關于在項目采購管理中成本降低的幾點認識摘要：工程管理是當今一個倍受關注的領域，工程采購管理又是其中一個重要的內容方向，本文所探討的就是在工程的采購管理中，從工程資金的合理使用角度出發，降低采購本錢、減少現金流出、提高工程資金使用效率的幾條管理措施。

關鍵詞：工程管理本錢控制

工程管理是在有限的資源條件下，為實現工程目標所采取的一系列管理活動。

『1』現代工程管理的知識體系被劃分為9個知識領域，包括：工程綜合管理、工程范圍管理、工程時間管理、工程本錢管理、工程質量管理、工程人力資源管理、工程溝通管理、工程風險管理以及工程采購管理。本文所關注的是其中的工程采購管理領域，并從工程資金的合理使用角度出發，探討在工程的采購管理中應該如何降低本錢、減少現金流出，并提高工程資金的使用效率。

工程的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、效勞和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的工程經理也不可能按要求完成工程的任務，在市場經濟條件下，這些產品和效勞是通過采購活動來實現的。從執行組織以外通過采購取得工程所需要的產品或效勞，就是所謂的工程的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的工程資金的，如何合理而有效的使用這些工程資金？如何使一筆有限的資金發揮其最大的效用？是在工程的采購管理中所應該關注的問題之一。

梅瑞狄斯在?工程管理——管理新視角》中提到：“在采購設備、原材料和分包效勞的過程中，我們必須分明的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供給商。〞在現實的工程采購操作中，要實現這兩個“最〞字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對工程采購管理中局部環節的控制，來有效的降低采購本錢，從而使工程資金到達最優的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在工程采購管理中所能夠實現的本錢目標。下列，就將從本錢控制的角度來逐一論述在工程采購管理中降低采購本錢的一些措施。

1、制定采購預算與估計本錢

制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是方案活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比擬規范的作用。

制定采購預算是在具體實施工程采購行為之前對工程采購本錢的一種估計和預測，是對整個工程資金的一種理性的規劃。它不單對工程采購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用規范，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保工程資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高工程資金的使用效率，優化工程采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制工程資金的流向和流量，從而到達控制工程采購本錢的目的。

2、供給商的選擇

供給商是工程采購管理中的一個重要組成局部，工程采購時應該本著“公平競爭〞的原那么，給所有合乎條件的承包商提供均等的時機，一方面體現市場經濟運行的規那么，另一方面也能對采購本錢有所控制，提高工程實施的質量。因此，在供給商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。

第一，選擇供給商的數量。

供給商數量的選擇問題，實際上也就是供給商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了工程資源供給的風險，也不利于對供給商進行壓價，不足采購本錢控制的力度。而從供給商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購本錢。因而，在進行供給商數量的選擇時既要防止單一貨源，尋求多家供給，同時又要保證所選供給商承當的供給份額充足，以獲取供給商的優惠政策，降低物資的價格和采購本錢。這樣既能保證采購物資供給的質量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供給商的數量以不超過3－4家為宜。

第二，選擇供給商的方式。

選擇供給商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在工程采購中采取公開招標的方式可以利用供給商之間的競爭來壓低物資價格，幫忙采購方以最低價格取得合乎要求的項目或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購本錢。

3、采購環境的利用

工程的外部環境對采購策略的制定、采購方案的實施會產生重要的影響，外部環境包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境是指能對工程組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化，包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境那么是指工程組織的內部環境，包括工程組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在合乎微觀環境原那么的前提下，一個好的工程采購策略應當充沛利用外部市場環境為工程整體帶來利益。

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充沛利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關工程所需要的貨物及效勞的多方面市場信息。比方，結合所采購貨物或效勞的種類、性能參數、質量、數量、價格的要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付方法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和信息。這就要求工程組織建立有關的市場信息機制，以到達有效利用采購環境的目的，良好的市場信息機制包括：

建立重要貨物供給商信息的數據庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供給商，以及這些供給商的產品或效勞的規格性能及其他方面的可靠信息。

建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比擬和選擇，充沛利用競爭的方法來獲得價格上的利益。

對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購方案、決定如何發包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。

只有建立了良好的市場信息機制，才能在工程采購中做到“知己知彼〞，并對采購環境有充沛的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優勢，不僅取得高質量的貨物或效勞，也能取得本錢上的利益。否那么，如果不足了對相關信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預算的超支，失去本錢控制的優勢。因此，在工程采購管理中充沛利用采購環境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購本錢的途徑之一。

4、供給商的管理

基于長期的降低采購本錢的理念出發，我們認為，在工程的采購管理中應該貫通一個“供給商管理〞的思想，也即是把對供給商的管理納入工程采購管理的一個局部。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供給和質量保證，又可在時間長短和購置批量上獲得采購價格的優勢，對降低工程采購中的本錢有很大的好處。有下列兩點值得注意：

第一，與供給商建立直接的戰略搭檔關系。

對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供給商，應該與供給商之間建立直接的戰略搭檔關系。雙方本著“利益共享、風險共擔〞的原那么，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和本錢上的優勢，也使供給商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略搭檔關系確實立，能給采購方帶來長期而有效的本錢控制利益。

第二，供給商行為的績效管理。

在與供給商的合作過程中應該對供給商的行為進行績效管理，以評價供給商在合作過程中供貨行為的優劣。比方：建立供給商績效管理的信息系統，對供給商進行評級，建立量化的供給商行為績效指標等等，并利用績效管理的結果衡量與供給商的后續合作：增大或減少供給份額、延長或縮短合作時間等，對供給商以鼓勵和獎懲。這樣能促使供給商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低工程采購總本錢。

5、全流程本錢概念，控制總本錢

在探討工程采購管理中降低本錢的問題時，應該確立采購全流程本錢的概念，我們所應該關注的是整個工程采購流程中的本錢降低，是對總本錢的控制，而不是單一的針對采購貨物或效勞的價格。獲得了低價的采購物品固然是本錢的降低，但獲得優質的效勞、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了本錢上的利益。同時，降低采購本錢不僅指降低采購工程本身的本錢，還要考慮相關方面的利益，本錢就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的本錢，那邊的本錢就增加。獨自降低某項本錢而不