工程監理合同事項管理和信息管理措施第一節合同事項管理措施一、合同管理的任務本工程的合同管理主要任務是通過合同分析，建立合同檔案，實施合同監督,加強合同管理,具體有：1、按合同規定及業主制訂的《工程設計變更管理辦法》的變更范圍，對工程或其任何部分的型式、質量、數量及任何工程施工程序做出變更的決定，確定變更工程的單價和價格,經業主同意后下達變更令。2、對施工單位提出的工期或費用索賠,就其申述的理由，查清情況,并據合同規定審定延期和索賠。3、監督施工單位進入本工程的主要技術和管理人員的構成、數量與合同所列名單是否相符,對不稱職的主要技術、管理人員及時督促施工單位更換，以滿足合同要求。4、對施工單位的主要施工機械設備的數量、規格、性能按合同要求和現場需要進行檢查、監督。因施工機械設備的原因影響工程的,及時督促施工單位進行補充、更換，必要時停止支付。5、督促并協助業主及時妥善地履行合同規定的各項責任和法定承諾。6、認真管理好合同檔案，如合同文本、工程簽證、記錄、函件、6、監理機構應對各類監理會議安排專人負責做好記錄和會議紀要的編寫工作。會議紀要應分發與會各方，但不作為實施的依據。監理機構及與會各方應根據會議決定的各項事宜，另行發布監理指示或履行相應文件程序。六、檔案資料管理1、監理機構應督促承包人按有關規定和施工合同約定做好工程資料檔案的管理工作。2、監理機構按有關規定及監理合同約定，做好施工現場記錄與信息反饋，做好監理資料檔案的管理工作。凡要求立卷歸檔的資料,應按照規定及時歸檔。3、監理資料檔案應妥善保管。4、合同期限屆滿時，按照檔案管理要求整理歸檔并移交委托人。七、組織協調1、工地會議1）總監理工程師應定期召開工地會議，在過程中檢查進度、質量、安全和投資控制情況，及時明確要求，糾正承包人工作偏差，確保工作順利進行。2）工地會議由總監理工程師主持，議程應提前議定，必要時應提前和有關方面進行溝通，確保會議效果；3）工地會議應有正式的記錄和簽到，會后由監理工程師整理出會議紀要，在下次工地會議上確認。4）承包人應向監理工程師提交書面匯報材料。5）會議中如有重大問題需要解決，可召開預備會議或在會后召開專題解決。2、專題工地會議1）專題工地會議不定期召開，一般由總監理工程師組織主持，與專題有關的發包人代表、承包人代表、設計代表和特邀人員參加。專題工地會議應提前通知，以便與會人員進行專題調查、研究和準備。2）專題工地會議既可就重點工程技術、施工方案、施工工藝等質量問題召開，也可就工程進度、投資事宜和合同事宜召開。3）專題工地會議一般首先由主持人介紹與會人員和專題內容，提出解決或討論的基本思路或方法，供與會人員討論或論證。最后,由主持人匯總總結出專題會議的結論。3、監理例會1）為檢查和協調監理工作，定期召開監理例會。2）監理例會由總監主持，所有監理人員參加。3）現場監理人員對近期工程情況和工作情況以及下一步工作計劃進行匯報。4）上次例會上布置要求的落實情況和確定問題的解決情況；5）商討監理工作的具體問題。6）對工程中的重要技術問題的解決提出要求。7）總監理工程師進行總結，并布置下一步的工作要求和工作安排。4、組織協調1）協調工作的內容根據合同協調好發包人與承包人的關系、施工現場各承包人的關系、施工進度與資源供給的關系、工程變更引起的施工組織設計的調整等。2）協調工作的原則堅持科學性、公正性和廉潔性，在與第三方交往中始終注意維護發包人的合法利益，維護國家利益，以及建設各方的合法權益。3）協調工作的方法a.建立建設各方之間關系協調處理工作制度。b.協助發包人組織和召開定期或不定期工程調度會、專題研究會、設計交底會、情況匯報和工程分析會。c.發布各種協調文件進行施工全過程的協調工作。備忘錄等。7、按合同規定對部分物資的價格進行調整。8、對施工中的違約、爭端事件獨立公正的進行處理。9、審查施工單位的分包是否符合合同要求。10、按合同規定，對施工單位的保險進行檢查。