會展項目策劃與組織START目錄模塊一會展項目概述模塊二會展項目立項策劃模塊三會展項目相關活動策劃模塊四會展項目營銷與招展招商策劃模塊五會展項目計劃與控制模塊六會展項目團隊建設模塊七會展項目實施與現場管理模塊八會展項目風險識別與應對模塊九會展項目收尾與評估模塊九會展項目收尾與評估任務一認識會展項目收尾工作任務二評估會展項目展覽項目的主要資料會議項目的主要文件會展項目收尾階段的主要工作當會展項目的主要任務完成后，會展項目管理者仍需要繼續完成一些后續工作，即會展項目收尾工作。收尾階段是會展項目周期的最后一個階段，主要目的是確認會展項目實施的結果是否達到預期要求，并通過項目的事后評價進一步分析項目可能帶來的實際收益，為下一屆會展項目的開始做準備。任務一認識會展項目收尾工作收尾工作主要包括收集項目資料，撰寫會展項目總結報告會展項目閉幕后，項目管理機構要及時將該會展項目總結以各種途徑發送給參展商、重要觀眾、支持單位、合作單位等，并對他們表示真誠的感謝。展覽總結不僅要發送給現有的客戶，還要給潛在客戶，以便為下一屆會展項目的招展招商做準備。一些重要的合作伙伴，可以派專人前往感謝。任務一認識會展項目收尾工作會展項目結束后，需要對項目的資料進行收集整理。對于展覽項目和會議項目，需要收集整理的數據有所不同。這些數據資料將主要用于撰寫會展項目的總結報告。通過數據分析，較直觀地展現項目成果。向客戶發送項目總結并致謝進行會展項目總結性宣傳報道辦展機構需準備一份總結性的新聞稿或將新聞素材提供給各大新聞媒體。一方面可以將本次會展項目成功舉辦的成果傳遞給客戶和社會群眾，另一方面，也為下一屆項目的舉辦做輿論準備。項目結束后的宣傳報道因為有數據和詳細的資料支撐，往往能收到不錯的效果。任務一認識會展項目收尾工作建立更新數據庫第一屆會展項目結束后，項目管理機構就需要重視并建立和完善客戶數據庫。在以后每屆項目結束后，及時更新客戶數據庫信息，并對數據庫信息的變化情況分門別類地進行分析統計，以幫助業務部和客戶關系部及時確定、調整工作方向和工作重點。除了客戶數據庫外，辦展機構還需要對會展項目服務商的信息進行及時更新和完善。任務一認識會展項目收尾工作收集客戶意見反饋項目結束后仍需要對參展商、觀眾等收集關于展會服務、展會效果、展會安排等問題的反饋信息。對反饋信息加以整理、分析，梳理出比較重要的意見和建議，以便在下一屆展會對相關工作進行改進。任務一認識會展項目收尾工作進行項目驗收和財務結算會展項目驗收是檢查項目計劃范圍內各項工作是否已經完成，應交付的成果是否達到要求。項目驗收標志著項目實質性工作的結束。財務結算：是收尾階段的主要工作之一，是對會展項目的收入、支出做出結算，以便計算會展項目利潤，衡量項目財務目標是否完成。會展項目收入的核算：主要是對欠款客戶收繳賬款、核實政府撥款等是否到位。支出的核算：主要包括與相關合作單位索要賬單、支付尾款、核發工作人員工資補貼等。任務一認識會展項目收尾工作與客戶和服務商建立長期、穩定的關系展項目的舉辦頻率一般是一年一次或一年兩次，其籌備期與項目的舉辦頻率一致。會展項目進入收尾階段，意味著已經進入下一屆會展項目的籌備期。有時甚至在會展期間，一些銷售人員就開始下一屆會展的招展工作了。任務一認識會展項目收尾工作對客戶數據分析后，會展項目管理機構應將客戶進行分級管理，對于一些重要客戶或忠誠客戶，要采取有效的手段與其保持長期、友好的感情聯系，建立一種相互信任的客戶關系，這樣才能留住客戶，推動業務發展，為項目帶來收益。