商洽、紀要性公文的函及范例一、函的含義和特點

(一)函的含義

函是公文中惟一的平行文，行政公文和黨的機關公文都把函列為主要文種。

《國家行政機關公文處理辦法》對函的功能作如下表述：

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

《中國共產黨機關公文處理條例》對函所下的定義與之相似：

用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準。

理解函的定義時，關鍵要把握住“不相隸屬機關”這一概念。一個系統內部的平級機關是不相隸屬機關，這個容易理解；另外，凡是雙方在行政或組織上沒有領導與被領導關系、業務上沒有指導與被指導關系的，都是不相隸屬機關，無需考慮雙方的級別大小。在不相隸屬機關之間，級別高的一方不能向級別低的一方發出指揮、指導性公文(個別曉諭性的通知例外)，級別低的一方也不需向級別高的一方發出請示和報告。雙方之間如果有事項需要協商或請求批準，都要使用“函”這種平行文體。

除作為平行文種出現之外，函有時也可用于有隸屬關系的上下級機關之間。例如，上級機關向下級機關詢問有關情況，用別的文體顯然不合適，可以用函，但下級的答復最好用報告。上級機關向下級機關催辦有關事宜，如要求下級機關呈報有關報表或材料時，也可以用函，下級同樣要回以報告。

(二)函的特點

1．平等性和溝通性

函主要用于不相隸屬機關之間互相商洽工作、詢問和答復問題，體現著雙方平等溝通的關系，這是其他所有的上行文和下行文所不具備的特點。即使是向有關主管部門請求批準，在雙方不是隸屬關系的時候，也不能使用請示和批復，只能用函，并且姿態、措辭、口氣也跟請示和批復大不相同，也要體現平等性和溝通的特點。

2．靈活性和廣泛性

函對發文機關的資格要求很寬松，高層機關、基層單位；黨政機關、社會團體、企事業單位，均可發函。函的內容和格式也比較靈活，而且不限于平行行文，所以運用得十分廣泛。

3．單一性和實用性

函的內容必須單純，一份函只能寫一件事項。函不需要在原則、意義上進行過多的闡述，不重務虛重務實。

(三)函的分類

1．公函與便函

公函是正式的公文，像一般公文一樣，有文件頭、有發文字號、有標題、有公章，總之，嚴格按照公文格式撰寫制作。便函不屬于正式公文，格式可以比較隨意，沒有文件頭，沒有發文字號，甚至可以沒有標題。但正文之后，要有機關署名、日期和公章。我們在本章介紹的，主要是作為正式文件的公函。

2．發函和復函

主動制發的函為發函，回復對方來函的函稱為復函。一般情況下，對方發來的是函，回復的也應該是函，但有時可以靈活處理。譬如前面說過，上級發函向下級詢問有關情況，下級回復時用函雖然不為錯，但有更合適的文種可選擇，那就是答復報告。再如，對下級機關的請示，上級機關的辦公部門(一般與下級機關在級別上是平級的)在接到授權的情況下，可以給以答復，但不能使用批復，只能用函的形式。

3．商洽函、詢問函和請批函

按內容和目的分類，函可以分為多種類型。主要是商洽函、詢問和答復函、請批函。此外，還有通知事項的函、催辦事宜的函、轉送材料的函等等。

二、函的寫法

(一)函的標題、字號和主送機關

1．函的標題

作為正式公文的函，其標題和一般公文的寫法一樣，由發文機關名稱、主要內容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的復函》、《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》等。也可以采用省略發文機關名稱的寫法，如《關于請求批準××市節約能源中心編制的函》。

2．函的發文字號

公函要有正規的發文字號，寫法與一般公文相同，由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函，可以在發文字號中顯示“函”字。如《國務院公報》2000年第10號同時發表了國務院辦公廳以“國辦函〔2000〕××號”為發文字號的七篇復函。

3．函的主送機關

函的行文對象一般情況下是明確、單一的，所以多數函的主送機關只有一個。但有時內容涉及部門多，也有排列多個主送機關的情況，如《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》(國辦函〔1993〕2號)的主送機關，有七個之多：“國家計委、經貿辦、農業部、商業部、經貿部、紡織部、技術監督局”。

(二)函的正文

1．發函緣由

這是函的開頭部分，主要用來說明發函的根據、目的、原因等。如果是復函，則先引用對方來函的標題、發文字號，然后再交代根據，說明緣由。這部分結束時，常用一些習用的套語轉入下一部分，如“現將有關情況說明如下”、“現就有關問題函復如下”等。

2．事項

為此，我們在進退維谷的情況下，情急生智，深曉貴校府高庭闊，物實人齊，且具有寬大為懷，救人之危的美德。于是，我們抱著一線希望，與貴校商洽，能否為我校進修教師的住宿問題提供方便條件。但不知貴校是否有其他困難，如有另外的要求和條件，我校則盡力相助。若貴校對于住宿一事能夠解決，我校進修教師在住宿期間可為貴校教學事務做些義務工作，如輔導和批改作業等，這樣可以從中相得益彰。我們以校方的名義向貴校表示深深的恩謝。

以上區區小事，不值得驚攪貴校，實為無奈，望諒解。并希望盡快得到貴校的答復。

此致

敬禮

××省財經學校(公章)

一九××年×月×日

這篇公函存在以下幾個方面的問題：

1．格式不正規

首先是標題不規范。作為正式的公文，應該采用公文標題的常規格式，只用“公函”二字作標題，顯然不合要求。

其次是結語不規范。此函用一般書信的祝頌語作結語，消解了公文的特色，有些不倫不類。

2．請求近乎無理

發函單位為解決自己進修教師的住宿問題，竟要求與此事無關的第三方幫助解決困難，這要求近乎無理。合作總是要在互利互惠的前提下才能得以實現的，請求幫助也要在合情合理的情況下才能提出，此函僅以幫助輔導、批改作業作為交換條件(他們的教師其實并沒有為對方做輔導和批改作業的資格)，其他真正能作為對等交換的條件完全沒有，其結果可想而知。

3．語言不得體、不準確

此函的語言有較多問題。

一是沒有公文語言的嚴謹性與簡潔性，有些話近乎口語，如“事情是這樣的”、“希望盡快得到貴校的答復”等。

二是有些語言分寸失當，有獻媚之嫌，如“深曉貴校府高庭闊，物實人齊，且具有寬大為懷，救人之危的美德”。