檔案及文件編寫管理辦法Designby行政人事部目錄一、職責1二、文件管理辦法2三、文件格式規定3四、PPT編寫要求4五.

文件收發規定3六.

文件批閱規定4七.

文件管理規定4八.

行文管理規定4九.文件檔案管理規定4十.

管理流程文件的編制、批準和更改42一、職責

公司各職能部門負責各自部門有關文件的管理，辦公室檔案員負責公司所有資料的存檔和管理。(1)

公司各部門協同行政人事部負責公司管理體系文件的全面擬制和執行。(2)部門文件由各相關負責人或部門助理擬定，部門負責人審核修改。(3)公司各有關職能部門負責文件在本部門使用過程中的管理。(4)負責行政副總監行使審核、批準更改公司的行政文件。(5)常務副總裁負責批準發布和更改公司的管理體系及各部門重要文件。3二、文件管理辦法(一)凡公司性的命令、決定、通知、通報、報告、請示、批復等文件由辦公室統一辦理。(二)部門編寫的公司性管理文件須經編寫部門領導、行政主責領導審核，公司常務副總裁審批，交辦公室發放。(三)公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱；機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密等級，由發文部門的主管領導根據文件內容確定。4二、文件管理辦法(四)

編寫公文應注意以下事項

1．內容要符合國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。

2．反映情況要客觀，實事求是；人、地、物名、引文及時間要具體、準確。

3．文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規

范；禁止在公文中使用口語化的文字。(五)公司性文件統一采用文號為：廣東云星X字[年份]××號。(六)紅頭文件，只適用于需遵照執行的公司性制度、規定、決定、決議、任

命等，其他文件一律用公司信箋印發。(七)文件標題應當準確簡要地概括文件的主要內容并標明文件種類，如有附

件應注明附件順序和名稱。(八)如無特別說明，成文日期及生效日期以負責人簽發日期為準。5三、文件格式規定標題：線下空兩行，主標題小二號（黑體或方正大標宋簡體）居中，以下分別用三號黑體或三號仿宋加粗以版面整潔美觀、字體清晰、適合閱讀為原則紙張：A4（210×297mm）標準大小白紙正文：四號（宋體）注釋等用小四號字體全文：1.5倍行距英文字體和數字：TimesNewRoman字體每一頁的左右分別留邊20mm，上下15mm，頁眉：使用公司統一表頭水?。阂怨久x對外的文件可采用水印信紙6文件標準代碼分類公司管理流程文件代號

GDYX-PE（ProcessEngineering）行政管理文件代號

GDYX-AD（AdministrativeManagement）人事管理文件代號為

GDYX-HR（HumanResource）工程管理文件代號為

GDYX-EM（EngineeringManagement）財務管理文件代號為

GDYX-FM（FinancialManagement）物業管理文件代號為

GDYX-PM（PropertyManagement）營銷策劃文件代號為

GDYX-MM（MarketingManagement）投資開發文件代號為

GDYX-ID（InvestmentandDevelopment）商業地產文件代號為GDYX-CR(Commercialrealestate)

文件以三位阿拉伯數字進行編號，并注明年份和版本號。7表頭落款、日期1.5倍行距宋體小四20mm15mm8四、PPT編寫要求公司LOGO：每一頁右上角/右下角條理清晰，須進行編號，編目錄主題不明顏色不清布局太亂字體太小文字太多忌9五.

文件收發規定(一)發文程序為：擬稿→審核(部門領導)→簽發(公司領導)→打印→發文→催辦→立卷→歸檔→銷毀，等。(二)

收文程序為：收文→登記→傳閱→催辦→立卷→歸檔。(三)公司所有發文，辦公室應有存檔，各部門在形成文件后一天內存檔于辦公室。即文件原稿(經領導簽字的原件)審核稿件及文件正本一份交辦公室存檔。有領導批示的還應附批復件，如有電子版須存電子文檔。(四)

辦公室資料員在收文后，根據發文文件的保密和須公布程度，如需公布，即刻將所收文的摘要和題目發布于公司QQ群眾，各部門需要的同事前往辦公室調檔。辦公室每周匯總一次本周收文情況。并上報總經辦常務副總裁和行政副總監各一份。10五.

