PO模塊功能點操作手冊韓業邦李亞軍創立日期： 2023年3月6日更新日期： 2023年3月7日版本： 1.0文檔控制更新記錄版本日期姓名說明1.02023年3月6日韓業邦根據po的知識點目錄做的審閱序號姓名角色說明123分發序號姓名角色說明123目錄文檔控制i更新記錄i審閱i分發ii一、摘購設置51.1財務選項51.2摘購選項：81.3訂單類型111.4行類型12二、供應商治理142.1供應商信息錄入及保護142.2供應商合并192.3合并供應商列表20三、請購203.1摘購請購203.2內部請購22四、詢價224.1詢價單224.2自動創立24五、報價265.1報價單265.2報價分析28六、摘購296.1標準摘購訂單296.2方案摘購訂單336.3合同摘購訂單346.4一攬子摘購協議376.5自動創立396.6摘購發放41七、審批與平安控制437.1職務、職位彈性域設置437.2職務、職位設置467.3人員設置、人員分配職務和職位527.4審批職位層次587.5平安性結構607.6平安性控制627.7審批組627.8審批分配657.9審批通知687.10授權規那么71八、摘購接收738.1三種接收途徑738.2接收更正788.3摘購退貨798.4內部請購內部銷售時請購單的接收81九、摘購期間819.1摘購期間控制81十、摘購事務查詢8310.1摘購訂單查詢8310.2請購單查詢8410.3審批歷史記錄查詢8510.4接收事務處理查詢87十一、摘購與應付8811.1二、三、四維匹配8811.2應付發票匹配接收或者摘購88一、摘購設置1.1財務選項概念系統的財務選項設置主要為EBS系統的應付模塊、摘購模塊、資產模塊提供控制和協調機制及相關默認值。由于摘購模塊所必需的供應商定義是在應付模塊中完成的原因，為了保證摘購系統具有可用的定義的供應商，并能夠順利向應付模塊傳送會計信息，必須在啟用摘購模塊系統前對財務選項做正確的設置。設置：路徑：摘購>設置>組織>財務選項負債：對于輸入的所有新供應商，系統會將此帳戶作為默認負債帳戶分配給他們。預付款：供應商地點發票的對應預付款帳戶和說明。應得折扣：如果選擇將折扣分配到系統的應得折扣帳戶，系統會使用此帳戶來記錄付款的應得折扣。費用結算：系統將此帳戶用作暫時帳戶，記錄有關使用發票導入程序從自助費用治理系統導入的信用卡事務處理信息。設置“會計〞頁簽主要是為供應商、應付發票提供相關默認總賬賬戶及應付系統需使用的某些特定賬戶。將來期間：僅表示應付系統可自動翻開的將來期間，一經設定便不可更改。收貨/收單地點：對應于系統默認值的收貨/收單地點的名稱。庫存組織：輸入庫存組織，該組織中定義的物料可用于摘購治理系統。發運方式：與供應商一起使用的承運人。運費條款：供應商的運費條款可以標識是我們支付收到貨物的運費，還是供應商支付。財務選項的設置是按業務實體OU隔離的，摘購系統也是按業務實體OU進行隔離的?！肮獭彣曧摵炛?，庫存組織為必填字段，它為“摘購系統〞的可用物料限定了物料“主組織〞。摘購系統只能為這里輸入的庫存組織的“主組織〞定義的物料執行摘購，即“摘購系統會以這里輸入的庫存組織的主組織驗證物料的可用性〞。發運方式：發運方式字段可用的值取決于已選定“庫存組織〞的已分配“發運方式〞；由于Oracle的“發運方式〞定義是捆綁“承運人〞定義進行的，故指定了“發運方式〞實際就是指定了承運人。發運方式、FOB、運費條款將為相關摘購單據提供默認值。費用報銷地址：為員工費用報表選擇用于付款的默認地址：住宅或辦公室。系統會為輸入的每個新員工使用此默認值。使用審批層次結構：要使用職位和職位層次結構來確定摘購治理系統中的單據審批路徑，請啟用此選項。如果要根據主管結構來確定審批路徑，請禁用此選項。方法：我們可以人工輸入員工編號，或讓系統生成連續員工編號。自動：在輸入新員工時系，統會自動為每個員工分配唯一連續編號；人工：在輸入員工時親自輸入員工編號；使用國家標識號：系統會自動輸入員工的國家標識號作為員工編號。下一自動編號：如果選擇“自發開工編號〞方法，請輸入起始值〔需要系統將其用于生成唯一連續員工編號〕。在輸入編號并保存所做的更改之后，系統會顯示下一個編號使用請購單保存款：要為申請保存資金，啟需用此選項。如果啟用了此選項，摘購治理系統會創立日記帳分錄并將其傳送至總帳治理系統，以便為摘購申請保存資金。完成時保存：如果啟用了“使用申請保存款〞，請指明是否需要申請編制人可以選擇保留資金。如果未啟用此選項，那么只有申請審批人才可以選擇保存資金。使用PO保存款：要為摘購訂單、與發票匹配的摘購訂單和接收，以及根本發票〔不與摘購訂單匹配〕保存資金，請啟用此選項。