房地產有限公司財務檔案管理方法總則為了提高XXXX（中國）房地產有限公司（以下簡稱集團公司）會計檔案的質量，達到檔案管理的標準化、規范化、程序化、依據國家財政部、國家檔案局《會計檔案管理制度》，依據《XXXX（中國）房地產有限公司財務管理制度》的相關規定，結合公司檔案管理實際狀況，特制定本方法。會計檔案是公司的重要檔案資料文件資料，必需設專人妥善保管，出納人員不得兼管會計檔案。本方法適用于集團公司及所屬各中心、分子公司及關聯公司（以下統稱各公司）。會計檔案的分類和歸集會計檔案分為：賬簿類、憑證類、報表類、工資表類、其他等五大類，分類要清晰，分類方法前后要全都，不得隨便變更。凡是本公司形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資表、會計資料文件資料、各類協議與協議以及其他有保留價值的會計核算檔案均應歸檔。在財會工作中形成的收文和發文、會計制度、會計工作方案、總結等文書材料也要歸檔。歸集的會計檔案，必需齊全完整，做到不缺年、不漏月、不缺件。歸集范圍會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿：包括總賬、日記賬（現金、銀行日記賬）、各種明細賬等；會計報表：包括月度、季度、年度會計報表（年度決算批復文書檔案、會議檔案各存一份）；工資表：工資單、獎金發放表、三金扣款表、工資說明等系列與工資相關資料文件資料。協議與協議：房屋銷售協議、工程施工協議、投資合作協議、委托管理協議等；其他：包括動態目標成本表、動態目標收入表等、會計檔案的移交清冊、保管清冊、成本計算表、固定資產卡、備查簿等。會計檔案的整理裝訂會計憑證原始憑證按記賬憑證大小折疊整齊，按月整理存放；會計憑證的裝訂要規范，一律左側裝訂，不得訂角；填寫會計憑證封面和卷脊，應統一按規定填寫；次月20日前履行當月憑證裝訂工作。記賬憑證封皮內容填寫齊全，按編號挨次排列。會計賬簿次年2月前打印當年所有科目總賬、最明細賬及現金日記賬、銀行存款日記賬；每本裝訂頁數在400頁以內；會計賬簿的卷皮、卷內名目要設計統一格式和填寫內容。會計報表會計報表按月份、年度分別裝訂；會計報表的卷皮、卷內名目，要設計統一格式和填寫內容。各公司會計報表需要財務負責人、公司負責人簽字，每月將簽字手續齊全的會計報表傳至財務管理中心存檔。工資表工資表按年度結合組織機構立卷；工資表的卷注應注明部門、年度、月份、卷號。協議與協議房屋銷售協議依照樓號分類進行單獨管理；工程施工協議依照項目進行單獨管理；投資協議與協議依照投資類型分類管理（包括長期投資、短期投資等）；委托管理協議進行單獨管理。其他類按名稱、重要程度結合時間立卷。會計檔案在裝訂前要去掉金屬物，大小規格不一的要折疊整齊、裱糊，遇有破損、缺頁要進行修補，用線繩裝訂結實。會計檔案的排列編目會計檔案的排列會計憑證：及時間挨次從月度開始到年度為止；會計賬簿：按年度挨次排列，年度中再按總賬、日記賬、明細賬挨次進行排列；會計報表：一般按年、月挨次排列；工資表：一般按年、月挨次排列；其他類：按重要程度結合時間挨次排列。會計檔案的編號會計檔案的編號采用分類編號的方法。賬簿、報表、工資表和其他案卷較少的檔案均采納分階段跨年度編流水號的制度。階段年限的劃分，可依據案卷數量的多少而定，原則上一個階段內不超過三位數。數量較多的會計憑證檔案采納一個年度編一個流水號的方法。填寫會計檔案名目會計檔案按類填寫案卷名目；案卷名目的填寫方法：案卷號：按挨次填寫，以固定案卷的位置；標題：填寫案卷的類別名稱；起止年月日：按案卷形成時間填寫；保管期限：按已劃定的保管期限填寫；填寫案卷封面、卷脊、備考表項目時，要選用質量好的碳素墨水，用毛筆或鋼筆書寫，嚴禁用圓珠筆、鉛筆書寫，為了醒目可加蓋規格統一的橡皮章。會計檔案的歸檔會計檔案整理裝訂后，由財務部門保存使用一年，然后移交給檔案管理部門。對電子檔案每月末將電子版財務資料文件資料刻盤備份一式兩份，財務和行政人事部各存一份，應妥善保管避開消磁等損毀。向檔案部門移交時，應填寫會計檔案移交清冊一式二份，財務部門保存一份，另一份隨檔案移交檔案管理部門。檔案部門對接收的會計檔案，原則上應保持原卷（盒）的封裝，個別需要折卷重新整理時，應征求財會部門的建議或意見，并與財會人員共同拆卷整理。會計檔案的借閱財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必需按規定及時歸還原處，按原挨次排放；若要查閱入庫檔案，必需辦理關于借閱手續。因公需要查閱會計檔案時，必需經財務經理同意，由檔案管理人員接待查閱。公司外人員因公需要查閱會計檔案時，應持有公司介紹信，經財務部經理同意后，由檔案室管理人員接待查閱，并具體登記查閱人員的工作公司、查閱日期、會計檔案的名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出公司，如有特殊狀況，需要帶出公司，必需經財務經理批準，并限期歸還。會計檔案保管責任人財務部經理指派人員保管存放在財務部的重要經濟協議、協議、資金預算、資金方案、項目可行性報告、預算、方案成本和公司下達資料文件、通知。財務部經理指派人員負責保管公司原始憑證、會計賬薄、會計報表(含年度報表資料文件資料)、納稅資料文件資料，公司經濟往來財務核算發生時各種原始資料文件資料，公司使用的收據、發票存根，銷售協議等。會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定時兩類，其中定時保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。依據國家關于規定，各類會計檔案最低保管期限如下：

檔案名稱保管期限(一)會計憑證類：1、原始憑證、記賬憑證15年其中：涉及外來和對私改造的會計憑證永久2、銀行存款余額調整表3年(二)會計賬簿類：1、日記賬15年其中：現金和銀行存款日記賬25年2、明細賬、總賬、輔助賬15年3、涉及外來和對私改造的會計賬簿永久(三)會計報表類：1、主要財務指標報表3年2、月、季度會計報表15年3、年度會計報表永久(四)其它類：1、會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年2、財務成本方案3年3、主要財務會計資料文件、