采購管理職位工作手冊目錄TOC\o"1-4"\h\z\u第一章采購部職能描述 7第一節采購部職能、工作目標與職責 7一、采購部的職能 7三、采購部的工作職責 8第二節采購部主要崗位工作職責 9一、采購總監的崗位職責 9二、采購部經理的崗位職責 10第二章采購部組織管理 12第二節采購部組織管理細化執行 12二、采購部組織管理工作模版 12（二）不同規模企業采購部組織結構設計模板 12（三）不同行業企業采購部組織結構設計模板 12三、采購部組織管理工具表單 15（一）采購管理職務權限表 15（二）采購部工作分析表 16（三）采購部工作崗位列表 16第三章采購計劃與預算管理 17第二節采購計劃管理工作細化執行 17一、采購計劃管理工作知識準備 17（一）采購計劃的基本要求 17（三）采購計劃的編制準備 17二、采購計劃管理工作模板 20（四）年度采購工作計劃書模板 20三、采購計劃管理工具表單 22（一）請購申請審批表 22（二）年度采購計劃表 22（三）月度采購計劃表 23（四）項目采購計劃表 23（五）設備采購計劃表 24第三節采購預算管理工作細化執行 24一、采購預算管理工作知識準備 24（一）采購預算的基本要求 24二、采購預算管理工作模板 25（三）采購預算變更管理辦法模板 25（四）采購預算變更申請書模板 27三、采購預算管理工具表單 27（一）年度采購預算表 27（二）采購現金預算表 28（三）采購用款明細表 28（四）采購預算控制表 29（五）采購預算審核表 29（六）采購預算變更申請表 30（七）采購預算增加明細表 31第四章供應商管理 32第二節供應商選擇工作細化執行 32一、供應商選擇工作知識準備 32（二）選擇供應商的步驟 32二、供應商選擇管理工作模板 34（三）供應商調查開發方案模板 34（四）供應商評估管理辦法模板 37三、供應商選擇管理工具表單 39（一）供應商調查表 39（二）供應商現場評審表 40（三）合格供應商名錄表 41（四）特殊承諾供應商列表 42第三節供應商考核工作細化執行 43一、供應商考核工作知識準備 43（一）供應商考核關鍵指標 43（二）促進供應商績效改進的方法 44二、供應商考核管理工作模板 44（三）供應商質量保證協議模板 44（四）供應商績效改善方案模板 46三、供應商考核管理工具表單 48（一）供應商考核評分表 48（二）供應商考核匯總表 49（三）供應商月度評估表 50（四）供應商績效改進對比表 51第四節供應商關系維護工作細化執行 52一、供應商關系維護工作知識準備 52（一）供應商關系分類 52三、供應商關系維護工具表單 53（一）供應商互訪記錄 53（二）供應商登記變動申請表 53（三）供應商不良行為記錄表 54第五章招標采購管理 55第二節招標準備工作細化執行 55一、招標準備工作知識準備 55（一）招標文件的內容及編寫注意事項 55二、招標準備管理工作模板 57（二）招標文件模板 57（三）招標公告模板 60（四）招標邀請書模板 61（五）資格預審公告模板 62三、管理工具表單 63（一）投標報名表 63（二）招標采購委托申請表 64（三）招標文件發售登記表 65（四）資格預審基本信息表 65第三節開標評標管理工作細化執行 66一、開標評標工作知識準備 66（三）評標過程常用的方法 66二、開標評標管理工作模板 67（三）招標開標會議議程模板 67三、開標評標管理工具表單 69（一）采購開標記錄表 69（二）標書評審記錄表 69（三）投標文件評審結論表 70第四節中標管理工作細化執行 71一、中標管理工作知識準備 71（一）確定中標人的程序 71二、中標管理工作模板 72（二）中標通知書模板 72三、中標管理工具表單 72（一）中標結果備案表 72（二）中標候選人業績公示表 73（三）中標候選供應商排序表 73第六章采購價格與合同談判管理 