目錄前言管理處行政部的工作職責公司資源部及管理處行政部在行政管理方面的角色和職責管理處行政制度及流程1保密規定2廉潔守則3收發文及檔案管理4月報制度5表格格式的管理規定6文件格式的管理規定7管理處印章使用管理規定8資產管理規定9采購、倉庫管理規定10物品領用制度11集團網手機使用管理規定12對講機使用管理規定13工作任務單使用辦法14圖書借閱管理規定15制服管理規定16車輛使用和管理制度17宿舍管理制度18電話接聽制度19電話管理制度20節約用紙、使用二次用紙的規定21辦公區域的管理規定22辦公行政管理規定22．1員工證22．2更衣柜、鑰匙的管理22．3電腦使用及管理22．4復印使用管理22．5傳真機使用管理22．6辦公費用控制六、相關表格（一）模版公文模版信函模版傳真模版備忘錄模版會議紀要模版內部工作聯系單模版（二）表格請購單工作任務單公司車輛使用申請表車輛維修申請表固定資產申請表非固定資產申請表實物資產處理申請表實物資產轉讓申請表合同審批流程表名片印制申請表報價分析報告事務應酬費用申請及報銷申請表行政費用分析表前言本《行政工作指引手冊》為新世界物業管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業務指引橋梁，管理處行政負責人為主要聯絡人，具體負責及公司資源部進行行政業務聯絡和溝通。物管公司資源部對本手冊具有修改權和解釋權。資源部管理處行政的工作職責貫徹落實物管公司制定的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時，控制及節約行政成本；組織和監督辦公行為規范的執行，維護辦公環境的整潔、衛生及安全；負責管理處的各類物品采購和固定資產管理；嚴格執行保密制度，負責管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。1）管理體系文件的發放管理。2）行政文件的收集、發放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。3）管理處合同、協議、評審記錄、業務信息等其它文件的整理。4）指導管理處各部門的文件資料管理。5）管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。負責管理處會議的組織、安排、記錄及跟蹤落實；根據公司規定，協助管理處主任進行管理處印章管理；按照公司指引編制管理處行政辦公預算，并嚴格按照經審批預算執行及復核管理處日常辦公費用的支出。完成其他日常行政事務性工作；物管公司資源部及管理處行政在行政管理方面的角色和職責資源部及管理處行政的定位和角色：資源部管理處行政規章制度的草擬者業務的支持者業務的監督者業務咨詢顧問規章制度的執行者業務的優化者業務的實踐者基層信息的提供者二、資源部及管理處行政職責描述：資源部管理處行政組織制定公司及管理處的行政工作發展規劃及管理制度，編制實施計劃及預算，審核各管理處的實施計劃及預算；修訂、執行、監督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進行；監督管理處行政的運作，為管理處行政協調解決疑難問題；組織、協調公司各類活動；制定公司及管理處的檔案管理規定，按照《檔案管理規定》歸口管理公司檔案工作；監督、指導管理處的檔案管理；各項日常行政事務的統籌，公司本部日常行政事務的具體實施；統籌公司所有資產管理，具體實施所有資產轉移、廢舊處理工作；具體執行公司本部的日常資產管理工作；收集各管理處日常運行資料，整理公司的運行情況資料；負責公司及項目管理中心、各管理處、外單位的文件收發、流轉及管理工作的收發、流轉及管理工作；配合公司各職能部門及管理處的工作。執行公司的行政管理制度，按照公司的指引編制管理處行政預算，認真執行公司行政預算，并及時提出優化成本的好建議；嚴格執行各行政和后勤管理制度、工作流程，確保公司行政后勤管理的順利進行；接受公司行政的監督；組織協調管理處各類活動及會議，并配合實施公司各類活動；按照《檔案管理規定》管理管理處檔案工作；接受公司檔案管理的監督和業務指導；管理處日常行政事務的具體實施；具體負責管理處的日常資產管理工作，包括申購、采購、轉移、維護、維修、錄入資產卡片、費用報銷；收集、提供管理處日常運行情況資料；負責管理處及物管公司、所在項目的項目部、銷售部及外部單位的文件收發、流轉及管理工作；配合物管公司及管理處其他部門的工作。三、資源部及管理處行政具體業務管理的工作描述：事務類型資源部管理處行政1、行政規章制度起草公司及管理處行政管理制度；執行公司行政管理制度；監督管理處執行公司行政管理制度檢查、完善現行各項行政管理制度。執行物管公司行政管理制度；匯報管理處行政手冊的執行情況及提出改進建議。2、預算管理編制公司行政預算的費用指標；編制公司本部的行政預算；協助管理處完成行政預算；執行公司的行政預算，對預算目標負責；監督管理處執行行政預算；對公司及管理處的行政預算執行情況做定期檢討。編制管理處行政預算；執行公司批準后的行政預算；定期檢查匯報管理處行政預算的執行情況。3、收發文管理制定公司及管理處的收發文管理規范；負責公司本部所有的收發文事務；監督管理處的收發文管理情況。執行公司的收發文管理規范；負責管理處所有的收發文事務；匯報管理處的收發文執行情況，并提出優化改進建議。4、文檔管理制定公司文檔管理標準文件，并統籌實施，包括統一發文格式、統一表格格式等；草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。按公司文檔管理標準規定的細則，實施文檔管理工作；正確使用公司文本和表格模式。5、檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理制度》；負責公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理；發揮檔案價值，保障檔案安全完整；監督管理處檔案管理工作；組織實施公司本部檔案室盤點工作。依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序；管理好物管公司的所有文檔資料；匯報管理處的檔案管理情況，并提出優化改進建議；6、印章/用章管理制定公司《印章管理規定》、《申請蓋章管理規定》及其他相關制度和流程；監督、實施公司印章、蓋章及其他相關制度和流程；審批各管理處刻制管理處印章申請；嚴格執行《印章管理規定》、《申請蓋章管理規定》及其他相關制度和流程；按工作需要申請刻制管理處印章，并妥善保管；8、資產采購及管理制定公司《資產管理制度》、嚴格要求實施資產管理和資產保全工作；指導、監督、檢查各管理處的資產管理工作；在各管理處之間合理調配各類資產，組織執行資產轉移工作；制定資產采購流程及相關應用表格；按照行政采購審批權限實施物管公司的資產采購工作；公司本部資產的日常維護管理。按公司《資產管理制度》、的職責要求，嚴格實施資產管理和資產保全工作。對資產管理過程中出現問題的及時匯總、上報；配合執行公司資產轉移工作；嚴格按照公司資產采購流程和權限進行實施采購；管理處資產的日常維護管理。9、各類日常行政事務（飲用水、用餐、快遞、車輛調度、辦公用品采購/分發、辦公設備的維護、指定供應商的意見反饋等）負責日常行政事務供應商的甄選、評價、反饋、適時更換等事務。制定日常事務操作規范，并監督實施情況，提出意見和改進建議；優化公司日常行政工作，提高工作效率。負責本管理處各類辦公設備、設施維護、調配等工作；按公司的要求及有關供應商合作，并及時反饋對供應商的贊許/意見/建議；優化本管理處日常行政工作，提高工作效率。11、報告關系/類別：行政月報匯總：半年度行政工作報告；年度工作報告；各類會議紀要；審核管理處年度行政預算。行政月報半年度行政工作報告；年度工作報告；各類會議紀要；申報管理處年度行政預算行政工作制度及流程1保密規定為了加強對公司/管理處信息資料的綜合保護，完善公司辦公室/管理處工作規程管理，現根據國家有關保密管理規定及勞動法規，結合公司/管理處運作之實際，特制定本規定。1.1保密的范圍1.1.1本規定所指保密的范圍是指未經許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運作的所有信息資料，包括商業秘密、技術信息、業主資料、經營信息及公司/管理處認定為秘密的其他資料。1.1.2商業秘密是指不為公眾所知悉、能為權利人帶來經濟利益，具有實用性的技術信息和經營信息；或者是因被泄露而引致公司/管理處權益受損的內容。技術信息和經營信息包括但不限于客戶/業主資料、合同資料、推廣計劃、管理策略、預算、薪酬制度、人事資料、財務計劃、會計資料、規劃設計圖紙、方案及計劃、程序軟件、技術參數、網絡信息以及及公司/管理處業務有關的資料。