訂單處理作業(yè)一、訂單處理作業(yè)的概念訂單處理(Orderprocessing):有關(guān)客戶和訂單的資料確認(rèn)、存貨查詢和單證處理等活動(dòng)(《物流中心作業(yè)通用規(guī)范》GB/T22126-2008)。詳細(xì)指從接到客戶訂貨開始到準(zhǔn)備著手揀貨為止的作業(yè)階段，對(duì)客戶訂單進(jìn)行品項(xiàng)數(shù)量、交貨日期、客戶信用度、訂單金額、加工包裝、訂單號(hào)碼、客戶檔案、配送貨方法和訂單資料輸出等一系列的技術(shù)工作。訂單處理屬于事務(wù)流程。在庫存管理的整體作業(yè)中，訂單處理通常扮演著十分重要的角色。從本質(zhì)上講，整個(gè)物流過程都是為了完成訂單而發(fā)生的，其作業(yè)績(jī)效影響到庫存管理的每項(xiàng)作業(yè)。而且訂單處理的許多環(huán)節(jié)都是直接與客戶打交道，因此，訂單處理水平的高低，直接決定了物流的服務(wù)水平。二、訂單處理的方法人工處理人工處理具有靈活性和應(yīng)變彈性等優(yōu)點(diǎn)，但只適合少量訂單處理，而且速度緩慢，容易出錯(cuò)。計(jì)算機(jī)處理對(duì)于要求處理速度快的大量訂單，通常采用計(jì)算機(jī)處理方式，計(jì)算機(jī)處理不但速度快，效率高，而且成本較低。三、訂單內(nèi)容訂單表頭檔包含的內(nèi)容：訂單號(hào)、訂貨日期、客戶名稱、客戶采購單號(hào)、送貨日期、送貨地址、配送批次、付款方式、業(yè)務(wù)員號(hào)、配送要求、訂單形態(tài)、備注等訂單詳細(xì)檔包含的內(nèi)容：訂單號(hào)、商品代碼、商品名稱、商品規(guī)格、商品單價(jià)、訂購數(shù)量、訂購單位、金額、折扣、交易類別。

序號(hào)相關(guān)檔案資料說明1客戶資料實(shí)用完整客戶資料，能為配送中心對(duì)市場(chǎng)預(yù)測(cè)做出正確分析，能對(duì)配送過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)處理，提高工作效率與服務(wù)水平。2物品資料替代性物品、物品價(jià)格結(jié)構(gòu)、最小訂貨單位、單位換算、物品單位體積及物流單位重量等資料。3庫存資料已采購未入庫資料、可分配量、已分配量等到資料。4促銷信息贈(zèng)品、兌換券、價(jià)格/數(shù)量折扣等信息。5客戶寄存資料客戶因促銷期間大量訂購但先寄放在出庫中，還未出貨的資料。6流通加工資料客戶要求分裝、重新包裝（如禮盒），或贈(zèng)品的包裝等資料。7客戶應(yīng)收賬款資料表1訂單相關(guān)檔案資料說明表四、訂單處理的內(nèi)容和步驟確認(rèn)客戶訂單首先通過人工或電子方式進(jìn)行訂單資料輸入，然后對(duì)訂單資料進(jìn)行基本檢查汝口果有錯(cuò)誤的訂單，須傳回客戶修改。庫存管理部門接受客戶訂貨的方式主要有傳統(tǒng)訂貨方式和電子訂貨方式兩大類。傳統(tǒng)訂貨方式

