辦公能力提升培訓—

（EXCEL軟件應用）XXXXXXXXQQ:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX培訓調查與策略通過Excel培訓能夠提高對數據輸入、數據排序、篩選、函數應用、自定義公式等表格操作技能；培訓策略選舉案例展開介紹并輔導練習培訓過程初步設計邊講邊練講練結合、互動交流共性問題集中講解反饋問題、解決問題學員作品展示及小結展示學員的練習成果內容提要工作簿與工作表的基礎操作2公式與函數的應用4工作表數據的管理3創建圖表與數據透視圖表5工作簿與軟件界面11.工作簿與工作表2.EXCEL工作簿窗口的組成1)OFFICE按鈕2)快速訪問工具欄3)標題欄4)功能區6)名稱框（的作用）5)編輯欄的作用7)拆分窗口10)狀態欄9)工作表標簽與滾動按鈕8)行號與列標任務一工作簿與軟件界面（講解綱要）3.利用狀態欄快速統計數據工作簿：Excel中用于儲存數據的電子表格就是工作簿，Excel2007的擴展名為“.xlsx”，啟動Excel2007后系統會自動生成一個工作簿。1.1工作簿與工作表Office按鈕快速訪問工具欄狀態欄工作區功能區編輯欄名稱框1.2工作簿窗囗的組成職工號姓名一月二月DM001盧文攀5669DM002盧耀平7857DM003陳紅9687DM004盧文杰120110DM005馬洪濤3487DM006陳少華5754DM007張鐵鋒5821DM008馬江勃9836DM009李強6928DM010周敏4845DM011常玉3668DM012項園4947DM013謝園5995DM014程薇6269DM015周麗麗5678DM016余婧鳳8784DM017車進1481DM018阮婕2963DM019徐淑芬4826DM020吳霏霏7584月份一月二月40以下

40—60

60—90

90以上

最高件數

最低件數

平均件數

總件數

未完成人數

用狀態欄對數據進行快速統計新建窗口---重排窗口狀態欄配合用自動篩選完成人數統計1.3利用狀態欄快速統計數據任務二工作簿與工作表的基礎操作（講解綱要）1.工作簿的基本操作2.填充序列輸入有序內容3.復制填充、值填充、格式填充4.輸入數字文本5.輸入日期及單元格內換行6.輸入分數與記快式鍵入8.單元格合并及格式設置7.一次性往多個單元格輸入相同內容9.填至成組工作表12.頁面設置11.凍結窗格13.插入頁眉和頁腳10.同時向多個工作表輸入相同數據新建工作簿：方法一新建空白工作簿（Ctrl+N）；方法二基于模板創建：〖office按鈕〗—〖新建〗命令2.1工作簿的基本操作---新建工作簿打開工作簿（Ctrl+O)：設置打開方式——以只讀方式、或以副本方式打開；2.1工作簿的基本操作---打開工作簿保存工作簿(Ctrl+S)：在保存對話框中，選擇左下角的〖工具〗—〖常規選項〗，為工作簿加密。2.1工作簿的基本操作---保存工作簿快速輸入等差、等比序列、日期序列、任意序列、自定義序列：①先輸入序列的第一個內容②按住右鍵同時拖動第一個內容單元格的填充柄③在快捷菜單中選擇相應命令。112014-4-15星期一一月322014-4-16星期二二月542014-4-17星期三三月782014-4-18星期四四月9162014-4-19星期五五月11322014-4-20星期六六月13642014-4-21星期日七月151282014-4-22星期一八月172562014-4-23星期二九月195122014-4-24星期三十月2110242014-4-25星期四十一月2320482014-4-26星期五十二月2540962014-4-27星期六一月2781922014-4-28星期日二月29163842014-4-29星期一三月31327682014-4-30星期二四月2.2填充序列輸入有序內容自定義序列：①〖Excel選項〗—〖常用〗—〖編輯自定義列表〗②定義序列后，輸入方法同上。一月大專二月本科三月研究生四月博士五月大專六月本科七月研究生八月博士九月大專十月本科十一月研究生十二月博士一月大專二月本科三月研究生四月博士2.2填充序列輸入有序內容填充選項（如下圖所示）：①先輸入序列的第一個內容②按住右鍵同時拖動第一個內容單元格的填充柄③在快捷菜單中選擇相應命令。2.3復制填充、值填充、格式填充輸入數字文本（如下圖所示）：①“'”+數字，如胸卡號、身份證號、電話號等數字文本。2.4輸入數字文本輸入日期及時間①用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。②用冒號“：”分開時間中的時、分、秒。系統默認按24小時制方式輸入，如果以12小時制的方式輸入，在輸入的時間后面鍵入一個空格，然后輸入“AM”或“PM”。2014-4-154月16日4月17日13:30:009:15:25PM11:15:25AM單元格內換行：