74第二節采購價格管理工作細化執行 74一、采購價格管理工作知識準備 74（一）采購詢價準備工作 74（二）比價采購的方法及其注意事項 75二、采購價格管理工作模板 77（二）采購底價確定方案模板 77（三）采購報價邀請函模板 79三、采購價格管理工具表單 81（一）采購詢價單 81（二）采購詢價記錄表 82（三）比價、議價記錄表 83（四）采購價格審議表 83第三節采購談判管理工作細化執行 84一、采購談判管理工作知識準備 84（三）制定談判方案的方法 84三、采購談判管理工具表單 85（一）采購談判計劃表 85（二）談判事項計劃表 85（三）談判人員考核表 86（四）談判僵局分析表 87第四節采購合同管理工作細化執行 87一、采購合同管理工作知識準備 87（一）采購合同應包含的內容 87三、采購合同管理工具表單 89（一）采購合同記錄表 89（二）采購合同評審表 90（三）合同簽訂審批表 91第七章采購作業與進度管理 92第二節采購訂單管理工作細化執行 92一、采購訂單管理工作知識準備 92（一）采購訂單的制作依據 92（三）采購訂單異常的類型 92三、采購訂單管理工具表單 94（一）物資訂購單 94（二）采購訂單跟蹤表 95（三）訂單變更申請表 96第三節采購進度管理工作細化執行 96一、采購進度管理工作知識準備 96（二）采購交期定義與構成 96（四）交期延誤的補救方法 99二、采購進度管理工作模板 100（五）供應商交期保證書模板 100三、采購進度管理工具表單 101（一）采購進度控制表 101（二）采購催交通知單 102（三）采購交期變更聯絡單 103（四）采購交期延遲分析表 103第八章采購質量管理 104第二節采購質量管理工作細化執行 104一、采購質量管理工作知識準備 104（一）采購物資檢驗的內容 104（四）特采處理作業注意事項 104三、采購質量管理工具表單 107（一）采購認證計劃表 107（二）采購物資檢驗清單 108（三）采購檢驗結果報告單 109（四）特采處理作業申請書 109（五）供應商退換貨清單 110第九章采購結算管理 111第二節采購結算管理工作細化執行 111一、采購結算管理工作知識準備 111（二）采購結算的主要方式 111三、采購結算管理工具表單 112（一）預付款申請表 112（二）采購付款申請表 112（三）現金采購申請表 113（四）委托付款申請表 114（五）采購結算請款表 115（六）采購付款通知單 116（七）采購結算計劃表 116第十章采購成本管理 117第二節采購成本核算管理工作細化執行 117一、采購成本核算管理工作知識準備 117（一）采購成本核算的范圍 117（二）采購成本核算控制措施 117三、采購成本核算管理工具表單 118（一）采購支出登記臺賬 118（二）采購成本匯總表 119（三）采購成本計算表 120（四）成本差異匯總表 121二、采購成本控制工作模板 122（三）訂貨批量控制方案模板 122（四）庫存成本控制方案模板 124三、采購成本控制管理工具表單 127（一）采購成本年度預算表 127（二）采購成本季度預算表 128（三）采購成本分析比較表 129（四）采購費用分配明細表 130第十一章采購信息管理 131第二節采購信息管理工作細化執行 131一、采購信息管理工作知識準備 131（三）采購信息分析報告的內容 131二、采購信息管理工作模板 132（四）采購信息調研問卷范例模板 132（五）采購信息調研報告編寫模板 133三、采購信息管理工具表單 135（一）信息系統權限設定表 135（二）采購信息檔案索引表 136（三）采購檔案借閱申請單 136第一章采購部職能描述第一節采購部職能、工作目標與職責一、采購部的職能采購部由企業采購系統最高負責人領導，在相關職能部門的配合協助下，嚴格制定并執行采購制度與采購工作流程，確保企業生產、經營活動順利進行。