圖1傳統(tǒng)訂貨方式宣贏，圖1傳統(tǒng)訂貨方式宣贏，.單據(jù)電的打印訂單完成這些工作需人工輸入資料而且經(jīng)常重復(fù)輸入、傳票重復(fù)填寫，并且在輸入輸出過程中經(jīng)常造成時(shí)間耽誤及產(chǎn)生錯(cuò)誤造成無謂的浪費(fèi)。尤其現(xiàn)今客戶更趨向于多品種、小批量、高頻度的訂貨，且要求快速、準(zhǔn)確無誤地配送，傳統(tǒng)訂貨方式已逐漸無法應(yīng)付客戶的需求。電子訂貨方式一采用電子訂貨系統(tǒng)(EOS--ElectronicOrderSystem)供應(yīng)鏈企業(yè)之間可以應(yīng)用電子訂貨系統(tǒng)或者是EPR系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訂貨。電子訂貨對(duì)銷售零售業(yè)來說：下單快速、正確和簡(jiǎn)便；商品庫存適量化，只訂購所需數(shù)量，可分多次下單；完全適應(yīng)多品種、小批量和高頻率的訂貨方式；縮短交貨時(shí)間，減少因交貨出錯(cuò)的缺貨機(jī)率和減少進(jìn)貨、驗(yàn)貨作業(yè)。對(duì)于供應(yīng)商而言：簡(jiǎn)化接單作業(yè)，縮短接單時(shí)間，減少人工處理錯(cuò)誤，使接單作業(yè)更加快捷、正確和簡(jiǎn)便；減少了退貨處理作業(yè)；滿足用戶多品種、小批量和高頻率的訂貨要求；縮短交貨的前置時(shí)間。確認(rèn)訂單資料對(duì)于輸入的訂單資料，需要確認(rèn)的項(xiàng)目至少有以下幾個(gè):1)用戶信譽(yù)2）貨品名稱、數(shù)量、日期3）交易價(jià)格4）加工包裝方式5）確認(rèn)交易方式庫存管理部門每天需要面對(duì)著不同需求的眾多客戶，而針對(duì)不同的客戶或不同的商品，其交易方式也是不相同的。一般來說，有以下幾種交易方式：1）一般交易。常規(guī)的交易訂單，按一般的處理程序進(jìn)行訂單處理。2）現(xiàn)銷式交易。與客戶當(dāng)場(chǎng)交易、直接給貨的交易。這類訂單不需要再參與揀貨、發(fā)貨和配送作業(yè)，只需記錄資料，以便收款和存檔。3）間接交易。由供應(yīng)商直接向客戶發(fā)貨的交易，這類交易需要庫存管理部門向供貨商提供客戶的發(fā)貨資料。4）合約式交易。與客戶簽訂配送契約的交易5）寄庫式交易。客戶因降價(jià)或促銷等原因而先行訂購商品，以后視需要再按需求發(fā)貨的交易。6）兌換式交易。客戶用兌換券來兌換商品的交易存貨查詢根據(jù)訂單的需求，訂單處理作業(yè)部分要對(duì)所需物品進(jìn)行查詢，其結(jié)果不外乎3種情況：第一種是庫存足夠或可用替代品足夠，則按正常程序組織揀貨作業(yè)；第二種是庫存不夠而且沒有替代品，如果客戶允許過期交貨，則立即組織采購；第三種是庫存不夠而且沒有替代品，如果客戶不允許過期交貨，則應(yīng)重新調(diào)整訂單。確定揀貨方式揀貨方式分為按單一訂單揀取、批次揀取兩種方式。單一訂單分配，此種情況多為線上即時(shí)分配，即在輸入訂單資料時(shí)，就將存貨分配給該

訂單。批次分配，累積匯總數(shù)筆已輸入的訂單資料后，再一次分配庫存。配送中心因訂單數(shù)量多、客戶類型等級(jí)多，且多為每天固定配送次數(shù)，通常采行批次分配以確保庫存能作最佳的分配。批次劃^原則處理方法1.按接單時(shí)序劃分將整個(gè)接單時(shí)段劃分成幾個(gè)區(qū)段，若一天有多個(gè)配送批次，可配合配送批次，將訂單按接單先后分為幾個(gè)批次處理。2.按配送區(qū)域或路徑劃分將同一配送區(qū)域或路徑的訂單匯總一起處理。3.按流通加工需求劃分將需要加工處理或相同流通加工處理的訂單匯總一起處理。4.按車輛需求劃分若配送商品需要特殊的配送車輛（如低溫車、冷凍車、冷藏車）或客戶所在地卸貨特性，特殊型態(tài)車輛可匯總合并處理。表2訂單批次分配的處理原則與方法5輸出揀貨清單揀貨清單是訂單處理作業(yè)部門將客戶訂單資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理生成并打印出揀貨清單。揀貨清單上標(biāo)明儲(chǔ)位，并按儲(chǔ)位順序來排列貨物編號(hào)，作業(yè)人員據(jù)此揀貨，可以縮短揀貨路徑，調(diào)揀貨作業(yè)效率。揀貨清單的格式如表3所示。揀貨單編號(hào)：揀貨時(shí)間：顧客名稱：揀貨人員：審核人員：發(fā)貨日期： 年月 日序號(hào)儲(chǔ)位編號(hào)貨物名稱貨物編碼包裝單位揀取數(shù)量備注整托盤箱單件表3揀貨單格式接受訂單刪除訂單上不足匚貨或取消訂單重新分配存貨確認(rèn)交易方式刪除訂單上不足匚貨或取消訂單重新分配存貨確認(rèn)交易方式確認(rèn)加工包裝小式q確認(rèn)交易價(jià)格貨品名稱數(shù)量一二朗確認(rèn)用戶信譽(yù)調(diào)整建立客戶檔案調(diào)整存貨查詢，前訂