如果啟用了此選項，那么在審批與發票匹配的摘購訂單和接收期間，摘購治理系統會為摘購訂單保存資金，而應付款治理系統會為差異保存資金。如果啟用了此選項，但輸入的某個摘購訂單不與發票匹配，那么應付款治理系統仍將在審批期間為該摘購訂單保存資金。在創立會計分錄時，系統將沖銷應付款治理系統的所有保存款。如果啟用了“使用申請保存款〞，那么還必須啟用此選項。單擊“稅〞標簽，輸入成員國、增值稅登記編號等參數值，其中成員國是指公司或組織所在地，增值稅登記號是指組織的增值稅登記號。“人力資源〞頁簽可以設置是否“使用審批層次結構〞來決定摘購單據的審批路徑。如不選定，那么表示摘購單據將使用員工的“主管〞結構來進行審批?！皢T工編號〞方法默認自業務組定義時的“員工編號生成〞方法設置。1.2摘購選項：概念“摘購選項〞是摘購系統的一項重要的根底設置工作，其中大局部選項在系統安裝時均有默認置。它包括以下幾個方面的內容：單據控制、單據默認值、接收會計、單據編號等內容。設置：路徑：摘購>設置>組織>摘購選項由于“摘購選項〞是按業務實體來隔離的，它允許選擇不同的OU，切換上下文環境以完成不同OU的相關摘購設置?！皟r格允差百分比〞或“價格允差金額〞，檢查摘購訂單行價格或金額不應高于摘購申請PR行價格的比率或金額差值，否那么系統將發出警告。如果同時選定“強制價格允差〞或“強制價允差金額〞，那么將只能創立而不能審批超出此允差的摘購訂單，“價格允差〞與“金額允差〞兩者之中，只要有一個允差控制被違反，那么控制條件即滿足。“強制全部批量〞用于控制“內部申購〞行的物料，由于摘購系統的內部申購行默認使用物料的“發放單位〞，當以非“發放單位〞輸入需求數量。選項有三：“無〞表示不轉換單位及舍入取整；“自動〞表示強制轉換單位及舍入取整；“建議〞表示系統將發出是否轉換單位及“舍入〞的詢問信息，由用戶決定。“接收關閉點〞表示摘購的發運行接收功能被關閉的流程環節點，可選“已接受、已入庫、已接收〞。在“接收關閉點〞到達“接收關閉允差〞的數量要求，PO行摘購任務已經完成?！叭∠暾埁暤倪x項有三：“始終〞表示在取消摘購訂單的同時一并取消摘購申請；“決不〞表示在取消摘購訂單時，不取消摘購申請，并可用之重新Autocreate摘購訂單；“可選〞表示在取消摘購訂單時，系統將發出信息，由用戶自行決定。通知一攬子PO是否存在：如果希望系統在我們創立申請、摘購訂單或一攬子摘購協議行時通知現有的一攬子摘購協議，請選定“存在一攬子PO時通知〞。允許更新產品說明：對于每個物料，可以定義是否允許在創立申請、RFQ、報價單或摘購訂單行期間更新其說明。此更新僅影響正在創立的行。要求詢價：指定在摘購訂單上為物料自動創立相應的申請行之前，是否必須要求詢價。我們可以為每個物料或申請行改寫此值?！吧暾垖敕纸M依據〞表示每次在運行摘購系統的“PR導入流程〞，從“PR開放接口表〞向正式導入數據時，按何種依據對PR數據進行分組，每組PR數據將分配一個PR編號，可用選項為“全部、摘購員、類別、物料、地點或供應商〞。系統的默認值是物料?！捌ヅ鋵徟鷮莹暱蛇x值有三：“雙向〞表示在對相應發票付款前，摘購訂單和發票數量必須在允差范圍內相互匹配；“三維〞在對相應發票付款前，摘購訂單、接收和發票數量必須在允差范圍內進行匹配；“四維〞在對相應發票付款前，摘購訂單、接收、檢驗和發票數量必須在允差范圍內進行匹配?！胺侄蝺r格類型〞表示將默認到一攬子摘購協議的分段價格類型，可選值有：“累計〞表示價格分段適用于物料的所有發放的發運累計數量；“非累計〞價格分段適用于物料的單一發放的發運數量。“開票結算允差〞表示供應商開來的發票物料行數理與摘購訂單發運行數量比較的允差比例，即如果摘購訂單發運行的已開單數量已在“開票結算允差〞之內，系統將自動關閉發運行。報價警告延遲：輸入報價警告延遲，即在報價單到期之前提前接收到期警告的天數。在報價單距離到期日尚余此處提供的天數時，我們將在“通知〞窗口中收到以下消息：報價單有效期或距離到期日尚余：[數字]。接收關閉允差：輸入發運的接收關閉允差百分比。如果在接收關閉點時發運處于接收關閉允差范圍內，摘購治理系統將自動關閉發運以便接收貨物。行類型：選擇申請、詢價、報價單和摘購訂單行的默認行類型?！皯嬞M用物料〞字段可選值：“接收時〞表示立刻產生會計分配〔在“查看接收事務處理〞界面可通過工具欄“查看會計科目〞查看到會計分配〕，“期末〞那么表示系統不會在接收時產生會計分配〔無法通過“查看會計科目〞進行查看〕，只能在期末運行“接收應計——期末〞流程時才產生會計分配?！皯嫀齑嫖锪熄曌侄慰蛇x值只有“接收時〞一個，表示立刻為接收產生會計分配。