采購部在企業中行使以下職能。1.建立采購部組織結合企業實際情況和發展需求，建立健全采購部的組織結構設計，明確職責分工，優化人員配置，提高采購工作績效。2.建立健全采購管理制度體系根據企業管理要求及部門任務，制定并嚴格執行采購規章制度，規范采購作業。3.采購計劃管理在調查和分析采購需求的基礎上進行采購決策，編制采購計劃與采購預算，指導采購活動。4.供應商管理根據采購計劃進行市場調研，對供應商進行選擇、評審和考核，建立并完善供應商檔案。5.采購價格管理建立并更新重要物資及常備物資的價格檔案，指導采購作業與價格談判，提高采購績效。6.采購合同管理組織合同評審，簽訂采購合同，建立采購合同臺賬并分類管理，監督合同的執行。7.采購進度控制監督采購合同的簽訂與執行，開展采購跟單與催貨工作并進行交期管理，嚴格控制采購進度，確保供應及時。8.采購質量控制建立采購認證體系，對供應商及采購物資的質量進行檢驗和認證，確保采購物資符合企業質量要求。9.采購成本控制嚴格執行采購預算，監督采購詢價、議價、訂購過程費用的使用情況，開展成本分析，有效控制采購成本。10.采購績效管理定期對部門采購作業及各采購人員進行績效考核，并根據采購結果實施獎懲，分析采購過程中的薄弱環節與問題，制訂改進計劃，提高采購績效。三、采購部的工作職責采購部的具體工作職責如表1-1所示。表1-1采購部工作職責一覽表采購部工作職責采購部工作職責備注職責細分1．建立與完善采購制度（1）依據企業管理制度制定采購部門規章制度，以規范采購人員的工作行為（2）制定采購管理制度體系，確保部門內各個環節的工作有章可循2．采購流程設計（1）根據企業采購特點及各部門分工情況，建立科學的采購流程（2）監督采購流程的執行情況，確保采購作業的規范化、流程化3．采購計劃的制訂（1）根據企業戰略目標和年度經營重點，制訂年度采購計劃及部門目標（2）根據年度采購計劃編制采購預算，確保采購計劃順利執行4．供應商開發管理（1）確保認證供應商數量每年增加三家以上，并且保持穩定（2）定期對供應商進行考核，解除不合格的供應商（3）維護和管理現有供應商，與其保持良好的合作關系5．采購價格管理（1）建立采購價格管理流程，確保價格管理工作有序的開展（2）組織實施價格調研分析以及詢價、議價等工作，以獲取物料的最優價格6．采購招標管理（1）制定評標規則和評價指標的權重，以明確目標供應商的資質（2）對招標工作各環節實施監控，確保整個過程公開、公正7．采購合同管理（1）建立合同管理流程，統一采購合同范本，實現合同管理的規范化（2）簽署合同并監督合同的執行情況，及時規避合同履行風險8．采購質量管理（1）制定各類采購物資的質量檢驗標準和規范，并監督落實情況（2）妥善處理采購過程中出現的物資質量問題，確保入庫物資全部合格9．采購成本管理（1）制定采購成本控制目標和計劃，確保采購成本控制工作的有序開展（2）監督下屬人員采購成本控制計劃的實施情況，有效控制采購成本10．采購結算管理（1）協調、管理并監督采購日常結算工作（2）及時處理采購結算過程中出現的問題，確保采購結算工作及時、準確11．采購風險管理（1）建立完善的采購風險防范機制，有效防范和控制采購風險（2）嚴密監控采購各環節，預防并及時規避采購風險12．采購人員績效管理（1）依企業績效管理制度和采購部門目標，制定合理的采購績效標準（2）定期實施績效考核，有效應用考核結果，以促進員工績效的提升第二節采購部主要崗位工作職責一、采購總監的崗位職責崗位名稱采購總監所屬部門采購部上級下級任職資格1．學歷、專業知識：大學本科及以上學歷，采購類、管理類、物流類及相關專業2．工作經驗：從事8年以上大中型企業采購或供應鏈管理工作，并擔任本職位5年以上3．業務了解范圍：具備現代企業采購管理實操經驗；熟悉招標流程，熟悉原材料期貨市場運作；能夠根據企業發展制訂出相應的采購計劃；具備系統的采購和供應鏈管理理念以及較豐富的管理實踐經驗；熟悉各種原材料的供應渠道；精通采購原理及成本控制工作職責職責細分1．