第1章辦公自動化

辦公自動化以先進技術武裝辦公室為表現形式，以提高工作效率及管理水平，使辦公系統達到信息靈通、管理方便、決策正確為目的。辦公自動化是一個多學科互相交叉、互相滲透的系統科學與工程，并以計算機、通信、自動化技術作為支持技術，是現代信息社會的重要標志。它涉及行為科學、社會學、管理科學、系統工程學、人機工程學等多種學科.1.1辦公自動化概述1.2辦公自動化的模式1.3辦公自動化的技術結構1.4辦公自動化系統的建設1.5辦公自動化的發展1.1辦公自動化概述1.1.1什么是辦公自動化1.1.2辦公自動化的特點1.1.3辦公自動化的功能1.1.4辦公自動化的意義1.1.5辦公自動化的任務1.1.1什么是辦公自動化辦公自動化是一門綜合性技術，它能不斷地使人們的部分辦公業務活動物化于人以外的各種設備，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息系統。1.1.2辦公自動化的特點1．辦公自動化是一門綜合性的學科2．辦公自動化是一個人機信息系統3．辦公自動化是對信息處理的一體化過程4．辦公自動化可以提高辦公效率和辦公質量1.1.3辦公自動化的功能1．完善的文字處理功能2．較強的數據處理功能3．語音處理功能4．圖像處理功能5．通信功能1.1.4辦公自動化的意義1．實現辦公活動的高效率、高質量2．實現辦公信息處理的大容量、高速度3．實現辦公過程的智能化1.1.5辦公自動化的任務1．事務處理2．信息管理3．輔助決策1.2辦公自動化的模式1.2.1傳統辦公模式1.2.2現代辦公模式傳統辦公公模式1．信息流流模式2．過程模模式3．數據庫庫模式4．決策模模式5．行為模模式現現代辦辦公模式式辦公室的的分類1．確定型型事務處處理辦公公室2．非確定定型決策策處理辦辦公室3．混合型型處理辦辦公室辦公自動動化系統統的層次次模型1．事務務型辦公公自動化化系統（1）事事務型辦辦公自動動化系統統的功能能①文字字處理功功能。②個人人日程安安排。③行文文（文件件）辦理理。④函件件處理。。⑤文檔檔資料管管理。⑥編輯輯排版。。⑦電子子報表。。⑧其他他數據處處理。（2）事事務型辦辦公自動動化系統統的組成成事務型辦辦公自動動化系統統由微機機配以基基本辦公公設備(復印機機、打印印機、傳傳真機、、印刷系系統、縮縮微系統統、會議議用各種種錄音設設備和投投影儀等等)、簡簡單的通通信網絡絡、獨立立支持它它的具有有各種基基本功能能的軟件件(小型型關系型型數據庫庫軟件及及專用軟軟件等)等組成成。2．管理理型辦公公自動化化系統（1）管管理型辦辦公自動動化系統統的功能能管理型辦辦公自動動化系統統除擔負負事務型型辦公系系統的全全部工作作外，還還要完成成信息管管理工作作。它側側重于面面向信息息流的處處理，即即工業、、交通、、農貿等等經濟信信息流的的處理，，人口、、環境、、資源等等社會信信息流的的處理，，以及公公文文件件類型的的信息流流的處理理。（2）管管理型辦辦公自動動化系統統的組成成在事務型辦公公用基本設備備的基礎上，，增加高檔微微機和工作站站設備、通信信設備。它使使用的設備比比事務型的設設備級別要高高，而且復雜雜，各部門間間有很強的通通信能力。除除通用、專用用軟件外，還還要求有自己己的信息管理理系統，在事事務型辦公系系統的基礎上上加入專用數數據庫。3．決策型辦辦公自動化系系統（1）決策型型辦公自動化化系統的功能能決策型辦公自自動化系統以以事務處理、、信息管理為為基礎，主要要具有決策和和輔助決策的的功能。其功功能的強弱反反映了該系統統水平的高低低。其數據庫庫還包括模型型庫、方法庫庫、知識庫和和專家庫等。。（2）決策型型辦公自動化化系統的組成成設備在綜合通通信網的支持持下工作。其其軟件在管理理型辦公自動動化系統的基基礎上，擴充充了決策支持持功能。它具具有完善的通通信網絡，包包括本部門的的專用網絡和和公共網絡。。現代辦公活動動中突出地體體現了“通信信化”、“計計算機化”、、“自動控制制化”。它將將形成一個強強大、高效率率的信息網，，是信息社會會的中樞。信信息經處理后后服務于整個個辦公領域，，大大提高了了工作效率。。而辦公自動動化的普及和和發展，使人人們從重復的的簡單勞動中中解放出來，，將精力投入入到其他有創創造性的工作作中，促進了了整個社會的的發展，最終終將加快全社社會的自動化化（生產自動動化、辦公自自動化、家庭庭自動化）進進程。1.3辦辦公自動化的的技術結構辦公自動化的的主要技術結結構辦公自動化的的支持技術辦公自動化的的主要技術結結構1．從自動化化發展水平看看其技術結構構（1）任務自自動化（2）運行自自動化（3）管理自自動化2．從自動化化發展程度看看其技術結構構（1）半自動動化技術（2）綜合自自動化技術（3）高級自自動化技術辦公自動化的的支持技術1．計算機技術術2．通信技術3．自動化技術術1.4辦辦公自動化系系統的建設辦辦公自動動化系統的建建設原則辦公自動化系系統的規劃辦公自動化系系統的管理辦辦公自動動化系統的建建設原則辦公自動化系系統的建設原原則可歸納為為積極穩妥、、量力而行；；統籌規劃、、分期建設；；突出應用、、做好服務；；因地制宜、、從簡到難。。辦公自動化系系統的規劃1．規劃的制制定（1）任務需求調調查（2）辦公環境調調查（3）系統分析（4）設備選擇分分析（5）可行性論證證2．規劃的可可行性分析（1）技術分析（2）經濟分分析（3）社會分分析3．可行性報報告（1）目標（2）資源（3）結論辦公自動化系系統的管理1．運行管理（1）系統的日常常管理（2）系統的日志志（3）系統的的修改2．運行檢查查（1）系統整整體功能的檢檢查（2）系統資資源利用率的的檢查（3）系統評評價1.5辦辦公自動化的的發展辦辦公自動動化的現狀辦公自動化的的未來辦辦公自動動化的現狀一些發達國家家已實現較高高程度的自動動化。以美國國和日本為例例，辦公室已已高度自動化化，辦公自動動化系統已實實現智能化，，以網絡為基基礎將辦公自自動化與全球球范圍的信息息系統結合起起來，形成統統一的大型信信息管理系統統。但是也應應該看到，由由于政治、經經濟等方面的的原因，辦公公自動化在全全球范圍的發發展是不平衡衡的，在一定定程度上影響響了辦公自動動化的普及和和發展。辦公自動化的的未來1．辦公自動化化設備不斷涌涌現2．人機界面不不斷改進3．辦公自動化化系統集成技技術4．辦公自動化化系統引入了了多媒體技術術5．現代化通信信技術提高了了辦公自動化化系統的效能能辦公自動化的的發展趨勢可