第七章組織中的信息系統

本章內容：第一節組織信息化的特征與分類第二節企業組織的業務流程重組第三節組織中的信息系統第一節組織信息化的特征與分類

信息化是指由于信息技術滲透到了國民經濟及整個社會的各個方面，而引起的現代社會生產方式和生活方式由傳統模式向以信息技術支撐的網絡化生產及生活方式的轉變。這一轉變為社會各主體共同分享技術進步和信息資源，提高勞動生產率和生活質量提供了一個前所未有的生存空間。

組織信息化是指在組織的生產、經營、管理等各個層次、各個環節和各個方面，應用先進的計算機、通信、網絡和軟件等現代信息技術和設備，充分開發、廣泛利用組織內外信息資源，提高組織生產、經營和管理水平，增強組織競爭力的過程。

一、組織信息化的特征

1.組織信息化的根底是組織的管理和運行模式：它不是計算機網絡技術本身，涉及到的計算機網絡技術僅僅是組織信息化的實現手段；2.組織信息化建設的概念是開展的：它隨著管理理念、實現手段等因素的開展而開展；3.組織信息化是一項集成技術：組織建設信息化的關鍵點在于信息的集成和共享，即實現將關鍵的準確的數據及時傳輸到相應的決策人手中，為企業運作的決策提供數據；4.組織信息化是一個系統工程：組織的信息化建設是一個人機合一的有層次的系統工程，包括企業領導和員工理念的信息化，企業決策、組織管理信息化，企業經營手段信息化，設計、加工應用信息化等；5.組織信息化的實現是一個過程：它包括了人才培養、咨詢效勞、方案設計、設備采購、網絡建設、軟件選型、應用培訓、二次開發等過程。圖7-1組織信息化特征

二、組織信息化的分類

〔一〕按企業所屬經濟部門劃分，可把企業信息化劃分為：工業企業信息化、農業企業信息化、交通運輸企業信息化、商業企業信息化、信息企業信息化和其他企業信息化?！捕嘲雌髽I所有制性質劃分，可把企業信息化劃分為：國有企業信息化、集體企業信息化、私營企業信息化、外資企業信息化、混合所有制企業信息化?！踩嘲雌髽I技術裝備水平劃分，可把企業信息化劃分為現代化企業信息化和非現代化企業信息化?！菜摹嘲雌髽I規模劃分，可把企業信息化劃分為大型企業信息化、中型企業信息化、小型企業信息化?！参濉嘲雌髽I的生產要素構成比例劃分，可將企業信息化劃分為勞動密集型企業信息化、資金密集型企業信息化、技術密集型企業信息化。〔六〕按企業信息化的方式劃分，可劃分為主動型企業信息化、引進型企業信息化、合作型企業信息化和被動型企業信息化。第二節企業組織的業務流程重組

一、業務流程重組理論美國學者邁克爾·哈默把業務流程再造(BusinessProcessReengineering，簡稱BPR)定義為：從根本上反思業務流程，對之進行徹底的重新設計，以便在本錢、質量、效勞和速度等當代至關重要的績效標準上取得戲劇性的改善。上述包含了兩個方面的意義：首先，對已有的業務流程要從根本上進行反思。其次，從向顧客提供滿意效勞出發，對業務流程進行了徹底的改造后，要在績效上到達戲劇性的改善。二、企業核心業務流程

〔一〕企業核心業務流程定義方法有兩種定義企業核心流程的根本方法：從企業內部來看，核心流程是由對企業當前正在進行的主要工作活動內容的觀測來確定的；從企業外部來看，核心流程是由客戶/市場的需求決定的，并定義了企業應該做什么來滿足客戶/市場的需求。這兩個角度最終是要協調一致的。如下頁圖7-2所示：信息流

物流資金流

企業經營決策采購生產銷售企業物流與供給鏈管理企業管理信息系統集成平臺

供給商UPC數量圖7-2企業核心流程的物流、資金流與信息流整合方法

〔二〕企業核心業務流程企業核心價值流程包括企業的物流活動、經營管理活動以及信息系統。從市場的角度看，供給商可以認為是企業的原料供給市場，客戶代表業主等利益相關方，企業的內部處理過程才是其核心流程，但核心流程所創造的價值必須通過供給商、客戶市場來實現。按照邁克爾·波特的價值鏈理論分析該核心流程，我們可以給出如下頁圖7-3所示的企業基于價值的核心流程圖。