1.2保密文件的控制1.2.1保密文件的界定1.2.1.1由物管公司經理/管理處主任根據文件的內容及時效性，界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。1.2.2保密文件的保管1.2.2.1所有保密文件必須由專人負責保管。1.2.2.2保密文件派發時，須在文件上注明“密件，不得復印”字樣。任何人如復印或抄錄保密文件，公司有權根據本規定追究其泄密責任。1.2.2.3對于尚在草擬或討論中的、未經最后確定及公布的方案或計劃，草案人必須在有關的討論會議后立即回收，以避免草案或計劃外泄，造成公司方面不必要的負面影響。1.2.3保密文件的傳遞1.2.3.1保密文件須以密封形式分發至接收人，并須于信封面注明發件人及收件人姓名，交由公司/管理處內的特別指定人送往。1.2.3.2對于需分別簽署審批的保密文件資料，經辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無須復印多份，以減低密件外泄的風險。1.2.4保密文件的使用1.2.4.1保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內部借閱，須獲管理處主任/物管公司總經理批準并于指定地點方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點，更不允許擅自進行復印；管理處/部門間的借閱，須經被借部門主管/管理處主任批準，并指定主管或以上職級的人員方可參閱，被借部門/管理處如有正當的理由，有權謝絕相關密件的借閱。1.2.5保密文件的銷毀1.2.5.1如因特殊原因須復印密件，經辦人須嚴格控制復印的份數，如復印錯誤或有多印份數，須立即作銷毀處理，不得用作二次紙循環再用。1.2.6網絡保密文件的控制1.2.6.1對于在網絡上傳輸的保密文件，員工必須加具密碼儲存，并將有關的密碼告知主管。1.2.6.2通過網絡傳送的保密文件，在接收后須立即進行保密存放，并確保存放安全后，馬上進行網絡密件的刪除處理。1.2.6.3為加強網絡保密文件的安全，加具的密碼應避免告知其他無關人員。1.2.6.4網絡系統打印輸出的保密文件，應當即時取回和保管好文件。1.3員工保密的義務1.3.1員工負有對公司/管理處上述信息及資料保密的義務，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關保密資料。1.3.2員工在使用保密范圍內的信息時，應當取得公司/管理處的許可，并應妥善保存有關資料，以保證不被外泄。1.3.3員工應當遵守公司/管理處的保密制度，不得違反公司/管理處有關的保密規定；不得以盜竊、利誘、協迫或其他不正當手段獲取公司/管理處的保密資料；不得披露、使用或幫助他人獲取公司/管理處的保密資料。1.3.4員工有責任對工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件做出特別處理及控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。1.3.5員工不論是以何種原因離開公司/管理處的，以后必須對公司/管理處的保密資料承擔保密義務。1.3.6員工不得在公眾場合談論有關屬公司/管理處保密信息或資料的內容。1.4員工泄密的后果及處理1.4.1若因員工泄密而造成公司/管理處損失的，該員工須承擔連帶責任，公司/管理處同時有權追繳其違法所得。1.4.2對于涉及互聯網的泄密行為，公司/管理處有權根據有關法律法規進行處理及追究。1.4.3在職員工如違反本保密規定，公司/管理處有權依據勞動法有關規定即時解除及員工的勞動合同，且不給予任何經濟補償；造成公司損失的，公司/管理處有權要求員工賠償。1.4.4對于泄露公司/管理處資料，無論員工是否有意，公司/管理處同樣會對員工做出紀律處分或保留追究其法律責任的權利。2廉潔守則2.1公司任何員工個人不得以任何形式收受有關業務單位（施工單位、供應商等）的紅包及禮物，若因節慶之故，難以推卻的，應繳交公司資源部登記，由公司統一處理。2.2公司任何員工個人不得要求和盡量避免受請參加業務單位的請吃。若因工作需要應事前向部門經理報告，經批準后始可赴約。2.3公司任何員工嚴禁損害公司利益向業務單位收取好處或回扣。2.4公司設立總經理信箱，接受員工及業務單位的，對在廉潔紀律執行時發現的問題，若金額或物品價值較大的，將移交司法機關處理。2.5員工因謀求私利，參加業務單位請吃，影響公司形象者，將予警告和通報批評處理，屢犯者，將予辭退。3收發文及檔案管理3.1文件定義3.1.1本規定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發出的電子郵件等文件。3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發出的電子郵件不具有法律效力。3.2收發文管理3.2.1收文3.2.1.1收到的文件（包括通過前臺之外來文件，以及內部各部門/管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記；另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網頁進行收文登記。無具體收文部門的文件，由資源部負責收文登記。3.2.1.2收文登記后，及時報公司總經理/管理處主任或授權人簽署意見，再轉交收件人/跟進人處理。無總經理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。3.2.1.3文件執行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。3.3發件3.3.1起草：由需要發件的部門/管理處起草文件。3.3.2編號：對外公文由物管公司秘書上公司網登記索取編號。管理處內部發文由管理處行政人員負責統一編號及填寫《發文登記表》。3.3.3打印：由發文部門/管理處負責。3.3.4校對、簽署由發文部門/管理處負責，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發件人、管理處主任及物管公司總經理的簽名；以管理處名義發出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。3.3.5申請蓋章由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章，按項目中心有關圖章的管理規定執行，文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。3.3.6發出：由發件部門/管理處負責，并作出發文、簽收登記。3.3.7內部傳閱收件人依據傳閱批示盡快傳閱，不應拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。3.3.8歸檔具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理，做好文件類別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發文登記表》。3.4文件保管及處理3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發的文件按不同的類別進行分類，具體類別根據各自的具體情況制定，做到科學、系統、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規則，每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人負責，根據文件的內容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：3.4.4.1對于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續，包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人（管理處主任/物管公司經理）等；3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經常使用的文件，按類別進行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上；3.5檔案管理3.5.1文件的移交3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室，具體移交期限如下：3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進度作階段性定期移交。