采購信息制度規范1采購信息收集制度采購信息收集是指通過各種方式獲取采購過程中需要的信息。采購信息收集工作的好壞，直接關系到采購信息管理工作的質量，影響到公司的采購決策。采購信息收集制度第1章總則第1條目的為了提高公司采購信息的質量和信息收集的工作效率，結合本公司的實際情況，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購部信息收集人員收集、整理、分析采購信息。第3條職責分工采購部經理負責審核、監控本制度，采購信息收集的進度和質量。采購專員負責制定采購信息的方案和計劃，收集、分析采購信息。采購文員負責整理、錄入采購信息。第2章采購信息的收集第4條采購信息的內容一般情況下，公司需要收集的采購信息主要包括以下七類。供應商信息，包括供應商的資信情況、技術水平、經營狀況等。物資價格信息，包括物資的市場價格水平、制造成本、價格的季節性變動等。物資信息，包括物資的性能、制造方法、市場用量、供貨量等。采購市場行情，包括市場行情、市場特性、供需狀況、價格的變化情況等。替代品信息，包括新物資的價格、制造方法等。法律法規信息，采購人員應隨時關注本行業的相關法律法規的變動情況，如有更新或變更，要及時整理歸檔。案例信息，采購部要定期對各類型采購案例建檔，以便不斷吸取經驗教訓，避免采購中出現不必要的失誤。第5條采購信息的來源采購專員一般可以通過以下五條渠道收集信息。來自現有市場的信息。來自同行業的信息。來自供應商的信息。來自其他行業的相關信息。來自公司內部相關部門的信息。第6條采購信息收集的方法常用的采購信息收集方法包括如下三種。網絡收集法，主要通過直接訪問與本公司采購工作有密切聯系的供應商網站、競爭對手網站、采購專業網站和各類電子商務網站收集采購信息。媒體收集法，主要通過展銷會、博覽會、報刊、電視、廣播等渠道收集采購信息。調查收集法，主要通過商務調查的方法收集采購信息。第7條采購信息收集的準備采購部經理明確采購信息收集的目標、范圍。采購部經理明確采購信息收集人員的職責、任務。采購專員制定采購信息收集的方案和計劃，報采購部經理審批，根據其審批意見修改并執行。采購文員設計、編制符合信息收集目標和范圍的調查問卷、表單。第8條實施信息收集采購專員按照自身職責、任務收集信息。采購部經理督導信息收集的過程，控制信息收集的進度和質量。采購專員在收集信息的過程中應注意對采購信息的保密。采購專員應嚴格控制信息收集的實施過程，如果發現方案設計有問題，要及時修正，以免得出錯誤的結論。第3章采購信息的整理和分析第9條采購信息整理采購文員對收集到的表單進行逐份檢查，將合格表單統一編號，以便于數據統計。采購部經理對表單進行抽樣檢查，審核信息的質量。采購文員將所有資料進行編輯、匯總分類，并錄入相應的模板之中。第10條采購信息分類一般情況下，根據信息來源及流向，采購信息可以分為三類，采購信息管理人員需按照下表所示對收集到的采購信息進行分類。采購信息分類說明表

信息種類信息細項說明公司內部流向采購部的信息計劃信息該計劃可以讓采購部了解公司對物資、設備等的長期需求銷售預測信息準確的銷售預測有利于采購部在市場和公司之間找到最佳平衡點預算信息做好算可以幫助采購專員控制采購系統運營費用會計信息會計提供的關于供應商的財務信息，可以為采購部選擇供應商提供幫助生產需求信息了解生產物資在一定周期內的需求項目和數量，可以作為采購部規劃采購和供應計劃的依據新產品信息采購部應及時收集公司相關新產品的信息，為采購工作提供指引公司外部流向采購部的信息市場信息包括與采購工作相關的出版物，供應商提供的有關價格、供求因素等信息供應源信息包括從供應商、媒體廣告等渠道獲得的信息供應商能力信息包括供應商的生產能力、生產率及業內的勞動力狀況等信息