供給商群體

顧客群體企業戰略開展與決策控制流程客戶關系管理與市場交互流程IS根底設施與能力流程開發企業供給鏈流程企業生產制造流程

圖7-3企業核心價值流程圖

企業的戰略流程包括了對關系企業開展方向的所有方面的決策流程。該流程的首要目標是在企業長期戰略方向的框架內，集成組織的所有活動，向業主提供最好的產品/效勞，最大限度地滿足客戶需求。客戶交互流程處在企業的最前端，通過與客戶直接接觸，了解客戶的目的，滿足客戶期望，該過程的目標通過對客戶感知的主動管理以及強化對顧客滿意度的最大化來實現。供給鏈流程集成了市場信息和運作方案以到達最優化組織資源分配的目標，集成供給鏈流程是對信息、物質流動實現從供給商到生產商以及主要的制造廠商之間的整體協同，以到達在特定的效勞層次上實現最小的系統本錢。面向價值鏈的企業生產制造流程是基于客戶的觀點形成的，是通過最為有效的方式準確地執行客戶需求。根底設施與能力開發流程主要是進行固定資產的管理，并與其他核心流共同作用，為企業的快速響應奠定根底。三、基于信息技術的業務流程重組過程模型

企業業務流程重組的一個重要問題是如何有效地建立起能夠表達企業業務流程及相關特性的企業現實問題模型，也就是企業進行業務流程再造前的系統模型，另一個重要問題是建立企業未來的設想模型，即企業目標系統模型。通過解決這兩個問題，使企業的業務流程再造能夠在企業模型的指導下完成。為了更加清晰地說明基于信息技術的企業業務流程重組的過程，需要構建一個業務流程重組過程模型，如圖下頁7-4所示，其中包括業務流程描述、業務流程分析和業務流程設計，以及新業務流程的實施四個主要階段。企業業務分析商品項數量日期時間價格重組收益分析重組過程評價價值鏈結構優化流程重組規劃業務流程重組業務流程評價企業業務流程描述業務流程重組分析業務流程重組設計業務流程重組實施信息技術支持平臺圖7-4基于信息技術的業務流程重組過程模型

業務流程分析是業務流程重組的關鍵環節，目的是通過對流程的一系列關鍵因素進行分析比照后確定業務流程重組的改進時機。業務流程設計是業務流程重組的根本實現途徑，目的是通過對業務流程的重構設計，增強企業的核心競爭能力，從根本上改善業務流程的運行績效，將以職能為中心的企業轉變成為以流程為中心的企業。由于企業自身的特點，業務流程的形式是多種多樣的，沒有現成的、固定不變的“最優〞模式。企業BPR對生產業務流程的系統分析，為我們提供了根本思路和分析框架。一方面，以業務流程為中心，重新構建企業的組織結構，實現本錢和效率的整體優化，從而增強企業的競爭能力。另一方面，以“市場鏈〞為紐帶，通過對業務流程的集成與優化，創造更多的“消費者剩余〞，從而提高全行業的競爭能力。四、基于企業信息化的業務流程設計