3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請，交到項目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點無誤后，予以簽名確認。3.5.2檔案的保管公司的檔案由資源部指定專人進行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規則，將文件進行編號，分類存放。3.5.3檔案信息的使用3.5.3.1復印檔案公司規定可按暨定的權限進行復印檔案，但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統一向項目中心行政及信息管理部辦理。3.5.3.2檔案原件的借用1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》，交物管公司經理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。3）檔案借用人應有高度責任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。3.5.3.3檔案原件的歸還1）借用人將檔案歸還時，須經項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認。2）檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續。3.5.3.4檔案原件的處理由物管公司秘書統一交項目中心檔案室存檔。4月報制度月報制度：每月25日前，各管理處以規定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。香港月報制度：每月28日前，各管理處以規定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。5表格格式的管理規定5.1適用范圍5.1.1公司（“廣州新世界物業管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。5.1.2不包括只在部門內部使用的表格。5.2表格格式5.2.1表頭5.2.1.1內容：公司標志，加“廣州新世界物業管理有限公司”，下款是表格名稱。5.2.1.2位置：公司標志在表頭的最左邊，其右邊為“廣州新世界物業管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠標志的右邊）。例：5.2.1.3字體：“廣州新世界物業管理有限公司”用隸書，字號為三號；表格名稱用華文楷體，字號為小三號。5.2.2表尾5.2.2.1內容：表格編號和頁號數5.2.2.2表格編號的規則：1）表格編號由：制表部門\表格編號（以用途分類）\版次\生效日期組成例如：資源\人事08\版1\200507182）編號的字體：宋體，9號。3）表格編號的位置：在表尾的左邊。5.2.2.3頁號數的規則（適用于總頁數在1頁以上的表格；對于只有1頁的表格，不需加頁號數）：1）頁號數內容：第頁，共頁。2）頁號數的字體：宋體，9號。3）頁號數的位置：在表尾的中間。5.2.3表格的正文5.2.3.1字體版：華文楷體。5.2.3.2字體大小：根據具體表格的排版而自行確定。5.3表格管理5.3.1表格的編制各部門負責編制相應的表格，應指定專人負責，并將編制好的表格報資源部，如有更新，應及時告知資源部。5.3.2表格的管理資源部負責表格編號分類、登記及檢查、督促等管理工作。5.3.3所有表格均由資源部統一公布適用。凡未經資源部公布的表格，均不發生效力。6文件格式的管理規定6.1適用對象本規定適用于公司/管理處所有對內和對外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。6.2.公司標志公司標志在文件上端的最左邊，具體如下：6.3文件編號的規則：文件編號由：物管公司/項目物管處/發文部門/文件種類/檔號組成例如：G80/RMS/CW/M1/0001檔號文件種類發文部門項目物管處物管公司詮釋：物管公司G80文件類型內部工作聯系單W項目物管處時代RMA備忘錄M嶺南RMS會議紀要MU逸彩RMY電子郵件E發文部門資源部ZY傳真F財務部CW物管公司0工程部GC項目管理中心1客服部KF合作公司2保安部BA往來公司3檔號`0001始6.3日期的格式統一有以下兩種6.3.1中文式XXX年X月X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡稱為中文文字日期）、或2005年1月31日（簡稱為中文式數字日期）。6.2.2英文式——年/月/日，例如：2005/1/31。6.3使用規定6．3.1對外的公文、信函、內部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統一使用上述之中文式文字日期；正文內容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。6.3.2其他種類文件（包括電子郵件），其正文內容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。7管理處印章使用管理規定7.1目的：規范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。7.2使用范圍：新世界物業管理有限公司下屬各管理處印章管理。7.3職責：7.3.1管理處主任為印章的第一責任人，負責印章日常保管、使用審批，并在休息時以面授權形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。7.3.2管理處行政人員按《印章申請使用流程》辦理蓋章手續。7.4工作程序：見《印章申請使用流程》申請使用印章部門不同意人事行政助理審核將《印章使用申請表》及文件一并交人事行政助理填寫《印章使用申請表》申請使用印章部門不同意人事行政助理審核將《印章使用申請表》及文件一并交人事行政助理填寫《印章使用申請表》不同意不同意管理處主任管理處主任人事行政助理向管理處主任口頭匯報（文件內容）審查人事行政助理向管理處主任口頭匯報（文件內容）審查在申請表上簽字人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內補辦有關手續）在申請表上簽字人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內補辦有關手續）使用部門在《印章使用登記表》登記使用部門在《印章使用登記表》登記蓋章蓋章文件復印存檔文件復印存檔7.5使用規定：7.5.1管理處印章只限于發布管理處內部文件、對業主的通告、管理處內部制度及及物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發往外部單位、政府部門及個人等的對外發文，及有關合同、協議、擔保、證明等事項。7.5.2使用印章應填寫《印章使用申請單》，經管理處主任批準后再加蓋公章。7.5.3加蓋的印章應端正、清晰，加印位置應“齊年蓋月”。7.5.4不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。7.5.5行政助理要嚴格遵守印章管理規定，嚴格核對《印章使用申請單》上注明的文件內容、份數，對不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。8資產管理規定8.1本文件的適用范圍適用于對公司及公司轄下各管理處之全部相關資產的管理。8.2資產的定義泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產。其中，單位價值在RMB2000以上（含RMB2000元）的資產，屬固定資產類，財務軟件系統中劃分為A類資產；單位價值在RMB2000元以下的資產，屬非固定資產類，財務軟件系統中劃分為H類資產。8.3資產的分類所有的資產是根據及財務賬相一致的標準進行分類的，具體為：8.31辦公設備類（包括家私、傳真機、復印機、打印機、空調、碎紙機、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）；8.3.2電腦網絡類（包括服務器、PC、外設設備、網絡設備、電腦軟件等）；8.3..3交通設備類（包括汽車、摩托車、電池車等）；8.3.4房屋類；8.4資產管理和主管部門8.4.1管理處行政部為管理處的資產管理部門。