目錄TOC\o"1-5"\h\z目的 2范圍 2職責 2文件控制 2文件的控制范圍 2文件的編制、批準和發布 2外來文件的控制 3文件的發放和使用 3文件的更改和作廢 3文件的修改狀態標識 4文件的管理和歸檔 46記錄 5相關文件 5目的通過對文件和資料實施有效控制，確保在體系運行所有場所，都可以獲得適用文件的有效版本，防止作廢文件的非預期使用，特制定本程序。范圍適用于公司質量、環境和職業健康安全管理體系所覆蓋范圍內的所有文件和資料的管理和控制。職責1）質量安全標準部是本程序實施管理的主要責任部門；2）辦公室負責公司公文類文件的控制和管理；3）各部室負責與本部門業務范圍內有關文件的控制和管理。4）檔案室負責與項目有關文件、資料、標準規范的控制和管理。文件控制文件的控制范圍公司管理體系文件管理手冊，程序文件，作業文件；體系運行中產生的過程文件及形成的記錄。外來文件適用的法律法規、標準規范，計算機應用軟件；顧客提供的文件，基礎資料，引用的各類外來技術文件等。工程項目文件項目過程文件、設計成品、質量控制文件、進度控制文件、費用控制文件、材料控制文件、采購文件、與項目有關的計劃、月報、各種會議紀要、施工組織設計、施工方案、各種通知、備忘錄、大事記、電傳、信函、交工資料等。文件的編制、批準和發布管理手冊管理者代表負責組織管理手冊的編制和修訂；總經理批準實施。程序文件質量安全標準部負責組織程序文件的編制和修訂，管理者代表批準；作業文件& □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□,□□□□□□□;&□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□,□□□□□□□□;&&□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□,□□□□□□□□□□信息部負責計算機應用軟件的控制和管理，并組織驗證其適用性，編制適用版本目錄，由總工程師批準發布。項目文件（產品實現過程文件）項目文件由項目經理、設計經理、采購經理、施工經理及項目專業負責人執行相關的規定，批準實施。外來文件的控制直接引用的各類外來技術文件由專業副總工程師確認后存入技術檔案。檔案管理人員負責及時清理檔案室作廢的國家、行業、地區標準規范，并同時更新公司OA系統上的電子文檔。文件的發放和使用公司的體系文件不經允許，一律不得對外發送和借閱。各級文件管理人員在接受或發放受控文件時，要做好接受和發放登記，借閱文件也要做好借閱登記。0A系統閱0A系統閱□□□□□, QA系統上所承載的管理體系文件由質量安全標準部控制。管理手冊分“受控本”和“非受控本” ,在封面上有標識。“受控本”手冊發放后實施更改控制，每本都有單獨的編號，供公司指定人員使用，便于追溯和回收，如有修訂須更換，發放時應填寫《文件發送清單》，以保證文件持有者為有效版本。“非受控本”根據需要對外發放，修訂時不予更換。“受控本”和“非受控本”在其封面上均蓋章以示區別。國家、地區、行業標準規范由總工程師確定發放范圍和數量，檔案室管理人員負責發放并填寫發放記錄。檔案室負責將購買的標準規范掃描，將掃描后的電子文件上傳至公司QA□統并對其有效性負責。4.4.3工程項目文件，如：工程咨詢、基礎設計、詳細設計文件及過程文件，必須由項目經理/設計經理簽署同意后，方可對外發放，發放的文件必須有發放記錄。文件的更改和作廢當有下列情況時，公司的體系文件需要進行必要的更改&□□□□□□□□□□&□□□□□□□□□&□□□□□□□&□□□□□□□&□□□□□□□□□□□□□□□□□文件的更改應有修訂標識，應保存更改記錄。管理體系文件需更改時，由相關部門填寫《文件更改記錄》，按原審批程序進行審批。作廢、失效文件，發放文件的部門應按發放記錄及時撤回作廢、失效版本。需保留的作廢、失效文件應加以標識，以避免誤用。國家、地區、行業標準規范的作廢、失效，由檔案室通知相關專業部室，將作廢、失效的標準規范撤回，由檔案室統一處理。作廢、失效的管理體系文件、標準規范等需留作資料保存的，除有“作廢”印章標識外，還需加蓋“僅供參考”章，以示文件適用狀態。項目文件、設計文件的更改詳見《設計更改管理規定》。文件的修改狀態標識所有文件的修改狀態以修改碼（版本號和修改號）標識，參見《設計文件修改標記規定》。1） 公司內部使用的文件版本均用英文大寫字母 A、B、C……作為修改標記；2） 正式對外出版的設計文件，版本用阿拉伯數字 0、 1、2……作標識，不論從哪個階段開始，其起始修改號為 0，不再保留供內部使用的修改標記 。文件的管理和歸檔文件持有人應妥善保管好所使用的文件， 不得隨意涂改、 復制或外傳。 因工作調動，應將所持有的文件交回并注銷登記。文件借閱時，應辦理借閱登記手續，限期歸還。作廢文件，由發放部門及時收回，加蓋“作廢”印章，防止誤用。無保留價值的作廢文件，可填寫文件銷毀清單，經主管領導審批后，予以銷毀。項目文件，在項目未歸檔前，由項目經理 /設計經理、項目專業負責人進行管理，待項目結束后，統一交檔案室歸檔。工程總承包項目、工程設計項目文件和資料的檔案管理，除按業主項目要求文件進行控制外， 還應執行本公司 《設計文件和技術資料管理規定》各部室職責范圍內的相關文件，由各歸口部門負責管理和建檔。相關文件《管理體系文件編制規定》 MW0101《法律法規和其他要求獲取控制程序》《記錄控制程序》《各專業互提設計條件統一規定》《設計文件和技術資料管理規定》《計算機及網絡使用管理規定》《設計文件修