企業信息化的業務流程設計階段有兩個主要的任務，一方面使得現有流程質量更加透明，另一方面，使得業務管理流程與軟件系統相照應。在這兩個任務中，最根本的是處理的方法和標準化的描述語言。設計階段需要答復的問題諸如:誰做什么并以什么樣的順序來做，完成什么樣的工作或效勞和使用了什么樣的軟件系統。流程是指在一定基點之間按照一定的邏輯關系以一定方式實現的活動。基點，特別是關鍵基點也是分析流程的突破口。找準流程的關鍵基點，分析它們之間的信息和功能需求，以及實現需求的最經濟流程，并對現有流程做適度調整、增刪，以使其時間最短、資源耗用最低。具體來說，對流程相關環節的增加、消除、簡化、合并、調整都有可能在實際工作中采用。至于對整個流程體系的徹底推翻和重組那么需要慎重，尤其是要考慮企業管理機體的承受能力和業務運營上可能帶來的巨大沖擊，以及如何化解這一沖擊。〔一〕基于信息化工程的業務流程設計應遵循的原那么1、業務流程設計根本原那么：管理動作與組織單元別離的原那么。相互制約、相互效勞的原那么。簡明、清晰、扁平、高效的原那么。可操作原那么。建立的業務流程必須具有可操作性。閉環原那么。小流程與大流程之間形成閉環，一個完整流程形成閉環。目標明確、動作標準化原那么。2、基于信息化工程的業務流程設計更應注意的原那么〔1〕要堅持從業務管理出發而不是從軟件技術出發。只有堅持從業務出發，才不至于使設計出來的業務管理流程陷入操作流程陷阱之中?！?〕要高度重視企業管理流程與信息系統所表達的管理流程之間的互動性不是為了設計流程而設計流程?！?〕設計流程時務必考慮組織設計與工作標準的制定，與管理表單相結合，與ISO質量管理體系相結合，為建立基于信息化的企業管理制度奠定堅實的根底?！?〕企業業務流程設計必須考慮管理本錢〔流程本錢〕。盡量做到本錢最低，流程通暢?！捕郴谛畔⒒こ痰臉I務流程設計步驟1、確定科學有效的流程的指導思想。2、業務流程設計準備。定義初步的設計目標，確定流程設計工作的工作流程，并對工作的組織進行相應修改。3、擬定業務流程設計的方案。方案應該明細，合理安排資源，職責清楚。4、初步設計總體流程〔0層最高層流程〕和下級子流程采取了自上而下的方法，先設計總體流程，然后逐級展開。5、繪制流程圖。根據初步設計的流程繪制業務流程圖6、將現有流程與軟件系統管理流程進行分析整合，并進行流程試運行。7、最終確定流程并加以實施。第三節組織中的信息系統

一、組織中的信息系統概覽管理信息系統起源于20世紀60年代。40多年來，隨著經濟、管理與技術環境的開展變化，管理信息系統的規模、信息處理功能和應用范圍也有了顯著的開展，MIS已經深入到管理活動的各個層次和社會生活的各個領域。從系統的功能和應用上可以分為國家經濟信息系統、企業管理信息系統、事務型管理信息系統、行政機關辦公型管理信息系統、專業型管理信息系統和綜合型管理信息系統6類。第三節組織中的信息系統

