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文檔簡介

開票工作職責1.說明作為對相關崗位應用Ax系統的操作指引和部門相關人員的培訓教材，本文檔主要使用于開票室內部操作使用。本文檔依據《銷售開票崗位職責說明》中對各個崗位的定義及詳細描述指定而出，可以作為開票內部員工日常操作Ax系統的操作規范進行使用。2.崗位職責描述1、開具提貨單，開票室嚴格按照銷售訂單開具提貨單（發運計劃），創建提貨單時注意必填項（數量、試樣編號、庫位、車號、備注），其它項由系統自動生成，禁止隨意操作，導致無法過磅。完成創建后認真核對提貨單物料品種，包裝類型等。自提車輛開提貨單時，各銷售分公司必須指定專人通知開票員，開票員在備注欄詳細注明通知人姓名，車號；派送車輛在備注欄填寫提貨人和通知人姓名、車號，否則不予開具提貨單。在開散裝票和安排車輛時，積極與客戶、承運商溝通聯系，對運輸車型、訂單的剩余量和允許的超交量綜合分析來安排車輛和開具提貨單。按預交款控制發貨量的訂單要關注訂單價格和余款。2、如果車輛上磅時無法正確采集提貨單信息，開票員極時與銷售訂單創建責任人聯系，盡快維護訂單，訂單維護完成后重新創建提貨單。3、嚴禁開票員在紙質提單上更改試樣編號和裝車庫位，必須做到AX系統內的提單信息與所打印的提單信息保持一致。嚴禁手工涂改票據。4、開票員在交接班時必須下載銷售訂單，并保存到本地計算機。以免網絡或系統出現故障影響開票。銷售訂單下載方法：進入AX系統應收帳款查詢銷售訂單序時薄，將銷售訂單所有行內容全部選擇，復制并粘貼到EXCEL中保存即可。5、如果網絡或系統出現故障，造成不能在系統正常開票，應極時向公司信息員通知，并征得部門領導同意后進行手工開票，開票員應依據所下載的訂單按其剩余交貨量開具提貨單。6、網絡恢復正常后必須將上述數據按照原有流程全部錄入系統中，補錄數據要確保準確無誤，數據補錄完成后再正式起用系統開票。如果網絡恢復正常后需補錄數據較多，需要補錄工作與正常開票同時進行時，要嚴格按照提貨卡剩余數量開提貨單，杜絕提貨單數量超出銷售訂單剩余量.7、在補錄數據時，補錄的提貨單由發運負責人簽審。8、火車提貨單按照請車安排的實際情況，由鐵路協調組計劃員依據銷售訂單創建火車提貨單，安排裝車，將裝車部門實際裝車的數量、試樣編號、品種、收貨人、到達站等信息錄入系統，信息數據的錄入依據火車站臺值班人員提供的當日裝車報表的作為最終依據，并安排出廠后，過賬出庫單。審核出庫票據，防止漏車。2.2職權1、自提車輛開提貨單時，各銷售分公司必須指定專人通知開票員，開票員在備注欄詳細注明通知人姓名，車號；派送車輛在備注欄填寫提貨人和通知人姓名、車號，否則不予開具提貨單。2、銷售訂單不規范，開票員有權開具提單，并通知銷售訂單創建責任人。3、零散客戶開票時，必須出具財務部門蓋有“財務專用章”的收款收據，如果沒有收據或收據上的信息不全（如財務專用章、收款經辦人姓名、數量、價格、收款時間），開票員有權拒絕開票。3.開票操作方法1、路徑發運管理

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