項目管理機構與服務商之間是一種互利共贏的合作關系，雖然是各取所需，但是對于一些掌握核心要素的服務商，也需要像對待客戶一樣對待他們，與其保持長期、穩定的關系。準備下一屆會展項目處理一些會展項目遺留問題會展項目舉辦期間時間短，很有可能一些問題還沒來得及解決。一些客戶要求展品處理問題，以及參展商和與會人員調查還沒完成等。一般情況下，兩屆會展的時間間隔為半年、一年，甚至兩年以上，因此，這些遺漏問題必須在項目結束后及時完成，不能拖到下一屆會展舉辦時再解決。任務一認識會展項目收尾工作會展項目總結報告會展項目總結報告是指會展項目主要工作完成或者項目結束后，對項目整體或部分工作進行回顧、分析、總結而形成的正式報告。會展項目總結報告一般是舉辦機構對項目籌備組織和實施管理方面的自我總結，通過梳理具體的實施方案，分析具體做法的優點和缺點，總結經驗和教訓，提出進一步優化的具體措施。會展項目總結報告分為全面性總結報告和專題性總結報告。任務一認識會展項目收尾工作會展項目總結的意義和價值，具體表現在：會展項目總結是對本次項目的一個整體回顧和評價，是舉辦機構向主辦機構或上級部門進行工作匯報所必需的書面文件，也是舉辦機構向參展商和觀眾進行宣傳，為下屆會展項目成功舉辦所做的準備工作，更是項目舉辦團隊進行自我反省與自我改進的有效途徑。任務一認識會展項目收尾工作全面性總結報告一般由舉辦機構撰寫，對會展項目的各項工作進行全面回顧，同時，還需要對重點工作或一些深刻的經驗教訓進行特別說明，以求做到內容全面、廣泛，重點突出。專題性總結報告一般圍繞某項具體的工作或特定的對象進行深度分析總結，內容針對性強，如參展工作總結等。共好2018海口汽車博覽會展會總結一、展會基本概況1、招商工作2、參展情況3、成交情況4、觀眾邀約5、現場服務配備二、展會亮點活動1、強化國慶+車展，雙重優惠折上折2、豐富大獎拿不停，國慶長假好去處3、貼心咨詢服務，手把手指導搖號買車共好2018海口汽車博覽會，于2018年10月1—3日在海口海航文化體育廣場舉辦并圓滿落幕。車展結束后，組委會通過總結經驗和發現不足，就本屆展會的情況做出如下總結：三、宣傳推廣四、觀眾及參展商對展會的意見和建議1、車商方面2、觀眾方面五、不足之處與下屆改進1、布展工作方面2、展期工作方面3、撤展工作方面會展項目評估的內涵會展項目評估的內容會展項目評估的過程和方法會展項目評估的概念及類型會展項目評估一般在會展項目結束后啟動，主要是對會展項目進行分析和評價，即對會展項目目標、實施過程、服務質量、項目效益、項目影響力等因素進行全面、客觀、科學地分析，綜合評價會展項目的整體績效，以確定項目是否實現預期目標。在評估的同時，對項目實施過程進行回顧分析，總結該項目的經驗和教訓，為舉辦機構、參與者、會展項目管理機構提供有價值的信息，為下屆會展項目的成功舉辦提供參考依據。按照不同標準，可將會展項目評估劃分為不同的類型，如圖9-2-1所示。任務二評估會展項目圖9-2-1會展項目評估的類型任務二評估會展項目任務二評估會展項目由會展行業主管機構實施的評估：一般針對一個時間段內會展市場的整體狀況進行評估，也可以對某個有典型意義的會展項目進行評估，其評估結果具有權威性，往往會公布給社會大眾。由會展項目舉辦機構實施的評估：由主辦方或者承辦方根據項目需要和資源選擇自行組織實施，其評估結果一般是保密的。