一、組織中的信息系統概覽管理信息系統起源于20世紀60年代。40多年來，隨著經濟、管理與技術環境的開展變化，管理信息系統的規模、信息處理功能和應用范圍也有了顯著的開展，MIS已經深入到管理活動的各個層次和社會生活的各個領域。由于各組織內、外環境的差異，不同組織的系統可能呈現不同的特點。可以將MIS分為業務管理系統(OperationsManagementSystems，簡稱OMS)、管理控制系統(ManagementControlSystems，簡稱MCS)和戰略信息系統(StrategicInformationSystems，簡稱SIS)三類。我們還可以根據系統資源的空間布局狀況將MIS分成集中式系統(CentralizedMIS)和分布式系統(DistributedMIS)兩類。也可以按照MIS面向的管理職能分為生產、銷售、財務、人事等系統。從系統的功能和應用上可以分如下5類：1、國家經濟信息系統國家經濟信息系統是一個包含綜合統計部門〔如國家開展方案委員會、國家統計局〕在內的國家級信息系統。在國家經濟信息系統下，縱向聯系各省、市、地、縣及重點企業的經濟信息系統，橫向聯系外貿、能源、交通等各行業信息系統，形成一個縱橫交錯、覆蓋全國的綜合經濟信息系統。2、企業管理信息系統企業管理信息系統主要面向的是工廠、企業，如制造業、效勞性企業、建筑企業等，主要進行管理信息的加工處理，是一類最復雜的信息系統，一般應具備對工廠生產監控、預測和決策支持的功能。3、事務型管理信息系統事務型管理信息系統面向事業單位，主要進行日常事務的處理，如醫院管理信息系統、飯店管理信息系統、學校管理信息系統等。由于不同應用單位處理的事務不同，管理信息系統的邏輯模型也不盡相同，但根本處理對象都是管理事務信息，要求系統具有較高的實用性和數據處理能力，決策工作相對較少，而且數學模型使用得也較少。4、行政機關辦公型管理信息系統國家各級行政機關辦公管理自動化，對提高領導機關的辦公質量和效率，改進效勞水平具有重要意義。辦公型管理信息系統的特點是辦公自動化和無紙化，在行政機關辦公型管理信息系統中，主要應用局域網、打印、、印刷、微縮等技術，提高辦公事務效率。5、專業型管理信息系統專業型管理信息系統是指從事特定行業或領域的管理信息系統，如人口管理信息系統、物價管理信息系統、科技人才管理信息系統等。這類信息系統專業性強，主要功能是收集、存儲、加工與預測等，技術相對簡單，規模一般較大。6、綜合型管理信息系統另外還有一些專業性更強的信息系統，如鐵路運輸管理信息系統、電力建設管理信息系統、銀行管理信息系統、民航信息系統、郵電信息系統等。它們的特點是綜合性強，包括上述各種管理信息系統的特點，因此，被稱為“綜合型〞的管理信息系統。二、組織內主要功能信息系統從部門功能的角度看組織內部的信息系統主要包括：生產管理系統、財務管理系統、銷售管理系統及人事管理系統等?！惨弧成a管理系統組織生產管理系統的功能主要包含以下方面：1.生產部門通過一套數據管理軟件，實現生產數據的長期平安存儲，各種報表的匯總，分類、打印等功能；2.實現生產方案、需求方案等方案的制定，方案的匯總；3．實現根據現有庫存和生產方案計算出原料或配件的缺件情況；4．對所需原材料、輔助原料、自制件進行倉儲管理；5．實現對各車間生產實時數據的統計、分析管理；6．實現對供給商的考核管理；7．實現與其他相關部門之間進行數據共享；8．可以使生產人員從手工工作中解脫出來，將更多的精力用于更好的管理工作中?！捕池攧展芾硐到y組織財務管理系統的功能主要包含以下方面：1．完成對企業的日常帳務和各種收付款業務的處理；2．對各種業務所產生的原始憑證、單據和發票進行制作、整理、保存；3．對公司的現金、財務及收付款進行監督管理，建立各種分類明細帳冊統計查詢；4．負責各種財務報表的統計、制作以及本錢、利潤的計算。管理組織的固定資產，擬定固定資產、低值易耗品的管理與核算方法，了解保管使用情況，辦理固定收支執行情況；5．合理利用流動資金，加速資金周轉，參與制定儲藏資金定額，按定額歸口的原那么，資金下庫，對口管理，落實到人，促進有關人員有方案地使用資金；6．加強本錢核算和本錢管理，實行本錢目標管理，會同有關部門制定與貫徹降低本錢的措施，嚴格按照規定控制費用開支范圍和開支標準，防止亂攤本錢，反對浪費，保證本錢不斷降低。〔三〕銷售管理系統組織銷售管理系統的功能主要包含以下方面：1．能夠滿足銷售數據的長期平安存儲，各種報表的匯總，分類、打印等功能；2．實現了根據訂單進行銷貨，并隨時了解訂單的匯總及完成情況；3．實現了銷售預測方案的制定及匯總；4．能夠完成對銷售業務數據的統計、分析管理；5．實現了對各客戶的銷售回款情況的統計；6．到達與其他相關部門之間的數據共享?！菜摹橙耸鹿芾硐到y人事管理信息系統一般由人事檔案、人事方案和勞動管理子系統組成。1．人事檔案子系統該子系統要完成以下兩項工作：〔1〕建立職工人事檔案〔2〕職工變動情況記錄，包括工作崗位變動，職務和職稱變動，工資變動，獎勵或處分記錄等等。2．人事方案子系統該子系統的功能如下：〔1〕企業內部各種作業分析，記錄每項作業的任務、職責、工作條件、所需要的專業技術知識等；〔2〕根據企業的總體經營方案，預測企業對各種人才的需要；〔3〕制定人事方案；〔4〕制定培訓方案。3．勞動管理子系統該子系統要完成以下工作：〔1〕定期統計企業的勞動生產率；〔2〕勞動保護，包括定期統計發生的勞動生產事故。三、組織內的主要系統應用管理者所處的層次的不同，為管理者效勞的信息系統的類型也不同。美國信息系統專家KennethC.Laudon和JanePriceLaudon將一個組織的管理人員分為四個層次，除了道的高層次決策者〔如董事長、總經理等〕、中層管理者〔如生產部長、財務部長〕及低層管理者〔如車間、班組負責人〕外，還有一個層次的管理人員，他們介于中層與低層之間，被稱為知識運用層，簡稱知識層。知識層有兩類人員，一類是專業人員〔KnowledgeWorkers〕，如工程師、建筑師、經濟師或投資分析家，他們為企業開發新產品或新效勞工程，為企業創造新財富；另一類是行政管理人員〔DataWorkers〕，如文秘、辦事員或薄記員等，他們的職責是在本部門內部、部門與部門之間、企業與外部環境之間傳遞信息和協調管理，保證企業信息流的順暢。戰略層管理層知識層作業層高層管理者中層管理者基層執行人員專業人員、行政管理人員生產子系統銷售市場子系統財務子系統