11、按合同要求,簽發暫停及復工令。二、合同管理的內容和方法1、合同管理的內容主要包括合同條款的研析與解釋。工程變更與設計變更。工程延期。工程索賠。L5價格調整。工程分包。1.7爭端處理。8合同文件與數據及來往函電的檔案管理。9工地會議的準備與記錄整理。2、合同管理的方法主要有：2.1建立監理內部的合同管理機構，明確職責，完善各項管理程序和辦法，使監理工作有法可依,有據可尋。并督促施工單位建立合同保障機制。2.2嚴格執行合同條款，以合同為依據，公平、公正、平等的處理業主和施工單位的爭議。對違反合同的現象按合同要求進行處理。3定期檢查合同執行情況,加強合同分析和履約檢查。合同管理具體由合同專業監理工程師負責，在施工監理過程中，對合同實施動態管理,監理工程師要經常對合同條款的執行情況進行分析檢查，督促各方嚴格履行合同規定的權利和義務。4嚴格控制工程變更。嚴格執行工程變更程序,不得隨意變更,更不能先斬后奏,認真做好變更審核工作。5加強索賠管理，做好風險分析。制定索賠和風險處理辦法，凡施工單位提出的索賠，首先分清引起索賠的原因,在判定索賠時看是否滿足以下條件：5.1施工單位必須依據合同有關規定向業主索賠。5.2施工單位在出現引起索賠事件的規定時間內向監理工程師提交索賠意向書,并同時抄報業主。5.3施工單位繼續按規定向監理工程師提交說明索賠額和索賠依據等詳細資料。5.4監理工程師在索賠事件終止28天內，要求施工單位必須提交正式索賠報告,否則不予受理。.6協助業主搞好工程分包的管理及分包商的審查。.7以合同文件為依據,公正、平等的處理業主與施工單位的爭議。8工程中的信息傳遞一切要以書面形式為準，減少口頭指令，避免扯皮事件發生,并設專人負責,加強合同檔案的管理工作。9加強人員的學習培訓工作，做到人人懂合同,按合同辦事。三、合同管理工作的注意事項合同管理是項目管理的核心基礎,合同管理主要是對合同進行分析，建立合同檔案，實施合同監督，加強合同管理,利用合同對工程施工過程的進度、質量、費用、安全、環保實施管理。主要注意事項有：1、嚴格執行合同條款，以合同為依據,公平、公正、平等的處理業主和施工單位的爭議。對違反合同的現象按合同要求進行處理。2、定期檢查施工單位對合同執行情況,加強合同分析和履約檢查。在施工監理過程中，對合同實施動態管理,對合同條款的執行情況進行分析檢查,督促各方嚴格履行合同規定的權利和義務。3、嚴格審查工程變更。嚴格執行工程變更程序，不得隨意變更，認真做好工程變更審核工作。任何一方要求工程變更，向監理工程師提交申請變更,對突發變更可以先提出變更意向，按合同規定的時間提交正式變更申請及相關資料。監理工程師在收到變更申請后，審查變更的合理性、合法性及準確性。當確認變動項目和費用且資料齊全時,編制變更文件,簽發變更令。變更費用的計算,按施工合同規定進行,否則要經業主和施工單位協商確定。4、嚴格審批工程延期4.1監理工程師要受理符合合同規定的延期時間和延期意向，并做好現場調查和日常記錄。4.2監理工程師要求施工單位在規定的時限內提出正式延期申請報告后，對延期發生原因及發展情況、延期測算及涉及的有關資料,結合現場調查和日常記錄進行審核。4.3對于較長時間或較復雜的工程延期,可暫定延期時間，經與業主和施工單位協商后確定延期天數。4.4經業主、施工單位協商后由監理工程師簽發工程延期確認。5、嚴格審核費用索賠5.1監理工程師受理符合合同規定條件，提出的索賠意向或索賠申請。5.2監理工程師應對索賠發生的原因及發展情況、索賠測算及涉及的有關文件資料,結合現場調查和日常記錄、變更令、延期確認表等文件進行審核。5.3監理工程師在完成審核后應編制費用索賠報告,報業主同意,簽發費用索賠審批表。6、嚴格審批價格調整和計日工6.1價格調整根據規定的辦法執行,監理工程師應予以核定，并按規范的有關規定執行。6.2計日工應在合同規定原則下安排,監理工程師應予以核定,其發生費用按規范有關規定執行。