“自動抵銷方法〞是指系統的接收會計功能自動創立并使用“接收檢驗賬戶〞的具體方式?？蛇x值有：“無〞表示直接使用“接收選項〞中定義的“接收庫存賬戶〞作為接收檢驗賬戶，系統無需另行創立；“平衡〞表示系統需自動創立一個“接收檢驗賬戶〞，該賬戶以“接收庫存賬戶〞為根底，使用“PO費用賬戶〞的平衡段來取代原“接收庫存賬戶〞的平衡段；“賬戶〞表示系統以“PO費用賬戶〞為根底，使用“接收庫存賬戶〞的賬戶科目段取代原“費用賬戶〞中的賬戶科目段?！皢螕幪枿曧摵灴梢詾樵儍r單RFO、報價單、摘購訂單、摘購申請單設置單據的編號方式。錄入：為詢價單、報價單、摘購訂單和申請編號選擇單據編號錄入方法，自動：每次創立單據時，將由摘購治理系統自動為每個單據分配唯一的序號；人工：在輸入單據時，人工錄入單據編號；〔注意：單據編號錄入方法可以隨時更改。但如果原先啟用的是人工錄入，那么在切換至自動錄入時請確保所輸入的“下一個編號〞大于人工分配的最大編號?！愁愋停哼x擇用于詢價單、報價單、摘購訂單和申請編號的單據編號類型：數字或字母數字?！沧⒁猓喝绻x擇“自動〞錄入單據編號，那么只能生成數字單據編號，但仍可以從另一摘購系統中導入數字或字母數字值?！诚乱粋€編號：如果選擇“自動〞錄入單據編號，那么摘購治理系統將在生成唯一的連續單據編號時，使用此值作為起始值。1.3訂單類型概念ORACLEEBS摘購系統的摘購訂單有四種類型：標準摘購訂單〔SPO〕、方案摘購訂單〔PPO〕、一攬子摘購協議〔BPA〕、合同摘購協議〔CPA〕。盡管它們被設計成共享同一個表單窗口，但從系統流程處理及其功能應用角度來看，它們具有不同的本質。以下以標準訂單類型的設置為例來說明如果設置一訂單類型。設置：路徑：摘購>設置>摘購>單據類型點擊“摘購訂單標準〞后面的更新按鈕。如以下列圖：“責任人可以審批〞表示單據編制人可以審批其自己創立的單據?！皩徟丝梢孕薷抹暠硎井斍皩徟丝梢孕薷膯螕??！翱梢愿膶徟鷮哟谓Y構〞表示當前單據提交人或審批人可以更改“審批單據〞窗口中定義的審批“職位層次結構〞?！捌桨布墑e〞可選項包括：“公用〞表示所有系統用戶均可以訪問該類型單據；“私有〞表示只有訂單責任人及后續審批人可以訪問該類型單據；“摘購〞表示只有單據責任人，后續審批人和定義為摘購員的員工可以訪問該類型單據；“層次結構〞表示只有單據責任人，后續審批人和平安性層次結構中的員工可以訪問該類型單據?！霸L問級別〞包括：“全部〞表示訪問員工可以查看、修改、凍結、關閉、取消和最終關閉該類型中的單據；“修改〞表示訪問員工可以查看、修改和凍結該類型單據；“僅查看〞表示訪問員工只能查看該類型單據。存檔：請選擇以下選項之一，審批：單據在審批后存檔，此選項為默認值，只在選定了此選項后，“更改單〞工作流才會開始；打?。簡螕诖蛴≈蟠鏅n?？梢愿霓D發接收人：指明用戶可以更改接收單據轉發的人員。可以更改審批層次結構：指明審批人可以更改“審批單據〞窗口中的審批層次結構。轉發方法：請選擇以下選項之一，直接：默認審批人是編制人審批路徑中第一個有足夠審批權限的審批人；層次結構：默認審批人是編制人審批路徑中的下一個審批人，而不管其有無權限。摘購訂單的類型比較如下：標準摘購訂單方案摘購訂單一攬子摘購協議合同摘購協議條款和條件是是是是貨物或效勞是是是否定價是是不確定否數量是是否否賬戶分配是是否否交貨方案是不確定否否可保存是是否否可保存發放不適用是是不適用1.4行類型概念在摘購申請及摘購訂單行上，系統通過“行類型〞所具有的某些功能內在屬性來控制摘購流程及其相關功能。對于每一個“行類型〞來說，其最關鍵的內在屬性是“值基準、摘購基準、可否是外協加工〞屬性之間的組合。設置：路徑：摘購>設置>摘購>行類型步驟1：在翻開的如以下列圖所示的界面中單擊“創立〞按鈕，創立新的行類型。截圖：步驟2：在如以下列圖所示的對話框中輸入行名稱、說明、類別、值基準、摘購基準、單位、價格等參數值，重要參數作如下說明：截圖：“值基準〞可可選值為“數量〞時表示數量接收物料，此時“摘購基準〞只能是“貨物〞，并且只有“數量——貨物〞組合，才可以同時也是“可外協加工〞。當“值基準〞是“金額〞時，表示只能按金額接收物料，并且摘購訂單上的單位與單價不能更改，此是“摘購基準〞只能是“效勞〞。當“值基準〞是“l固定價格〞時，適用于與“EBS效勞摘購系統〞連用的場合，表示只能按金額接收，并且摘購訂單行上的單位與單價不能更改，此時“摘購基準〞只能是“效勞〞或“暫時人工〞。當“基準值〞是“費率〞時，適用于與“EBS效勞摘購〞連用的場合，表示只能按金額接收，此時“摘購基準〞只能是“暫時人工〞。通過情況下，“數量——貨物〔外協加工〕〞組合，以及“金額——效勞〞組合已經能夠滿足大局部業務場合的應用需求。