企業總體戰略規劃（1）參與企業目標規劃、規章制度、重點工作計劃的制訂，并組織貫徹執行（2）根據企業經營目標制定采購戰略規劃，為重大采購決策提供建議和信息支持（3）組織制定采購部相關規章制度、工作規范和工作計劃，并監督檢查其執行情況2．部門組織管理（1）規劃采購部的組織結構，規劃下屬人員的工作職責（2）負責篩選并任用采購部主管級及以上的工作人員3．采購計劃管理（1）審核采購工作計劃的制訂、分解、實施及考核工作（2）負責準確傳達和執行企業的采購計劃安排4．采購預算管理（1）匯總、審核下級上報的月度預算，參加企業月度預算分析和平衡會議（2）審查部門預算外的臨時采購需求，審核臨時采購計劃5．供應商管理（1）組織建立物資采購供應系統（2）多方面開拓供應渠道，并對供應商進行管理6．采購部人員調動管理（1）負責采購管理人員的招聘工作（2）指導、監督、考核采購管理人員，根據工作需要提出人事調整建議，控制部門人事費用和人員編制二、采購部經理的崗位職責崗位名稱采購部經理所屬部門采購部上級采購總監下級任職資格1．學歷、專業知識：大學本科及以上學歷，采購類、管理類、經濟類、物流類等相關專業2．工作經驗：從事過5年以上大中型企業采購管理工作，并擔任本職位3年以上3．業務了解范圍：熟悉招標和采購流程，熟悉供應商評估、考核流程，熟悉合同法、國際貿易規則以及貨物進出口流程，熟悉相關質量體系標準工作職責職責細分1．制定采購戰略規劃（1）分析內部采購需求和外部市場供需信息，根據企業戰略規劃情況制定采購戰略（2）根據采購戰略制定采購部門工作方針和目標2．建立采購管理制度體系（1）依企業管理要求和采購戰略，建立健全企業采購管理制度（2）貫徹各項采購管理制度，并監督其落實情況3．建立并規范采購工作流程（1）根據采購業務模式和各崗位職責分工情況，制定科學合理的采購流程（2）根據企業發展和市場變化需要，及時調整并優化采購各項工作流程4．制訂采購計劃（1）根據采購戰略和部門目標制訂階段性采購計劃（2）根據采購計劃編制采購預算（3）審核采購部門內部各崗位工作計劃，并監督落實5．控制采購成本（1）審核采購成本控制目標和成本控制計劃，并監督其落實情況（2）審核采購訂單和物資調撥單，嚴格控制成本費用6．供應商管理（1）負責指導下屬做好供應市場調研，開發合格的供應商（2）定期組織對供應商的考核、評估工作（3）選擇新的合格供應商，并對其進行審批（4）指導下屬做好供應商維護工作7．采購談判與合同管理（1）監督并開展大批量訂貨業務的洽談工作，監督采購合同的執行和落實情況（2）主持采購招標、合同評審工作，簽訂采購合同，監督執行情況，建立合同臺賬8．采購交期管理（1）整體負責采購進度控制，指導下屬開展采購監督跟單、催貨工作（2）進行采購交期管理，確保貨物及時供應9．采購質量控制（1）指導下屬認真檢驗采購貨物質量（2）負責采購貨物的廢料、質量事故的預防與處理工作，并定期編制采購報告呈上級領導審閱10．部門日常管理（1）負責本部門的日常管理工作，并與其他部門進行工作協調，完成領導交辦的任務（2）負責采購人員的考核、指導等管理工作第二章采購部組織管理第二節采購部組織管理細化執行二、采購部組織管理工作模版（二）不同規模企業采購部組織結構設計模板1．中小型企業采購部組織結構中小型企業采購部組織結構如圖2-3所示。采購專員A采購專員A采購專員B采購部經理圖2-3中小型企業采購部組織結構示例2．大型企業采購部組織結構大型企業采購部組織結構如圖2-4所示。采購助理采購助理采購計劃主管采購主管采購合同主管采購辦公室采購部經理采購總監采購計劃專員采購預算專員采購合同專員采購結算專員采購專員A采購專員B供應商質量專員文員采購成本控制專員圖2-4大型企業采購部組織結構示例（三）不同行業企業采購部組織結構設計模板1．