廈門自考“秘書工作”復習要點（6)

第六章秘書部門的信息調研工作

1、理解并可以應用信息收集的幾種方法

答：信息收集的方法：觀測法,是指通過現場觀測搜集信息的方法；詢訪法,是指通過提問請對方回答的方法來獲取信息;問卷法，量表法,是指運用量表來收集信息的一種方法,購買法，是指通過購買有關信息載體而搜集信息的方法；檢索法是指運用信息資料檢索工具,從現成的信息資料文檔中查檢有關信息資料的方法;互換法,指組織信息部門以自己擁有的資料、樣品等與有關對口單位進行相應的互換，從互換得來的資料,樣品等信息中獲得所需信息的一種方法。

2、信息有哪些表現形態？

答：文字形態的信息，聲像形態的信息，記憶形態的信息。

3、理解并可以應用信息分類的方法。

答:信息分類方法有按對象分類,這種方法適合于對書信等來往文獻的分類;按主題分類，適合于根據信息資料所反映的主題進行分類;按形式分類,即將單據、協議、廣告稿等按形式區分，相同形式的信息資料再準時間細分,形成一種按形式匯集的文檔；有助于及時查找同種形式的多件信息資料，但往往內容主題不能集中；按來源分類,即將信息資料根據其來源做出分類,把相同來源的信息資料歸在一起，這種方法有得于對信息資料內容的權威性、可靠性和真實性做出判斷，但綜合性能較差；按內容分類即根據信息資料所反映的內容進行分類,與主題分類相比，此種分類方法是大塊分類,而前者則問題更集中單一；按“圖書資料分類法”或“檔案分類法”進行分類。

4、簡述秘書部門收集信息的范圍

答：有管理系統內部信息（含管理系統內部的基本情況，結合系統實際，貫徹貫徹上級決策和自身決策的工作部署,工作進度及完畢情況,系統內部有推廣價值的典型經驗,影響系統工作正常開展的突出困難和需要上級部門參與協調解決的問題)與管理系統外部信息（包含上級指令和宏觀指導信息,與平行單位間互相溝通的有關情況，社會各階層對重大決策與政策規定的反映，國內外社會活動中出現的新問題、新探索、新趨勢等，國內外與領導決策的方法、決策效果相關的新理論、新技術等)

5、何謂信息解決？其基本規定是什么？

答：信息解決就是對收集到的信息進行加工、整理、傳輸、存貯與檢索運用的系列活動；其基本規定是必須及時、準確、系統、合用、經濟。

６、簡述信息加工及其重要環節

答：信息加工就是遵循信息解決的有關原則，通過科學的程序和方法，對收集到的信息進行分類、審查、選擇，并分析研究,編寫材料的工作;其環節有初級加工，一般環節為分類排序和選擇,高級加工環節有綜合分析,預測分析,對策研究（規定秘書人員一要大量占有信息材料,二有較高的政策水平和較強的研究能力,三是對對策方案善于做可行性評價和效果預測)

信息的傳遞:是以信息源為起點,通過傳輸渠道傳遞給信息接受者的過程；信息傳遞要注意迅速、準確、合用、保密；其重要方法有：口頭傳遞，書面傳遞，影像傳遞，電子計算機系統傳遞，機要傳遞，專人傳送。

7、選擇信息的一般標準是什么?

答：選擇信息一般用以下標準衡量:目的需求,完整情況，準確限度,時效間隔；

8、理解信息高級加工對秘書工作的重要意義

答:信息高級加工就是對初級加工后的二次信息進行分析綜合與推斷，并產生出反映事物本質規律的高級信息的過程,這一過程,可以充足展示秘書人員的智慧才干，盡也許地發揮對領導的參謀作用,具體體現在:協助領導者通過現象來把握本質,抓住工作中的重要矛盾，分辨主流和支流，權衡利弊得失,提出中肯意見，通過收集、研究信息，判斷出事物的因果關系,協助領導者預見事物發展的趨勢，將豐富的第一手資料提供應領導者,協助領導者在現實可行的基礎上，形成新目的，新方案,使領導者的“風險性決策”有更可靠的現實基礎。

9、理解信息存貯與檢索的基本規定。

答：信息存貯就是“存在”和“組織”兩個方面,基本規定是：便于查找、提取和運用，利于機要信息的保密，要設專人負責信息材料的管理；信息檢索就是從存貯的大量信息材料中，查找所需要的信息的過程,基本規定：盡量縮短完畢檢索過程的時間，查找需要的信息要全面，盡量避免漏檢，查出信息要合乎目的規定，盡量避免不相關信息。

１０、秘書部門的調查研究有何特點？

答:機關秘書部門作為各級各類黨政機關的綜合部門,具有接觸并解決各類信息的獨特優勢;但同時又客觀地存在著與具體業務的方位差距,工作面寬,綜合性強,針對性差,不也許花費集中成塊的時間全力以赴開展調查研究工作,這就形成了秘書部門調查研究工作的基本特點。

１1、簡述秘書部門調查研究的內容和范圍

答:秘書部門調查研究的內容和范圍大體有：基本情況調查,戰略性調查,專題性調查，經驗性調查,突發事件調查。

1２、秘書部門開展調研應做哪些準備工作？

答:擬定調查研究的目的和對象,學習并準備有關資料,制訂調查計劃，擬寫調查提綱。

13、理解并可以運用調查研究的多種方法。

答:從調核對象的擬定看調查方法:典型調查,有目的、有計劃地選擇某個或若干具有代表性的單位或個人,進行進一步細致的調查研究,從中找出具有普遍意義的規律，習慣稱“解剖麻雀”，選擇典型對象應注意:對調查的問題有初步的大體結識,才便于區別哪些對象是偶爾的,個別性的,哪些是典型的,普遍性的；調研人員要有敏銳捕獲典型對象的能力，選擇典型對象必須服從于調查研究的目的。抽樣調查,從所調查的總體對象范圍內,根據機會均等的原則，隨意抽取一定數量的樣本進行調查研究,由此推出總體范圍的一般情況，抽樣的總體數量越大,抽樣比例越小。重點調查，是在總本單位中,根據調查目的，選擇那些可以反映總體基本情況的若干重點單位作為調核對象,進行調查研究。

普查，就是對調查范圍內的總體單位做無例外的調查,從如何獲取材料看調查的方法:個別訪問,開調查會，現場觀測，收集書面材料，書面問卷,實驗；新型調查研究方法：頭腦風暴法,亦稱暢談法,無拘無束,自由奔放地思考問題,暢所欲言。對演法,就是設立對立雙方,批準的肯定意見一概不提,而專門找矛盾,挑毛病，互攻對方方案的局限性之處;德爾菲法,即專家意見函詢調查法；列名