產品稅費信息包括各類物資價格折扣、關稅、增值稅、銷售稅等各種稅費信息運輸相關信息包括各類運輸方式及其費用，以及這類信息對采購價格的影響采購部流向其他部門的信息流向咼層的信息與采購有關的市場和行業狀況等信息流向生產部信息采購物資質量信息、發運提前期信息、替代品信息等流向市場部的信息競爭對手的銷售信息、競爭狀況信息等流向倉儲部信息采購物資到貨信息、入庫驗收通知等財務部門成本、價格調整、預算等信息第11條采購信息分析采購專員選擇科學的統計方法，對收集到的信息進行技術分析，審核數據的有效性，并剔除無效信息，通過分析、判斷、歸納、推理獲取需要的信息，為制定采購決策提供重要依據。采購專員根據分析得到的數據，用定性或定量的方法進行采購預測。采購專員編制《采購信息分析報告》，并報采購總經理審批。第4章附則第12條本制度由采購部負責制定、解釋和修訂，經采購總監審批通過后生效。第13條本制度自審核通過之日起執行。2供應商信息管理制度供應商信息管理是企業管理者為了有效地開發和利用供應商信息資源，在供應商管理過程中，對供應商信息進行收集、加工、輸入和輸出的活動總稱。供應商信息管理制度第1章總則第1條目的為了規范供應商信息的收集、整理和存檔管理工作，促進公司充分了解供應商的供應、交期、品管等能力，從而為公司制定采購決策提供依據，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于采購部人員收集、整理、存檔供應商信息等相關工作。第3條職責分工供應商主管負責審核和落實供應商信息管理制度，監督供應商信息管理過程。采購專員負責分析和核定供應商信息，評價供應商資信等。采購文員負責收集、整理、存檔、保管供應商信息。第2章供應商信息的收集第4條供應商信息的內容供應商信息的內容主要包括以下四個方面。供應商基礎資料，也就是公司掌握的供應商最基本的原始資料，主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網址、負責人、聯系人，公司概況，設備狀況，人力資源狀況，主要產品及原材料等。供應商特征信息，包括供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。供應商業務狀況，主要包括目前及以往的銷售實績，經營管理者和業務人員的素質，與其他競爭公司的關系，與本公司的業務聯系及合作態度等。交易活動現狀，主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策、企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。第5條實施信息收集采購專員制訂周密、切實可行的信息收集計劃，并報采購部經理審批。供應商主管將收集計劃分解并分配給采購專員。采購文員按照信息收集的目的和要求設計出合理的信息收集提綱與表格。采購文員按照任務的特點，選擇合適的收集方式和方法。第3章供應商信息的整理第6條供應商信息的分類供應商信息按照來源不同一般分為以下五類，采購專員應按照以下分類整理信息。基本情況，包括供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、聯系人、電話、傳真等。資料類，主要包括營業執照、執照到期日期、生產許可證、許可證到期日期、質量體系證書、證書到期日期、產品標識、行業檢測報告及有效期、企業簡介、配套設備情況、供應商基本情況調查表等。合同類，包括供應商質量保證協議、配套產品保修服務協議、合同及合同編號、技術協議。產品類，包括物料編碼、產品名稱、圖號、價格、企業行業標準、產品執行標準等。流程類，包括樣品小批鑒定表、供應商評價記錄、供應商批準表格等。