由會展項目參與者實施的評估：由會展項目參與者實施的評估一般都有明確的目的，可能針對會展項目的某一塊內容進行評估。由中介機構實施的評估：一般屬于授權評估，即受到舉辦機構或其他參與者的委托，對會展市場或某一會展項目進行評估，這種評估類型最大的優點是其評估結果不受評估主體的影響，相對而言更加科學、客觀。會展項目評估類型會展項目評估的特點1．全面性會展項目評估是對會展項目進行全方位分析并做出整體性的評價，因此，需要對會展項目生命周期中各階段及項目涉及的方方面面進行考慮，并以此對會展項目的績效做出判斷。2．客觀性為了保證會展項目評估結果的有效性，必須保證評估主體和評估過程客觀、公正、實事求是。否則，帶有主觀想法的評估者會導致評估結果與事實不符，也就無法達到為會展項目舉辦機構、參與者、管理機構等提供決策依據的目的。為了滿足評估結果的客觀性要求，最有效的做法就是委托無利益關系的第三方機構進行會展項目的評估工作。任務二評估會展項目3．權威性會展項目評估的資料必須來源于該會展項目的實際情況，而不是會展項目舉辦者做出的推測或計劃。只有根據采集到的實際信息和數據，才有可能做出正確的會展項目分析和評估。因此，現實性是會展項目評估的前提和基礎。任務二評估會展項目4．現實性會展項目評估的權威性體現在評估主體的權威性和評估結果的權威性兩方面。評估主體必須具備相應的專業知識和經驗，即評估主體在會展業具有一定的權威，這樣的分析和評估才可能使其他人信服。5針對性會展項目評估不僅可以針對會展行業和會展市場，還可以根據評估主體的需求，只對會展項目的某個部分進行評估。反饋性會展項目評估的目的是為會展項目舉辦機構、參與者或管理機構提供有價值的信息，為下一屆項目的成功舉辦提供參考借鑒。會展項目評估是一種具有反饋性的工作。如果沒有反饋給相關部門和人員，就不能實現會展項目評估的作用和價值。6任務二評估會展項目會展項目評估的意義會展項目評估的意義，在于通過對會展項目實施過程和最終成果進行分析反饋，為不同的評估主體提供有價值的信息。會展項目評估是會展項目管理工作中必要的工作環節，對于會展項目的長遠發展有著重要意義。任務二評估會展項目對會展項目舉辦機構的意義提高會展項目的服務質量和整體競爭力會展項目舉辦機構依據項目評估結果，分析出會展項目具有的優勢和劣勢，以及影響該會展項目成功舉辦的各種因素。發揮會展項目的優勢，有針對性地改進自身的缺點，不斷提高會展項目的服務質量和整體競爭力，創建并提升會展項目的品牌。任務二評估會展項目對會展項目舉辦機構的意義提高會展項目實施的效率會展項目評估時，對會展項目歷年的相關數據進行匯總，分析該項目成功舉辦的可能性，并為會展項目的整體運作指明改進的方向，促進對會展項目工作方法和工作流程的優化。任務二評估會展項目對會展項目參與者的意義展覽項目評估為參展商和觀眾做出參展決策提供了依據。參展商和觀眾可以根據各方面的評估結果了解參展的實際效果，分析總結其參展的經驗教訓，為今后是否繼續參展提供決策依據。會議項目評估為與會者是否要參會提供依據。與會者可根據各個方面的評估結果，了解會議的層次、價值和參加本次會議的實際效果，為日后是否繼續參會提供衡量標準。任務二評估會展項目對會展行業管理機構的意義會展項目評估是會展行業管理機構了解市場情況和實施行政管理的重要途徑。