負責按照規定辦理資產的增加、調配、轉移、報廢、減少、盤點和資產系統的登記等工作，并對資產安排適當的維護，以保證公司資產的實物和資產的記錄統一一致。8.4.1資源部為公司所有資產主管部門。負責監督和指導管理處的資產管理工作。8.5資產使用部門資產使用部門是指具體貫徹執行公司資產管理和使用的有關規定，負責部門資產日常維護工作的執行部門。8.6資產所有權及相關責任8.6.1資產所有權資產所有權歸屬于負擔其成本費用的物管公司或管理處。在廣州新世界物業管理有限公司及轄下各管理處范圍內，資產位置的改變并不構成所有權的改變。8.6.2資產管理部門責任負責按照規定辦理資產的增加、轉移、報廢、減少、盤點等組織、登記手續，并對資產進行必要的維護安排。8.6.3資產使用部門責任8.6.3.1資產作用部門應清楚本部門所屬下的資產所處的位置，并確保該固定資產處于正常的使用中；8.6.3.2如發現使用人變更、或使用地點變更、或損壞、或遺失等，應及時通知該資產管理部門，以便于更改資產的登記資料和作相應的處理；8.6.3.3資產管理部門已對管理處所有資產及其使用人進行了編號并登記，各資產使用部門及資產的具體使用權人須對應使用，并妥善保管、愛惜使用。8.6.3.4負責本部門的資產盤點工作。8.7固定資產的折舊固定資產每月折舊費用最終由該固定資產的使用部門/管理處承擔。8.8資產的取得8.8.1申請購買資產作購買前的準備，填寫“固定資產申請表”（所申購的資產屬固定資產類時適用）、或填寫“非固定資產/費用申請表”（所申購的資產屬非固定資產類時適用），然后將申請表匯總到資源部審核，由資源部進行調配，無庫存則再由資源部組織購買。8.8.2資產購入后的驗收資產管理的公司責任人應負責資產到達后的質量確認，保證其今后的正常使用。當物品送到時，申請人或接收人應檢查該物品以確保以下幾點：8.8.2.1物品及資產申請單上物品一致。8.8.2.2來的物品及送貨單上物品一致。8.8.2.3物品質量是合格的。注：如發生物品及要求不符或質量不合格，該接收人或資產管理的部門/管理處責任人必須通知資源部，并作有關的協調，保證對資產情況的及時了解。8.9資產的編號8.9.1資產轉移所申請的資產是從庫存中調配的，則屬使用者的變更，不產生新的資產編號，資源部作相應的變更使用人登記。8.9.2當一項物品被認定為資產后，由資源部登記，給予其一個新的資產編號，按統一的位置將資產編號的標簽粘貼在該物品上。8.10資產的簽收資源部將該資產編號填寫在申請表的“取得登記欄”中，再由申請人或使用人在“取得登記欄”上簽收。8.11資產資料的存檔資產管理的公司責任人，將該資產的申請表、購買合同、產品介紹書、保質書、發票復印件、資產卡片、資產轉移單等資料存檔。8.12資產購買款的支付由資源部負責辦理資產購買款的支付手續，并將已填寫“取得登記欄”的申請表原件、資產卡片、發票等資料交財務部。8.13資產的處理資產的處理應填寫《實物資產處理申請表》，并根據有關規定執行；如屬固定資產批準后交由財務部操作。8.13.1由于使用中損壞而處理的，在歸檔時必須附有損壞報告。8.13.2由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時必須附有遺失（或被盜）報告。8.13.3需廢棄而處理的，應須附有該物品的照片，以作處理參考。8.13.4固定資產的變賣，必須附有變賣的有關資料，包括變賣報告、手續、票據復印件等。8.13.5其它8.14定期資產檢查兩種周期性的維護來保持記錄的精確、真實：8.14.1資產的年報（由資源部負責）8.14.2周期性盤點（由資源部主持各部門配合）8.14.3資產的年報資源部于每年12月31日前，根據當年二次資產盤點的情況，調整好資產登記后，打印出公司/管理處資產的年報，交檔案室歸檔；同時將各部門/管理處的資產年報發給各資產管理的部門責任人。8.14.4周期性的盤點周期性的盤點為每年的3月和9月。9采購管理規定9.1目的規范物管公司各管理處物品采購，物品入倉、出倉的程序，確保采購物品符合規定要求。9.2適用范圍適用于物管公司各管理處有形產品采購工作，供應商管理及倉庫管理等。9.3職責9.3.1各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單，并負責倉庫管理作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。9.3.2各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。9.3.3公司資源部負責收集有關供應商信息及資料，負責審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計劃，報總經理審批，負責落實供應商的評審管理工作。9.3.4財務部負責資金審核及調撥。9.3.5總經理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。9.3.6倉管員負責物品的驗收、領用，庫存物品的管理。9.4采購制度要點9.4.1維修物料的采購原則：實行補倉制，由各管理處行政助理及倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內，零星或補儲備倉的采購每月的次數不超過（含）三次。9.4.2采購行為分類9.4.2.1固定資產類指單位價值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在廣州新世界物業管理有限公司及轄下各管理處內使用的資產。包括電腦網絡設備、辦公家具、辦公設備、車輛、工程設備、電機等物品。 9.4.2.2非固定資產物品/費用類指單位價值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設備的維修費、辦公室綠化費、公務交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。9.4.3采購方式9.4.3.1長期協議范圍：員工宿舍租賃、辦公設備的維護、保養（協議期限一般為一年）等。9.4.3.2固定供應商范圍：文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。9.4.3.3一般供應商經市場調查，固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時，臨時尋找的供應商，采購品單價在300元（含）以上，或總價值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供應商來進行比較、核價。9.4.4采購審批權限按《廣州新世界物業管理有限公司財務審批權限》執行。9.5其他采購要求:9.5.1盡量要求按時送貨，如需外出采購，行政助理應安排集中物品采購。9.5.2采購物品均要求供應商提供正式的商品銷售發票。9.5.3對于批量貨品或大宗物品，均要求供應商送貨上門。9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。9.6.1請購9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表，以便審核各部門提交的請購計劃，并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃（附請購清單），依權限逐級報批。9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃，并交總經理批準。9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下，由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核，經管理處主任批準后交行政助理統籌采購，價值在人民幣五百元以上，一律報公司資源部及總經理批準。9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外，仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經理批準。9.6.1.5固定資產（1000元以上）采購需填寫《固定資產采購申請表》。9.6.2詢價、比價、議價9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急，參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業，若因特殊情況（獨家制造或代理等原因）應于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應商審批表》外，原則上應精選三家以上的供應商辦理比價，或經分析后議價。