一、電子檔案的移交接收

（一）電子檔案的移交

電子檔案的移交是指電子檔案形成單位向國家檔案館轉移電子檔案的行為，對應于國家檔案館的行為則被稱為電子檔案的接收。電子檔案的移交和接收不僅是電子檔案實體和信息的轉移，更重要的是電子檔案管理責任主體的變更。

電子檔案移交的程序：組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據等步驟。

電子檔案移交的基本要求：

（１）移交時間：一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規定。

（２）移交格式：電子檔案的文件格式按照國家有關規定執行。

（３）移交載體：脫機移交將光盤作為移交載體，實際操作可根據實際情況雙方協商移交載體參數。

（４）移交方式：電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行，離線和在線移交需要滿足相關規范要求。

（５）元數據應當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據。

（６）電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的，應當在元數據中著錄相關信息。

（７）采用技術手段加密的電子檔案應當解密后移交，壓縮的電子檔案應當解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應當與其讀取平臺一起移交。

（８）檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存５年。

（９）在移交之前，電子檔案移交單位應當對電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可移交。

（二）電子檔案的接收

電子檔案接收的程序：檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。

檔案館需為電子檔案接收做好相應工作，具體包括：

（１）建立電子檔案接收平臺，進行電子檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。

（２）對接收的電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可接收。

（３）應當將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子檔案元數據中。

（４）對電子檔案數據遷移和轉換前后的一致性進行校驗。

（５）對接收的電子檔案載體保存５年以上。

（６）對電子檔案載體應當按照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》和《磁性載體檔案管理與保護規范》進行管理。

（三）移交接收過程中的“四性檢測”

檔案移交單位在向檔案館移交電子檔案之前，檔案館在接收電子檔案時，均應對電子檔案數據的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可移交和接收。

檢測內容包括：（１）真實性檢測：電子檔案來源真實性、元數據準確性、內容真實性、元數據與內容管理一致性、移交信息包真實性。（２）完整性檢測：電子檔案數據總量、元數據完整性、內容完整性、移交信息包完整性。（３）可用性檢測：電子檔案元數據可用性、內容可用性、軟硬件環節、移交信息包可用性。（４）安全性檢測：移交信息包病毒、移交載體安全性、移交過程安全性。

檢測方案參照《文書類電子檔案檢測一般要求》執行。二、電子檔案的長期保存

（一）電子檔案存儲

電子檔案存儲是指以經濟、有效、安全的方式保護、存取和管理電子檔案以便利用的過程。

電子檔案存儲的基本要求包括。

常見的存儲設備：（１）直連式存儲，簡稱為DAS（Ｄｉｒｅｃｔ－ＡｔｔａｃｈｅｄＳｔｏｒａｇｅ）。（２）網絡附加存儲，簡稱為NAS（ＮｅｔｗｏｒｋＡｔｔａｃｈｅｄＳｔｏｒａｇｅ）。（３）存儲區域網絡，簡稱SAN（ＳｔｏｒａｇｅＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）。

常見的容錯技術方案：（１）獨立冗余磁盤陣列，簡稱為ＲＡＩＤ（ＲｅｄｕｎｄａｎｔＡｒｒａｙｓｏｆＩｎｄｅｐｅｎｄｅｎｔＤｉｓｋｓ）。（２）糾刪碼（ｅｒａｓｕｒｅｃｏｄｉｎｇ，ＥＣ）。

（二）電子檔案的備份

電子檔案備份是指將電子檔案或相關系統的全部或部分復制或轉換到存儲載體或獨立的系統上。

電子檔案備份級別可分為：數據級備份、應用級備份和災難備份。

電子檔案備份方式按存儲介質不同可分為：在線備份和離線備份；按備份系統與主應用系統之間的距離可分為：近線備份、遠程備份，遠程備份又包括同城異地備份、遠程異地備份。

電子檔案的近線備份和災難備份基本要求。

電子檔案離線備份的基本要求。

（三）元數據的維護

電子檔案元數據維護的基本要求：

（１）應基于系統在電子檔案管理全過程中持續開展電子檔案元數據采集、備份、轉換和遷移等管理活動。

（２）實施系統升級或更新、電子檔案格式轉換等管理活動時，應自動采集新增的電子檔案背景、結構元數據，包括信息系統描述、格式信息、音頻編碼標準、視頻編碼標準、技術參數等。

（３）應持續并自動采集電子檔案管理過程元數據，包括登記、格式轉換、遷移、鑒定，銷毀、移交等。

（４）應通過備份、格式轉換、遷移等措施管理電子檔案元數據，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數據。

（５）應禁止修改電子檔案背景、結構和管理過程元數據，對題名、責任者、文件編號、日期、人物、保管期限、密級等元數據的修改應符合管理規定，修改操作應記錄于日志文件中。

（６）應確保電子檔案與其元數據之間的關聯關系得到維護。三、電子檔案的利用和統計

（一）電子檔案的利用

電子檔案利用的基本要求：

（１）電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關保密規定。

（２）應根據工作崗位、職責等要求在電子檔案管理系統或電子檔案長久保存系統中為利用者設置相應的電子檔案利用權限。

（３）利用者應在權限允許范圍內檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數據。

（４）電子檔案及其元數據的離線存儲介質不得外借，其使用應在檔案部門的監控范圍內。

（５）對電子檔案采用在線方式提供利用時，應遵守國家有關信息安全的相關規定，從技術和管理兩方面采取嚴格的管理措施。

檔案館電子檔案利用的創新形式。

（二）電子檔案的統計

電子檔案的統計內容：

（１）可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數、件數、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，對館藏、室藏電子檔案數量等情況進行統計。

（２）可按利用者、時間、檔案門類、保管期限、卷數、件數、利用人次、利用目的、利用方式等要素對電子檔案利用情況進行統計。四、電子檔案的處置

（一）電子檔案的鑒定

電子檔案的鑒定內容包括：電子檔案的開放鑒定和電子檔案保存到期時的價值鑒定。

館藏電子檔案的開放鑒定，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放鑒定，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交時附具意見。

保存到期電子檔案的鑒定程序主要有四個環節：（１）組成檔案鑒定小組。（２）對保存到期電子檔案逐條鑒定并給出續存或銷毀意見。（３）將鑒定意見上報上級領導或主管部門審批。（４）檔案鑒定小組形成鑒定報告。

（二）電子檔案的轉換與遷移

電子檔案轉換與遷移的情形：

（１）電子檔案當前格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案或元數據的格式轉換；

（２）因技術更新、介質檢測不合格等原因需更換離線存儲介質時，應實施電子檔案或元數據離線存儲介質的轉換；

（３）支撐電子檔案管理系統或電子檔案長久保存系統運行的操作系統、數據庫管理系統、臺式計算機、服務器、磁盤陣列等主要系統硬件、基礎軟件等設備升級、更新時，應實施電子檔案管理系統、電子檔案長久保存系統、電子檔案及其元數據的遷移；

（４）電子檔案管理系統、電子檔案