超市采購部組織結構超市采購部的組織結構如圖2-5所示。采購采購總監總監助理采購辦公室生鮮采購經理核算員數據分析員錄入專員采購合同管理專員魚類采購組肉類采購組蔬菜類采購組熟食類采購組面包類采購組食品采購經理A類產品采購主管B類產品采購主管家居百貨采購經理C類產品采購主管D類產品采購主管買手里手排面員圖2-5超市采購部組織結構示例2．酒店、賓館采購部組織結構酒店、賓館采購部的組織結構如圖2-6所示。采購采購部副經理采購部經理采購主管收貨主管倉儲主管辦公室采購專員A采購專員B收貨專員A收貨專員B倉儲專員A倉儲專員B報關員統計員文員圖2-6酒店、賓館采購部組織結構示例3．工程項目采購部組織結構房地產、建筑施工企業的工程項目采購包括項目承包、分包招標采購和工程材料采購。同時，工程項目采購可分為企業統一采購、項目采購、統一采購與項目采購相結合三種采購方式。工程項目采購部的組織結構如圖2-7所示。工程項目總監工程項目總監工程項目招標采購經理招標采購主管工程材料采購經理材料采購主管項目經理材料設備經理項目采購主管招標采購專員招標采購文員材料采購專員A材料采購專員B材料采購專員A材料采購專員B圖2-7工程項目采購部組織結構示例

三、采購部組織管理工具表單（一）采購管理職務權限表業務內容經辦單位權限備注承辦人采購部經理采購總監總經理董事長1．年度采購計劃擬訂企√√○會同會有關單位2．中長期采購目標擬定企√√○會同會有關單位3．部門內業績評價企√√○會同會有關單位4．部門管理流程擬定企√√○會同會有關單位5．部門業績評分企√○會同會有關單位6．部門經營成效分析企√○7．營業目標擬定企√√○會同會有關單位8．服務目標擬定企√√○會同會有關單位9．各項賬務檢查業務稽○10．各項事務的檢查業務稽○11．財務賬務檢查業務稽○12．采購賬務檢查業務稽○13．各項檢查問題點呈報稽√√○會有關單位填寫說明：“√”審核；“○”核定。（二）采購部工作分析表部門科室崗位名稱直接上級直接下屬崗位要求工作目標主要職能工作內容職位互動關系（三）采購部工作崗位列表部門崗位名稱預計崗位人數實際在崗人數崗位要求采購部采購總監采購部經理采購助理采購計劃主管采購預算主管供應商主管招標采購主管采購合同主管采購質量主管供應商管理專員采購專員采購跟單員采購稽核員第三章采購計劃與預算管理第二節采購計劃管理工作細化執行一、采購計劃管理工作知識準備（一）采購計劃的基本要求1．采購計劃應符合企業客觀需要企業應嚴格按照企業的實際情況制訂采購計劃，盡量避免采購計劃過于保守或理想化。2．企業計劃的可行性和預見性在采購計劃編制過程中應考慮企業年度目標達成的可能性，并對企業年度銷售和生產計劃進行可行性預測分析。3．核對物資庫存企業在制訂采購計劃時，應嚴格審核物資清單和庫存狀況是否與實際相符，并判斷物資需求是否合理。4．保持消耗與庫存的平衡企業在制訂采購計劃時，應考慮保障生產與降低庫存之間的平衡。5．采購計劃要具有靈活性采購部應時刻注意物資采購價格和市場供需的可能變化，并根據市場變動及時對采購計劃進行調整。（三）采購計劃的編制準備企業進行采購計劃編制主要包括準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容量、制訂認證計劃、準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量以及制訂訂單計劃八個環節。1.準備認證計劃準備認證計劃是采購計劃的第一步，主要分為以下三個步驟。（1）確定能夠保證企業生產經營活動正常進行的最低庫存水平，并據此得出采購需求。（2）通過開發新供應商或擴大與供應商的合作，解決企業物資需求與當前采購供給間的差距。（3）制定認證計劃說明書，說明采購計劃中的物資項目名稱、需求數量、認證周期等信息，并附上各部門需求匯總和認證環境資料等。2.