預付款管理規定第一章總則第一條為規范廈門****科技股份有限公司（以下簡稱“公司”）采購預付款行為，加強對預付款的管理，保證預付款的安全，根據公司《財務管理制度》等相關規定，結合公司實際經營情況，特制定本制度。第二條本制度所指的采購預付款是指公司在尚未收到貨物時預付給供貨單位的款項或者是雖已收到貨物、但公司支付給供貨單位的貨款超出已收到貨物貨值的款項。第三條本制度所指的預付款對象應當限于具有較好的行業前景、股東背景、財務狀況和發展態勢以及供貨及時穩定的供應商。第四條本制度所指的預付款額度指“內部預付款額度”。公司未履行完畢的合同所約定的預付款總額扣除供應商已交貨金額后若超過董事會授權的預付款信用額度應另行報董事會審批。第五條本制度適用于公司及公司旗下各控股子公司，各參股子公司參照執行。第二章管理機構設置第六條公司總經理在董事會授權范圍內行使相關的審批權限。第七條采購部門作為管理供應商采購預付款信用的第一責任人，必須保證所提交供應商信息的真實性并及時更新。第三章預付款的信用申請第八條公司對外采購貨物應以貨款兩清為基本原則，對于本年度支付預付款的采購業務，應由采購部門于每年年初提出供應商信用額度申請需求，并收集相應的供應商資信材料。供應商資信材料包括不限于供應商基本信息、公共信息、信用額度、信用期限和申請理由、現場考察情況。第九條采購部門應當于每年年初分析歷史成交記錄，根據涉及業務金額大小及供應商的合作發展情況，綜合考慮國內外市場環境后提交申請報告。第十條采購部門對于臨時成交的預付款新業務及供應商的后期合作發展進行綜合評估，也可根據本制度規定的流程定期（或臨時）提出申請報告。第四章審批流程第十一條預付款額度申請審批流程：董事會授權額度內：采購員一采購部經理一財務總監一分管副總一總經理；超過董事會授權額度，除總經理審批外，還需提交董事會審批。第十二條合同審批及付款流程（一） 在預付款名單及額度范圍之內的供應商發生業務往來時，合同應當提交采購部經理審核、總經理審批。無常規合同供應商付款、無預付款額度或超預付款名單額度的合同，必須提交總經理審批通過，若超董事會授權額度，還需報董事會審批。（二） 合同簽訂后，根據合同項下的結算約定，按公司相關業務授權完成付款手續。第五章預付款執行與跟蹤第十三條公司財務部、采購員，采購部經理在采購預付款管理過程應各司其職、各負其責。第十四條對于逾期未交貨業務，各相關部門根據《逾期預付款及賒銷業務規定》跟蹤處理反饋。第十五條財務部（一） 在對外支付預付款時，財務部應當根據額度使用情況審核接收款項單位及預付款累計總金額是否超過董事會批準同意的范圍；若發現超過范圍且未經有權審批人審批的，財務部有權拒絕支付并退回重新辦理。（二） 登記預付款臺賬，并跟蹤付款、與貨物入庫進度。對于預付款逾期的情況需要第一時間反饋，并跟蹤直至收到貨物；并分析原因，為是否需停止該供應商的預付額度提供建議。（三）每季度應制作預付款統計表反饋至采購部經理、分管副總及公司總經理。第十六條采購部門（一） 在與客戶建立交易關系之前，應當著手建立客戶基礎檔案，并在客戶關系的發展過程中及時予以補充與更新。客戶檔案包括但不限于以下內容：1、 客戶基本資料：如電話、地址、聯系人、銀行往來賬戶、納稅人識別號碼等工商、稅務、銀行信息。2、 客戶與公司的業務往來記錄：記載公司與該客戶的每筆歷史交易、即期及延期供貨情況等。（二） 公司采購部門應當根據合同約定對供貨商的備貨、配送等與供貨相關的各環節進行動態跟蹤。對可能影響按時供貨的問題應及時向總經理反饋。（三） 屬于全年長約合同或大合同項下分期供貨情況，在供貨商供貨期限到期前一周內書面提示供應商按期供貨。對不能遵照合作協議或合同條款按期供貨的供應商，業務部應當及時與供應商取得聯系，并指定經辦業務員或專人負責追蹤提貨。（四） 動態跟蹤預付款信用客戶供貨情況，及時對逾期未交貨客戶向公司相關部門進行預警并反饋。（五） 采購部門應當定期和不定期的回訪采購預付款供應商,條件允許的情況下，可以通過實地觀察、與其業務人員、財務人員、經營者及預付款供應商的上下游供應商交談，獲取該供應商的最新信息及生產經營、財務動態，有效地把握該供應商的信用風險點并在規定的時間內提供以下資料：1、 實時跟蹤供應商所在行業的宏觀政策變化，并報告總經理。2、 每年末提交《年度部門預付款執行情況分析報告》，提交時間為每年12月25日前。第十七條采購部經理（一） 負責每年根據具體涉及業務金額大小及合作供應商發展潛力等條件對所分管業務的預付款供應商進行區分篩選，與采購部共同對成交金額較大的供應商，原則上一年至少進行一次實地拜訪考察，并共同形成書面考察報告。（二） 對所分管業務的預付款供應商的資信評估進行審核，并嚴格管理所分管的預付款業務。（三） 進行審批合同時，應當嚴格審查簽約方及預付款累計總金額是否超過董事會批準同意的范圍；超過范圍的應重新按本制度規定的流程提交有權審批人審批。第六章責任追究和考核第十八條因采購部門對供應商的資信情況了解不充分而簽訂合同導致公司經濟損失的，或未按合同要求及公司管理規定執行而造成采購貨物無法收取的，應將呆、壞賬金額全額自采購部分管領導的績效中扣除，當年不足的，遞延至下一年度繼續抵扣。第十九條對于個人或伙同他人共同提供虛假供應商資料的，對直接參與人一律開除。對于已觸犯刑律構成犯罪的，將移交司法機關處理。第二十條對于因其他特殊情況造成呆、壞賬的，由公司將根據實際情況及相關管理規定予以處理。第七章附則第二十一條本制度自公布之日起執行，