一、合理布置辦公室第五章事務管理工作第二節辦公環境管理辦公空間是一個組織開展經營活動所必需的，也是一種必需支付的資源，費用通常是按平方米來計算的。如何在適當面積的空間中獲得組織的最大效益是一個組織在選擇和設計辦公結構和布局時必需考慮的。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——辦公室布置的基本要求——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理1、接受一大間辦公室，對于光線、通風、監督、溝通，比接受同樣大小的若干辦公室為優。2、運用同樣大小的桌子，可增進美觀，并促進職員的相互同等感。3、使同一區域的檔案柜與其他柜子的高度一樣，以增進美觀。——辦公室布置的基本要求——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理4、將通常有很多外賓來訪的部門置于入口處，若此法不行行時，亦應規定來客須知，使來客不干擾其他部門。5、將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。——辦公室布置的基本要求——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理6、應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的須要。7、主管座位應位于員工座位之后方，使主管易于視察工作地點發生的事情。8、自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。——辦公室布置的基本要求——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理9、裝置足夠的電源插座，供辦公室設備之用。10、常用的設備與檔案應置于運用者旁邊，切勿將全部的檔案置于靠墻之處，檔案柜應背對背放置。——辦公室布置的三大原則——有利于溝通便于監督

協調、舒適第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——辦公室布置的具體要求——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理1、辦公桌的排列應依據直線對稱的原則和工作程序的依次，其線路以最接近直線為佳，防止逆流與交叉現象。同室工作人員應朝同一個方向辦公，不行面面相對，以免相互干擾和閑談。2、各座位間通道要適宜，應以事就人，不以人就事，以免來回奢侈時間。——辦公室布置的具體要求——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理3、領導者應位于后方，以便監督，同時不因領導者接洽工作轉移和分散工作人員的視線和精力。4、光線應來自左方，以愛護視力。5、常用設備應放在運用者近處。6、電話最好是5平方米空間范圍一部，以免接電話離座位太遠，分散精力，影響效率。——辦公室布置的工作程序——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理1、對各部門的業務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據確定每位員工的工作位置。2、列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。3、依據工作須要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別具體記載。4、繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。5、對設備的安放提出合理建議。——辦公室的布局種類——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理有兩種不同方法來間隔辦公室空間：1、開放式辦公室2、封閉式辦公室——開放型辦公室布局——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——開放型辦公室布局——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——開放型辦公室布局——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理

開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。每一個工作位置通常包括：

辦公桌紙張和文具的存放空間文件的存放空間椅子電話計算機——封閉式辦公室布局——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——封閉式辦公室布局——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理封閉式辦公室是依據辦公職能設置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設計原則主要考慮常規辦公室業務活動的各種因素，如人員、業務特點、職能、設備、空間等因素的穩定性，相關業務處理的連續性和系統性。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——辦公室布局——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——案例分析——通過上述辦公結構和布局須要考慮的因素，我們可以分析出案例中的結果：該公司在上海開辦的銷售分公司，產品展廳用開放式辦公室是可行的，而銷售分公司辦公區中的各個部門全部接受全開放式辦公室和半開放式辦公室就不合適了。例如大量銷售引出的財務部門工作量會很大，現金和支票的溝通和保管極為重要，應當設置在平安和保密的封閉式辦公室中操作。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——設計不同形式辦公室的工作程序——1、分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求面積、空間的大小人員流淌的頻率聲音對辦公效率的影響須要設備及家具量的多少2、設計平面圖第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——設計不同形式辦公室的工作程序——3、選擇辦公家具、設施和裝飾支配辦公室裝飾時，應當考慮顏色、植物、圖片等因素。冷：白、綠、藍；暖：黃、紅、棕；中：灰、紫；4、采光、溫度和通風應盡量運用自然光，辦公桌不能緊靠窗戶，否則光線直射辦公桌；溫度：20-25度；第五章事務管理工作第二節辦公環境管理設計辦公結構和布局須要考慮的因素1．職工的人數。