單分配存貨+-交過允

貨期許小單資料處理輸出否足夠I是+-交過允

貨期許小單資料處理輸出否足夠I是過期交貨圖2訂單處理作業(yè)流程圖五、訂單處理作業(yè)的管理1訂單處理作業(yè)的跟蹤訂單的執(zhí)行必須要適時(shí)跟蹤，訂單的狀態(tài)隨著作業(yè)流程相應(yīng)地發(fā)生變動(dòng)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤，不僅能更好地管理訂單的處理及執(zhí)行，還可滿足客戶希望了解訂單處理狀態(tài)信息的要求。2異常情況下的訂單處理5.2.1客戶取消訂單客戶取消訂單常常會(huì)造成許多損失，因此在業(yè)務(wù)處理上需要與客戶就此問題進(jìn)行協(xié)商。若目前訂單處于已分配未出庫狀態(tài)，則應(yīng)從已分配未出庫銷售資料里找出此訂單，將其刪除，并恢復(fù)相關(guān)品項(xiàng)的庫存資料（庫存量/出庫量）；若此訂單處于已揀貨狀態(tài)，則應(yīng)從已揀貨未出庫銷售資料里找出此筆訂單，將其刪除，并恢復(fù)相關(guān)品項(xiàng)的庫存資料庫存量/出庫量），且將已揀取的物品按揀貨的相反順序放回揀貨區(qū)。客戶增訂如果客戶在出貨前臨時(shí)打電話來增加訂購某物品那么作業(yè)人員要先查詢客戶的訂單目前處于何種狀態(tài)，是否還未出貨，是否還有時(shí)間再去揀貨。若接受增訂，則應(yīng)追加此筆增訂資料；若客戶訂單處于已分配狀態(tài)，則應(yīng)修改已分配未出庫銷售資料文件里的這筆訂單資料，并更改物品庫存檔案資料（庫存量/出庫量）。揀貨時(shí)發(fā)生缺貨揀貨時(shí)發(fā)現(xiàn)倉庫缺貨，則應(yīng)從已揀貨未出庫銷售資料里找出這筆缺貨訂單資料，加以修改。若此時(shí)出貨單據(jù)已打印，就必須重新打印。配送前發(fā)生缺貨當(dāng)配送前裝車清點(diǎn)時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺貨則應(yīng)從已揀貨未出庫銷售資料里找出此筆缺貨訂單資料，加以修改。若此時(shí)出貨單據(jù)已打印，就必須重新打印。送貨時(shí)客戶拒收/短缺配送人員送貨時(shí)，若客戶對(duì)送貨品項(xiàng)、數(shù)目有異議予以拒收，或是發(fā)生少送或多送，則回庫時(shí)應(yīng)從在途銷售資料里找出此客戶的訂單資料加以修改，以反映實(shí)際出貨資料。六、訂單處理作業(yè)的分析指標(biāo).平均每日訂單數(shù)=訂單數(shù)量/工作天數(shù).平均客單數(shù)=訂單數(shù)量/下級(jí)客.平均客單價(jià)二營業(yè)額/訂單數(shù)量.訂單延遲率=延