9.6.2.2行政助理應獲取正式書面的報價資料，內容須詳細、真實，除包括產品的必要信息外（如貨號、規格、產地、價格、貨期等），還須顯示供應商的詳細資料，必要時要有蓋章確認，并附上公司簡介、產品樣板、技術參數資料、質檢證明等。9.6.3呈核、訂購9.6.3.1行政助理須將經議價后的報價資料匯總，歸納整理報價分析，并將擬選定的產品、最終價格及供應商資料填制于《請購單》上，依權限逐級報批。9.6.3.2于議價后商定的貨品規格及采購清單上載明的有出入或屬代用品，行政助理應在《請購單》上注明并附上詳細資料，一同呈報使用部門核準后，再依權限逐級報批。9.6.3.3采購材料較專業復雜時，行政助理需密切聯系使用部門，并先把《請購單》交使用部門確認無誤后，才依權限逐級報批。9.6.3.4《請購單》經核準后，如數量、金額發生變更尤其增加時，行政助理應重新依權限報批。9.6.3.5行政助理接到核準后的《請購單》后，應密切跟進交貨事宜，并及早做好相關的收貨準備工作。9.6.4驗收9.6.4.1驗收原則上應有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗，專業產品還需要專業人員陪同驗收，驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨，如不合格，由驗貨人填寫《不合格產品驗收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結，如《不合格產品驗收單》超過一定數量，取消供貨資格，另換其它供貨商。9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀錄，對退換及分批交貨產品需及時反饋使用部門，并作出跟進。9.6.4.3行政助理持手續完備的《請購表》、《入倉單》、相關申請報告及發票到財務部報銷。9.6.5存檔跟蹤管理9.6.5.1購項目應設立檔案，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關資料，須由行政助理統一管理。9.6.5.3行政助理應定期整理資料，做好歸類、數據統計工作，隨時為管理處提供準確的記錄信息。9.6.5.4采購記錄及規程須接受各部門、財務人員、總經理及業主的定期稽核監督。9.7倉庫管理9.7.1.物品出倉9.7.1.1各部門出倉物品范圍：《請購單》中申購的物品；必需的辦公用品。9.7.1.2各部門根據出倉物品范圍憑《工作任務單》向行政助理辦理材料出倉手續。9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數量登記在《庫存物品盤點表》上。9.7.2物品盤點9.7.2.1每月25日前，人事行政助理對倉庫內物品進行逐一清點。由財務部復核。9.7.2.2根據清點結果，填寫《庫存物品盤點表》。9.7.2.3將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。9.7.3倉庫管理9.7.3.1倉庫物品應擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放；9.7.3.2物品應分名別類，在物品前掛上物品標簽卡；9.7.3.3倉庫除倉管員外，無特殊情況其他人員不準入內；9.7.3.4倉庫應通風良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對易腐爛、發霉的物品應定期晾曬；9.7.3.5倉庫內的機械設備應定期保養上油；9.7.3.6倉庫內應擺放足夠的滅火器；9.7.3.7倉庫內應做好安全用電管理，不準在倉庫內進行加工、烹調等作業，必須做到人走燈關；9.7.3.8倉庫內應做好防范措施，門、窗、鎖保持完好；9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時，應將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管，在此期間如需領用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。9.8物品供應商評審管理9.8.1評審范圍9.8.1.1長期供貨合作的供應商/委托方；9.8.1.2成交標的大額的供應商/委托方9.9行政助理應當對合格供應商及時建檔，包括以下內容：9.9.1供應商/委托方的名稱、注冊地址9.9.2營業執照復印件9.9.3資質等級證書9.9.4評審結果和記錄9.9.5其他證明材料9.10物管公司資源部每半年至少應當對各管理處所管理的合格供應商狀況全面組織跟蹤、評審一次，并編制成一覽表報總經理閱示。具體要求：9.10.1掌握委托方/供應商內部管理的狀況9.10.2委托方/供應商產品價格的變化9.10.3社會信譽的變化9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤9.10.5其他應當跟蹤管理的要素9.11跟蹤評審結果的處置9.11.1資源部應當依據每半年的跟蹤評審結果將委托方/供應商分為優等、良好、合格、不合格四等。9.11.2委托方/供應商將作為管理處對外采購的優先合作對象，可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優惠和方便。9.12物品采購流程采購流程預算內預算外各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計劃(附《請購單》)。需臨時應急采購物品各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計劃(附《請購單》)。需臨時應急采購物品價值是否<=1000元否價值是否<=1000元否管理處擬寫書面申請報告提交管理處主任通過管理處擬寫書面申請報告提交管理處主任通過是是管理處主任審核書面同意公司資源部匯總審核管理處主任審核書面同意公司資源部匯總審核報公司總經理審批報公司總經理審批由申購部門填寫詳細《請購單》或提供相關樣品由申購部門填寫詳細《請購單》或提供相關樣品行政助理跟進往后采購流程行政助理跟進往后采購流程是否為是否為專控物品直接及特約供應商進行詢價直接及特約供應商進行詢價貨比三家貨比三家填報《特約供應商審批表》填報《特約供應商審批表》呈公司資源部核準報價分析呈公司資源部核準報價分析依審批權限逐級報批依審批權限逐級報批安排貨期安排貨期否否驗收通過否驗收通過否退貨跟進退貨跟進是是登記入倉，填寫入庫登記表及入倉單登記入倉，填寫入庫登記表及入倉單資產登記，粘貼標簽資產登記，粘貼標簽使用部門領用，出倉填寫出庫登記表及出倉單使用部門領用，出倉填寫出庫登記表及出倉單財務報銷財務報銷建檔建檔備注：每月22日前各管理處提交下月采購物品計劃（注明到貨時間），并填寫好物品采購單。10物品領用制度10.1物品領用前先填寫《工作任務單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領取，各部門主管須跟進物料使用情況。10.2對用戶維修由相關部門下單，工程部領料，完成維修后，客服中心在進行驗收的同時，監管材料是否得到合理使用。10.3各部門內部需領用物品時，由部門提出申請，報人事行政經理批準后方可領用。10．4每月25日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實用料。物料領用流程領用人領用人憑工作任務單/領料單領料領用人部門主管領用人部門主管批準后簽名領用物品總價值是否在300元以內領用物品總價值是否在300元以內管理處主任管理處主任審核后簽名否否是是倉管/行政助理倉管/行政助理復核庫存數行政助理/倉管員憑單發貨行政助理/倉管員憑單發貨是否以舊換新物品否是否以舊換新物品否是是領料人攜舊物料交行政助理/倉管員領料人攜舊物料交行政助理/倉管員辦理出倉手續，并對舊物品進行處理行政助理/倉管員憑單行政助理/倉管員憑單進行銷帳名。11集團網手機使用管理規定11.1手機所有手機為聯通公司送給新世界物管公司，所有權為新世界物管公司所有，手機及手機號碼統一由資源部配于新世界物管公司主管級以上員工使用。11.2手機使用管理11.2.1CDMA手機由新世界公司配于主管級以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用CDMA手機時，同時享有公司手機補助。11.2.2MA手機統一由資源部管理，由資源部統一調配，員工不能干涉。