會展行業管理機構通過會展項目評估，可了解一段時間內會展市場的基本情況，獲取市場發展信息，為其制訂相關規章制度提供最新的行業資訊。同時，會展行業管理機構還可以將評估結果面向社會進行公開，規范會展市場秩序，促進會展市場優勝劣汰。任務二評估會展項目會展項目評估的內容會展項目評估是一個內容龐大且錯綜復雜的體系。會展項目類型不同，評估內容也會產生較大差異。評估內容包括：項目策劃評估、目標評估、實施過程評估、效益評估、影響評估、商譽評估和可持續發展評估等。會議、展覽和節事活動評估的具體內容如表9-2-1所示。任務二評估會展項目任務二評估會展項目表9-2-1會展項目評估的主要內容詳情表格見書本第231頁

會議項目展覽項目節事活動評估內容舉辦機構策劃/指導委員會會議秘書處 主題相關性 目標明確性 會議整體策劃會議相關活動會議時間地點市場宣傳 公共關系展覽的歷史 展覽的影響力 展覽的主題及題材展覽規模 展覽的時間、地點展覽現場秩序 展覽目標 廣告宣傳 招展招商 展品數量及質量參展商效益活動主題 活動內容安排活動時間、地點票務及入場 工作人員數量及水平人群控制 現場秩序及安全信號和通信 餐飲服務 交通及運輸 住宿服務展覽項目評估的主要內容1．展覽項目的影響力展覽項目的影響力可以從展會歷史、主辦方的實力、參展商的質量、觀眾的結構等方面進行評價。展會的舉辦歷史越長，展會品牌越成熟，其影響力越大。參展商中知名企業的數量越多，說明展會的影響力和展出效果越好。觀眾構成中的專業觀眾比例也能反映出展會的影響力。實力雄厚的主辦方是展會成功舉辦的有力保障，主辦方的品牌號召力也會直接影響展會的影響力。任務二評估會展項目2．展覽題材展會規模越大，則該展會對參展商和專業觀眾的吸引力越大。評估展會規模要從租用展館的面積、參展商數量和觀眾數量3方面進行衡量。參展商數量除評估總數外，還需要統計行業內大型企業、知名企業及跨國企業的參展面積，以及這些企業面積之和占參展商總面積的比例。觀眾數量主要評估專業觀眾的數量和比例即可。任務二評估會展項目展覽題材是指展會的展品范圍。展品范圍太廣，展會的專業性會受到質疑；展品范圍太窄，展會的招展難度將增大，盈利能力也欠佳。此外，還要考慮該展會題材對當地的行業發展和經濟增長是否有助推作用。3．展覽規模4．展品質量及效果展臺效果可以用客戶接觸平均成本來衡量。客戶接觸平均成本是指參展商為接觸到潛在客戶所花費的平均成本，其計算公式為客戶接觸平均成本=參展總成本/參觀人數潛在客戶數量達到預期后，客戶接觸平均成本越低越好，或者低于其他參展商展臺的平均值，表明該參展商以較少的展臺投入吸引了較多的觀眾，則其展臺效果為優異。任務二評估會展項目展會質量及效果需要在對參展商、觀眾、媒體、展會服務商等主要參與者進行調研的基礎上，對反饋的結果加以評估獲得。5．展臺效果展覽項目評估的主要內容6．成本效益比有兩種典型的成本效益比較方法，一種是用展出成本與現場展出效益相比，由于展出效益不僅包括現場成交額，也包括展會上的潛在客戶在展會結束后產生的成交額，因此，這種比較方法難以界定展會的性價比。另外一種是用建立有價值的潛在客戶關系數與展覽開支相比。任務二評估會展項目任務二評估會展項目7．成交評價對貿易性的展覽會來說，成交評價是會展成功性評價最重要的內容之一。包括有無達到銷售目標、成交額、成交筆數、意向成交額、實際成交額、與新客戶成交額、與老客戶成交額、展覽期間成交額、預計后續成交額等。8．