第7條供應商信息的整理采購文員負責收集和審核供應商基礎信息的資料，包括營業執照、生產許可證、衛生許可證、印刷許可證和稅務登記證等。采購專員對供應商進行分類與編號，分類的方法按公司編碼規定。采購文員按照供應商編號，將采購專員核定的供應商信息錄入信息管理系統，建立供應商檔案卡。采購文員把信息以調查報告、資料摘編、數據圖表的形式整理出來。采購專員將這些信息資料與收集計劃進行對比分析，如不符合要求，還要進行補充收集。第4章供應商信息的存檔第8條供應商信息存檔規定按照領導審批和公司規定，采購文員將供應商信息資料注明密級。將資料按來源、時間、內容等分成若干層次和類別。歸檔的資料應齊全完整，按照順序或編號進行裝訂。將裝訂好的資料，按照公司的編碼規則編號、標注標題，并編制卷內目錄。按照分類將案卷整齊放在規定的檔案柜或檔案架上。定期對資料進行整理、清理、核對。第9條供應商信息借閱規定借閱資料時，必須辦理借閱手續。借閱人員需注明借閱資料、期限及用途等，由借閱人員部門領導審批，并由采購部經理審批。采購文員審核“借閱申請單，”并及時登記借閱信息。借閱人員應準時送還資料，采購文員應核對資料，并登記。如出現借閱異常時，采購文員應了解情況，必要時上報部門領導。第10條供應商信息管理的注意事項供應商信息管理應保持動態性，需要根據供應商情況的變化，不斷地加以調整，清理過舊資料，及時補充新資料，并進行跟蹤記錄。供應商信息管理工作應提高質量和效率，不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。第11條公司員工應理解并遵守供應商信息管理制度的相關規定。第12條供應商信息的標注、保存、借閱、打印、復制、分發傳遞、銷毀、監控和失密情況的處理，按公司信息保密制度的相關規定執行。第5章附則第13條本制度由采購部負責制定，報采購總監審批后執行。第14條本制度自頒布之日起實行。3采購信息系統使用制度采購信息系統可以有效地整合企業內外資源，加強企業與供應商之間的合作，增強企業采購業務的透明度，實現采購管理工作的信息化、網絡化等，提高采購工作的效率和質量，提升企業的核心競爭力。采購信息系統使用制度第1章總則第1條目的為了有效組織、管理和控制采購信息的采集、整理、傳輸、分析等過程，確保公司的采購活動實現信息化，提高采購工作效率，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購信息系統的使用、維護等相關管理工作。第3條職責分工采購部經理負責劃分采購信息系統中采購模塊的使用權限，審核系統維護的信息，并且監督采購信息系統的實施。采購部各工作人員負責與信息管理部溝通采購信息系統需求，操作采購信息系統，配合信息管理部人員開展系統測試，并及時將操作信息反饋給信息管理人員。信息管理部人員負責采購信息系統的權限設置、系統操作的培訓和指導、系統運轉情況的監控及采購信息系統的調試、維護等工作。第2章采購信息系統的架構介紹第4條采購信息系統的構成采購信息系統包括業務操作系統、業務管理系統和電子商務系統三個部分。采購信息系統的構成及用途一覽表序號構成主要用途1業務操作系統日常采購計劃及認證、訂單環節的核心業務信息處理2業務管理系統采購績效統計處理，商業信息數據的收集及查詢、歷史經驗數據存放與共享3電子商務系統與供應商或社會供應群體的信息系統進行信息交換及傳遞第5條采購信息系統架構一般情況下，在整個采購作業系統中包括采購資料庫、管理信息系統、采購作業系統、決策支持系統及MRP系統等模塊。第3章采購信息系統的操作管理第6條采購信息系統的權限分配采購專員申請采購信息系統的操作權限，提交采購部經理審核，并報采購總監審批。采購專員將審批通過的“權限申請表”提交給信息管理部。采購專員得到信息管理部的反饋后，進行權限測試，如有問題應及時通知信息管理部。