11.2.3員工在使用CDMA手機時，必須保證在工作時間內開機，如果發現在工作時間內無故關機，無法聯系的情況，資源部有權做出處理。11.3手機費用管理11.3.1CDMA手機交由員工使用的當月起，員工相應享有及其職位相應的手機報銷。具體參照“手機通信費用管理規定”。11.3.2CDMA手機話費每月由使用者自行到營業廳繳費，索取話費發票交行政核準，在限額標準內實報實銷，超過報銷限額的話費由持機人自行承擔。11.4其他11.4.1員工在領取CDMA手機時，需和公司簽定一份公司內部手機管理協議；11.4.2員工在領取CDMA手機后，在使用過程中，如果出現手機損壞、遺失等情況，由員工負責賠償；11.4.3員工在離職后，需把手機交還公司，如果私自帶走手機者，當在其當月工資里扣除其中費用，同時公司有權追究其法律責任；11.4.4如員工在領取手機后，在公司工作滿兩年（從領取手機后開始算），公司把其使用的手機及號碼送于該員工。11.4.5如享有報銷補助員工現使用中的CDMA手機，想加入集團網，可把手機號碼及身份證復印件交給資源部，由資源部代為辦理。加入后，手機號碼屬員工不變，超出話費標準部分自行繳納。不享有報銷補助的員工，如想把自己使用的CDMA手機加入集團網，亦可把號碼及身份證交于資源部代為辦理。話費方面由員工自己以預存話費方式繳費。公司不承擔任何責任。11.4.6員工如想把原屬于自己的CDMA手機號碼退出公司集團網，可以向資源部提出申請，由資源部辦理。11.5內部手機管理協議為便于及新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業管理有限公司決定對主管級以上員工統一配發手機及對應的號碼。為更好地進行管理，現制定以下規定：11.5.1公司配發員工使用的手機及其配件、號碼，屬公司所有，員工僅享有使用權，未征得公司書面同意，使用者不能擅自更改號碼或轉讓手機及其配件。11.5.2使用者在手機使用期間須妥善保管好手機及配件，如有損壞或遺失，公司將視實際情況要求使用者作出相應賠償。11.5.3員工經公司書面批準，將獲得公司配發的手機及其配件和對應的號碼，并可以享有定額手機話費報銷。公司每月提供給使用者的定額話費報銷費用，是為滿足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因個人原因而導致關機甚至停機，影響公司工作效率；違者將按公司管理制度追究相關責任。11.5.4使用者實際話費如超過公司批準的定額報銷費用，超出部分由使用者自行承擔。11.5.5手機號碼為公司的一種資源，使用者不得利用此號碼作違法違紀使用。一經發現，將會受到公司的調查，公司將保留追究使用者相關責任的權利。11.5.6如手機存在質量問題或者通訊故障時，可向公司資源部報告，或直接致電中國聯通廣州分公司服務經理，以盡快解決。11.5.7使用者及公司提前解除或終止勞動關系時，需同時返還手機及其配件、UIM卡，結清話費，否則公司有權直接從使用者的薪金中扣抵配發手機的市場價款、話費及其他相關費用。11.5.8員工一經領用手機及其配件或使用公司配發的手機號碼，則視作自愿遵守上述規定。12對講機使用管理規定12.1對講機的管理12.1.1對講機由各管理處各部門領用保管，遵守“誰領用，誰保管，誰損壞，誰負責”的原則，層層落實。12.1.2對講機由各管理處行政助理統一編號管理，定期對使用情況進行檢查。12.1.3各管理處各部門必須設立對講機使用登記薄，由部門每天統一發放、驗收，并做好對講機交接工作。12.2對講機的維修12.2.1對講機的維修統一由各管理處行政助理負責，由資源部指定統一的維修商進行維修保養。12.2.2行政助理應建立對講機的設備臺帳，及時掌握對講機的性能狀況及使用情況。12.2.3收對講機發現有損壞或故障，必須立即通知行政助理處理。行政助理需向使用人了解清楚情況，要求使用人提供書面報告，查明原因，屬于人為損壞的須負賠償責任。12.3對講機的使用12.3.1對講機必須隨身攜帶，小心愛護，使用時應小心輕放，嚴禁手提對講機天線，嚴禁用對講機敲擊硬物，因使用不當造成損壞須照價賠償。12.3.2用對講機后必須保持對講機處于開機狀態，并注意及時更換電池，更換電池時，必須先關機后再更換電池，以保護和延長對講機使用壽命。12.3.3須嚴格按對講機的操作規范使用，發話時，按住發話按鈕，發話完畢后松開發話按鈕接聽，嚴禁長時間按住發話按鈕，影響正常通話。12.3.4在公眾場合注意控制對講機音量，避免對客戶造成滋擾。12.3.5對講機僅供工作上的聯系，不準用對講機講及工作無關的事情，不得講影響公司/管理處形象的說話或泄露公司/管理處秘密。12.3.6用對講機時應先報崗位，然后講要找的崗位，再說具體事情；使用對講機時應使用禮貌用語，要求別人辦事時應多用“請”字，如“消防中心CALL巡樓保安，請即到××層檢查×號煙感”，接收人收到后應回復“收到”或不清楚時說“請重復”，檢查后回復“巡樓保安CALL消防中心，檢查無火情，請復位”，“謝謝”。嚴禁用對講機講粗言爛語。12.3.7對講機使用過程因接受信號不好，接收雙方聽不清楚時，呼叫三次無反應，其他同事應立即轉呼并及時代為轉告。13《工作任務單》使用辦法13.1目的加快工作效率、避免工作延誤，把每一項工作明確到人和完成時間，以保證“成本、效率、質量、態度”均使客戶得到滿意13.2使用說明：13.2.1每一張工作任務單只有一項工作內容，一個編號；13.2.2工作任務單共3聯：第一聯為白色，由下單部門保管；第二聯為紅色，由接單部門保管；第三聯為藍色，由倉庫保管；“接待人”（客戶服務中心前臺）在接到報單人的電話時，需馬上詳細記錄、填寫“報單人”姓名、“報單時間”和“報單內容”；若報單人到客戶服務中心前臺，則請報單人親自填寫13.2．4接待人在確認報單內容后，需填寫“接待人”、“發單人”、“發單時間”“要求完成時間”欄內容，并在4小時內交接單部門接單部門不得以任何理由拒簽工作任務單，接單人為接單部門的主管接單人需填寫“接單時間”、“維修人員”，并在4小時內交維修人員維修人員填寫所需材料，憑工作任務單到倉庫領料維修人員需填寫“到達時間”、“完成時間”或“未完成工作情況反饋”、“工時”、“工價”“總費用”在完成工作以后，屬于有償服務的，馬上需請業主在“有償收費確認”欄簽名；并把工作任務單交客戶服務中心確認，由客戶服務中心前臺評分后，分別送下單部門主管、管理處主任進行評分；由客戶服務中心前臺進行統計保管，每月25日把工作任務單統計表交人事行政助理進行績效考評13.2.5當任務單的任務沒有完成時，逾期一天，報管理處主任；逾期三天，報公司秘書轉總經理。13．3《工作任務單》管理制度13.3.1《工作任務單》統一客戶服務部前臺接待助理及客服主管發單，由工程部主管統一接單，如工程部主管休假，由工程部領班統一接單，發單內容需簡明清晰，如有及業主預約時間，必須寫上預約好的時間。新發出的任務單由客服部前臺統一編號并登記臺帳。13.3.2發單后，第一聯由客服部保管，第二、三聯交由工程部保管，并由工程部主管或領班按實際情況派單工作，《工作任務單》必須由責任部門保管好，不可遺失。13.3.3工程部接單人在完成該項任務后，第一時間回復前臺，前臺按相關的單號做好記錄。工程部每天已完成的任務單于當日中班19：00到客服部前臺回單。13.3.4前臺在接到回單后，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的簽名，再收集三聯《工作任務單》一同簽名。簽名確認后第二聯返還接單部門保管，第一聯由發單部門存檔，第三聯由客服部門次日轉行政部存檔。如屬公共維修，次日由管區的高級助理現場核查后，在第一、三聯簽名確認。13.3.5客服中班助理在當天上班前致電相關業主回訪《任務單》完成情況，并將業主反饋的情況記錄在第一、三聯單上。13.3.6每周一由客服部前臺匯總未完成工作任務單交工程部主管核對后，書面反饋客服部跟進完成情況。未完成的任務單由工程部主管跟進落實，并每單完成后由具體處理人即時回復客服前臺登記。13.3.7如遇維修需待料處理，由工程部及行政采購員協商購買事項，并將預計完成時間回復客服部前臺，在購料完成維修后該單才作為完成單返回客服部作回單處理。13.3.8如工程部按及業主約定的時間到場業主不在，立即回復客服部重新約定時間，客服跟進該單處理過程，但不再重新發單。13.3.9如客服部在回訪業主及在檢查時發現已完成《工作任務單》有謊報的情況，客服前臺書面將單號給予工程部主管核查情況后，由工程部主管書面回復前臺處理結果，并抄送管理處主任和行政部。如因謊報造成較大的負面影響或較嚴重后果的，由管理處對當事人給予行政處罰并上報公司人事部。14圖書借閱管理規定14.1圖書的收集和管理14.1.1圖書館藏書來源：購買、定期收集、公司/管理處/部門/員工提供。