辦公室行政事務管理工作中的不足及優化策略,行政管理論文辦公室行政事務管理工作中的缺乏及優化策略辦公室管理論文范文：辦公室行政事務管理工作中的缺乏及優化策略內容摘要：隨著社會發展邁入新時期，辦公室行政事務管理工作在企業中的作用日漸凸顯，已經成為保證企業各項工作順利運行的關鍵要素之一。基于此，本文以辦公室行政事務管理工作為研究對象，對相關工作開展中存在的一些問題進行反思分析，并討論相應優化措施，旨在為做好辦公室行政事務管理工作提供參考。本文關鍵詞語：新時期；辦公室；行政管理工作；優化；對策；作者簡介：劉瑛〔1973-〕，女，本科學歷，研究方向：辦公室行政管理。；辦公室行政事務管理工作在企業整體管理工作中占據重要位置，該項工作屬于一項綜合性高、牽涉面廣和工作內容冗雜的業務，其連接著企業上下級部門，在重要部門間起到橋梁作用，關系到企業的正常發展和運轉。因而，辦公室行政管理工作人員應經常性地對本身工作進行反思，圍繞工作重點和要求對管理工作進行優化，及時解決存在的問題，不斷提升工作質量，持續推動企業有序運轉。一、辦公室的行政管理職責〔一〕協助功能辦公室相關工作人員具備協助工作職責，須嚴格落實上級領導布置的工作任務，并對各項任務落實情況進行監督檢查，不斷提升各個相關部門對工作項目的關注和重視，提升并強化企業工作執行能力。〔二〕中樞功能辦公室行政事務相關工作，在不同部門間可起到調節作用，發揮著中樞功能，對維持單位正常、穩定運轉具有重要作用，加強上級領導和不同部門間聯絡。而辦公室作為信息傳達中轉站，在上級領導與各部門間建立了橋梁，提升了各個部門工作效率。〔三〕督辦功能辦公室行政事務類型較多，華而不實，對企業工作決策和落實情況，以及執行工作任務規范性記錄和監督，是其重要工作內容。同時，辦公室行政事務相關人員還應聽取各部門相關意見，并挑選出有效意見，為后續工作任務開展提供根據。〔四〕服務功能服務是辦公室行政事務中基礎內容，這就要求辦公室人員，不僅要求做好崗位職責工作，而且應提升本身服務意識，為相應工作任務以及各部門展開服務，知足上下級溝通、工作開展等方面需求。二、辦公室行政事務管理工作開展中存在的缺乏隨著企業發展以及外界環境變化，企業為知足實際需求需要不斷對相關工作進行改良，但受多方面因素影響，導致在實際開展相關工作中存在一些缺乏，尤其是介入辦公室工作新人和兼任多個崗位工作人員，因經歷體驗、能力、參加工作崗位時間、對公司認識了解缺乏、辦公室人員調整等，會在一定程度上影響辦公室工作的順利開展。而通過對相關工作中存在的問題進行總結分析，主要問題表如今三個方面：第一，主動服務意識缺乏。辦公室多數工作人員在思想上還是那樣具有特征，重視領導人員意見需求。但在為一線及項目部員工提供服務中，重視程度缺乏，服務方式和內容簡單，服務意識有待加強。第二，尚未實現融入中心、服務大局.辦公室行政事務管理工作開展中，受員工服務意識影響，導致缺乏與生產經營部門協調聯動，如相關工作人員沒有能主動深切進入項目一線為項目部員工解決問題。甚至部分人員在開展工作中，長期處于相對封閉狀況，缺乏對公司動態、業務信息和現存問題認知與了解，難以為各個部門解決問題提供有效幫助[1].第三，未有效把握信息化手段。現前階段，辦公室行政事務管理人員在開展工作中，還是那樣以常規性工作為主，如用印申請、招待物資申請、用車審批、檔案管理以及固定資產管理等，工作開展中對當代化各種先進技術應用率較低，影響了工作水平與效率提升。三、新時期辦公室行政管理工作優化策略〔一〕提升工作人員服務意識良好的服務意識對提升工作質量具有重要作用，因而，在詳細開展相關工作中，應提升辦公室行政管理工作人員服務意識。應深化辦公室人員服務理念，樹立新時期大服務思想理念，對辦公室服務工作進行定位，在立足日常工作基礎上，提升責任意識和服務意識。積極服務于領導決策，并提升對基層單位、各職能部門間協調配合、溝通聯絡提升服務力度。