評估認證需求評估認證需求是通過分析采購需求和因市場或采購環境變化而產生的余量需求，來評估采購需求的合理性，并確定認證需求。3.計算認證容量采購部應通過分析供應商認證資料計算總體認證容量和承接認證量，最終確定剩余認證容量。物資認證容量計算公式如下:物資認證容量=物資供應商群體總體認證容量-承接認證容量認證容量不僅是采購計劃中的重要指標，同時也是企業維持持續發展的關鍵。4.制訂認證計劃制訂認證計劃，首先需要進行認證總需求與供應商對應的認證容量的對比，當需求小于容量時，直接按照認證需求制訂認證計劃;當需求遠超出容量時，則需要從全局出發，綜合考慮生產、認證容量、物資生命周期等要素，判斷認證需求的可行性，對采購需求或計劃進行調整。采購計劃人員對于采購環境不能滿足的剩余認證需求，應提交采購認證人員分析并提出對策，共同商討確認采購環境之外的供應商認證計劃。5.準備訂單計劃準備訂單計劃首先需要確定企業年度銷售和生產計劃以及訂貨物資的供應商的信息，明確訂單比例和訂單周期等信息后，制定訂單計劃說明書，其中包括物資名稱、需求數量、訂貨和到貨日期等信息。6.評估訂單需求評估訂單需求是通過評估市場需求和生產需求兩個重要方面，以及市場要貨計劃的可信度來確定的。采購部需要研究市場訂單的變化趨勢，并與歷史要貨數據進行對比，保證市場要貨計劃的嚴謹性;同時，根據市場要貨計劃分析生產需求，最終，根據二者的分析結果確定訂單需求。7.計算訂單容量訂單容量計算包括三項內容，具體內容如下所示。（1）總體訂單容量一般包括可供給的物料數量和可供給物料的交貨時間兩個方面的內容。（2）承接訂單量是指某供應商在限定時間內已簽訂的訂單量。（3）剩余訂單容量是指某物資所有供應商群體的剩余訂單容量的總和，公式如下:物資剩余訂單容量=物資供應商群體總體訂單容量-已承接訂單量8.制訂訂單計劃采購部通過對比總需求與訂單容量，確定是否產生剩余物資需求，對于產生剩余物資需求的采購計劃，應根據市場情況、生產情況以及訂單容量等要素，進行訂單計劃調整，使訂單容量盡可能滿足剩余訂單需求，并最終制訂訂單計劃。訂單計劃包括下單時間和下單數量兩項重要內容，其計算公式如下:下單數量=生產需求量-計劃入庫量-現有庫存量+安全庫存量下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間（四）采購計劃的編制步驟1.掌握企業經營情況（1）采購人員需明確掌握企業于每年年底制定的下一年度的經營目標。（2）采購人員應根據企業經營目標、客戶意向和市場預測等資料制作采購需求預測。（3）采購部需明確掌握企業各部門上年度的采購計劃及其執行情況。（4）各部門根據年度目標、經營計劃和生產計劃等預估各種消耗物資的需求量。2.匯總采購需求采購計劃專員需匯總各部門物資的需求和請購單據，并據此編制采購需求匯總表。3.編制采購計劃采購部根據需求匯總表、上年度采購情況以及企業年度經營計劃，判斷物資需求是否合理并編制采購計劃，提交采購總監和總經理進行審核和審批。4.采購計劃執行與調整采購部按月度和部門對采購計劃進行細化分解，形成月度采購作業計劃，明確采購人員配置、物資項目、數量等信息。當企業經營或市場情況發生變動而造成企業采購需求變化時，則要由相關部門及人員按照采購計劃變更申請審批流程申請采購計劃的調整。二、采購計劃管理工作模板（四）年度采購工作計劃書模板年度采購工作計劃書年度采購工作計劃書一、指導思想1.采購部應樹立“為公司節約每一分錢”的觀念，積極落實采購工作要點。2.采購部應堅持“同等質量比價格，同等價格比質量，最大限度地為公司節約成本”的工作原則。二、上年采購工作回顧（一）組織實施“陽光采購策略”1.采購部公開、透明地按采購制度程序辦事，在采購前、采購中、采購后的各個環節中，主動接受審計部及其他部門的監督。2.不論是大宗材料、設備還是小型材料的零星采購，采購部都應盡量多地邀請相關職能部門參與。