2．購買或租用的面積。3．機構的建制和辦公空間的分類。4．組織經營的性質或內容。5．部門間的工作聯系，以確保科學有效實施工作流程，削減或避開不必要的重復與奢侈。6．辦公室的間隔方式應符合工作的須要和保密的須要。7．走廊、樓梯、通道的寬窄和暢通，符合平安須要，并支配好公用區域。8．辦公室隨組織發展變更的變更，須要具有敏捷性。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理二、營造健康平安環境第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——秘書應樹立平安意識——樹立平安意識，應做到？辦公環境常見的健康與平安隱患有哪些？健康、平安辦公環境的基本要求？第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——營造健康、平安的辦公環境——平安意識要求每一名秘書做到：學法懂法，樹立平安意識，維護公司的利益，愛護自己合法權益。學習平安生產的有關規章制度。主動識別平安隱患，并在職權范圍內解除。發覺險情剛好報告。發覺設備故障，馬上報告，并填寫“設備故障登記表”。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——辦公室常見平安隱患——地、墻、天花板、門、窗中的隱患。室內光線、溫度、通風、噪音、通道方面的隱患。辦公家具方面的隱患。辦公設備中的隱患。工作中疏忽大意造成的隱患。火災或消防中的隱患。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——健康、平安辦公環境的基本要求——建筑堅實平安。光線足夠，燈光不閃爍。（不引起反射）溫度適宜。（不低于16度）布局應通風。空間支配要適當。（座位間要留有通道）噪音要低。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理辦公家具符合健康要求。辦公設備、辦公用品和易耗品符合要求。辦公設備的安裝、操作符合要求。（指南、留意事項）設置消防設施。供應飲水。有急救包。相應的規章制度。（進出、保密規定等）符合組織目標的裝飾、標識和綠色植物。——健康、平安辦公環境的基本要求——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——工作程序——確定平安檢查周期，定期檢查。發覺隱患，馬上報告、解除。發覺個人職權無法解除的危急，有責任和義務報告、跟進，直到解決。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理三、正確選擇辦公模式第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——正確選擇辦公模式——辦公模式的種類：在家工作、遠程工作虛擬辦公室、臨時辦公桌彈性時間、兼職工作合同工作、交叉工作。留意各種模式的優缺點、適用對象、管理方法和作用。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——在家工作——適用對象：研發部門的科技人員管理方法：電子工作日志記錄定期參與辦公室活動上司監督第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——在家工作——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——遠程工作——通過電話或計算機等現代工具在異地接受指令，完成工作。要求遠程工作人員必需常常與總部聯系。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——遠程工作——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——虛擬辦公室——只要一個計算機的位置可以到任何地方工作。在辦公室操作時，企業供應臨時辦公桌。遠程工作，供應計算機。留意計算機環境平安與健康。員工平安習慣教化。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——虛擬辦公室——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——臨時辦公桌——由于在家工作、遠程工作、彈性時間工作及兼職工作人員沒有或不須要有固定的辦公桌，來到企業工作時可臨時支配空閑的工作位置辦公。適用：在家工作、遠程工作、彈性時間工作及兼職人員。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——臨時辦公桌——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——彈性時間——目前彈性時間工作模式已經引入很多企業，作為供應敏捷工作時間和激勵員工的方式，也給工作人員在工作時間方面更大的敏捷性。以工時累積計算。成為企業供應敏捷工作時間和激勵員工的方式。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——彈性時間——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——兼職工作——選擇兼職工作模式可使工作人員充分展示在多家單位工作的多種技能。這些技能可以合同或收費的形式供應應一家企業，還可以在一周或短期內，為幾家不同的企業兼職工作。典型的例子是一個人擁有管理、記賬和IT技能，在自己經營的基礎上，再供應這種技能給不同的單位。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——兼職工作——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——合同工作——完成特定工作量的一種選擇。節約隱性成本。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——合同工作——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——交叉工作——交叉工作系由兩個人員分擔全部時間的工作；他們一起工作，共同管理這個工作并完成任務。每一個人員通常工作半周，兩個人重疊的時間可以交換信息和更新進展。兩個人員分擔全部時間的工作。要求留出交換信息與更新進展的時間。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——交叉工作——第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——導致辦公模式變更的緣由——辦公場地費用過高交通擁擠高科技發展企業自身發展要求企業競爭的加劇企業組織結構的變更社會環境寬松，人們希望最大限度發揮才能。