在信訪接待工作中，應結合實際情況對流程進行持續完善，并布置專門崗位人員進行信件處理，妥善處理好基層員工訴求，及時排除影響企業發展穩定性因素，促使各項工作順利開展[2].建立健全服務體系。辦公室工作人員在提供服務中，要求在對本職工作盡職盡責前提下，找出內部與時代要求不相符問題，以工作原則和工作要求為指導，及早制定出行之有效解決問題的方案。同時，由于辦公室工作較為冗雜瑣碎，面對人群較多，因而，為保證各個部門以及辦公室工作效率，應建立健全服務體系，指導辦公室服務工作開展。辦公室行政服務工作在施行中不可流于外表，要靈敏融入信息化技術與理念，通過深切進入基層調查與綜合分析，把握真實情況，了解基層員工真實想法和需求，并始終堅持為人民服務精神，定期獲取基層員工第一手資料，從不同角度把握基層員工需求，并適當將其融入服務體系中，盡可能提升服務多元化程度。〔二〕樹立全局意識辦公室行政管理崗位處于企業核心地位，辦公室相關工作人員必須明確其作用、工作內容和地位，尤其是在社會發展新時期，應關注企業發展大局，采用新思路、新方式方法或新技術，提升行政管理工作質量。首先，樹立整體意識和大局意識。辦公室是企業直接服務部門，工作人員與普通員工存在區別，工作中以提供相應服務為主，樹立崇高責任感，在工作中始終保持嚴謹作風以及慎重負責精神狀態。其次，明確本身政治立場，始終堅持本身工作信念不動搖，保持積極主動態度，幫助基層員工解決相應問題，從加強整體服務考慮，從完善固定資產、低值易耗品、后勤食堂和印章等多個不同方面管理，強化成本控制措施以及安全防衛工作，并建立數字檔案館系統輔助進行管理，建立資產管理系統，靈敏運用信息管理系統進行管理，監理數字檔案，加強辦公室財務方面管理，根據需求做好對各種工作會和年會組織布置等方面工作。在這里期間應加強對支出費用強化控制管理，并對非生產性支出進行壓縮，嚴格根據規定，嚴控日常費用的支出。最后，從大局出發，并從不同方位和角度看待問題，同時注意維護好上級領導權威，尊重別人意見和建議，從整體看看待問題，防止以偏概全和一概而論，積極尋求解決問題方式。〔三〕加強對信息技術的應用在信息化快速發展背景下，信息技術不斷深切進入各個領域中，提升了工作效率、管理水平，極大程度上降低了工作強度，減少了工作失誤。因而，為降低繁瑣復雜工作對工作效率影響，應重視對當代化先進信息技術利用。首先，應建立信息化行政事務管理系統，結合單位實際情況，適當加大信息化改革和資金投入力度，利用計算機設備和網絡信息系統，最大程度上發揮自動化和智能化管理系統作用。其次，適當強化對信息技術應用力度，利用信息技術獲取愈加有價值的信息，為領導進行決策提供更多信息支持。最后，重視對創新型信息技術利用，如推動公司內控管理中對釘釘等辦公軟件應用，并加強對中交商旅、PC門戶、企業郵箱等信息軟件維護和運用，整合現有的資源，如建立數字檔案，從多個角度進行管理，如實物類、聲像類等，知足人們的實際需求。最后，根據實際需求，調整部門設置和人員關系，并做好交建通、企業郵箱變更以及維護等工作，快速有效解決員工賬號申請、實際使用中等問題[3].〔四〕強化學習觀念辦公室業務具有牽涉范圍廣、內容繁瑣復雜特征，且部分工作人員經歷體驗能力缺乏，導致很多工作開展中存在不確定性，甚至影響了工作效率。同時，隨著公司發展，對復合型一專多能人才需求量提升，為知足企業需求，工作人員應不斷提升本身學習熱情，通過學習和培訓加強本身業務能力與水平。因而，企業中相關工作人員，應保持良好學習熱情，不斷對新知識和技能進行學習，盡可能組織開展同業對標學習，加強辦公室工作人員在組織、協調和溝通等方面業務能力，不斷開拓新視野、新思路，提升不斷提升本身綜合素養。四、結束語綜上所述，企業辦公室行政事務管理人員，應進一步提升對本職工作內容的認知度，深入明確其對企業健康運轉的重要性，經常性地對本身工作進行反思，明確出現問題原因，并通過問題分析，采用相應優化措施進行解決，在原有工作開展基礎上，不斷提升辦公室行政事務管理服務水平，為企業穩定發展和有序運轉提供助力和支持。以下為參考文獻