外協加工：選擇“外協加工〞，以將此行類型限制為摘購外協加工。此外，如果對摘購單據使用外協加工行類型，那么只能選擇外協加工物料。只有在使用在制品治理系統，并且使用的值基準為“數量〞時，才可以選擇此復選框。要求接收：如果要將此摘購類別作為此行類型的摘購單據發運的默認值，請選擇“要求接收〞。二、供應商治理2.1供應商信息錄入及保護概念在企業的治理實踐過程中，涉及“供應商〞的治理信息系統的設計主要有兩方面內容，一是與供應商在日常業務過程的商務協同，包括供應商門戶、訂單協同、方案協同、詢報價、招投標等內容；另一方面是供應商的生命周期與關系治理，包括供應商準入治理、資格認證、協議與合同治理、績效考評等內容。這兩局部內容的主要連接點是“供應商主數據〞，前者涉及供應商主數據的使用，后者那么涉及供應商主數據的創立與保護。設置：路徑：摘購>供應來源>供應商系統要求“供應商名稱〞具有唯一性，但已經存在的供應商名稱可以更改，且并不影響系統已經的相關業務數據，供應商一旦定義就無法刪除，但可以通過“無效日期〞設置使其不能輸入發票或摘購訂單。供應商編號具有唯一性，且不可更新，可以手工輸入，也可以由系統自動生成。供應商的編號設置與OU無關，是跨OU定義的。供應商的接收屬性〔僅在供應商層可以設置，為地點層所共用〕允許替代接收：接收者可以接收替代物料〔以替代已訂購物料〕。但我們必須先前已在“外購物料關系〞窗口中為已訂貨項定義了可接受替代物料。允許未訂購接收：接收者可以接收未訂購項。我們可以為特定項改寫此選項。如果啟用了此選項，那么稍后可以將未訂購接收與摘購訂單匹配。允許提前/延遲接收的天數：提前/延遲接收的最大可接受天數。強制收貨地點：在此字段中輸入的值可確定接收地點是否必須與收貨地點相同，無：接收地點可以不同于收貨地點；拒收：如果接收地點不同于收貨地點，摘購治理系統將不允許接收；警告：如果接收地點不同于收貨地點，那么摘購治理系統將顯示一那么警告消息，但仍允許接收。接收數量允差：可接受的最大超量接收允差百分比。接收方式：分配貨物的默認接收程序：直接交貨、要求檢驗或標準接收。供應商的聯系人屬性〔僅在地點層可以設置，為某些單據的聯系人字段提供值〕供應商及地點層的摘購屬性〔可以在供應商層及地點層進行保護〕“摘購〞頁簽收貨地點：供應商發送貨物/效勞發運的目的地地點。此字段的默認值是為收貨地點定義的財務系統選項。收單地點：供應商為貨物或效勞發送發票的目的地地點。此字段的默認值是為收單地點定義的財務系統選項。發票匯總層：選擇一下選項，支付地點：為此供應商支付地點創立一張發票；裝箱單：為此供應商支付地點的每張裝箱單創立一張發票；接收：為此供應商支付地點的每個接收創立一張發票?！白詣娱_票〞頁簽“付款方式〞如果設為空值，表示供應商不允許使用自動開票功能；如果選擇其它值，表示該供應商允許啟用“自動開票〞功能?！疤娲Ц兜攸c〞表示“自動開票〞不使用當前供應商地點，而是使用另一個可開票的供應商地點作為發票字段值。如果當前地點是非開票地點，那么必須為之設定“替代支付地點〞，如果要使用當前地點作為自動開票，且當前地點是可開票地點，那么將此字段留空?！鞍l票匯總層〞的選項包括“付款地點、接收、裝箱單〞，如果為“付款地點〞，表示為具有相同日期的事務處理的此供應商支付地點創立一張發票；如果為“裝箱單〞表示為具有相同日期的事務處理的供應商支付地點的每張裝箱單創立一張發票；“接收〞表示為此供應商支付地點的每個接收創立一張發票?！斑\費〞頁簽供應商的會計屬性〔可以在供應商層和地點層進行保護〕“負債〞頁簽負債賬戶：供應商地點發票的負債帳戶，供應商的負債帳戶默認自財務系統選項。如果我們創立默認負債帳戶，系統會為輸入的每個供應商默認此負債帳戶。預付款賬戶：供應商的預付款帳戶，，供應商的預付款帳戶默認自財務系統選項，如果使用多組織支持功能，那么只能在供應商地點層將值輸入此字段。分配集：為供應商地點輸入的所有發票的默認分配集。“預付款〞頁簽“應付票據〞頁簽供應商及地點的發票治理屬性〔可以在供應商層和地點層進行保護〕“發票匹配選項〞有兩個值“摘購訂單〞和“收據〞。前者即為“二重匹配〞，后者即為“三重匹配〞或“四種匹配〞?！霸试S利息發票〞字段只在供應層才有，如果啟用此選項，那么AP系統將為供應商的逾期發票計算利息，并在支付逾期發票時創立相應的利息發票，系統將對供應商的所有地點自動執行此選項。供應商的銀行帳戶屬性創立供應商賬戶設置2.2供應商合并操作路徑：摘購>供應來源>供應商合并選擇要轉賬到新供應商和地點的發票，有以下三種選項：全部、未付、無。如果要為相同供應商合并供應商地點，那么要在“原供應商名稱〞和“目標供應商〞中輸入相同的供應商。