采購專員使用分配的系統權限，按照操作標準開展日常業務。第7條采購信息系統使用操作信息管理部應編制采購信息系統操作標準，經信息管理部經理審核后下發采購部執行。采購部工作人員在接受信息管理部的采購信息系統操作培訓之后，應利用信息系統輔助開展采購業務。采購專員在日常使用系統中，如發現問題應及時與信息管理部溝通解決。第8條采購信息系統操作注意事項采購專員的系統權限應與其崗位職責相符，如采購訂單的制作和采購訂單的審核不能是同一個用戶。采購專員的職責如有變動，應及時申請，請信息管理部做相應的變更。未經授權，任何人不得將用戶權限給未授權限的用戶使用。采購專員應嚴格按照采購信息系統的操作標準進行操作，不得擅自改動。第4章采購信息系統的操作問題處理第9條采購管理信息系統的主要問題由于市場隨時發生變化、人員操作失誤等原因，在使用信息管理系統時應注意收集信息系統問題，一般情況下問題可分為以下兩類，具體如下表所示。

系統管理信息系統問題一覽表問題種類具體問題系統本身問題信息系統與公司現有系統（包括公司防火墻）的整合問題，不能兼容系統數據容量問題，可能影響系統數據的存儲、備份、輸出系統運算邏輯問題，運行結果與實際出現差異系統設計的程序不能滿足實際業務操作的需求，因系統的局限性無法進行二次開發或開發費用過高系統程序開發出現漏洞，可能引發系統癱瘓業務操作的問題系統操作比實際業務操作復雜，需增加崗位或人員，導致管理費用或維護費用過高各職能部門之間缺乏合作，造成數據錯誤操作人員缺乏規范、完整的培訓，因系統操作不熟悉導致數據錯誤因不熟悉系統或實際業務操作，導致系統數據參數設置錯誤缺乏信息系統管理的復合型人才，導致無法全面的協調和管理整個系統的運行人員變動頻繁，關鍵操作或實施人員流失，導致系統操作流程發生阻塞測試和試運行不充分，急于投入使用，未及時發現問題第10條信息系統的改善采購專員在日常操作中如發現問題或需要改善的地方，經采購部經理審批后及時將系統改善需求提交到信息管理部。采購專員應配合信息管理的調查、確認以及測試的需求。在信息管理部對系統調試完成后，應先進行試運行，并記錄運行狀況。改善的系統經確認滿意之后，采購專員要簽字驗收，并更新采購信息系統操作標準。第5章附則第11條本制度由采購部負責制定、解釋、修訂，由采購總監審批。第12條本制度自頒布之日起正式實行。4采購信息保密制度采購信息是指企業在物資采購過程中需要收集的信息，包括庫存信息、生產計劃、銷售計劃、供應商信息及供貨渠道等。為了防止因采購信息泄露而給企業造成損失，企業應采取一定的保密措施。采購信息保密制度第1章總則第1條目的為規范采購專員在采購活動中的行為，維護公司的商業利益，根據公司實際情況，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購相關信息的保密管理工作。第3條職責分工總經理辦公室負責公司信息保密的管理工作，制定采購信息保密信息，并處理執行過程中出現的問題。人力資源部負責公司全體員工的保密教育和涉密員工的保密管理，以及相關方面的保密工作指導。采購部及相關部門人員執行信息保密制度的相關規定。第2章采購信息密級分級第4條信息密級規定公司的采購信息，根據保密程度和重要程度的不同可以分為絕密信息、機密信息、秘密信息和內部公開信息四類。第5條絕密信息絕密信息是指極為重要的公司核心商業秘密，如被泄露會使公司利益遭到特別嚴重的損失，包括投標文件、評標文件、定標文件、合同協議信息、采購數據、公司技術標準等信息。絕密信息的閱知范圍。只有得到涉密信息部門或項目主管書面許可方可根據工作需要進行內部加密傳遞，且傳遞范圍僅限于需求部門主管或項目的負責人，由部門主管或項目負責人根據業務需要進行分割、整理后傳達給本部門的員工。審批形式。