會計子系統

人力資源子系統

企業設計系統組織的信息系統面向管理業務的系統面向管理決策的系統事務處理系統(TPS)知識工作支持系統(KWSS)辦公自動化系統(OAS)管理報告系統(MRS)決策支持系統(DSS)主管信息系統(EIS)各類管理信息系統的主要特征

〔一〕事務處理系統事務處理系統是對組織中的根本業務活動進行記錄、文檔化、修改、歸納等處理的信息系統，將企業的根本業務活動處理過程計算機化，自動對組織中的日常事務活動進行記錄，傳送，分類，統計，匯總，修改數據庫或輸出事務記錄等處理。作用：它向組織的管理信息系統、決策支持系統和其他信息系統及管理工作提供所需要的數據。事務處理系統的處理對象是作為企業經營的根底---訂貨單和票據。具體的處理工作是：將原始的單據錄入到計算機系統，對訂貨單據、購貨的訂單和結算單據、收據、工資支付單據、付出賬款、收入賬款等根本業務活動進行處理并隨時更新。事務處理的主要特點：1.能夠迅速有效地處理大量數據。2.能夠進行嚴格的數據編輯處理，確保正確性、時效性。3.可以進行數據的存儲和積累。4.可以提高數據處理的速度進而加速業務的進程。

POS事務處理系統采購數據庫庫存數據庫訂單數據庫銷售數據庫銷售數據庫顧客收據掃描設備UPCUPC數量日期時間UPC價格UPC數量商品項數量日期時間價格POS事務系統的業務關系

