文件控制程序1.目的為對質(zhì)量管理體系文件實(shí)施有效控制，確保在使用場所可獲得適用文件的有關(guān)版本，制定本程序。2.適用范圍適用于本公司及各部門對質(zhì)量管理體系文件（包括適用的外來文件）進(jìn)行有效管理和控制。3.術(shù)語和定義3.1外來文件與產(chǎn)品要求和質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的國家、地方和行業(yè)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等；上級主管部門頒發(fā)的管理辦法、規(guī)定等；顧客提供的圖樣或技術(shù)文件等。3.2本程序其他術(shù)語均引自：（GB/T19001—2008）《質(zhì)量管理體系要求》和（GB/T19000—2008）《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》4.職責(zé)4.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批質(zhì)量管理手冊，管理者代表負(fù)責(zé)審批程序文件4.2公司質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理手冊和程序文件的編制、發(fā)放、修訂、換版和控制4.3各部門負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件的編制、發(fā)放、更改控制和管理，負(fù)責(zé)適用的外來文件的識別和分發(fā)的控制，其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)文件的審批。4.4各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件的收發(fā)、整理、控制和歸檔工作4.5檔案室負(fù)責(zé)公司級文件的歸檔。5.控制要求5.1控制范圍（1）質(zhì)量手冊。（2）程序文件。（3）作業(yè)文件（作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡片、設(shè)備操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、各種與體系有關(guān)的管理制度）。（4）技術(shù)文件（工程圖樣、產(chǎn)品技術(shù)條件、工藝文件、計(jì)算機(jī)軟件、檢驗(yàn)試驗(yàn)的標(biāo)樣等標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)）。（5）與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件。（6）質(zhì)量管理記錄5.2文件的編制和審批（1）《質(zhì)量手冊》由質(zhì)管部編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）《程序文件》由質(zhì)管部編寫或組織相關(guān)部門編寫，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)。（3）作業(yè)文件由相關(guān)部門編寫并由編制部門的領(lǐng)導(dǎo)審批。（4）文件發(fā)布前，各審核人、審批人要對文件進(jìn)行認(rèn)真的審核、把關(guān)，確保文件內(nèi)容的適用性、充分性和可操作性。5.3文件的編號和標(biāo)識5.3.1文件的編號（1）質(zhì)量手冊。標(biāo)準(zhǔn)號——公司代號——手冊代號——年份——版次（2）程序文件。標(biāo)準(zhǔn)號——公司代號——程序文件代號——文件序號——版次（3）作業(yè)指導(dǎo)書。標(biāo)準(zhǔn)號——公司代號——部門代號——作業(yè)指導(dǎo)書代號——文件序號（4）記錄表單。標(biāo)準(zhǔn)號——公司代號——記錄代號——標(biāo)準(zhǔn)條款號——記錄表單序號（5）技術(shù)文件按圖號進(jìn)行標(biāo)識。（6）文件的版本號以英文字母A、B、C……順序編號。（7）國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、條例等外來文件采用原編號或標(biāo)志。5.3.2文件的標(biāo)識（1）文件分“受控”和“非受控”兩種。“受控”文件應(yīng)在文件封面或刊頭加蓋“受控”紅色印章，并注明分發(fā)號；“不受控”文件只進(jìn)行編號。（2）公司內(nèi)部門、崗位均應(yīng)發(fā)放“受控”文件。（3）發(fā)放給公司外的文件，屬“非受控”文件。5.4文件的發(fā)放對質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的工作場所，都應(yīng)使用適用文件的有效版本，及時(shí)撤回作廢文件。（1）手冊及程序文件由質(zhì)量管理部制定《文件和資料發(fā)放清單》，明確發(fā)放范圍，交管理者代表批準(zhǔn)后，由質(zhì)量管理部依清單復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，加蓋：“受控”紅色印章進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時(shí)填寫《文件發(fā)放、回收登記表》。（2）其他文件由該文件的承辦者與授權(quán)批準(zhǔn)人決定其發(fā)放范圍。發(fā)放時(shí)填寫《文件發(fā)放、回收登記表》。（3）外來文件，由相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)識別、確定其適用性及發(fā)放范圍，發(fā)放時(shí)填寫《文件發(fā)放、回收登記表》。（4）各部門編制本部門的《受控文件清單》，清單中表明文件的名稱、版本號或生效時(shí)間、編號、分發(fā)號、份數(shù)、持有人或單位等信息。5.5文件的評審、更新與更改（1）在工作中發(fā)現(xiàn)文件不適用或不充分時(shí)，由發(fā)現(xiàn)部門向質(zhì)量管理部提出書面申請，由管理者代表參加、質(zhì)量管理部組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，識別出文件更改、更新的需求并予以實(shí)施。（2）管理者代表每年年底或在管理評審會上，組織相關(guān)部門對文件的適用性、充分性、可操作性進(jìn)行評審，識別文件更改、更新的需求并予以實(shí)施，使文件保持適用性和有效性。（3）文件更新與更改的方式有：劃改、換頁、重新編制、換版等四種。（4）文件內(nèi)容更改，由該文件的原編制部門負(fù)責(zé)實(shí)施。文件內(nèi)容經(jīng)多次或大幅度更改后，應(yīng)重新編制或換版，修改內(nèi)容不多時(shí)，可采用換頁和劃改方式，下發(fā)《文件更改通知單》，由各單位兼職檔案員實(shí)施更改。（5）文件更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行，禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改。（6）文件更改時(shí)，與該更改文件相關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容應(yīng)同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性和文件之間的一致性。5.6文件的回收、銷毀與留存（1）文件作廢或換版時(shí)，由原文件的發(fā)放部門集中收回，或通知各單位的兼職檔案員按發(fā)放數(shù)量回收，并在《文件發(fā)放、回收登記表》上注明回收的日期。（2）兼職檔案員負(fù)責(zé)對調(diào)離本單位人員所持有的文件予以回收。（3）各單位對已回收的作廢文件必須及時(shí)銷毀，并將其從《受控文件清單》中刪除，防止作廢文件的非預(yù)期使用。（4）因某種原因需保留作廢文件時(shí)，應(yīng)在文件上注明“作廢保存”字樣。5.7文件的借閱內(nèi)部人員借閱文件時(shí)，需填寫《文件借閱登記表》后方可借閱；外部人員或單位借閱文件需經(jīng)該文件的審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)后方可借出。5.8文件的存檔各部門發(fā)放文件時(shí)應(yīng)向檔案室提供一份存檔；各部門搞好本部門的文件