許可須采用郵件回復、簽字審批等有文字記載的書面方式進行，未經批準不得向任何人泄露，未經批準擅自將此級別信息對外發布的，按泄密處理，責任人和部門主管負連帶責任。承擔責任。需求部門主管或項目負責人對接收到的資料信息的安全性和合理使用負責。因本人或本部門人員原因造成資料外泄的，由部門主管首先負管理責任，同時追究直接責任人的責任。第6條機密信息機密信息是指重要的公司秘密，如被泄露會使公司利益遭受嚴重損失，主要包括項目采購計劃、采購專項業務會議紀要、采購工作計劃與總結、公司采購月報、采購合同臺賬、招標文件、供應商信息等對公司經營有重大商業價值的信息。機密信息閱知范圍。各個部門因工作關系，經部門經理審批后可了解相關信息，但嚴禁復制拷貝，需要復制拷貝前須經總經理批準。此級別信息經審批后可以在具有相關業務聯系的經理層傳遞，不得發布給與業務無關的經理和普通員工，更不得對外泄露。第7條秘密信息秘密信息是指公司一般商業秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受損失。主要包括日常的部門內部討論、論證結論、日常采購工作信息等。秘密信息閱知范圍。此級別信息由部門經理決定發布范圍，可以在具有相關業務聯系的員工間傳遞，但不得發布給與業務無關的員工，更不得對外泄■=!=■露。第8條內部公開信息內部公開信息是指內部非保密信息，包括以公司名義發出的有關合約采購的制度要求、通知通報、人事任免、采購人員名錄、涉及采購內容的綜合會議紀要等信息。內部公開信息閱知范圍。此級別信息可以在公司范圍內發布傳遞，但不得對外公布。第3章采購信息分類保密規定第9條招標信息保密規定在招標、評標、定標的過程中，除各招標采購相關人員外，其他人無權查看有關標書等的任何信息，所有與招標采購工作相關的人員不得私自向非授權人員透露投標信息。在招標采購過程中，所有與招標采購工作相關的人員不得私自向非授權人透露有關招標采購的信息，更不得引導投標單位如何中標。在定標過程中，所有與招標采購工作相關的人員不得向他人透露意向定標供應商等的任何定標信息。第10條合同信息保密規定1.合同信息包括合同文本，特別是物資價格、運輸價格、技術標準要求，還包括物資所對應的型號、規格、數量等信息。2.合同價格信息除采購、成本人員及相關負責人外，其他人無權查看，如遇特殊情況需報總經理審批。第11條供應商信息保密規定1.供應商信息包括供應商公司信息、供應產品或提供的服務、聯系方式、合作情況等信息。2.凡有權查閱合格和試用供應商信息的人員，應嚴守信息，確保不向外傳播；非授權人如需查閱合格或試用供應商的信息，需報總經理審批。第4章采購信息保密措施第12條涉密員工管理措施1.采購專員在與公司建立勞動關系的同時，由公司人力資源部代表公司與其簽署保密合同，以此互相監督，共同保障公司商業秘密的安全。2.采購專員在日常工作中，除需認真履行崗位職責，服從本部門主管的領導外，還要嚴格按相關保密要求做好公司秘密的保守和保護工作，并接受相關保密管理部門的工作指導和監督、檢查。采購部應定期對與本部門管理職能相關的涉密人員進行保密檢查，原則上每年不少于兩次，對檢查中發現的問題應及時給予指導、指正，落實整改措施，并及時總結和推廣涉密員工在保密工作中好的做法和經驗。檢查結果應向涉密員工所在部門的主管反饋，納入該員工月度、年度的崗位和績效考核中，作為獎懲的依據之一。對新安排至采購崗位的涉密員工，人力資源部除進行常規的入職教育外，應會同采購部主管共同進行入職保密教育；涉密員工因工作需要進行崗位變更時，部門主管應監督其對保密工作的移交，人力資源部應對其進行離崗保密教育。第13條來訪接待管理措施1.公司供應商的來訪接待，由采購部負責向總經理備案，并按統一的公司介紹資料和公司產品樣本向來訪者介紹。2.應定期完善、修改公司簡介及用于接待