XXX有限責任公司環境體系文件控制程序編號LJ-EP05版本AEMS程序文件頁次1/41目的為了使文件、資料的發放和管理能有效地控制，能保證在環境管理體系運行中的各個場所，使用相應文件的有效版本，并且能夠及時地從所有發放場所撤消作廢的文件，建立文件控制程序。適用范圍本程序適用于公司環境管理體系文件的控制。職責總經理負責批準環境管理手冊、程序文件、作業指導書與方針、目標指標等；環境管理者代表負責審核環境手冊、程序文件、作業指導書和目標指標等；公司辦負責公司環境管理體系文件的編制，負責環境管理體系文件的發放、更改、回收的管理和控制；各部門負責本部門內部環境管理體系文件的管理。程序文件的編制、批準和發布4.1.1文件的分類環境管理手冊環境管理程序?ISO14001：2004標準所要求的形成文件的程序；?公司為確保環境管理體系過程的有效策劃、運行和控制所需的文件，詳見《程序文件目錄》c、第三層次文件?管理制度?外來文件或者資料d、第四層次文件記錄：體系運行產生的各種記錄。4.1.2文件的編寫與審批各類文件的編制與起草部門，對其所起草的文件都必須經過規定的責任人員審核和批準后方能發布。文件類別編制審核批準環境手冊公司辦環境管理者代表總經理程序文件公司辦環境管理者代表總經理作業指導書公司辦/各相關部門環境管理者代表總經理XXX有限責任公司環境體系文件控制程序編號LJ-EP05版本AEMS程序文件頁次2/44.1.2.2環境體系文件應保持清晰，語句應通順，易于理解和參照執行。4.1.2.3文件應說明文件編制的目的、使用范圍、相應職責具體的要求（和程序）、所需的記錄4.1.2.4文件中應注明相應參考文件的名稱，以利于檢索，公司辦應編制并定期更新各類文件的受控清單，以便于執行部門檢索。文件的編號方法環境管理手冊的編號LJ-EMS--X 版本號（A、B、 依次類推） XXX有限責任公司環境管理手冊代號程序文件LJ-EP-XX 順序號（01、02、 依次類推） XXX有限責任公司環境管理體系程序文件代號作業指導書LJ-EW-XX 順序號（01、02、 依次類推） XXX有限責任公司環境管理體系作業指導書代號記錄EPXX-XX 順序號（01、02、 依次類推） XXX有限責任公司環境管理體系文件代號當公司環境體系實施過程中的記錄和質量體系的記錄可通用時（如：文件控制記錄、培訓記錄等），可以直接使用質量體系的通用表格，記錄編號按質量體系記錄的原有編號。版本標識版本標識采用字母遞增方法，最初版表示為“A”，每修訂1次，版本號按字母遞增。文件的配置和發放環境管理體系文件（手冊、程序文件、作業指導書）由公司辦統一發放。文件發放部門，應填寫《文件及資料分發記錄》并對受控文件注分發號，收文部門簽收，XXX有限責任公司環境體系文件控制程序編號LJ-EP05版本AEMS程序文件頁次3/4以便確認。文件受控與非受控受控文本——指對文本的每一次修訂、換版，負責進行修訂的部門，需通知文本的持有者，并同時對其特有的文本進行相應的修改、換版，舊版同時回收的文本。受控文本一般用于公司內部管理。非受控文本——指對文本一切修訂、換版，負責進行修訂的部門不需通知文本持有者，也不需進行相應的修改、換版和回收的文本。非受控文本一般用于學習和交流。受控文本蓋“受控”章，非受控文本蓋“非受控”章。受控的環境管理體系相關文件有：(1)環境手冊(2)程序文件(3)作業指導書(包括操作規程、監測規程等)體系文件的評審體系文件在運行過程中或在內審和外審發現的不符合，由提出部門填寫《文件更改申請單》，交公司辦對修改內容文件組織原編制審核批準人員進行會簽后發放各部門進行其他受控文件相關內容的修改。每年的管理評審會議，對體系文件的適用性、充分性及有效性進行評審。文件的更改和修訂當EMS文件在運行過程中或在內審管理評審和審核認證過程中，發現不符合時應及時予以改正。對文件有異議的部門，應反饋公司辦，如需評審，由公司辦組織相關部門進行審議。文件的更改和修訂需經原審批部門的同意。文件換版和作廢當體系文件經多次更改或進行大幅度修改時，體系文件應進行換版，版本號4.1.5條款進行變化。作廢文件，蓋“作廢”章，如為積累知識予以保留，則應加蓋“作廢保留”章，作廢的環境管理體系文件，各部門整理后，交檔案室歸檔。文件的借閱、保管、保管期限及銷毀文件的借閱文件的借閱需申請，經管理者代表批準方可借閱。借閱者應在指定日期歸還文件，到期不歸還者由公司辦收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。環境手冊、程序文件、作業指導書的原件(包括每次修訂的原件)由公司辦保管，各部門負責現行有效環境管理體系文件的保管工作。文件原件的保管期限為三年，過期后由檔案室登入《文件及資料銷毀清單》，不定期組織銷毀。受控的文件經修改、換版作廢及到期資料上交公司辦處理，不受控的文件及資料各部門不定期自行處理。XXX有