7、監理工程師發現質量或安全隱患或對環境產生不可逆轉的不利影響時,監理工程師應在科學分析基礎上簽發《工程暫停令》，明確工程暫停范圍、期限及工程暫停期間施工單位做的工作,并報業主。8、由非施工單位原因引起的工程暫停,應在暫停原因消失,具備復工條件時，由監理工程師及時簽發《復工指令》，由施工單位原因的工程暫停,監理工程師要求施工單位在具備復工條件時填寫《復工報審表》，經審核具備開工條件時簽發《復工指令》。明確復工范圍、日期及有關要求。9、加強工程分包審查9.1監理工程師按合同規定,對分包進行審查,必要時進行現場考察,審查合格簽發《工程分包申請批復單》，報業主批準。9.2監理工程師通過施工單位對分包所進行的工程質量、工程進度、計量支付及安全施工等活動進行嚴格管理，同時并不免除施工單位的責任。10、督促施工單位做好工程保險監理工程師根據合同規定,對施工單位的保險進行檢查。在保險事故發生時,監理工程師指令施工單位并通知業主有責任盡力采取必要措施，防止或減少損失。11、做好違約處理11.1在施工過程中，監理工程師發現違約事件可能發生時,要求施工單位及時糾正,并對業主予以提示。11.2在監理過程中發現違約事件可能發生時，監理工程師及時提醒有關各方,防止或減少違約事件的發生。11.3對已發生的違約事件,監理工程師應在充分調查了解的基礎上，以事實為根據，以合同約定為準繩,公平合理地處理。11.4由于合同一方嚴重違約,合同另一方有權按合同的約定提出全部或部分終止合同的要求,監理工程師應予以受理,并妥善處理。11.5對合同終止的原因進行記錄備案。11.6確定至合同終止日已完工作的價款。11.7要求承包單位移交工程資料、工程材料、設備等。第二節信息管理措施一、監理機構信息管理體系1、設置信息管理人員并制定相應崗位職責。2、制定包括文檔資料收集、分類、整編、歸檔、保管、傳閱、查閱、復制、移交、保密等的制度。3、制定包括文件資料簽收、送閱與歸檔及文件起草、打印、校核、簽發、傳遞等在內的文檔資料的管理程序。4、文件、報表格式：1）常用報告、報表格式應采用監理規范所列的和規范的其他標準格式。2）文件格式應遵守國家及有關部門發布的公文管理格式，如文號、簽發、標題、關鍵詞、主送與抄送、密級、日期、紙型、版式、字體、份數等。5、建立信息目錄分類清單、信息編碼體系，確定監理信息資料內部分類歸檔方案。6、建立信息采集、分析、整理、保管、歸檔、查詢系統及計算機輔助信息管理系統。二、監理文件管理1、按規定程序起草、打印、校核、簽發監理文件。2、監理文件應表述明確、數字準確、簡明扼要、用語規范、引用依據恰當。3、按規定格式編寫監理文件，緊急文件應注明“急件”字樣，有保密要求的文件應注明密級。三、通知與聯絡管理1、監理機構與發包人和承包人以及其他人的聯絡應以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知，但事后應按施工合同約定及時予以書面確認。2、監理機構發出的書面文件，監理機構應加蓋公章。3、監理機構發出的文件應做好簽發記錄，并根據文件類別和規定的發送程序，送達對方指定聯系人，并由收件方指定聯系人簽收。4、監理機構對所有來往文件均應按施工合同約定的期限及時發出和答復，不得扣壓或拖延，也不得拒收。5、監理機構收到政府有關管理部門和發包人、承包人的文件，均應按規定程序辦理簽收、送閱、收回和歸檔等手續。6、在監理合同約定期限內，發包人應就監理書面提交并要求其做出決定的事宜予以書面答復；超過期限，監理機構未收到發包人的書面答復，則視為發包人同意。7、對于承包人提出要求確認的事宜，監理機構應在約定時間內做出書面答復，逾期未答復，則視為監理機構認可。四、文件的傳遞除施工合同另有約定外，文件應按下列程序傳遞：1、承包人向發包人報送的文件均應報送監理機構，經監理機構審核后轉報發包人。2、發包人關于工程施工中與承包人有關事宜的決定，均應通過監理機構通