采購管理流程手冊目錄第一部分 概述.....................................................................錯誤！未定義書簽。1 前提說明 錯誤！未定義書簽。2 負責部門和職責 23 采購管理運作分類 4第二部分 業(yè)務流程.............................................................錯誤！未定義書簽。1采購申請及授權................................................................................................61.1流程圖........................................................................................................61.2管理方法....................................................................................................61.3流程描述....................................................................................................72供應商選擇........................................................................................................82.1流程圖........................................................................................................82.2管理方法..................................................................................................102.3流程描述..................................................................................................113采購..................................................................................錯誤！未定義書簽。3.1流程圖......................................................................錯誤！未定義書簽。3.2管理方法..................................................................錯誤！未定義書簽。3.3流程描述..................................................................錯誤！未定義書簽。4收貨與記錄......................................................................錯誤！未定義書簽。4.1流程圖－上海部分..................................................錯誤！未定義書簽。4.2管理方法..................................................................錯誤！未定義書簽。4.3流程描述..................................................................錯誤！未定義書簽。附件.............................................................................................錯誤！未定義書簽。采購申請單..............................................................................錯誤！未定義書簽。采購審批權限表......................................................................錯誤！未定義書簽。供應商信息收集表..................................................................錯誤！未定義書簽。授權供應商清單......................................................................錯誤！未定義書簽。供應商選擇比較表..................................................................錯誤！未定義書簽。訂單匯總表..............................................................................錯誤！未定義書簽。供應商評估記錄......................................................................錯誤！未定義書簽。供應商考核報告......................................................................錯誤！未定義書簽。采購訂單..................................................................................錯誤！未定義書簽。采購檢驗單..............................................................................錯誤！未定義書簽。領用單......................................................................................錯誤！未定義書簽。負責部門和職責部門 負責人員 職責共同職責全公司各 全公司職員 規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內部控制；部門 為公司節(jié)約采購成本，最大限度防止舞弊行為。特殊職責計財部

費用會計

預算控制從供應商處直接獲得發(fā)票并對數量、金額進行復核編制與采購相關的會計分錄編制與采購相關的憑證依合同及時付款給供應商計財部

會計經理

預算控制復核并批準所有付款憑證行政部

采購員

根據采購申請要求聯(lián)系供應商并詢價，確定綜合成本最低的供應商向供應商發(fā)訂單并進行訂單管理維護供應商資料庫和采購業(yè)務資料行政部行政部總經審批采購申請單和訂單理使用部門部門總經理控制部門采購預算審核、批準部門采購申請單和付款申請單使用部門

行政員

匯總部門采購申請及時取得本部門財務信息，協(xié)助進行預算控制采購管理運作分類采購管理的運作可分為：控制環(huán)境權組經限織營和結管責構理任的分觀配念、方法和風格

運作分類采購申請及授權

具體工 控制程作 序采購申 文件設請與批 計和記準 錄獨立復核授權預算管理供應商 文件設授權 計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核授權確認供 資料管應商 理和接觸控制獨立復核授權供應商 文件設再評估 計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核職責分工控制環(huán)境 運作分類 具體工 控制程作 序編制采 文件設購訂單 計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核出具采購訂單

資料管理和接觸控制獨立復核授權控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序驗收貨物 文件設計和記錄資料管理和接觸控制職責分工獨立復核確認采購 文件設計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核會計系統(tǒng)付款 獨立復核職責分工授權會計系統(tǒng)采購申請及授權1.1 流程圖使用部門

計財部

管理層使用人

部門秘書

部門經理

費用會計

相應授權人采1口頭提出2填制采購申請申請單購申請與5預算復核批審批6準1.2 管理方法管理原則 采購申請必須根據預算得到部門經理的批準。使用部門必須專設行政員與財務部門溝通并進行預算控制。計財部必須復核每一份采購申請以確保預算控制的有效性。公司應該設立審批的權限級別并嚴格遵守。管理部門使用部門秘書、計財部費用會計管理文件采購申請及授權流程中包括以下文件:文件名稱相關步驟填制人復核人參考編號采購申請單填制采購申請單使用部門使用部門總經附件1員工理、管理層采購審批權審批采購申請單行政部管理層附件2限表1.3 流程描述