第五章事務管理工作第二節辦公環境管理——選擇不同辦公模式的工作程序——調查現有辦公模式存在的問題選擇新型辦公模式制定管理監督的標準和責權利相結合的安排制度。部分部門實行取得閱歷再逐步推廣完善新模式，評估得失第五章事務管理工作第二節辦公環境管理一、管理印章和介紹信(周四5、6節)第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理印章是印和章的合稱，我國古代叫印信，現代印章是指刻在固定質料上的代表機關、組織、單位和個人權力的圖章。秘書部門掌管的印章主要有3種：一是單位印章(含鋼印)；二是單位領導人“公用”的私章；三是秘書部門的公章。其中單位印章是單位對外行使權力的標記。——印章的概念————印章的作用——標記作用(2)權威作用(3)法律作用(4)憑證作用第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——印章的種類——(1)正式印章。(2)套印章。(3)鋼印。(4)領導人簽名章。(5)專用章。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——印章的樣式由以下構成——印章的質料(2)形態(3)印文(4)圖案(5)尺寸規格第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——印章的管理與運用要求——（1）專人負責（2）確保平安（3）防止污損第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——印章運用程序——申請—填寫用印申請單—專人審核簽名—用印—登記第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理＊＊單位用印申請單文件標題發往單位份數用印日期用印申請人批準人備注第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——用印登記表——順序號用印日期文件標題發往機關份數用印人批準人備注第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——介紹信的運用要求——要經過單位內部的審批手續，填寫清晰，與存根一樣，加蓋騎縫線，并有存根備查。介紹信具有介紹和證明雙重作用、有時限要求第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——介紹信的管理——專人負責用畢鎖好存根記錄剛好催回未用介紹信丟失處理第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——介紹信的運用——嚴格審批內容明確有效時間負責、用印只用于一個單位持信人真實姓名與身份存根與正文相符書寫工整用筆第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理二、支配值班工作（周二、周三）第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——值班工作的任務與要求——（重點）辦理上司交辦的事項。(2)上傳下達，溝通內外。(3)細致處理來函來電。(4)負責接待工作。(5)駕馭上司的外出活動狀況。(6)協調處理平安保衛工作。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——值班工作規范——堅守值班崗位細致處理事務做好值班記錄熱忱接待來訪加強平安保衛第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——（重點）制定值班制度與值班規定編制值班支配表通知并給領導班子發放值班表值班人員做值班記錄重大事務做值班報告值班結束交接班第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——編制值班支配表第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——值班人員做值班記錄第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——重大事務做值班報告第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——來訪人員登記表第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——填寫接待記錄表第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——接聽電話記錄表第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——具體工作程序——值班結束交接班1)必需當面交接，不能托付他人。2)交清值班記錄，說明在班內出現的問題及處理方法。3)值班人在值班記錄上簽名，確認記錄內容。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理三、支配上司的差旅事務第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——差旅準備的要求——待遇——最新時刻表——個人愛好和習慣——相關學問第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——制作商務旅行支配的內容——P139第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理商務旅行支配至少應包括內容：出差的時間、啟程及返回日期，接站支配；出差的路途、終點及途徑地點和食宿支配；會見支配（人員、地點、日期和時間）須要攜帶的文件、合同、樣品及其它資料；上司或接待人的特殊要求；上司旅行區域的天氣狀況；行程支配，約會、會議支配、會見人員名單背景、主題等；差旅費現金、兌換外幣等第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——制作旅程表——一般比旅行支配更詳盡，具體包括：1、日期2、時間3、地點4、交通工具5、具體事項6、備注第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理北京－紐約2005年5月17日－19日時間日程安排6月17日（星期一）上午9：15乘中國民航CA983次班機由北京到紐約。下午19：45抵紐約（烏云小姐接），住FRANCIS旅館。下午20：30與格蘭特（GRANT）先生在旅館共進晚餐。6月18日（星期二）上午9：30與格蘭特在公司會議室會談（需用的3號文件在公文包內）中午11：10與格蘭特先生共進午餐。下午15：00與格蘭特繼續會談（需用的4號文件在公文包內）下午18：30在旅館用晚餐。