即使在時間緊、任務重的時候，也始終堅持這個原則。3.采購部熱情邀請審計部的相關人員一起詢價、比價，在采購各個環節中主動接受審計監督，在確保工作透明的同時保證采購工作的進度。（二）完善制度、職責明確、按章辦事通過組織學習“采購戰略規劃書”和公司ISO9000質量管理體系文件，采購部完善了更具操作性的“材料、設備采購控制流程”、“供應商評價作業指導書”等采購管理制度。三、下年度工作要項說明（一）公開、公正、透明，實現公開招標采購部計劃在下年度完全采用公開招標，并保證競標單位在三家以上，全程由總經辦、審計部、采購部和相關部門共同參與，增加陽光采購透明度，真正做到降低成本、保護公司利益。（二）形成監督機制1.做好價格和技術規格分離以及職能定位工作，價格必須經采購部和審計部審核，技術必須經技術部和總經辦審核，形成相互制衡的工作機制。2.防范、抑制腐敗，建立材料價格信息庫和材料價格監管機制，提高采購人員的自身素質和業務水平，保證“貨比三家”、質優價廉地購買物資。（三）做好成本控制圍繞“控制成本、采購性價比最優的產品”的工作目標，要求采購人員在充分了解市場信息的基礎上，注重溝通技巧和談判策略。（四）加強對供應商的管理協調1.本計劃進一步加強對供應商的管理，本著對每一位來訪的供應商負責的態度，對每一位來訪的供應商進行分類登記，確保供應商資料不會流失。2.全面加強對供應商信息的掌握，建立并完善供應商數據庫，以利于供應商管理。四、具體工作計劃（一）供應商管理計劃1.年度供應商收集工作計劃于1~2月中旬完成。2.供應商資料整理工作計劃于2月底之前完成。3.供應商資料核查工作計劃于3月15日之前完成。4.供應商考核評估方案制訂計劃于3月中旬開始，在去年年度總結的基礎上制訂，計劃于4月上旬完成。5.4月上旬開始供應商考核方案的適用，直至本年年底，均采用新的供應商考核評估方案。（二）成本控制計劃1.計劃于1~3月開展市場物資成本調查。2.計劃在3月份上年度財務報表出來之后，開始進行采購成本分析，計劃用1個月完成。3.在4月底之前，根據采購成本分析結果，設立重點管控與非重點管控物資及供應商。4.采購成本管理人員應于5月份，根據成本分析的結果和日常采購運作狀況，制定成本評估辦法。5.本年度應根據上年末制定的成本管控辦法控制采購成本。6.本年度7~10月份制定成本管控考核方案，并在年末的采購成本考核中試用。（三）年度采購計劃表（略）三、采購計劃管理工具表單（一）請購申請審批表請購部門請購日期交貨地點單據號碼項次物資編號品名規格請購數量庫存數量需求日期需求數量單位技術協議及要求會簽說明采購部門請購部門主管經辦批準主管申請人分單第一聯，采購單位（白）；第二聯，財務部（紅）；第三聯，請購單位（藍）（二）年度采購計劃表編號：年度：年月月份數量名稱1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累計（三）月度采購計劃表編號：年月序號名稱規格單價數量訂購日期到貨日期供應商備注123（四）項目采購計劃表編號：年月制表人項目名稱項目經理采購計劃編號采購物資名稱規格型號單位數量單項金額詢價時間訂貨時間簽訂合同時間到貨時間采購方式采購負責人總采購金額（五）設備采購計劃表序號名稱型號規格零件編號數量單位參考價格要求到貨時間購買單價備注申請部門經辦人備注負責人審批意見設備部經理采購部經理采購總監總經理第三節采購預算管理工作細化執行一、采購預算管理工作知識準備（一）采購預算的基本要求（1）企業應根據自身實際收支情況和資金狀況安排預算，做到量力而行、收支平衡。（2）企業內部應切實做到采購預算方案符合企業實際，堅決杜絕瞞報、虛報的現象。（3）企業應對預算實施時涉及的企業內外部資金供求情況進行統籌安排。（4）企業應確保采購預算能夠滿足企業各部門、下屬單位及項目的采購需求。