1.3.1 采購申請與批準主要步驟匯總采購申請

描述使用部門員工（申請人）根據日常經營活動需要產生購買意向，向部門經理征詢口頭意見。在得到部門經理的口頭許可后，申請人將采購信息告知部門秘書，由部門秘書統(tǒng)一進行采購申請單的填制。為了保證采購申請單的信息完整性和準確性，采購申請單由部門秘書統(tǒng)一填寫。部門秘書從申請人處獲取采購需求后，填寫正式的采購申請單。詳細寫明項目名稱、項目編號、購貨型號和數量。采購申請單一式兩份，一份由使用部門留存，一份由行政部留存。申請人檢查部門秘書填寫的采購申請單，確認后在申請人欄內簽字確認。部門秘書對采購申請進行預算控制，填寫采購申請單上的預算情況信息，并在預算初檢欄內簽字。對于固定資產和其他超出人民幣2,000元的大額采購，部門秘書必須檢查該項采購是否在本年度部門費用預算內，并在采購申請單上注明。若超出預算，則在部門經理審批后，取得公司相應授權人批準，否則該采購申請將被退回。對于低值易耗品等小額采購，部門秘書負責每月進行匯總，并檢查累計采購金額（本月采購申請金額 +以前月份采購金額）是否在本年度部門費用預算內。若超出預算，則必須在部門經理審批后，取得公司公司相應授權人批準，否則該采購申請將被退回。

負責部門使用部門員工使用部門秘書采購申請單 –附件1使用部門秘書主要步驟

描述 負責部門部門秘書對采購申請進行預算控制之后，由使用部門秘書申請人直接主管和使用部門經理進行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。復核預算

計財部費用會計對預算進行復核。費用會計檢查部門年度預算是否和存檔的公司預算是否相符，已用預算是否和會計記錄相符，以及部門可用預算的計算準確性。預算復核后，根據公司的采購審批權限表將采購申請送交相應授權人審批。

計財部費用會計采購申請單必須由公司相應授權人根據采購相應授權人權限表審核批準。供應商選擇2.1 流程圖行政部計財部管理層采購員總經理費用會計總經理相應授權人供尋找供應商1應商授權3審批2確認供應商供應商再評估

4 選擇供應商 5 審批7評審供應商審批8業(yè)績2.2 管理方法管理原則

不斷發(fā)現能夠提供低成本、高質量的供應商，豐富授權供應商名單。采購員應該維護完整、實效的供應商資料并定期更新。對于供應商的選擇結果應該有具體的書面記錄，核。

并由總經理審對供應商資料庫實行權限控制管理。定期對供應商業(yè)績進行考核。管理部門 行政部采購員管理文件 供應商選擇流程中包括以下文件 :文件名稱相關步驟填制人復核人參考編號供應商信息收集發(fā)現供應商采購員行政部總經理附件3表授權供應商清單確定授權供應商采購員行政部總經理附件4供應商選擇表選擇供應商采購員行政部總經理、附件5管理層訂單匯總表更新供應商檔案采購員行政部總經理附件6供應商評估記錄更新供應商檔案采購員行政部總經理附件7供應商考核報告更新供應商檔案采購員行政部總經理附件82.3 流程描述

2.3.1 供應商授權主要步驟尋找供應商

描述采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應隨時發(fā)現能夠提供低成本、高質量商品/服務的供應商。采購員在發(fā)現這些供應商后，應傳真/電話聯(lián)絡供應商，要求供應商提供報價單，產品目錄，公司簡介、公司營業(yè)執(zhí)照復印件、產品技術規(guī)格、產品質量認證書復印件等；必要時，采購員可對供應商進行實地訪問，進一步了解供應商的實力和服務質量。采購員匯總收集的資料，填寫供應商信息收集表。采購員將供應商資料存入供應商數據庫。供應商資料庫應注意保密，任何其他人不得接觸和更改。供應商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應商主要信息包括供應商名稱、編號、地址、供貨數量級和相應的供貨價格、最小訂購量、供貨質量、付款條件、運輸方式、交貨周期和信用記錄等。采購員根據供應商的價格，質量，交貨期和售后服務確定授權供應商，建立/更新授權供應商清單。采購員將授權供應商清單和供應商資料交行政部總經理批準。行政部總經理復核授權供應商清單和供應商資料，并簽字確認。

負責部門行政部采購員供應商信息收集表–附件3行政部采購員行政部總經理主要步驟選擇供應商審批

2.3.2 確認供應商描述 負責部門采購員取得審批后的采購申請單，根據申請 行政部采購員單的要求從授權供應商清單中能夠提供需求供應商選擇表產品/服務的供應商（如果授權供應商清單中–附件5沒有能夠提供需求產品/服務的供應商，必須及時尋找新的供應商）。對于合同金額超過人民幣 ______元的采購業(yè)務，采購員應至少在三個供應商中選擇；對于合同金額超出人民幣_______元或合同期超過一年的采購業(yè)務，必須采用競價投標的方式選擇供應商。競價資料做檔案保存。采購員根據價格、付款條件、質量等因素，選擇適當的供應商，并在供應商選擇表上詳細說明不同供應商的供貨價格、質量、交貨時間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質量、節(jié)約的時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應商的結果。填寫供應商選擇表交行政部總經理審核。行政部總經理詳細復核采購員選擇供應商的