會計系統(tǒng)控制與文件記錄控制【摘要】本文以內(nèi)部控制方法為主線，對睡虎地秦簡中的內(nèi)部控制方法進(jìn)行分析和探討。研究發(fā)現(xiàn)早在戰(zhàn)國晚期的秦國就已經(jīng)采用會計系統(tǒng)控制與文件記錄控制的內(nèi)部控制方法來對全國的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】睡虎地秦簡；內(nèi)部控制方法；文件記錄控制；會計系統(tǒng)控制

本文以體現(xiàn)內(nèi)部控制要素的內(nèi)部控制方法為主線，探討秦國的內(nèi)部控制的系列論文的第二篇，依據(jù)反映戰(zhàn)國晚期經(jīng)濟(jì)、管理活動的云夢睡虎地十一號秦墓竹簡來分析和探討秦簡中會計系統(tǒng)控制的內(nèi)部控制方法，內(nèi)部控制的另外五種方法在后續(xù)的三篇文章中討論。

四、會計系統(tǒng)控制

會計系統(tǒng)控制要求設(shè)置會計機構(gòu)，配備會計人員，加強會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告的基礎(chǔ)工作，保證會計資料真實完整。

會計人員

秦國郡縣許多部門安排有會計人員。“秦簡”《效律》：“尉計及尉官吏節(jié)有劾，其令、丞坐之，如它官然”。“有劾”犯了罪，“尉計”負(fù)責(zé)管理縣中軍務(wù)的會計人員。又如：“司馬令史掾苑計，計有劾，司馬令史坐之，如令史坐官計劾然。”()“苑計”負(fù)責(zé)牧養(yǎng)軍馬的苑囿的會計人員。“官計”官府會計。

會計憑證

見之云夢“秦簡”的會計憑證有《金布律》：“縣、大內(nèi)皆聽其官致,以律稟衣”。“官致”官府發(fā)給的領(lǐng)衣憑證，意為憑券向大內(nèi)領(lǐng)衣。“稟”領(lǐng)取、發(fā)放。《廄苑律》：“假鐵器，銷敝不勝而毀者，為用書，受勿責(zé)”“用書”報銷損耗的文書，相當(dāng)于注銷財產(chǎn)的原始憑證。

“秦簡”的會計憑證不僅有“官致”、“用書”和“券”，還出現(xiàn)了叁辨券。《金布律》：“縣、都官坐效、計以負(fù)賞者，嗇夫即以其值錢分負(fù)其官長及冗吏，而人與參(叁)辨券,以效少內(nèi),少內(nèi)以收責(zé)之”。()叁辨券，可以分成三份的木券。縣、都官在點驗或會計中有罪而應(yīng)賠償者，經(jīng)判處后，有關(guān)官府嗇夫即將其應(yīng)償錢數(shù)分?jǐn)傆谄涔匍L和群吏。發(fā)給每人一份木券，以便向少內(nèi)繳納，少內(nèi)按券收取。看來，叁辨券分三份，由繳款人，收款單位和主管單位分持，它是現(xiàn)代多聯(lián)憑證的鼻祖。相對于兩聯(lián)憑證，叁辨券可以更有效地監(jiān)督和控制錢的及時和足額繳納。

會計賬簿

云夢“秦簡”證明秦國的會計賬簿已經(jīng)形成。《倉律》：“入禾稼、芻槁、輒為廥(倉庫)籍,上內(nèi)史”。“書入禾增積者之名事邑里于廥籍”。“名事邑里”姓名、身份和籍貫。類似于當(dāng)代會計明細(xì)分類賬的摘要。說明秦國賬簿的基本結(jié)構(gòu)已經(jīng)形成。《田律》：“稟大田而毋(無)恒籍者，以其致到日稟之，勿深致”。“恒籍”固定賬目。

廥籍如何設(shè)置與登記呢？“秦簡”《倉律》：“計禾，別黃、白、青”。記谷子的賬，要將黃、白、青三種區(qū)別開來。“已獲上數(shù)，別粲、糯黏稻”。收獲后上報產(chǎn)量時，應(yīng)將粲和糯稻區(qū)別開來。廥籍須按照糧食的品種、規(guī)格立戶。可見秦國已經(jīng)有了明細(xì)分類賬。又如《效律》：“器識耳(標(biāo)記次第)不當(dāng)籍者，大者貲官嗇夫一盾，小者除(免罪)。”這里的“籍”是器物明細(xì)賬。器物的標(biāo)記、編號也要在明細(xì)賬上登記。《工律》：“為計，不同程(規(guī)格)者毋同其出。”

計賬時，不同規(guī)格的產(chǎn)品須分項記賬。

除了“籍”，“秦簡”還有一種由實物保管部門記錄的財物收支賬簿，相當(dāng)于現(xiàn)在的保管卡片。《倉律》：“其他人是增積，積者必先度故積，當(dāng)?shù)蹋巳胙伞薄９任锶雮}不滿萬石由其他人增加堆積，堆積者必須先稱量原積谷物，與題識符合，然后入倉。題識記載的內(nèi)容主要是糧倉庫存糧食的數(shù)量及有關(guān)人員的簽字。如《效律》：“某廥禾若干石,倉嗇夫某,佐某、史某、稟人某”。“稟人”管理谷物收藏的出納。“題”一般由倉庫出納人員進(jìn)行登記，屬于實物保管賬。“題”上面有關(guān)人員的簽字可以起到明確責(zé)任的作用。

從秦國的賬簿設(shè)置和記錄可以看出“籍”與“題”可以相互核對，互相監(jiān)督。

五、文件記錄控制

文件記錄控制是確保主體運行有序、順暢，提高決策效率的基礎(chǔ)和保障。文件記錄形式多樣，既包括主體制定的各種規(guī)章制度，也包括各種管理類記錄文件和會計類記錄文件等。上文介紹會計類記錄文件，下面介紹管理類記錄文件。

在睡虎地秦簡中管理類記錄非常豐富，以法律的形式頒布于全國，強制執(zhí)行。如“秦簡”《語書》：“發(fā)書，移書曹”發(fā)文書到所屬各辦事的吏。《倉律》：“……以書言年”。以文書報告其產(chǎn)年。《金布律》：“以書時謁其狀內(nèi)史”。應(yīng)以文書將其情況及時報告內(nèi)史。“秦簡”《行書》：“行命書及書屬急者，輒行之；不急者，日畢，勿敢留。留者以律論之”。“命書”即制書，《史記·秦始皇本紀(jì)》集解引蔡邕云；“制書，帝者制度之命也。”傳送命書及標(biāo)明急字的文書，應(yīng)立即傳送，不急的，當(dāng)天送完，不準(zhǔn)擱壓。擱壓的依法論處。又如“行傳書、受書，必書其起及到日月夙莫，以輒相報殹。書有亡者，亟告官。”傳送或收到文書，必須登記發(fā)文或收文的日月朝夕，以便及時回復(fù)。文書如有遺失，應(yīng)立即報告官府。

從上面可以看到，“書”即現(xiàn)在的文件，秦國的管理和法律制度用文件加以記錄并規(guī)定其傳輸?shù)姆绞胶鸵螅蕴岣哒鬓k事機構(gòu)的工作效率，便于對全國的政治與經(jīng)濟(jì)進(jìn)行管理。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1]李孝林.睡虎地11號秦墓竹簡反映的時代[J].重慶工學(xué)院學(xué)報，2008，.

睡虎地秦墓竹簡整理小組.睡虎地秦墓竹簡[M].北京：文物出版社，1978.

李孝林.《周、漢審計史新證》.審計