〔二〕知識工作支持系統效勞對象：知識工作支持系統主要面向組織中的業務管理層和管理控制層，支持工程師、建筑師、科學家、律師、咨詢專家等人員的工作，由于這類人員的工作具有知識密集型的特征，他們往往被稱為知識工作者〔KnowledgeWorker〕。知識工作者的工作主要是創造新的信息和知識，如政策制定、產品創新與設計、公關創意等，這些工作需要信息技術手段的支持，以促進新知識的創造，并將新的知識與技術集成到組織的產品、效勞或管理中去。系統要求：知識工作支持系統要具有強大的數據、圖形、圖像以及多媒體處理能力，能夠在網絡化條件下廣泛應用多方面信息和情報資源，并為知識工作者提供多方面的知識創造工具和手段。典型的知識工作支持系統是計算機輔助設計系統〔ComputerAidedDesignSystem，簡稱ＣＡＤ系統〕、平面設計與制作系統、三維動畫系統以及最近開展起來的虛擬現實系統〔VirtualRealitySystem〕等，它們在許多企業組織特別是制造企業中得到了十分廣泛的應用。〔三〕辦公自動化系統效勞對象：辦公自動化系統主要面向組織中的業務管理層，對各種類型的文案工作提供支持。功能：OAS是指辦公人員利用現代科學技術的最新成果，借助先進的辦公設備，并由這些設備與辦公室人員構成效勞于某種目標的人機信息系統，以實現辦公活動的科學化、自動化。OAS的目的：盡可能充分地利用信息資源，提高生產、工作效率和質量，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平。OAS的根本特點：１、交互性。２、協同性。３、多學科交叉。４、網絡化?！菜摹彻芾韴蟾嫦到y效勞對象：組織中的管理控制層，為組織的方案、控制和決策等職能提供標準化的綜合信息報告，同時可以檢索和查詢組織當前運行狀態和歷史記錄信息。特點：相對于事務處理系統來講，管理報告系統中的信息具有綜合性和周期性的特征，綜合性表達在它的信息不是單純地來源于某一個事務處理系統，而往往是對組織內的各個職能或所有運行環節的信息進行濃縮、匯總和綜合，以反映組織內部的綜合業務情況；周期性表達為，它并不像事務處理系統那樣注重每日每時的實時信息，而是從管理控制目標出發，以周、旬、月、年為周期對組織內部的全面信息進行處理，把握組織的根本運行狀況，效勞于業務分析和管理控制。典型的管理報告系統有銷售統計分析系統、庫存控制系統、年度預算系統、投資分析評價系統等?！参濉硾Q策支持系統效勞對象：管理控制層和戰略決策層，但它側重于應用模型化的數量分析方法進行數據處理，以支持管理者就半結構化或非結構化的問題進行決策。功能和目的：它是在管理信息系統的根底上，結合了計算機技術和信息管理技術的最新開展的綜合決策輔助系統，是計算機輔助管理的高級階段；如果從決策依據的方法、工具的變化的角度看，決策支持系統就是以管理學、運籌學、控制論、行為科學和計量經濟學等學科的綜合為根底，以計算機為工具，根據一定的數學模型對數據進行分析和處理，以對半結構化決策問題進行輔助和咨詢的人---機系統。它的目的是提高管理決策的質量和效率。從結構和組成技術的角度說，決策支持系統具有以下特點：1.綜合性。①“人---機---管理對象〞的結合。②多個學科、多種技術的結合。2.復雜性。3.系統性。4.高效率。〔六〕主管信息系統效勞對象和功能：它向高層領導提供的是匯總的綜合的信息，不僅是單位內部的信息，還有外部的信息。至于系統的支持作用，最主要的是提供綜合信息，以及在此根底上所做的比較、評價和分析。主管常常要做的決策：1、戰略規劃。2、戰術規劃。3、緊急處置。主管的信息來源有：1.事務處理系統或管理信息系統。2.組織內部的方案或預測信息。3.外部信息。主管所獲得和利用信息的特點：1.信息一般是綜合而不詳盡的，籠統而不精確的；2.信息的不確定性很大；3.信息的來源有些是通過正式渠道，有些是通過非正式渠道。主管信息系統，是一種將決策支持系統與人工智能相結合的高度交互式的MIS。其目的是幫助主管們識別并提出問題和時機，支持主管高效率地工作，高效益地決策。主管信息系統的概念結構

主管信息系統的主要特點：１.利用數據倉庫。２.利用數據挖掘能力。３.靈活的數據提供和表達能力。４.指出信息響應的來源。５.運用DSS和AI工具。６.存取各種內外部信息。案例：某飲料集團的全程訂單管理系統中的業務流程再造

某飲料集團在幾次的管理信息化建設過程中，陸續上線了財務管理系統、分銷管理系統、庫存管理系統，實現了局部的信息化管理。市場的競爭環境和股東的回報要求都迫使企業持續推進管理變革，不斷降低企業運營本錢、提高運營效率。更深入的、整體的管理信息化規劃和實施已經是企業不得不做的選擇。業務流程再造更是信息化建設中不可忽略的重要一環。分析一：分銷管理方面由于原來的管理模式下，貨物和回款完全由辦事處管理，辦事處有自己的倉庫。管理上的問題暴露無疑，主要表達在：公司總部無法統一市場管理，而且在辦事處造成了大量的庫存積壓，辦事處之間調撥困難，大量應收款存在，公司實際庫存難于統計，倉庫相對分散，倉儲費用居高不下等問題突出。針對這些問題，不可能是上一套系統就能解決的，即使系統的流程是非常先進、合理，如果沒有對問題的深入分析和組織、流程的調整，急于信息化上系統