如果需要合并兩個供應商至目標供應商地點，那么不勾選“復制地點〞；如果以原供應商地點作為合并后的地點，那么勾選“復制地點〞，此時目標供應商的地點那么不可填。如果選擇PO，那么所有摘購訂單信息將傳送至新供應商。單擊“合并〞按鈕，摘購系統會提交請求以便運行供應商合并程序2.3合并供應商列表概念通過合并供應商列表，可以指導企業摘購物料或商品時有針對性地進行摘購，以到達降低摘購本錢的作用三、請購3.1摘購請購操作路徑：摘購>申請>申請步驟1：在如以下列圖所示的對話框中輸入編號〔假設為自動生成那么不用輸入〕、類型〔為摘購申請〕、申請行的類型、物料、單位、數量、價格、需要日期等相關信息。步驟2：輸入目的地類型，費用：貨物被送達費用地點的申請人，目標子庫存不適用此選項；庫存：貨到入庫；車間：貨物被送達由在制品治理系統定義的外協加工工序。對于外協加工物料，摘購治理系統將使用此選項。步驟3：分配賬戶，單擊“分配〞按鈕，出現如以下列圖所示的對話框。輸入分配數量，多項分配數量之和必須等于申請行數量。“目錄〞按鈕的作用截圖：摘購申請按摘購物料供應來源的不同可以分兩大類：“摘購申請〞〔外購〕，指從外部供應商處獲取物料；“內部申請〞指內部存在組織處獲取物料。每一種摘購大類的摘購申請行按“接收目的地類型〞可分為“庫存、費用、車間〞三小類，具體取決于“行類型〞定義的內在屬性。來源的可選項有庫存或供應商，庫存對應于“內部申請〞，外購對應于“摘購申請〞。完成后點擊“審批〞按鈕。查看申請路徑：進入申請匯總，查找申請編號為hyb005的申請單。查看得申請單狀態。3.2內部請購操作四、詢價4.1詢價單概念：詢價單〔RFQ，requestforquotation〕是買方用來向賣方要求提供報價的單據，實際工作中，通常先由買方制作詢價單并通過書面或電子方式傳輸給相關供應商，然后由供應商直接在已收到的詢價單上填寫價格信息后反響回買方。操作：路徑：摘購>詢價和報價單>詢價詢價單類型可以分為以下三種：投標、目錄、標準。標準詢價單是最常用的詢價單類型。狀態可選值為處理中、有效、已關閉?！疤幚碇楔暈樵儍r單創立時的初始狀態；“有效〞表示詢價單已完成且準備向供應商發送，系統僅能打印“有效〞狀態的詢價單；“已關閉〞表示所有供應商已作來回應或該詢價單已不再需要回應?！暗狡谌炸暸c“關閉日期〞分別表示要求供應商反響的詢價單的截止日期，以及該詢價單的擬關閉日期。“要求審批報價〞如果選定，那么所有由此詢價單生成〔或引用〕的報價題頭的“要求審批〞會自動選定。點擊保存后，“供應商〞按鈕可以啟用。實際工作中，通常針對某些物料做詢價單時，需要使用的詢價供應商范圍根本是固定的。為了提高工作效率，可以將常用的供應商范圍分別做成一個個“供應商列表〞，然后點選“添加到列表〞。4.2自動創立操作路徑：摘購>摘購訂單>自動創立查找以前批準的請購單活動選擇“創立〞，單據類型選擇“詢價單〞。點擊“自動〞按鈕。點擊創立。即創立一張標準詢價單，單據號為00002.上面的字段中只保存一些通用的內容，個性化的內容自己可以選填。然后把狀態由“處理中〞改為“有效〞。處理中：摘購申請創立時的初始狀態；

有效：表示申請已完成且準備向供應商發送，系統僅能打印“有效〞狀態的摘購申請；

已關閉：表示所有供應商已作出回應或該摘購申請不再需要回應，一旦選擇關閉摘購申請，系統將刪除與其相關的所有跟催信息。可以在詢價和報價>詢價界面中，輸入編號“HYB007〞，可查到所做詢價單。五、報價5.1報價單概念買方制作詢價單并通過書面或電子方式傳輸給相關供應商，然后由供應商直接在已收到的詢價單上填寫價格信息后反響回買方。但有時候，供應商在收到買方的詢價單據后，可以也會使用己方的銷售報價單單據格式反響價格信息。甚至供應商即使在沒有收到買方的正式的詢價單時，也可能直接使用己方的銷售報價單向乙方提供價格信息。實際工作中，詢價單和報價單只是一個事物的兩種表現形式，取決于從買方還是賣方的角度來看。操作：路徑：摘購>詢價和報價單>報價“詢價〞：如果該報價單是間接從某些詢價單通過系統轉換生成而來的，那么相應詢價單的編號會顯示在這里，如果是直接手工錄入生成報價單，也可以手工關聯當前供應商的系統已存在詢價單?！盃顟B〞字段的可選值處理中、有效、已關閉。只有報價單“有效〞時才被相關的摘購單據所引用。“要求審批〞選項如果選定，如果沒有使用“審批〞功能按鈕改變報價單上的“批準〞標記為“選定〞，那么該報價單行仍不能被有關摘購單據所引用，實際等于“尚未有效〞，盡管“狀態〞可能為“有效〞。點擊“審批〞按鈕報價單一般要通過“審批〞以控制其“可用性〞，但工作流審批方式存在只能針對題頭全單審批。