文件收發規定(五)

收文：各部門收到的外部文件一律交由辦公室統一負責。辦公室收文后，做好歸類、登記、傳閱、分類、歸檔。(六)辦公室資料員按規定負責所有文件的發放，嚴格遵守登記、簽收各項程序。(七)各部門要建立文件管理員對收到的各類文件進行收文登記，呈部門領導閱后，需要分發的文件，可由各部門文員復印下發，但要統一做好登記，屬受控文件須編號分發。11六.

文件批閱規定(一)辦公室簽收到上級部門發來的文件后，資料員應及時登記呈公司領導傳閱，根據公司領導的指示送有關部門辦理。(二)需要有關業務部門辦理的文件，先送承辦部門提出意見，然后呈報公司領導批閱。辦公室做好督促檢查工作。(三)

凡廣東云星房地產開發有限公司各級領導閱、批公文應仔細認真，閱批完成必須簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要細致具體，簡明扼要。(四)

各級領導對送來的公文要及時閱批，急件當天批復，一般文件三天內批復。如無正當理由導致超時限批復，辦公室將根據情況計入責任人績效考核或年終評定內。(五)查閱文件一律在辦公室內，并應按照發文機關或領導指示的范圍辦理，無關人員不得交叉閱知。12七.

文件管理規定(一)各級責任人必須堅持每天清點文件，發現丟失，及時報告。(二)各歸口管理部門編制(列出)部門所用的法律、法規清單和技術上執行的規范、標準清單交辦公室，由辦公室列出公司使用的總清單存檔。(三)

每半年對文件進行清查，對承辦后的文件及時進行分類、歸檔。年底對文件進行全面清查。本項工作由辦公室指派工作人員監督執行。(四)

公司文件管理網絡圖：每個部門應設立一個專職(兼職)文件管理員，一般為部門助理，管理員由各部門指定，報辦公室備案。發各部門的文件均交各部門文件管理員登記，送部門領導傳閱，文件傳閱要附上文件傳閱單。文件傳閱單可參照辦公室統一編制的樣式，也可根據需要自行編制。自行編制的各類文件應在風格上與公司，辦公室批準的格式相適。13七. 文件管理規定(五)

凡秘密以上的文件不得私自復印，確需復印的應經公司領導批準并報辦公室登記發放，并由經辦人簽名確認。(六)

秘密文件資料的打印(復印)必須經公司領導同意后才能進行，打印(復印)的文件要嚴格控制份數并核對；廢頁及時徹底銷毀。(七)

公司的受控文件，要編制分發號。嚴格使用范圍，保證文件及相關經辦人員的可追溯性。(八)文件的增發。公司文件須增發時，由使用部門填寫增發申請表，說明增發理由，交辦公室批準，按文件管理的程序增發。14七. 文件管理規定(九)要更改的文件:由原編制部門提出申請，填寫更改申請表，報辦公室批準，按原文的程序審批和原文的分發號發出更改通知書，由辦公室做好文件登記的發放。(十)文件復印：內部文件復印按需求進行，須受控并辦理相關手續。各部門、項目部需要復印的文件，由各部門領導批準，文件管理員辦理，做好發放登記手續，并負責收回。外聯文件復印下發由公司領導批準，各職能部門負責發放。(十一)當文件破損嚴重而影響使用時，由需要部門辦理申請更換手續，經辦公室批準，由辦公室文件管理員登記補發，同時將破損文件收回銷毀。新文件的分發號仍沿用原有分發號。15七. 文件管理規定(十二)

發現文件不慎丟失后，由丟失文件部門出具書面文字形式，說明遺失原因報辦公室備案，辦理申請補領手續，補發的文件采用新的分發號，并注明原分發號作廢。(十三)

文件作廢、回收、銷毀。每年各部門對無保存價值的文件，于次年第一季度列出清單交辦公室，由文件管理員匯總后交行政主責副總監審核，并請示公司或集團領導批準，然后交由辦公室統一銷毀。對有保留價值且無須銷毀的廢止文件，由各部門列出清單，交辦公室審核后，在文件上加蓋“作廢”章，再交所需部門保存使用。(十四)辦公室按領導批示送各單位承辦的文件，在承辦過程中，按要求將文件存放于文件柜內，文件內容承辦完后及時退交辦公室。(十五)確因必要借文件外出的，必須填寫借閱登記表，經公司行政副總監以上領導批準并報辦公室備案登記予以外借。16八.

