本章目標本章的主要目的是幫助讀者理解和掌握：組織者和供應商之間協商/談判的要點什么是風險管理以及應對風險的手段稅務勞動法什么是知識產權以及它與會展產業間的聯系道德及其在會展產業中的特殊應用

第11章會展產業中的法律問題幾乎所有的活動都會涉及到合同，而它正變得越來越復雜。合同冗長復雜的原因之一是合約雙方試圖盡可能地消除不確定性。在理想狀態下，合同應當讓普通人也能一目了然。我們還需考慮國家法、州法和地方法律，這些法律會影響我們如何辦活動，如何選用員工以及如何安排娛樂活動。這一章將著力探討這類問題，并提供一些與法律問題相關的見解。11.1引言協商/談判（negotiation）就是會議策劃者和酒店代表（或者其他供應商）就條款和條件達成協議的過程。這些協議確定了雙方在會議、大會、博覽會或者展覽會的前、中、后不同階段的關系。11.2協商/談判通用談判技巧：做好功課。盡可能地了解對方的立場。盯住價格。求同存異、擱置爭議。后發制人。可虛張聲勢，但不要撒謊。跳出思維定式往往能找到問題的解決方法。時機很重要。時間越緊，壓力越大。90%的協商/談判都在最后10%的時間段里達成。傾聽，傾聽，再傾聽……不要情緒化。11.2協商/談判與酒店談判前：了解酒店本身酒店位置——它臨近機場、市中心或是靠近會展中心嗎？酒店類型——它是個有高爾夫球場、網球場和其他設施的度假酒店；是一個具備眾多會議場所的“會議”酒店；還是會議設施有限的小場所？酒店淡旺季酒店主要收入來源——客房收益/餐飲供應酒店設置客房價格方式——收益管理11.2協商/談判與酒店談判前：了解各自優勢和需求獲悉會議的相關優勢和弱勢；作為“一項生意”，酒店感興趣可能是：“這樁生意值多少錢？”了解酒店是如何評估業務的。了解酒店所處的競爭市場——例如它的強勢、弱勢以及占用模式。運用詳盡的信息和先前會議的資料，實現會議的最佳呈現。有關酒店（供應商）合同的一切都是可以商榷的。判斷在哪些條款上會議策劃者可以靈活變通。11.2協商/談判與酒店談判前：了解與酒店談判特殊規則永遠不要簽署一份核心條款（比如房間價格）還尚待協商/談判的合同。確定特殊房間的價格，比如員工和演講者的房間；若有價格上漲，應予以告知。當我們提倡在合同中設定有關特殊會議和功能房間的規定時；所謂的二次協商/談判應根據第一批推銷郵件的時間，在距離會議或活動至少12個月前敲定。凡是合同以及后來的附錄都未做出詳細闡述的變動，皆不可予以贊同。酒店合同中最容易忽視也是最為重要的一點就是合同雙方的署名11.2協商/談判合同除了叫合同，還可以被稱為“協議”，或者“協議書”，或者“諒解備忘錄”；有時候，還被稱為“意向書”或“提議”。文檔或協議的標題并不重要，重要的是內容。雙方在合同中就具體事宜應該做（或不應該做）的意圖進行明細，進而達成協議。11.3合同合同的基本要素是:一方提出報盤另一方接受對方提出的報盤通常在簽署合同時完成。對價（如協商/談判的價格和支付協議）。盡管對價往往以財務條款呈現，但也有例外。舉個例子，在有效合同中，相互允諾通常被視為對價。有效的書面合同必須包含：雙方的身份、對主題和協議條款的鑒定或詳述以及對價闡述。一旦決定以完善的書面合同為合約雙方權利和義務做最終陳述時，先前有關口頭或書面協議的證明和同時期的口頭協議，在闡述合同上皆不被法庭認可。11.3合同11.3.1口頭證據口頭證據/口頭協議證明（parolevidence）在有限情況下可以使用，特別是當書面文檔中存在含糊不清的語句時。書面文檔持有方在法庭上通常不占優勢。特別地，當單詞或詞組的打印形式與手寫形式發生沖突時，后者占上風。11.3.2損失損失條款（attritionclauses，有時也稱執行或滑移條款（slippageclauses）要求會議組織者在未能充分利用合同規定的房間而使酒店遭受損失的情況下支付賠償金。11.3合同11.3.3撤銷當會議因合同規定之外的因素被取消時，存在于同一條或終止條款中的撤銷條款將對損害賠償做出要求。通常情況下，酒店單方面提出的協議中會含有這一項。某些情況下，在會議前指定時間(例如兩到三年)內撤銷預訂是不用賠償金的。因為酒店在這種情況下，有充足的機會來轉售房間。撤銷引起的賠償金有時會根據滑動費率來計算，距離會議越近的時候撤銷，其損害賠償的金額越大。11.3合同11.3.4解約解約條款有時被叫做不可抗力（forcemajeure）或天災條款（ActofGodclause），當任意一方因不可控事件而無法履行協議中的相關義務時，可以選擇終止合同。這通常包括罷工、惡劣天氣和交通困難等因素。該條約還涉及了撤銷條款中提到的“不合時宜或不切實際的”情況。11.3合同11.3.5調解糾紛無論合同寫得多么嚴謹，爭端還是可能會發生。當出現分歧時，雙方往往采取任何高效且有利于維系業務關系的方式私底下解決。“權利受到不法侵害的”的一方有三種選項：對解決方案不報任何幻想，直接繞過該問題到法院起訴通過其他方式來解決爭端（如仲裁）11.3合同11.4.1什么是風險？什么是風險管理？風險：指遭受損失或損害的可能性。風險管理：涉及評估、分析、緩解和控制風險。風險包含：日常事件、突發事項、自然災害、危機和災難引起的損失或損害。11.4風險管理11.4.1