只有在報價單的狀態為有效的情況下，才可以使用報價單的審批功能，否那么，報價單的“審批〞按鈕呈灰色顯示。假設報價單題頭的“要求審批〞被選定，那么必需經過“審批〞，該報價單才能被摘購訂單所引用。操作5.2報價分析操作路徑：摘購>詢價和報價單>報價分析報價單的審批方式有兩種，一是在報價單題頭或報價行，使用審批按鈕功能；二是在“報價分析〞窗口，使用相關審批功能。如上圖所示，右下角“審批全部報價單〞。如以下列圖所示：六、摘購6.1標準摘購訂單概念通?？梢詣摿藴收徲唵我员阌谡徃鞣N一次性物料。在明確所要求物料或效勞的詳細資料〔如估量本錢、數量、交貨方案和會計分配〕之后，可以為物料或效勞創立標準摘購訂單。如果使用保存會計，那么在必需信息的情況下，可以為摘購訂單保存資金。操作：路徑：摘購>摘購訂單>摘購訂單標準摘購訂單可以直接手工錄入。如以下列圖所示，大數數據都需要手工錄入。下面將介紹從請購單自動創立標準摘購訂單。首先查看已經創立的“請購單〞。點擊“自動創立〞按鈕，由請購單自動生成標準摘購訂單。單據類型有標準摘購訂單、方案摘購訂單、一攬子發放、詢價、招標、來源補充詢價。這里選擇標準摘購訂單。點擊“創立〞按鈕，系統開始創立標準摘購訂單。點擊“發運〞按鈕?！鞍l運〞頁簽：對于每個訂單行，可以為之輸入多個發運行，但所有發運行數量之和必須等于摘購訂單行數量。“其它〞頁簽：“接收關閉允差、發票結算允差、匹配審批層、發票匹配選項〞均默認自系統相關設置，可以手工修改?！敖邮諘r應計〞標記默認自“摘購選項〞相關設置，對于庫存摘購，總是被選定且不能修改；對于“費用摘購〞，如果摘購選項設置是“接收時應計〞，那么可以修改標記為“期末應計〞，如果摘購選項是“期末應計〞，那么不能修改至“接收時應計〞。這一頁根本上是默認前面的設置。用于控制物料的接收日期允差，接收量允差以及是否允許替代接收，是否強制收貨點等。完成后點擊“審批〞，審批后可以看到摘購訂單的狀態變為“批準〞。然后從“摘購訂單匯總〞進入查看。6.2方案摘購訂單概念在實際摘購業務中，企業可能需要存在一種雖然已經給出發運行的“需求日期〞，但該需要日期僅作供應商參考，供應商需按買方的具體通知才能發貨，且其它內部與標準摘購訂單完全相同的摘購訂單。它與標準摘購訂單相比區別僅在于訂單行或發運行“需要日期〞等定，它實際可以看著是由標準摘購訂單轉化而來。實際工作中即使使用SPO，要求供應商推遲或提前發貨也是可以經常存在的情況，但此時給供應商的發貨“推遲或提前〞通知，只能在系統之外進行，并且可能由于標準摘購訂單接收日期允差設置的限制，買方需要頻繁修改標準摘購訂單的需要日期。這種方式不僅操作過程不標準，容易產生治理疏漏，耏至于買賣雙方都會帶來諸多治理不便。在將標準摘購訂單變換成方案摘購訂單后，實際發貨通知那么可以通過系統的方案摘購訂單發放來進行。操作：路徑：摘購>自動創立首先查看已經創立的“請購單〞。請購單號為0013。訂單活動選擇“創立〞，單據類型選擇“方案摘購訂單〞。點擊“自動〞按鈕，生成方案摘購訂單，訂單號為00013。剩余操作同標準摘購訂單.6.3合同摘購訂單概念實際摘購工作中，可能存在一種在一個確定的時間范圍內，無法與供應商確定具體的擬摘購物料，但需要與供應商協商一個擬摘購總金額，以便供應商根據摘購總金額，給出相關價格政策的摘購治理方式。例如低值易耗品、辦公文具的摘購，由于品類繁多且經常變化，價格隨行就市，精確治理的本錢很高，幫有時也摘取買方向賣方承諾一個總摘購金額，專訪根據給買方一個價目表折扣，具體的價目表可由賣方治理的摘購治理方式。操作：路徑：摘購>摘購訂單>摘購訂單合同摘購協議的題頭有“議定金額〞，如果留空，那么表示無限制?！耙寻l放〞金額最初為0。它表示所有與該合同摘購協議的標準摘購訂單或發放行的累計已摘購金額之和。做完以上幾步后，點擊審批按鈕，完成對合同摘購協議的審核。在條款中，可以為該合同摘購協議規定適用的“有效期〞范圍，“限制〞字段表示關聯此合同摘購訂單的已累計摘購金額的最高值。它只能大于議定金額〔表達買方的內部治理控制〕，不能小于議定金額〔否那么就違反了與供應商的協議〕。當標準摘購訂單或發放行關聯的合同摘購協議執行摘購導致出現超出最高限額時，可保存但不能提交審批，此時必須切斷與該合同摘購協議的關聯。新建一標準摘購訂單00015.在參考文檔中選擇剛剛建立的合同摘購協議單據00014。點擊“審批〞后，返回合同摘購協議，可以看到標準摘購訂單上的合計價格3000元轉入到合同摘購協議的單據上，“已發放〞字段表示所有與該合同摘購協議的標準摘購訂單或發放行的累計已摘購金額之和。