ALT+回車鍵2.5輸入日期與單元格內換行輸入分數①“0”+空格+分子/分母。例如：1

?：輸入1+空格+1/2。記憶式鍵入：

ALT+向下光標鍵2.6輸入分數與記憶式鍵入輸入相同內容①選中多個單元格②輸入內容后按CTRL+回車鍵

2.7一次性往多個單元格輸入相同內容單元格合并：①選擇要合并的單元格②在〖開始〗→〖對齊方式〗→〖合并單元格〗命令，如下圖。單元格格式設置：通過“設置單元格格式”對話框進行多項設置。如左圖2.8單元格合并及格式設置填至成組工作表：可以將選定的數據快速添加其它多個工作表中。①選擇需要填充的數據區域后，再同時選中其它多個工作表；②【開始】→【編輯】→【序列】→【同組工作表】，如下圖。2.9填至成組工作表同時向多個工作表輸入相同數據：先選中多個工作表→后輸入數據2.10同時向多個工作表輸入相同數據凍結窗格：【視圖】→【窗口】→【凍結窗格】凍結窗格用于數據表的行數和列數較多的情況，可以凍結首行、首列、凍結拆分窗格。取消凍結窗格：在“凍結窗格”下拉列表中選擇“取消凍結窗格”項即可。2.11凍結窗格頁面設置：【頁面布局】→【頁面設置】按鈕組。①常規頁面設置；②

打印區域設置；③打印標題設置；如右圖所示2.12頁面設置頁面設置：選擇【插入】→【文本】→【頁眉和頁腳】命令

利用〖頁眉和頁腳工具〗中的命令編輯；如下圖所示：2.13插入頁眉和頁腳1.數據查找與替換2.設置數據有效性3.數據排序4.數據篩選（自動）5.高級篩選6.分類匯總任務三工作表數據的管理（講解綱要）分類匯總是把數據表中的數據分門別類地進行統計處理，無需建立公式，Excel將會自動對各類別的數據進行求和、求平均值、統計個數、求最大值（最小值）和總體方差等多種計算，并且分級顯示匯總的結果。數據查找與替換：【開始】→【編輯】→【查找和選擇】→【替換】命令，如下圖所示：實操練習：將“員工基本信息表”中的“生產部”替換成“生產科”。3.1數據查找與替換設置數據有效性：【數據】→【數據工具】→【數據有效性】命令。如下圖所示：實操練習：為“性別”列設置數據有效性。（設置下拉列表）3.2設置數據有效性

在Excel中，不同數據類型的默認排序方式如下：升序排序數字：按從最小的負數到最大的正數進行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進行排序。文本：按照特殊字符、數字（0…9）、小寫英文字母（a…z）、大寫英文字母（A…Z）、漢字（以拼音排序）排序。邏輯值：FALSE排在TRUE之前。錯誤值：所有錯誤值（如#NUM!和#REF!）的優先級相同。空白單元格：總是放在最后。降序排序與升序排序的順序相反。3.3數據排序數據排序：【數據】→【排序和篩選】按鈕組中命令單個字段排序：單擊需排序字段列中的任意數據單元格，選擇“升序”或“降序”命令。如下圖所示：實操練習：將表格中的數據按“性別”升序排列。實操練習：將表格中的數據按“出生日期”降序排列。3.3數據排序數據排序：【數據】→【排序和篩選】→【排序】命令多個字段排序：在“排序”對話框中設置排序關鍵字。如下圖所示：實操練習：將表格中的數據先后按“部門”升序、“性別”降序、“出生日期”升序排列。3.3數據排序自定義序列排序：在“排序”對話框中”次序”下選“自定義序列”，后按自定義的序列排序設置。如下圖所示：實操練習：將員工信息表按學歷依次為“碩士、本科、大專”排序。3.3數據排序數據篩選的作用：可以用Excel的數據篩選功能顯示符合條件的數據，而將不符合條件的數據隱藏起來。Excel篩選方式：自動篩選、高級篩選要進行篩選操作，數據表中必須有列標簽。篩選設置：【數據】→【排序和篩選】按鈕組中的命令3.4數據篩選