14.1.2申購、入倉、登記、借出14.1.2.1申請購書者，先向行政助理查詢管理處書籍明細，搜索所需購買的書籍或類似的書籍是否已備有。若無，再提表申購，由管理處行政人員復核后交管理處主任審批。14.1.2.2管理處行政人員負責購買，購買圖書所發生的費用由申請管理處負擔。14.1.2.3管理處行政人員辦理圖書登記手續，并及時更新書籍明細。14.2圖書借閱14.2.1管理處每一位員工都可以借閱管理處圖書，先向行政助理查詢書籍明細，查出所需圖書的編號，再填寫借閱登記；14.2.2為了提高圖書的利用效率和資源共享的目的，原則上圖書借閱一般不得超過三個月；因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和現用人的情況通知行政助理，并由行政助理作出追蹤、登記工作；14.2.3圖書借閱人應有高度責任感，保持圖書的整潔的完整，不得涂污及損壞；如有損壞或遺失，公司將酌情要求賠償。14.3圖書歸還借閱人歸還圖書時，須經圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、并簽名確認。14.4圖書處理14.4.1指對原借閱人自己或因轉借他人而造成圖書的人為損壞、或遺失的情況而作出處理；14.4.2借閱人書面說明損壞/遺失圖書的原因，管理處行政人員審核并和管理處主任作出最后賠償意見。15制服管理規定15．1目的為了統一物管公司對外形象，加強員工的歸屬感，促進公司的業務和管理水平，公司均為各崗位的員工訂制制服，現特制定相關的員工制服管理規定，具體內容如下：15.2一般規定15.2.1員工入職時可獲發兩套工作制服;15.2.2每位員工當值時,必須穿整齊制服,下班后應將制服放回更衣柜,工作服要整潔,鈕扣要扣齊,不允許敞開外衣,非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上；15.2.3制服衣袖,衣領不顯露個人衣物,制服外不顯露個人物品,有裝衣袋不裝過大或過厚的物品,袋內物品不外露;15.2.4員工應保管及愛護好制服,除集中換洗外,員工應勤洗勤慰熨,時刻保持制服清潔;15.2.5任何人為損壞或遺失,員工需負責賠償制服費用,同時亦將會給予必要的紀律處分,嚴重者將由公司管理層作出裁決;15.2.6員工離職前需將制服交還,若制服有損壞者按規定折舊作出賠償,若未能交還制服者按全額賠償;15.2.7遇下雨天，保安部可統一不戴帽子；15.2.8因保安制服分冬裝和秋裝兩款，保安部可根據天氣情況統一窒著其中一款，原則上以溫度攝氏22度為穿著標準，22度以上的統一穿秋裝，但一切視實際情況而定，各班組必須統一著裝；15.2.9員工不得在制服的任意部位標記個人標識,只能在制服的腰線及褲頭部位標記員工工號以作識別。15.3折舊標準15.3.1男、女西裝之折舊按兩年時間折舊，即每年的折舊率為50%；15.3.2男、女襯衫、西褲、西裙之折舊按兩年時間折舊，即每年的折舊率為50%；15.3.3保安服、帽之折舊按兩年時間折舊，即每年的折舊率為50%；15.3.4工程服之折舊由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大，且一年四季只有兩套服裝，所以按一年時間折舊。15.3.5工鞋之折舊皮鞋類按一年時間折舊；布鞋類按半年時間折舊；涉及個人衛生問題，員工離職時一律采用工鞋折舊方法，工鞋不予回收15.3.6其他用品之折舊如女門童使用的保暖長襪等，一般按半年時間折舊，離職時不予回收，其他如保安精神帶等配飾，一般按一年時間折舊，或根據具體情況作出決定。15.4工衣換洗15.4.1工衣清潔原則上由員工自行負責，但管理處也會提供必要的換洗服務，集中換統一律由公司行政部指定統一由一家合標準之洗滌服務商進行，各管理處均按統一標準執行。15.4.2各管理處行政人員負責工衣交收，檢查及費用核算工作，并于月底統一洗滌服務商結算15.4.3換洗周期：（根據目前各管理處的經營狀況，暫定以下標準）適用范圍夏季冬季備注客服人員4次/月2次/月保安人員2次/月1次/月工程人員1次/月1次/月后勤人員2次/月1次/月15.4.4制服的保管15.4.5各管理處行政人員/倉管員負責制服的進出倉，保管工作15.4.6員工離職時，行政人員/倉管員應仔細檢查制服，將破損情況3決定回收或折舊報廢，并將具體情況在員工離職手續清單上標明，如需要折舊或賠償的，須及時通知財務部門計算費用。15.4.7制服繳倉后，行政人員/倉管員須及時送廠商洗滌，做好保潔工作15.4.8行政人員/倉管員于每次集中換洗時，要仔細檢查制服的使用情況，對破損情況要做好相應記錄，除向洗滌廠商跟進修補外，對造成制服破損的員工及時給予警告，情節嚴重時應及時向管理處主任匯報。16車輛使用管理制度16.1總則為加強公司車輛管理，確保行車安全，提高辦事效率，減少經費開支，制定本制度。16.2車輛使用范圍16.2．1公司接送往來賓客等接待用車；16.2．2公司領導業務用車；16.2．3員工外出開會、聯系業務用車；16.2．4其它緊急和特殊情況用車等。16.3車輛使用程序16.3．1周一上午本部各部門以電郵形式申報本周用車計劃，交由前臺文員定出“公司車輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。16.3．2需用車人員根據行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一天填寫“公司車輛使用申請表”，由部門經理批準后交資源部。16.3．3資源部盡可能安排同線路外出辦事的同事共同用車。16.3．4無法安排用車時，資源部將開具“無公司車輛安排回執”。16.3．5員工外出聯系業務盡可能考慮使用地鐵、公共汽車等交通工具。16.4車輛的管理16.4．1車輛調配權歸屬資源部。16.4．2必須在公司指定的場所進行定期維修、保養，以確保車輛保持良好運行；司機有責任在每次出車前進行檢查，確保安全后方可用車。16.4．3停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時代監控室）以備緊急情況使用車輛。16.4．4車輛需在指定加油站加油，由資源部統一支付油費。16.4．5車輛加油統一由司機經辦，司機在每個工作日結束前檢查油箱油量，保證緊急任務和特殊情況用車時的需求。16.4．6司機出車時應向用車人收回“車輛使用申請表”，并在工作日志中及時登記起點至目的地區段名和行程公里數，由用車人簽名確認。16.4．7司機下班后應將車輛停入停車場，同時及時登記行程公里數，掌握用油情況及控制用油量。16.4．8公司人員下班后或周末確需用車的，應提前向資源部提出申請，確有急事應口頭申請獲得批準后，方可用車。自行開車者需在“公共用車登記薄”上登記起始終點及行程公里數，并簽名確認。16.4．9司機每天做好工作日志，詳盡記錄行程，并由經辦人簽名確認。16.4．10司機應保持車輛外觀及車內的整潔，備用修理工具齊全；停入停車場時應保障油箱儲油不少于1/4，外出時需在正規停車場保管車輛、否則發生損毀、遺失或被盜等到情況，責任由當事人負責。16.4．11杜絕員工無證或未經允許駕駛公司車輛。16.4．12用車人違反交通規則或發生交通事故責任和費用由當事人承擔。17宿舍管理制度因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿舍，統一配備床鋪及必需生活用品，并制定員工住宿及管理規定如下：17.1住宿員工需提供個人資料，到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關手續。17.2員工應保證無不良嗜好，不得攜眷住宿；17.3住宿作為員工福利，房屋租金、管理費及必要正常的修繕維護費由管理處負責，水電費用由員工自行負擔。17.4員工離職時，應于離職日內遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償費或搬家費用。17.5單元宿舍統一由保安部住宿人員中職位最高者擔任宿舍舍監，其工作任務如下：17.5.1總管一切內務，保持整潔、維持秩序；17.5.2備置員工資料（如暫住證資料、緊急聯絡人等）；17.5.3監督舍員的行為規范，宿舍制度的執行，定期向行政人事部匯報各項情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。17.6舍員應遵守下列規定，違犯者將視情節輕重給予必要行政處分，甚至解雇。