下午19：30拜訪李紀先生（烏云陪同，禮品在手提箱內）。6月19日（星期三）上午8：30乘坐CA984次班機回京（劉江先生接）。張明經理旅美日程表——秘書在上司出行前應落實的工作——旅程表外匯信息，兌換外幣準備隨身用品準備文件準備相關證件做好旅行支配留意時差問題收集所到國背景資料第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——預訂工作——1.訂車票、機票。火車票：說明動身地點、到達地點、日期、車次（開車時間）、座位。預訂機票：包括到達地點、時間、航班、座位。取票：拿到機票（火車票），應細致核對姓名（機票）、日期、航班、座位、到達地點。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理2.預訂房間獲得相關信息。預訂服務的途徑。進行預訂訂房時應供應的信息訂房須知確認預訂信息來源：旅行社、地圖、旅行手冊、上網等。旅行社、網絡、電話、航空公司等。保證預訂、結帳時間、房間位置第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——準備用品——商務活動文件資料差旅相關資料辦公用品個人物品談判提綱合同草案協議書演講稿有關討論問題的信件備忘錄日程表科技、產品資料公司簡介對方公司相關資料目的地交通圖旅行指南請柬介紹信通訊錄（地址、電話傳真）日歷世界各地時間表筆記本電腦光盤或磁盤微型錄音機及磁帶照相或攝像機文件夾公司信封及信紙郵票手機名片現金、支票護照簽證身份證信用卡替換衣物洗漱用品急救藥品旅行箱車船票、機票第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——預支差旅費——包括：來回及當地的交通費、食宿費、餐費，以及其他可能的活動經費。攜帶方式：現金、信用卡或旅行支票。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——辦理出國旅行手續的內容、程序——撰寫出國申請辦理護照辦理簽證幫助辦理《國際預防接種證書》（黃皮書）幫助辦理出境登記卡訂購機票辦理保險第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理四、完成上司臨時交辦事項第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——上司臨時交辦事項的特點——廣泛性臨時性具體性緊迫性第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——辦理上司臨時交辦事項的原則——主動主動，想方設法既要符合政策，又要敏捷變通件件有著落，事事有回音第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——文字記錄工作的方法和技巧——要點記錄法具體記錄法（準、全、快）筆記與錄音并用法記錄工作——手工記錄機器記錄第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理準備記錄工具——細致聽、快速記(聽要有重點，記要無遺漏)——補充——修改——管理——請上司確認記錄。五、管理時間、提高工作效率第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——辦公室時間管理——時間管理是指在同樣的時間消耗的狀況下，為提高時間利用率而進行的一系列限制工作。人們通過時間管理可以做到科學、有效地支配和利用時間，創建更大的價值和效率。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——時間管理的內容——什么是時間管理？秘書時間管理目的——上司自我第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——個人時間管理的技巧——BDAC緊迫重要先做A——重而急次做B——重而不急再做C——急而不重短暫不做D——不重不急第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——循序著手，取得最佳效益——先做A。重而急。次做B。重而不急。再做C。急而不重。短暫不做D。不重不急。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——工作時辰表——時辰表是管理時間的一種手段。它將某一時間段中已經明確的工作任務清晰地記載和標明的表格，是提示運用人和相關人依據時辰表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務的簡潔方法。第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理——秘書辦事的學問——（重點）如何辦好上級交辦事項1、接受任務要弄清“三要素”2、優化辦事成果“三比較”3、把握好辦事“三形式”4、檢驗辦事效率“三標準”5、向上司復命“三留意”第五章事務管理工作第三節辦公室日常事務管理一、訂購、接收、管理辦公用品第五章事務管理工作第四節辦公用品管理企業在運營中所須要的辦公用品、消耗品、小型辦公室設備應當滿足需求，但又不能占用大面積的庫房和積壓大量的存貨，因此須要進行庫存管理。一個有效的庫存系統對于提高辦公效率、保證工作的完成起著很大的作用。第五章事務管理工作第四節辦公用品管理1、保證大量資金不被不必要庫存占用。2、保證空間不被用來存儲不必要的貨物。3、監督部門與個人的運用。4、保證足夠的庫存。5、監督任何偷竊和破壞造成的損失。6、利用精確庫存進行估價。——庫存限制的作用——第五章事務管理工作第四節辦公用品管理——庫存的定義——10100最大庫存量再訂貨量最小庫存量再訂貨量=日用量×運輸時間+最小庫存量第五章事務管理工作第四節辦公用品管理——庫存限制卡——第五章事務管理工作第四節辦公用品管理庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者在計算機中運用庫存限制軟件包、電子表格或數據庫。無論運用什么系統，都記錄同樣的信息。每一種物品都要有一張庫存卡。庫存卡用以登記、接收和發放物品，并使管理人員隨時駕馭物品的最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。——庫存限制卡——第五章事務管理工作第四節辦公用品管理——庫存限制卡——第五章事務管理工作第四節辦公用品管理庫存限制卡上的內容主要有：(1)項目。庫存項目要精確描述，包括大小、顏色和數量，如A4白文件紙。(2)單位。貨物訂購、存儲和發放的單位，如盒、包等。(3)庫存參考號。給每一庫存項編號，常常與存放位置相聯系。(4)最大庫存量。(5)再訂貨量。(6)最小庫存量。(7)日期。必需記錄全部行動的日期。(8)接收。記錄全部接收信息，包括發票號和供應商的名字。(9)