工程檔案管理制度工程檔案管理制度一、目的為規范工程檔案的管理，提高檔案質量，以便于加強對工程項目的管理。本制度的實施，是為確保工程項目檔案的編制、維護和利用工作的規范、統一和有效性。二、適用范圍本制度適用于企業在建工程的檔案管理工作。三、工程檔案管理職責1.總公司負責制定和修訂有關工程檔案管理制度。2.工程項目部負責實施檔案管理制度，按要求參加檔案資料的編制、收集、分類、匯總、歸檔工作，落實質量標準與目標。3.工程項目部門應當成立并向總公司提供專職檔案管理員，從事相應的工程檔案管理，真實保護工程檔案資料的安全與完整，使工程檔案管理工作落到實處。4.檔案管理員各司其職，分別負責檔案資料的順序整理、建檔、歸檔、外借、接收和整理工作。5.監理單位或團隊應共同參與協助把工程檔案管理好。四、工程檔案管理程序1.工程項目部門成立專業檔案管理組。具體崗位設置：專職檔案管理員一名，主要負責檔案維護與管理；檔案借閱員一名，主要負責資料的外借與查閱服務。2.設定工程檔案目錄。清晰、準確的工程檔案目錄是做好工程檔案管理必要的前提要求，必須制定清晰、明確的工程檔案項目清單，并且不斷完善。目錄應包括檔案項目名稱、檔案編號、檔案性質、責任單位、責任人等重要信息。3.建立工程檔案保管室。選擇安全、良好的環境條件和通暢位置，作為工程檔案保管室，妥善保管工程檔案，防止外界損壞和非法侵入行為。4.編制工程檔案。設定質量標準并依照標準制訂檔案編制規程，分別計劃半年或一年開展檔案的編制工作，主要任務是將工程項目的全部疑難資料、各類信函、現場檢查記錄、說明文件、會議紀要等制作成工程項目檔案。建立科學的工程檔案分類、管理制度，把收集的工程檔案資料分門別類地建立一個完整、系統的檔案資料庫。5.檔案資料的存儲和借閱。檔案資料存儲時應按照文件號碼和文件名進行存儲、歸檔和盤整，標注存儲時間、存儲位置和存儲人姓名等重要信息。檔案資料的借閱要經過申請，認真核對申請人資格，簽訂借閱手續協議，并進行詳細記錄。6.檔案資料的保密。檔案資料在存儲、借閱、抄寫和外借、貯存等全過程中，保密工作須得到嚴格落實，并設置一定權限控制制度在涉及涉密資料的場合反復請示上級同意，嚴格檢查何人何時何地借閱、讀閱工程檔案資料，防止泄密事故的發生。五、工程檔案管理質量控制1.質量目標和指標的制定。要調查編制效果和實際使用情況，制定出量化的工程檔案管理質量目標和量化的指標，并且組織定期檢查和評估，以檢查和評估質量目標是否達到和指標定性是否準確，為管理質量控制提供有效的數據支撐和管理指標。2.檔案資料的質量控制。工程檔案的質量控制是重點要求，質量控制應按照國家有關文件房指引、制定具體的質量控制方案。質量控制的重要手段是切實掌握工作程序，正確組織工作、工作借鑒、工作研究，策劃工作的方法和程序，并制定完善的制度和規章制度。3.檔案識別和驗收。檔案資料必須經過嚴格的識別和驗收程序，確定檔案資料是否標準化、正式性、完整性、準確性和可用戶駕駛。六、附則本制度自頒布之日起生效。制定本制度前存在的類似制度，自本制度公告時起執行本制度，與本制度不一致的由本制度優先執行。七、實施要求1.本管理制度應在工程項目開始時就應對檔案管理工作進行策劃、設計和合理布局，以確保檔案工作在全過程全局的管理必須得到側重。2.要嚴格管理工程檔案，逐步推進數字化建設，從傳統的手工受理向電子