如以下列圖所示：6.4一攬子摘購協議概念一攬子摘購協議雖然也是摘購訂單類型的一種，但其本質上并不具有一般摘購訂單的可執行的功能，即它不能直接用于摘購接收，它只能用于為“可接收〞的標準摘購訂單提供價格信息來源，或者需要通過“發放〞功能來生成可接收的摘購執行單據。操作：路徑：摘購>摘購訂單>摘購訂單手工創立一攬子摘購協議時，其創立方法與標準摘購訂單根本相似。使用“幣種、條款〞為題頭層完成相關設置；使用“價格分段〞按鈕為訂單行完成分段價格設置。與SPO不同的是，它不包括“發運信息〞，但是它包括表達某種摘購業務治理要求或與供應商真實簽訂的“協議〞信息。題頭的“擬定金額〞表示與供應商之間確定的協議總金額，系統并不以題頭“議定金額〞作為一攬子摘購協議摘購限制總金額。題頭層的“已發放〞金額累計所有摘購發放金額之和，它可以大于“議定金額〞。“最小發放額〞表示使用“發放〞執行摘購時，與供應商量定的該行物料的每次最小發放金額?！鞍l放數量〞表示使用“發放〞方式已累計的摘購數量?！鞍l放金額〞表示使用“發放〞方式已經累計的摘購金額。議定數量表示與供應商協議確定的該行物料的最大訂購數量；“議定金額〞表示與供應商協議確定的該行物料最大訂購金額。系統不會根據議定數量與行價格累計議定金額，也不會以行的“議定數量〞與“議定金額〞限制行的發放，因為實際“發放〞行價格與數量均可更改；“到期日〞表示與供應商協議確定的該行物料最后可訂單日期。20一攬子摘購“參考價格〞顯示與標準摘購訂單根本相同，另外有兩個專用字段“允許改寫價格〞如果被選定，表示一攬子摘購協議被“發放〞時，發放行上的價格可以改寫。“價格限制〞字段表示可以改寫的最大價格，如果留空，表示沒有限制。使用表單界面工具菜單“通知控制〞功能，可以為一攬子摘購協議建立到期和發放控制通知條件。如上通知控制包括，“到期〞表示距該一攬子的有效期末的提前天數時發送通知；“已發放金額〞表示當累計發放額到達議定金額的規定百分比或某具體值時發送通知；“未發放額〞表示當剩余未發放額到達規定議定金額的規定百分比或某具體值時發送通知。6.5自動創立概念自動創立是從申請行直接生成相應的單據類型，可以防止手工創立單據的麻煩。摘用自動創立方式可以創立以下幾個類型的單據：標準摘購訂單、方案摘購訂單、一攬子發放、詢價、招標、來源補充詢價。操作：路徑：摘購>摘購訂單>自動創立首先選擇已經創立好的請購單0012。將活動改為“創立〞，將單據類型選擇為想要創立的單據類型，然后點擊“自動〞按鈕。來源：有默認的，有第一個申請行。如果本位幣與發票的幣種一致，那就使用默認，如果不一致，那么選擇第一個申請行，它會自動調整為與外幣一致的幣種。點擊創立“按鈕〞，會出現如下摘購訂單錄入界面。如以下列圖所示po。版本與原先自動創立時所輸入的一樣，但是不能修改的〔為灰色〕。其余內容根據需要再做修改。同樣，錄入分配行信息。如以下列圖所示。6.6摘購發放概念標準摘購訂單SPO：欲摘購的物料、價格、數量、時間、供應商均確定的一次性物品或效勞摘購。比方輪胎制造商摘購緊俏天然膠。一攬子摘購協議BPA：欲摘購的物料、供應商均確定、價格可能確定的摘購協議，協議本身是個有效“合作合同〞，實際摘購時須通過“發放〞以確定摘購的數量、時間。比方汽車制造商向輪胎供應商的摘購。協議可以是全局的——跨OU。合同摘購協議CPA：僅摘購總金額、供應商確定的摘購協議，協議本身是個“合作意向〞，不能直接進行摘購接收，實際摘購時需下引用該合同的標準摘購訂單。比方超市向各供應商的摘購。合同可以是全局的——跨OU。方案摘購合同PPO：欲摘購的物料、價格、數量、時間、供應商均確定，但不急于下標準摘購訂單，而是先做好長期“方案〞，實際摘購時須通過“發放〞完成。操作路徑：摘購超級用戶——摘購訂單——發放輸入相關信息，點擊分配，再點擊“審批“那么狀態變為“批準“七、審批與平安控制7.1職務、職位彈性域設置設置步驟1：定義職務彈性域。在翻開的如以下列圖所示的對話框中，單擊工具欄上的“查找〞按鈕，在出現的“查找鍵彈性域〞對話框中找到“人力資源治理系統JobFlexfidld〞，然后單擊下面的“確定〞按鈕。路徑：摘購治理職責->設置->彈性域->鍵->段截圖：步驟2：在出現的如以下列圖所示的對話框中單擊工具欄上的“新建〞按鈕，此時會插入新的一行，在此行中輸入彈性域結構的代碼、標題、說明等信息，然后單擊“段〞按鈕，定義此彈性域結構的段。截圖：步驟3：在翻開的如以下列圖所示的對話框中定義段，并為每個段定義一個值集。截圖：“公用〞表示所步驟4：為值集添加值。在翻開的如以下列圖所示的對話框中在“查找數據依據〞標簽下選中“值集〞，在名稱中輸入值集名稱，然后單擊“查找〞按鈕，路徑：摘購治理職責->設置->彈性域->鍵->值截圖：步驟5：在翻開的如以下列圖所示的對話框中單擊“值：有效〞標簽，然后填入值并在相應的之后面選中“啟用〞標簽。