1/1建設工程資料歸檔規范標準建設工程檔案歸檔整理規

第一章建設工程文件歸檔的基本職責

一、建設、勘察、設計、施工、監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責圍。

二、在與工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設單位應履行下列職責：

（一）在與工程招標及勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求；

（二）收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并進行立卷歸檔；

（三）負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監理單位監督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；

（四）收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案；

（五）在組織工程竣工驗收前，應提請當地城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；

（六）對列入城建檔案館接收圍的工程，工程竣工驗收后3個月，向當地城建檔案館移交一套符合規定的工程檔案。

三、勘察、設計、施工、監理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。

四、建設工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。

五、城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認可文件。

第二章工程文件的歸檔圍

一、對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

二、工程文件的具體歸檔圍應符合下列目錄要求：工程準

備階段文件見附錄1，建設工程竣工驗收文件見附錄2，市政基礎設施工程竣工驗收文件見附錄3，建筑安裝工程施工文件共分為樁基、土建、給排水、電氣、幕墻、電梯、鋼結構分別見附錄4.1-4.7，建設工程竣工圖見附錄5,市政基礎設施工程施工文件見附錄6,市政基礎設施工程竣工圖見附錄7,監理文件見附錄8。

第三章歸檔文件的質量要求

一、歸檔的工程文件應為原件。

二、工程文件的容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規、標準和規程。

三、工程文件的容必須真實、準確，與工程實際相符合。

四、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

五、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

六、工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。

七、工程文件的紙應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

八、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

1、竣工圖章的基本容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。

2、竣工圖章示例如下：

3、竣工圖章尺寸為：50mm×80mm。

4、竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。

九、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。

十、不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）統一折疊成A4幅面(297mm×210mm),圖標欄露在外面。

第四章立卷的原則和方法

一、立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。

二、一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。

三、立卷可采用如下方法：

1、工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監

理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；

2、工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組

卷；

3、監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；

4、施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段組卷；

5、竣工圖可按單位工程、專業等組卷；

6、竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷；

7、立卷過程中宜遵循下列要求：

（1）案卷不宜過厚，一般不超過30mm。

（2）案卷不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。

第五章卷文件的排列

一、文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

二、圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。

三、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

第六章案卷的編目

案卷的編目是指卷文件的頁號、卷目錄、卷備考表、案卷封面的編制規定和要求。

一、編制卷文件頁號應符合下列規定：

（一）頁號編號

卷文件均按有書寫容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號

從“1”開始。

1、編寫頁號以獨立卷為單位。所謂獨立卷就是由案卷封面、

卷目錄、文件（圖紙）材料部分，卷備考表組成的案卷。

2、有書寫容的頁面編寫頁號。

3、編寫頁號從“1”開始,編寫頁號用黑墨印油打字機。

（二）頁號編寫的位置

卷文件頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書

寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

1、文字材料頁號位置的編寫規定為：單面書寫的文件在右

下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，小于A4幅面的文件，應托裱成A4幅面后再按規定編寫頁號。

2、圖紙。凡大于A4幅面的圖紙一律折疊成A4幅面，并要

求折疊后圖標露在外面，頁號就編寫在圖標的右下角。

（三）成套圖紙和印刷成冊的工程文件頁號的編寫

成套圖紙或印刷的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷目錄，不必重新編寫頁碼。

1、成套的圖紙和印刷成冊的文件必須分成兩卷或兩卷以上。

此時應根據從新分成的案卷，編寫卷目錄，按編號規定編寫頁號。原目錄應當做卷文件材料對待，放在第一卷卷目錄后。

2、需重新編寫卷目錄的案卷，應重新編寫頁號。

3、增加圖紙的情況。成套圖紙補充了若干圖紙后，仍組

成一卷時，補充的圖紙補充在本套圖紙末頁之后，并在原目錄上增加補充圖紙的圖號、圖名。對成套圖紙新增加的圖紙須編寫頁號。

4、減少圖紙的情況。成套圖紙中減少了其中若干圖紙在

原目錄中應去掉已作廢的圖紙，頁次將隨之改變。由于頁次的改變修改了卷目錄，應重新編寫頁號。

（四）案卷封面、卷目錄、卷備考表不編寫頁號。

二、編制卷目錄應符合下列規定：

卷目錄排列在卷文件之前。工程檔案卷目錄除文件題名外，還包括序號、文件編號、責任者、日期、頁次、備注等容。（工程前期準備文件卷目錄見附錄1、建筑安裝施工文件卷目錄見附錄4、市政工程施工文件卷目錄見附錄6、監理文件卷目錄見附錄8、圖紙卷目錄見附錄9）。

（一）序號

序號是以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1依次標注。

（二）責任者

責任者填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，

選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。

1、所謂責任者是直接形成的文件材料的單位或個人。

2、工程準備階段文件除專家建議、領導講話外均為單位形

成，施工文件、監理文件、竣工驗收文件基本上也為單位形成，責任者為形成單位。

3、竣工圖責任者為竣工圖的編制單位。

4、有二個以上責任者時，選二個主要責任者，其余用等代替。

（三）文件編號

文件編號應填寫工程文件原有的文號或圖號。

1、文件填寫工程文件的文號應為發文號。

2、圖紙應填寫圖號。因為每圖紙為一份文件，每圖紙

只有一個圖號。

（四）文件題名

文件題名填寫文件標題的全稱。

1、文件材料一定要有題名。

2、圖紙題名，即本圖紙的圖名。

3、全稱，按規定文件題名一定要寫全稱，不能隨意改

寫成簡稱或其他名稱，應與卷文件或圖紙的名稱相一致。

（五）日期

日期填寫文件形成日期。文件的形成日期為文件的發文日期，填寫年、月、日，但有兩點值得注意:

1、文件形成日期可能為某日或某一個階段。

2、竣工圖，填寫本竣工圖形成日期，即竣工圖章（標）

上的日期。

（六）頁次

頁次填寫文件在卷所排的起始頁號，最后一份文件填寫起

止頁號。卷目錄上已編寫頁號的每一份文件所在頁次已經確定，但填寫時仍須注意：

1、除最后一份文件外，填寫起始頁號，每份文件無論是單項還是多頁，都只填寫首頁上的頁號。

2、最后一份文件，填寫起止頁號，即本份文件首頁和尾頁。

（七）備注

備注項要填寫本份文件須說明的問題。

三、編制卷備考表應符合下列規定：

卷備考表是卷文件狀態的記錄單，排列在卷文件之

后。

（一）卷備考表式樣及容

工程檔案卷備考表選用的是檔案要求的格式，又結合工程檔案的實際情況，加些具體容。（見附錄10）

（二）卷備考表容的填寫

卷備考表容中所列卷文件的總頁數，各類文件的頁數（照片的數），以及立卷人（或審核人）對案卷組卷情況填寫的說明（或審查）要準確和實事的填寫。

1、案卷文件頁數。本案卷已編寫的尾頁號數中，分別標

明文字材料、圖樣材料的頁數，對于照片樣片，應標明數（一頁可能有幾照片），規定使用阿拉伯數字填寫。

2、說明，是對本案卷完整、準確情況的說明。主要是對卷

文件復印情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況、主要文件缺少情況等的說明。如沒有需要說明的事項可不必填寫。

(三)立卷責任人簽字

立卷人、審核人是本案卷立卷責任人，應對本案卷立卷負責。因此要立卷人、審核人簽字并注明日期，以示責任。

四、編制案卷封面應符合下列規定：