什么是風險？什么是風險管理？

風險管理的階段有：準備：展覽會組織者可以在策劃階段評估和分析潛在風險。緩解：在緩解階段，制定和實施應急措施緩解風險產生的后果。應對：弄清何時要應對以及如何應對。恢復：風險帶來的損害包括財產損失、人員傷亡或其他相對無形的東西，需要向未到場的參展商或與會者返還費用，或者向保險公司申請賠償。11.4風險管理11.4.2風險管理如何影響會議與活動預防和緩解：風險評估和分析有助于策劃者確定應該采取什么樣的緩解手段。一些常見的緩解手段包括：合同、保險、安全。應對：策劃者負責明確風險是什么、會對會議或活動造成什么樣的影響以及如何采取措施來降低風險的可能性和影響。根據不同風險的性質，采取不同的策略。恢復：恢復同樣取決于風險的性質。在恢復階段可能會涉及保險上的索賠。

11.4風險管理按照聯邦法律規定，歧視殘疾人或未對其提供“合理安排”的行為皆屬于違法行為。在此基礎上通過了1990年的《美國殘疾人法案》（AmericanswithDisabilitiesAct，簡稱ADA）。該法案要求公共設施的所有者和運營商承擔為各種類型的殘疾人提供合理安排的責任。11.5

《美國殘疾人法案》著作權是指包括文學、戲劇、音樂、美術作品和其他智力成果的作者對其作品所享有的權利。對發言人進行錄音或者錄像會議組織方總是希望能夠對特定發言人或是特定項目做音頻或者視頻記錄，這要么是用于存檔，要么是為了向未到場的會議人員出售復制品。發言人或者項目參與者在演講時，享有普通法律規定的著作權益。因此，需在獲得演講者的許可之下才可進行錄制、存檔、出售等行為。11.6知識產權為會議和商業展示會安排現場工作往往需要大量時間，并且會任用一些臨時或兼職人員來獲取管理及其他方面的支持。因此，組織方很有必要了解聯邦勞工法律要求對上述情況的影響。需要關注：最低工資加班費11.7勞工問題道德在我們的個人生活與職業生涯中起著指導作用。在任何行業包括會展產業，道德問題與個人行為都扮演著重要角色。11.8會展產業中的道德策劃者和供應商之間的關系營銷在未來會愈發得到重視，誠實、道德的行為將引領日后的商業活動。策劃者和供應商的可能會產生的道德問題：涉及所有權和知識產權使用的問題送禮物拉攏業務（買家）體驗游策劃者利用影響力和權力獲得特殊的報酬