步驟6：定義職位彈性域。重復以上五個步驟，為職位定義彈性域結構，但在第一步驟中應該在出現的“查找鍵彈性域〞對話框中找到“人力資源治理系統positionFlexfidld〞。7.2職務、職位設置設置步驟1：建立HR組織。在翻開的如以下列圖所示的對話框中單擊“新建〞按鈕，用于新建HR組織。路徑：摘購治理職責->設置->組織->組織截圖：步驟2：在如以下列圖所示的對話框中輸入組織名稱、有效日期、地點等信息，在“組織分類〞標簽中選擇“HR〞組織并保證選中后面的“啟用〞選項。保存以上工作。截圖：點擊“其它〞按鈕，將所新建的職位彈性域、職務彈性域等輸入業務組信息。步驟3：定義職務。在翻開的如以下列圖所示的對話框中單擊“新建〞按鈕。路徑：摘購治理職責->設置->人員->職務截圖：步驟4：在如以下列圖所示的對話框中輸入職務組名稱、職務名稱、有效日期等信息，保存以上工作。截圖：步驟5：重復以上步驟，建立另外兩個職務。如下兩圖所示：截圖：設置〔職位〕路徑：摘購治理職責->設置->人員->職位步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對話框中輸入有效日期、職位名稱、組織、職務等相關信息，然后單擊“保存〞按鈕即可。截圖：步驟2：重復步驟1的工作，在另外建立兩個職位，如以下列圖所示：截圖：7.3人員設置、人員分配職務和職位設置路徑：摘購治理職責->設置->人員->員工步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對話框中輸入姓氏或名字、性別、任職日期等相關信息，然后單擊“其他〞按鈕，進行職務和職位的分配。截圖：步驟2：在如以下列圖所示的對話框中單擊“分配〞標簽，輸入分配編號、職務、職位、組織或主管等信息。保存以上工作。截圖：步驟3：重復步驟1的工作，建立第二個員工并為其分配職務和職位。截圖：步驟4：重復步驟1的工作，建立第三個新員工并為其分配職務和職位。截圖：7.4審批職位層次設置路徑：摘購治理職責->設置->人員->職位層次結構步驟1：在如以下列圖所示的對話框中輸入職位層次結構的姓名，起始日期等信息。截圖：步驟2：在“職位〞標簽下選擇職位01的直接下屬02，然后單擊其后面的“向下〞按鈕，此時職位02出現在上面職位名稱中，再在下屬標簽中輸入職位02的下屬職位03，如以下列圖所示，保存以上工作。截圖：7.5平安性結構概念：平安性層次結構允許我們控制有權訪問特定單據的人員。平安性層次結構不能代替審批層次結構，它們是完全不同的兩種結構。對平安性層次結構所做的更改不會影響審批層次結構，反之亦然。如果要指定任何單據類型的平安等級，必須首先定義有權訪問單據的所有職位，以求通過這種方式控制對單據的訪問。即使是使用職務將單據提交審批，也必須在啟用此平安級別之前定義職位。設置路徑：摘購治理職責->設置->摘購->單據類型步驟1：在翻開的如以下列圖所示的界面中選擇“平安級別〞，假設選擇“層次結構〞那么說明只有單據責任人和高于所定義摘購平安性層次結構的責任人的用戶才可以訪問這些單據，其中平安性層次結構也就是步驟23所定義的審批職位層次；假設選擇“專用〞那么說明只有單據責任人可以訪問這些單據；假設選擇“公用〞那么說明所有用戶均可以訪問這些單據；假設選擇“摘購〞那么說明只有定義為摘購員的單據責任人和用戶才可以訪問這些單據。截圖：7.6平安性控制概念設置路徑：摘購治理職責->設置->摘購->單據類型步驟1：在翻開的如以下列圖所示的界面中選擇“訪問級別〞，假設選擇“完全〞那么說明用戶可以查看、修改、取消和最終關閉單據；假設選擇“修改〞那么說明用戶只可以查看和修改單據；假設選擇“僅查看〞那么說明用戶只可以查看單據。截圖：7.7審批組設置路徑：摘購治理職責->設置->審批->審批組步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對話框中輸入審批組的名稱，然后在“審批規那么〞標簽下選擇其審批權限。截圖：步驟2：重復步驟1的工作，在建立另外兩個審批組，如以下列圖所示：截圖：7.8審批分配設置路徑：摘購治理職責->設置->審批->審批分配步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對話框中選擇任務選項04，然后在“審批分配〞標簽下選擇單據類型、審批組及有效日期等信息。保存以上工作。截圖：步驟2：重復步驟1的工作，為任務03分配審批組。保存以上工作。步驟3：重復步驟