yù))檢記錄、設(shè)計變更的整理、保存和歸檔。資料編寫,工程預(yù)結(jié)算書等文本的處理。資料員是建筑行業(yè)中最基礎(chǔ)、最全面的工作。剛?cè)胄械男聠T工要想有所發(fā)展,一定要從資料員開始干起。資料員的工作看起來非常的瑣碎,似乎是個人就能干的一項工作,但要想把資料員工作干好絕對不是隨隨便便誰都能做到的。資料員接觸的面太廣了,建筑行業(yè)里有關(guān)安全、質(zhì)量、技術(shù)以及現(xiàn)場全面管理的東西都有,法律法規(guī)、施工質(zhì)量規(guī)范、技術(shù)標準、安全標準規(guī)定等等,你都可以接觸。尤其是剛?cè)胄械男聠T工,只要你想好好干,至少資料員的工作給你提供了一個全面學(xué)習(xí)的高起點。在資料員的工作過程中,你可以有目的有意識的多著重哪一部分內(nèi)容學(xué)習(xí),為自己以后的發(fā)展方向奠定一個堅實的基礎(chǔ)。應(yīng)具備以下幾個方面能力:a.當然首先打字速度與正確率一定要過關(guān)(最起碼也要每分鐘120左右,正確率95%以上);b.對工程都要有非常好的業(yè)務(wù)知識;c.熟悉工程設(shè)計意圖;d.要有一定的觀察能力和判斷能力;e.還要有一定的思維和想象力;f.要不斷的提出問題,解決問題,更新問題,然后在很好的處理問題;g.對工程軟件的熟悉和操作要非常的熟練;h.熟悉工程測量方法、方式、規(guī)律等;i.對各施工工藝的掌握;j.對質(zhì)量檢測的熟悉等。資料員具體工作:1工程數(shù)據(jù)的收集1.1通過收集技術(shù)數(shù)據(jù)，團隊應(yīng)確保實際應(yīng)用進度同時1.2建設(shè)項目的數(shù)據(jù)管理應(yīng)列入項目管理程序資料員應(yīng)參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會、項目管理人員工作會議等,及時掌握施工管理信息、便于對資料的管理和監(jiān)控。1.3如果收集的數(shù)據(jù)被仔細審核，經(jīng)數(shù)據(jù)收集部門批準，可重復(fù)或重新排列1.4責(zé)任部門需要提供的技術(shù)測量數(shù)據(jù)包括從項目負責(zé)人和技術(shù)負責(zé)人那里提供的技術(shù)數(shù)據(jù)管到資料員應(yīng)嚴格把關(guān),所提供的資料不符合要求的,不預(yù)結(jié)算工程款(包括對供貨單位)。1.5數(shù)據(jù)收集人員應(yīng)立即排列、刪除和排序收集的數(shù)據(jù)2工程數(shù)據(jù)的分類和存儲2.1根據(jù)工程資料劃分企業(yè)檔案a.按工程資料的歸檔對象進行劃分,如歸業(yè)主的資料應(yīng)劃歸企業(yè)檔案。b.按工程資料的內(nèi)容進行劃分。c.按工程同類資料產(chǎn)生時間的先后順序劃分。2.2工程文件的存儲和存儲方法取決于該部門的實際情況，并應(yīng)符合文件管理的相關(guān)規(guī)定2.3項目的文檔數(shù)據(jù)庫應(yīng)根據(jù)本部門的文檔管理制度和要求，建立并提交給當?shù)匚臋n管理機構(gòu)，以便文檔管理部門進行評審2.4設(shè)計文件庫應(yīng)安全且清潔，應(yīng)執(zhí)行“六項預(yù)防措施”，即避免消防、咨詢、防災(zāi)、防風(fēng)和照明2.5工程數(shù)據(jù)按照有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)移和匯總項目通過竣工驗收后,一個月內(nèi)交企業(yè)檔案室;按有關(guān)規(guī)定和時限移交城建檔案館;按合同規(guī)定的時限提交業(yè)主。2.6通過查閱技術(shù)數(shù)據(jù)，您應(yīng)遵守相關(guān)程序，不得損壞或丟失2.7工程文件的回收和檢索按照本部門和當?shù)匚臋n管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行3工程數(shù)據(jù)的記錄3.1接收和記錄項目數(shù)據(jù)。無論是文件提取還是文件分發(fā)，數(shù)據(jù)收集人員必須單獨注冊和記錄，以便方便管理3.2單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員常需閱文件的資料工程資料整理歸檔完畢后,由于工作的需要,單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員經(jīng)常需閱某件文件資料,資料員應(yīng)建立資料登記角度,詳細列出閱文件的時間、供閱人、借閱目的及歸還日期。3.3工程文件的登記在文件處理過程中,如文件份數(shù)少而需要多人閱處或須知照文件精神的人數(shù)較多,則需要傳閱文件,因此要建立文件傳閱登記制度。4工程數(shù)據(jù)的復(fù)制4.1工程數(shù)據(jù)通常不能復(fù)制，但以下文件除外非密級文件、投標標書、票據(jù)、憑證、少量一次性非常規(guī)表格等以及非復(fù)印不可,又具有應(yīng)急性、單件性或少量性的其他資料。4.2工程文件的復(fù)制由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一管理。所有受影響的文件不得擅自復(fù)制，必須在主管指南批準后重新打印4.3對于需要復(fù)制的文件材料，責(zé)任部門應(yīng)提前考慮使用的可能性，適當增加白名單，避免臨時復(fù)制4.4如果該部門還有其他審查部門，則應(yīng)在審查項目數(shù)據(jù)之前填寫審查請求的批準文件，并由審查部門負責(zé)人簽署。同時，應(yīng)對部門負責(zé)人的文件進行審查未經(jīng)簽證的文件,復(fù)印部門可以拒印。4.5如果需復(fù)制上級主管部門的文件，必須按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)程序。否則，您將無法復(fù)制密級文件復(fù)印須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準。復(fù)印的文件如無批準證明,資料員可不予復(fù)印。5單位印章管理5.1公章是該部門在內(nèi)部范圍內(nèi)行使權(quán)利的憑證。單位印章的使用必須嚴格遵守上級有關(guān)規(guī)定和印章管理規(guī)定5.2單位的印章必須完整和完整，必須詳細記錄印章的時間、單位、印章人、審批人和印章內(nèi)容5.3資料員的升級印章使用必須符合用印范圍。除正常的業(yè)務(wù)報表外,凡需使用黨政印章者,必須經(jīng)黨政領(lǐng)導(dǎo)批準,未經(jīng)黨政領(lǐng)