行文管理規定(一)各部門向公司提交的“請示”必須一文一事；提交的“報告”內容中不得夾帶請示事項。公司與部門之間，部門與部門之間的行文，除“會議紀要”外，均需部門主管簽字。(二)

各部門在與其他單位的往來函件(含報告、申請)中涉及圖紙變更、預(決)算數據，產值、成本計算、合同內容等，要抄報公司領導和有關管理部門(三)其他以部門名義涉及對外經濟活動的函件(含合約、意向書等)要報請公司職能部門主管和公司常務副總裁審批。17九.文件檔案管理規定(一)

每年第一季度，各部門應將上年度涉及反映單位活動、辦理完畢的、具有參考保存價值的事件、文件資料等，均按要求收集、整理歸檔立卷，定期向辦公室移交（除營銷部、財務部等特殊部門外），集中管理，便于今后利用。辦公室資料員有權對所收的不符合要求的部門檔案提出整改意見。(二)人事檔案由人事部根據《人事檔案管理辦法》保存管理。(三)

會計檔案由財務部按《會計檔案管理辦法》的要求保存管理。(四)工程檔案由工程部按《工程檔案管理辦法》的要求保存管理。18九.文件檔案管理規定(五)

房地產開發項目要做到一個項目一套檔案，開發項目檔案及工程技術類檔案分別由開發部和工程部設庫保存和管理。(六)因工作需要查閱檔案資料，必須負安全、保密責任，禁止在歸檔文件上涂改、圈點、劃杠，不得拆散、抽取、調換或擅自復印。(七)文件管理人員因工作變動或離職時，必須進行工作移交，不得私自帶走或擅自影印、銷毀任何檔案資料，違者依照公司有關條例進行處罰。并保留依法追究當事人民事及刑事責任的權力。(八)

各部門電子版文件的文件名須在題名、文號前標注日期如【05.12考勤管理制度GDYX-AD-032】19九.文件檔案管理規定(九)保存期限1）永久保存：(1)公司章程、規章制度；(2)組織架構及任免職通知；(3)股東會會議紀錄；(4)公司內部形成的通知、請示、報告、批復等各類文件（5）財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。2）10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。3）5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4）1年保存：結案后無長期保存必要的所有文件。20十. 管理流程文件的編制、批準和更改(一)管理流程文件由總經辦進行編制。(二)批準：管理流程文件由各主管領導審核并由常務副總裁負責對其進行最后審定，(三)更改：如管理流程文件需要更改，由公司職能部門提出書面修改建議送辦公室，由辦公室與其他有關部門協商后提出修改意見，再由行政總監審核，常務副總裁審批。若常務副總裁認為應該修改，可責成辦公室直接提出修改意見，并交常務副總裁重新行使批準流程及權限。(四)各部門實施修改時可采用“劃改”、“換版”的辦法進行。管理流程文件經多次或大幅度更改的,應報請辦公室和主管領導進行換版處理。21發票的管理制度一、總則

1、

財務部是公司發票管理的責任部門，負責擬定和設計發票的管理制度及工作規范。財務部專設稅務會計崗位對發票管理工作進行具體組織和指導。

2、

財務部歸口辦理公司各類發票的申購、使用、繳銷及納稅申報等事務，負責稅務機關業務銜接和關系協調，保證發票運用的合法性。

3、

本辦法所指的發票包括增值稅發票、普通發票和機動車銷售統一發票。企業的財務收據管理適用本辦法。

22二、

管理規定

1

、凡購入的產品或獲取的勞務必須取得合法的發票，取得的發票根據費用性質粘貼于公司印制的相應報銷憑證后。

2、對于真