17.6.1服從舍監管理、派遣及監督；17.6.2遇緊急事故時能服從召集命令，迅速到達現場增援；17.6.3室內遵守消防規定，嚴禁使用及裝接高負荷的電器，嚴禁私接電線，（禁止明爐烹飪）；17.6.4室內不得使用或存放危險及違禁物品；17.6.5個人被鋪及其他物品必須疊放整齊，保持室內清潔；17.6.6愛護室內一切公共設施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內現有裝修及設備；17.6.7愛護管理處統一配備的設施和物品，員工離職或損壞將按有關規定折舊或賠償；17.6.8各房間的清潔由舍監安排住宿人輪流清潔值日；17.6.9任何時侯均不得制造噪音、氣味；17.6.10宿舍內不得招待、留宿外人或親友；17.6.11換洗衣物必須曬掛整齊，干凈的收入柜內，不得堆積室內；17.6.12貴重物品應妥善保管，遺失由當事人自行負責；17.6.13不得在宿舍內喝酒、賭博（打撲克、麻將）或其他不良行為；17.6.14水電使用得當，不得浪費，隨手關水掣、電掣；17.6.15不得無正當理由及事先未經批準在外留宿；17.6.16舍員下班后外出時間超過三小時的，必須向舍監報告；17.6.17下班后舍員著裝仍需得體，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內衣褲甚至赤裸身軀在小區內走動；17.6.18入住宿舍的員工，一律要向公安部門申辦暫住證。18電話接聽制度18.1接聽電話18.1.1鈴響三聲以內，必須接聽電話。18.1.2拿起電話，應清晰報到：“您好，XX管理處，有什么可以幫到您？”18.1.3認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應請對方稍候，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；如對方有公事相告或相求時，應將對方要求逐條記錄在《工作日記》內，并盡量詳細回答。18.1.4通話完畢，應說：“謝謝，再見！”語氣平和，并在對方放下電話后再輕輕放下電話，任何時候不得用力擲聽筒。18.1.5接電話聽不懂對方語言時，應說：“對不起，請您用普通話，好嗎？”或“不好意思，請稍候，我不會說廣州話”。18.1.6中途若遇急事需暫時中斷及對方通話時，應先征得對方的同意，并表示感謝，恢復及對方通話時，切勿忘記向對方致歉。18.1.7接聽電話時，聲調要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以免對方聽不太清楚。18.2撥打電話18.2.1電話接通后，應首先向對方致以問候，如：“您好”，并作自我介紹。18.2.2使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。18.2.3通話完畢時，應說：“謝謝，再見”。19電話管理制度19.1為規范公司及所轄各管理處電話的使用和管理，特制定本制度。19.2公司及各管理處的電話，主要是作為公司員工進行內外公務溝通、以及開展辦公業務之用，在非緊急情況下，不得使用辦公電話作私人用途。19.3任何情況下，嚴禁使用撥號上網聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發現，將給予書面警告處分。19.4任何情況下，嚴禁接駁信息臺，一旦出現信息費，將由使用人自行負擔此項費用。19.5員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以節約話費成本。19.6各管理處的分機號碼統一使用“8”開頭的三位數，各部門分機號碼按如下規定執行。管理處主任：801；客戶服務部：802-805，客戶服務部前臺800；人事行政部：806；財務部：807-808；保安部：809-810；工程部：811-812。不設分機或分機號碼不能使用三位數的管理處，由公司根據實際情況另行審核批示。19.7總機人工錄音服務內容統一為“您好，xx客戶服務中心，請撥分機號碼，查號請撥0。”、“您撥的分機正忙，請改撥其他分機號碼。,或撥0由總機為您服務。”、“您撥的分機無人接聽，請改撥其他分機號碼。”總機人工錄音的音色、音調、音質各管理處全部統一。19.8總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線。19.9前臺文員接聽外線電話的標準用語為“您好，xx新世界管理處"，當對方告知分機電話時，說“請稍候！”如分機占線，說“電話占線，請稍后再撥。謝謝！”接聽內線電話的用語為“您好，前臺！”其他內容視情況回答，要求規范、簡潔、禮貌。19.10由各管理處主任根據實際情況編制每年度辦公電話費用預算報公司審核，并負責對辦公電話的費用支出做出有效控制和監督。19.11行政人員要做好電話費用的核準報銷工作，并協助管理處主任監督電話的正常合理使用。對電話費用有疑問的，應主動聯系電信部門查明原因，為費用結算提供合理的數據資料。對電話費用定額管理的執行情況做好跟蹤協調，適時向物管公司提出檢討方案。19.12各管理處的每月電話費用應不超過費用預算的10%，若超出該范圍，管理處主任須提交充分合理的理由，書面報告予物管公司審核，否則超出費用由該管理處相關責任人自行負擔。19.13管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能，若目前使用的未有該項功能，應結合實際情況提出整改意見，并向公司報批加裝。19.14消防監控、工程報障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設，業務撥打電話應盡可能采用總機線路。19.15管理處電話一律取消長話功能。各管理處可根據話費預算，統一購買IP電話卡，由行政人員保管，員工因公需要撥打長途的，必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因，由部門主管或管理處主任簽字確認，行政助理才予以協助撥打，并記錄每次時長及消費額。若負責人不在，又確因業務需要掛長途電話的，必須通過電話請示批準后，方可進行撥打，并在三日以內補辦審批手續，逾期不補辦者視為私人電話，電話費由其本人全額支付。19.16行政助理未按上述的規定執行，手續不全即幫他人撥打長途電話者，除當次電話費由其全額支付外，每發現一次罰款50元。19.17員工未經同意私自撥打國內長途電話，或以公事為由掛國內長途電話者，經查明屬實后，除全額支付當次電話費用外，每次罰款50元；私自撥打香港或澳門電話者，每次罰款100元。屢犯不改者，視情節給予處分，直至辭退處理。20節約用紙、使用二次用紙的規定20.1收集二次用紙（單面用過的紙）20.1.1對已無效、且原有的內容不屬保密的二次用紙，除可留作自用外，統一放到指定位置，以作公用。20.1.2對已無效、但原有的內容屬保密的二次用紙，可留作自用，在可能的情況下避免碎、毀的處理方法。20.2使用二次用紙20.2.1傳真用紙，一律使用二次用紙，此項工作主要由行政人員負責。20.2.2復印非對外的正式文件、或屬公司內部的往來文件，使用雙面的復印方式、或用二次用紙復印。21辦公區域的管理規定21.1保持辦公區域的整潔21.1.1通道上不許放置任何的物品。21.1.2保持辦公桌的整潔，上班時電話機、文件要擺放整齊，不放置及工作無關的東西。21.1.3下班前整理桌面，關閉電腦、顯示器、打印機等設備的電源和所屬區域內的門窗，將桌面上的物品減少到最低程度，而且要擺放整齊。21.1.4辦公桌下不許放置非經同意的任何物品，如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等；電腦主機、電源設備、移動柜、垃圾簍除外。21.1.5文件（特別是機密、重要的文件）歸檔后分類后存放在文件柜內，柜內不要放置及工作無關的物品、或過時的文件等。平時文件柜鑰匙請不要插在柜上，應由專人負責保管以免遺失或不慎折斷。21.1.6文件柜面不許放置非經同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面，不許放置任何物品；座位旁的文件柜面，只許放置整齊的文件夾；圖紙一律放到文件柜內。21.1.7辦公屏風、玻璃部分不可張貼任何紙張（包括圖紙等）；木板部分只能張貼及工作無關的內容，并及時更換破損不齊的或過時的內容。21.1.8垃圾簍只供臨時放置紙屑的雜物，食物殘渣、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請勿放進垃圾簍。21.1.9會議室內不許放置未經同意的物品。開會所需的物品，在會議結束后，立即由該部門負責搬離會議室。21.2用餐要到管理處飯堂或指定位置，不可在辦公室內用餐。21.3會客請在會議室。未經特別允許，非本公司的工作人員，原則上不得進入辦公區域；特別情況，需經批準并由管理處人員陪同下，方可進入辦公區域，不能操作辦公設備。22其他行政管理規定22.1.員工證22.1.1所有員工在入職時均由物管公司行政人事部