OA協同辦公系統管理辦法第一章總則第一條澤東化工集團有限公司OA協同辦公系統（以下簡稱OA系統）是通過信息化手段實現工作實時管理，提升單位內部協同工作效率，系統推進管理制度化、標準化和規范化的管理軟件。為保障OA系統正常、規范、穩定運行，根據實際，制定本辦法。第二條OA系統內容包括協同辦公、通知公告、新聞中心、文檔管理、登錄日志、流程統計、個人設置、常用工具等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第三條公司OA系統的用戶范圍：1、公司高層領導辦公室。2、公司各部室辦公室。3、公司各車間辦公室。第二章運行管理與職責第四條OA系統運行應遵循保密和按章操作的原則。所有涉密信息不得在該系統內發布。使用人員必須對文件資料的保密性、正確性、完整性、發布范圍負責，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入該系統。第五條公司OA系統的安全遵照公司計算機信息系統安全管理規定。用于OA系統的計算機，應嚴格按OA系統操作規程使用。第六條OA系統處理公文時，按照《澤東公司公文管理辦法》執行。第七條公司辦公室負責OA系統的管理、規劃、實施、培訓和檢查工作，其主要職責:1、辦理系統使用單位的注冊、名稱變更、撤銷、權限設置等相關手續的審核工作。2、負責OA系統公文流程的新建、修改及修訂工作。3、按照相關的具體工作流程和制度在系統中進行搭建、測試。4、征詢各使用單位的意見和建議，協調解決各使用單位在使用過程中出現的新情況、新問題。5、培訓各使用單位系統管理人員和使用人員。6、負責OA系統的數據備份，并對系統運行情況進行監控，保證系統安全穩定運行。7、協調與OA系統運行、維護等有關的其他工作。第八條各使用單位是OA系統的終端用戶，為使公文流轉真正地落到實處，并能提高員工對“企業信息化”的認識，公司所有具有OA權限的人員必須嚴格要求，規范使用OA系統，做到以下幾點：1、充分發揮OA平臺作用。OA系統正式使用期間，凡是OA系統里提供了相應工作流功能的工作，以及紅頭文、招聘、培訓、活動類等重要的通知文件和公司要聞，原則上必須使用OA系統實現公文流轉，各個單位不允許再接收此類工作紙質版的文件，也不允許在QQ聊天群發布。2、協同表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，應在2個工作內處理審批事項。如遇出差、事假可通過公網登陸完成審批事項。凡因非客觀因素不能及時審批的，應不超過3個工作日；若遇緊急業務，流程發起人可通過短信或電話告知、催辦審批人員。因個人原因未登陸和使用OA系統，不能及時處理相關工作，造成的責任由自己負責。3、OA系統中的各分類公告及新聞包括發布和審核兩部分，所有OA用戶均有權限發布，具體內容由各單位負責人確定。新聞內容不應涉及相關商業機密，由黨群文化部予以審核和管理，人事公告由人力資源部審核和管理，培訓公告由澤東大學審核和管理，其他公告由公司辦審核和管理。4、每位OA用戶要保證通過OA系統存檔上傳、發布、流轉的信息和文件的內容完整、準確、規范，并對所發布的內容和審批的內容負責。在OA系統中的意見和審批與原書名簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執行和遵守。5、員工身份認證。系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。OA系統使用人員的賬號密碼（口令）必須設8位以上字符（含字母、數字、符號等），用戶應自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。若忘記密碼應向公司辦公室提出申請，報公司辦公室備案。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。6、每位OA系統使用人都要熟練掌握OA系統的使用方法，使用OA系統進行單位內部的各項日常辦公，并將OA系統里的文件精神在各單位內部傳達到位。第三章電子公文的流轉第九條在系統中流轉的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發文單位負責。第十條公文若帶有不方便進行電子化處理的附件（如：書籍、圖紙等），暫按紙質公文交換的方式進行交換。同時，將公文正文以電子公文形式進行交換。第十一條打印后的電子公文相當于紙質公文復印件，參照紙質公文的管理辦法處理。第十二條電子公文接收失敗時，收文單位應及時向發文單位提出申請，說明原因，請求重發；如果是系統故障，要及時向公司辦公室反饋。第四章維護規定第十三條公司辦公室、儀表車間共同負責建立OA系統的專業維護、運行保障體系并制定相應的維護細則。1、儀表車間負責公司計算機系統硬件的維護及檢修。2、公司辦公室負責服務器操作系統、數據庫、OA協同辦公系統的維護及檢修。3、OA系統的服務器、網絡設備發生重大故障，應及時處理并向公司報告。第十四條在系統維護、維修期間,應保證系統中存儲的信息不被泄露。第十五條各單位OA系統出現故障時,應及時維修,并報公司辦公室,以便采取應急措施。若24小時內仍未排除故障，造成系統不能正常運行時，由公司辦公室提出解決辦法，并以紙質書面的方式通知各使用單位，保障公文與信息交換工作的正常進行。第五章考核第十六條OA系統從發文、辦理、行文至辦結，對每一步操作自動留痕，自動記錄用戶登錄情況和各類文件的查閱情況，并對每步操作進行效能督查，對每個OA用戶工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄，作為管理資料備查。將具體使用情況納入各單位月度考核范圍。第十七條各發文單位根據工作實際，將催辦無效、嚴重影響工作進度的情況反饋辦公室，報企管部考核。1、OA系統用戶處在辦公位置或者工作狀態必須保持OA系統的在線狀態，超過2個工作日OA系統不在線，影響文件精神傳達不到位并造成重大不良影響的，將給予單位第一負責人0.2分/次的處罰。2、OA系統涉及工作流審批等工作的，相關人員應及時進行審批或退回，不得無故留存，審批工作超過3個工作日沒有處理給工作造成影響的，給予單位第一負責人0.2分/次的處罰。第十八條任何人員不得偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數據庫信息，不得對OA系統進行非法技術攻擊，以上情況一經查實，給予200元/次的處罰。第十九條凡隨意泄露OA系統中的信息,造成不良影響的,除追究有關責任人的責任外，還要追究單位和領導的責任。違反《保密法》的，按有關法律法規處理。第二十條凡不按章操作,造成本單位系統障礙的,由各單位負責。人為破壞OA系統而給公司造成經