自動篩選：篩選時將不需要顯示的記錄暫時隱藏起來，只顯示符合條件的記錄。【數據】→【排序和篩選】按鈕組中的【篩選】命令實操練習：篩選顯示出籍貫為”江蘇“的“女”職工的信息。3.4數據篩選（自動篩選）

高級篩選：用于條件較復雜的篩選操作，篩選前需要設定篩選條件區域。多條件篩選：查找出同時滿足多個條件的記錄。【數據】→【排序和篩選】按鈕組中的【篩選】命令實操練習：高級篩選出部門為”生產科“而且學歷為“本科”的職工信息。3.5高級篩選多選一條件篩選：在查找時只要滿足幾個條件當中的一個，記錄就會顯示出來。與多條件篩選類似，只是需要將條件輸入在不同的行中。【數據】→【排序和篩選】按鈕組中的【高級】命令實操練習：高級篩選出部門為”生產科“或學歷為“本科”的職工信息。3.5高級篩選

分類匯總是把數據表中的數據分門別類地進行統計處理，無需建立公式，Excel將會自動對各類別的數據進行求和、求平均值、統計個數、求最大值（最小值）和總體方差等多種計算，并且分級顯示匯總的結果。分類匯總分為簡單分類匯總、多重分類匯總和嵌套分類匯總三種方式。要進行分類匯總的數據表的第一行必須有列標簽，而且在分類匯總之前必須先對數據進行排序，然后再對記錄進行分類匯總操作。

3.6分類匯總

分類匯總：【數據】→【分級顯示】按鈕組中的【分類匯總】命令。實操練習：按部門匯總出各部門人數，再按性別匯總出各部門男女職工人數。3.6分類匯總任務四公式與函數的應用（講解綱要）1.公式中的運算符3.插入常用函數定義公式4.公式復制5.單元格引用2.定義公式4.1公式中的運算符公式中的運算符：1）算術運算符：+、-、*、/、^、%（6種）

2）比較運算符：<、<=、>、>=、=、<>（6種）常與If函數配合使用

3）字符連接運算符：&4.2定義公式公式以“=”開頭，可以自定義或插入函數定義。通過自定義公式在員工信息表中為員工開設郵箱號。（郵箱號規則：lm_胸卡號@163.com)

提示：自定義公式="lm_"&a2&"@163.com“自定義公式計算出每一名員工的實發工資（=F3+G3+H3+I3+J3-K3-L3-M3）4.3插入常用函數定義公式【開始】→【編輯】銨鈕組中的【自動求和】F使用求和函數計算各項工資總和。F使用rank()函數為第一名員工的實發工資排名。=RANK(N3,$N$3:$N$30)4.4公式復制向右或向下拖動含公式單元格的填充柄F使用公式復制計算出其余所有員工的實發工資，以及工資排名情況4.5單元格引用單元格引用的三種形式：1）相對引用：列標+行號（A1）；

用在公式復制時列與行都變時

2）絕對引用：$列標+$行號（$A$2）；

用在公式復制時列與行均不變時

3）混合引用：$列標+行號（$A2）；

用在公式復制時列不變行變時

列標+$行號（A$2）；

用在公式復制時列變行不變時

（即：行與列，誰不變在誰前加$符號）4.5單元格引用自定義公式計算存款利本合計（先定義公式后利用公式復制）(提示：計算利息用公式：=$B4*$B$2;本利合計用公式：=$B4+$C4；期初余額用公式：=$D4）通過復利計算10年期的存款的本金和利息存款利率8%

年限期初余額利息本利合計第1年5000

第2年

第3年

第4年

第5年

第6年

第7年

第8年

第9年

第10年

通過復利計算10年期的存款的本金和利息存款利率8%

年限期初余額利息本利合計第1年50004005400第2年54004325832第3年5832466.566298.56第4年6298.56503.88486802.445第5年6802.445544.195587346.64第6年7346.64587.731237934.372第7年7934.372634.749738569.121第8年8569.121685.529719254.651第9年9254.651740.372089995.023第10年9995.023799.6018510794.62任務五圖表與數據透視圖表（講解綱要）1.圖表的創建與編輯2.數據透視表的創建與編輯3.數據透視圖的創建與編輯5.1圖表的創建與編輯圖表的創建步驟：

①選中要創建為圖表的數據區域；（注意：數據區域一定要包含標題）

②選擇【插入】→【圖表】插入圖表；

③使用圖表工具（設計、布局、格式）編輯圖表。F在“數據圖表”工作表中創建“一月份各銷售員的銷售額比較”柱形圖表F在“數據圖表”工作表中創建“上半年各月份銷售額對比”折線圖表（先匯總，然后對匯總結果建