名尚咨詢科振項目組高效會議管理名尚咨詢科振項目組高效會議管理1

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的2課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原3會議的目的開展有效的溝通傳達資訊監督員工、協調矛盾達成協議與解決問題資源共享開發創意激勵士氣鞏固主管地位會議的目的開展有效的溝通4高效會議的八大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人高效會議的八大特征只有必要時才召集5如果已經按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果如果已經按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么6如果必須把信息同時傳達給很多人

有些事情需要當眾表揚或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務必須開會的五個如果如果必須把信息同有些事情需要當要讓別人參與決聽7會議失敗的原因會議失敗的原因8會議效率不高，通常由以上7種原因造成；在這7種原因中，有3種是原因是致命傷，需要高度警惕；這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。會議失敗的原因會議效率不高，通常由以上7種原因造成；會議失敗的原因9課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原因探究10高效會議管理的要點11ModuleundVariations_E會前準備......會議議程會后追蹤高效會議的一個“中心”，兩個基本點高效會議管理的要點11ModuleundVariatio11高效會議的預防性管理高效會議的預防性管理12固定的會議流程規范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規章制度3議程1分享話題和目標交換信息產生生意/做決定/確認行動總結2結束會議總結安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規范開始3議程12結束會議跟蹤13準備工作的作用選擇最恰當的選擇方式使參會者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會者應有何種行為表現節省時間與減少沖突準備工作的作用選擇最恰當的選擇方式14開會前的準備工作是否要開會準備工作的作用1H5W主持人的準備工作開會前的準備工作是否要開會15會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH16會議本身要遵守的規則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發言的心態4.會議要能準時開始、準時結束5.負責人對決議能否達成負主要責任會議本身要遵守的規則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席17會議本身要遵守的規則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監控會議質量

會議本身要遵守的規則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴

18課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原因探究19主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任參會者的守則與責任如何處理會議中的沖突主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任20主持人的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確討論總結內容引導發言者解釋使人困惑的發言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保證中立態度主持人的守則與責任營造和諧氣氛21主持人作為矛盾調停者的失敗表現聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談認為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導雙方攻擊你縮小問題的嚴重性換話題當雙方爭執時，表達不愉快的情緒主持人作為矛盾調停者的失敗表現聽完陳述后，就沒詞了22參會者的守則和責任會前充分準備會中全情投入，貢獻自己的創意與意見以解決問題為己任開放的心態，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發言，言之有物不隱善揚惡，不人身攻擊避免不當的肢體語言會后總結參會者的守則和責任會前充分準備23課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原因探究24會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設計的順序協助主持人總結與歸納會議記錄者的功能僅次于主持人25會議記錄的10大建議重要的會議應該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責任更全面會議記錄內容全面而準確會議結束后整理會議內容會議記錄應有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發送給與會者會議記錄的10大建議重要的會議應該進行錄音會議記錄內容全面而26會后跟進作參為者的會后跟進作為主持人的會后跟進自我評定怎樣提高下次會議的質量關于習慣會后跟進27參會者會后跟進的內容拿到會議記錄以后要細讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務的完成方法會議是一項新任務的開始參會者會后跟進的內容拿到會議記錄以后要細讀28主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯絡缺席的同事制定跟進計劃，負責跟進如有需要找高層協助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失主持人的會后跟進請大家填寫會議評估