展會的組織與服務展會的組織水平主要體現在現場活動的安排是否合理、現場秩序是否良好、緊急事件能否得到及時處理等。不僅包括辦展機構提供的場地租賃、展館公共設施等的基本服務，還包括各類服務商提供的服務。展覽項目評估的主要內容任務二評估會展項目9．競爭評價競爭評價是指在展會的價格、規模、展出效果等方面與競爭對手相比所得出的結論。10．宣傳推廣評價主要從以下3方面進行：展前有無開展宣傳推廣活動，并起到不錯的效果；展中有無開展提升展會的影響力和知名度的相關活動；展后有無進行宣傳推廣效果追蹤，確保開展的宣傳推廣活動達到預期。此外，還需要評價展會是否設置一些相關活動，幫助參展商進行品牌形象、產品或項目的宣傳推廣。任務二評估會展項目11．接待客戶評價關于接待客戶的評價，可以從參觀展臺的觀眾數量、觀眾質量和接待客戶的成本效益3方面進行評價。觀眾數量包括專業觀眾數量和普通觀眾數量。觀眾的質量可以從客戶停留時間、專業觀眾的購買力和普通觀眾的購買意愿方面進行評價。接待客戶的成本效益，可以使用客戶接觸評價成本這一指標來衡量。任務二評估會展項目會議項目評估的主要內容如表9-2-2所示。詳情表格見書本第234頁任務二評估會展項目評估項目評價指標評估項目評價指標舉辦機構是否達到會議預期目標 是否發揮組織、協調和領導的作用是否處理好與會議項目關系人之間的關系會議預算會議經費的來源是否充足會議預算的編制是否合理會議實際支出與預算之間的差額如何策劃委員會和指導委員會是否清楚委員會的職責是否發揮應有的價值和作用 工作成果和決議是否令人滿意和信服休息和茶歇休息和茶歇的次數是否適量每次休息和茶歇的時間是否合適休息茶歇時提供的茶點是否令與會者滿意秘書處現場工作人員是否合理充足 與會人員的需求是否得到滿足是否承擔其應有的職責陪同人員陪同人員數量是否充足 陪同人員是否讓嘉賓滿意陪同人員是否清楚工作的職責陪同人員溝通能力如何表9-2-2會議項目評估的主要內容會展項目評估的過程和方法成熟的會展項目的評估主體多為第三方評估機構，有時會展項目主辦方也會作為評估主體開展評估工作。評估的客體包括會展市場、具體的某個會展項目或某個會展項目的一部分。會展項目的評估過程包括制訂會展項目評估方案、會展項目評估方案實施和會展項目評估報告3部分，如圖9-2-3所示。任務二評估會展項目任務二評估會展項目圖9-2-3會展項目評估過程制訂會展項目評估方案制訂會展項目評估方案之前，必須明確本次會展項目評估的目的和任務，即明確為什么要進行評估及評估什么。因為評估主體不同，評估類型和評估目的會千差萬別，所制訂出來的評估方案也會完全不同。在制訂會展項目評估方案時，仍需將評估主體的類型、評估對象的類型、評估對象的時間和地域范圍、數據資料收集的范圍、評估報告的形式等因素加以考慮。只有這樣，才能保證會展項目評估工作的順利實施。任務二評估會展項目會展項目評估方案實施1、招募專業的評估人員和調研人員會評估人員需要理解并熟知本次會展項目評估工作的具體情況，還需要具備會展行業知識、數據收集和處理能力，以及綜合處理問題的能力，因此，做好參與會展項目評估人員的招募和培訓尤為重要。任務二評估會展項目會展項目評估方案實施2、數據資料的采集會展項目的數據采集工作是非常繁雜而細致的，很多時候會采用問卷調查的方式去收集。問卷調查是一種隨機抽樣方法，存在一定誤差，只有當樣本量足夠大時，這種誤差才可以忽略。實施要經過問卷設計、問卷發放和問卷數據統計3個階段。問