（5）企業和各部門的支出預算確定以后，除突發性事件和政策因素增加的必不可少的開支外，其他支出項目當年預算不予追加，一律在編制下年度預算時考慮。二、采購預算管理工作模板（三）采購預算變更管理辦法模板采購預算變更管理辦法采購預算變更管理辦法第一條目的為使公司物資材料達到合理的供應量，而不影響公司正常的生產工作，結合本公司的實際情況，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本公司采購預算的變更工作，具體包括預算變更申請、審批、執行等事項。第三條職責分工1．采購部采購預算主管負責編制采購預算變更計劃表，報采購部經理審批。2．采購部預算專員負責根據采購預算變更申請表分析采購預算變更原因，并嚴格執行。3．財務部負責協助采購部核準采購預算變更計劃的可執行性，并審批預算變更申請。第四條采購預算變更條件當滿足以下五種條件之一時，相關部門人員可提出變更預算的要求。1．物資使用部門出現臨時訂單。2．因為不可預測事件導致設備損壞。3．生產、經營臨時需求。4．月度需求預算已執行完畢又接到庫存預警單。5．出現其他影響采購的突發情況。第五條“采購預算變更申請表”填寫注意事項請購人提交“采購預算變更申請表”時，應注意填寫以下事項，具體內容如下圖所示。物資變更原因、部門聯系人電話物資變更原因、部門聯系人電話部門經理簽字、蓋章請購物資名稱、規格和變更數量請購部門名稱、請購日期及原請購單編號“預算變更申請表”填寫注意事項第六條采購預算變更審批原則采購部采購預算專員對“采購預算變更申請表”進行采購變更原因分析，只有滿足以下四項原則的預算變更才能得到批準。1．預算變更有利于保障公司采購戰略計劃和采購作業計劃的執行，確保公司組織目標的一致性。2．該項預算變更有利于協調公司各部門之間的合作經營。3．該項預算變更能在公司各部門之間合理安排有限的資源，保證資源分配的效率性。4．能夠有效地對公司物流成本進行控制、監督。第七條采購預算變更審批采購預算變更審的批流程如下所示。1．需求部門相關人員根據需要編制“采購預算變更申請表”。2．需求部門經理根據實際需要審批本部門“采購預算變更申請表”。3．部門經理審批通過后，申請部門應準備必要的說明和支持文件。4．將“采購預算變更申請表”及必要的說明和支持文件提交給采購部預算人員，由采購計劃人員制定調整預算方案，并提交采購總監進行審核。5．審核確認后，交總經理、財務部經理進行審批，經批準后，采購變更預算生效。第八條變更后變采購預算的執行采購預算變更審批通過后，采購人員應及時登記在案，并嚴格按照更改后的預算執行。第九條本辦法由采購部負責制定、修改和解釋，經總經理審批后頒布執行。

（四）采購預算變更申請書模板采購采購預算變更申請書××材料采購預算申請書總經辦、財務部：根據我公司年生產任務需要，特別是由于發生了××產品業務訂單大量增加的特殊情況，目前我部門采購××材料的經費嚴重不足，無法滿足正常生產工作需要，特向公司總經辦申請增加我部門××材料采購預算萬元整。希望總經辦相關領導能盡快予以答復，以免延誤正常生產活動，特此申請。預算增加明細見附表。申請部門：采購部申請人：日期：年月日三、采購預算管理工具表單（一）年度采購預算表編號：填寫日期：年月日年度預算總額季度預算第一季度第二季度第三季度第四季度備注采購項目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累計填表人：采購部經理：

（二）采購現金預算表序號物資類別1月2月3月……新購預付到期新購預付到期新購預付到期123……審批：審核：填表：（三）采購用款明細表編制部門：日期：年月序號采購用款項目名稱金額支出時間財務部核查記錄采購部經理意見簽字：財務部經理意見簽字：總經理意見簽字：（四）采購預算控制表編制部門：編制日期：年月日單位：萬元序號物資名稱單位購買價運輸率關稅采購價（含稅）稅率成本價運費稅率成本價合計編寫人：審批人：（五）采購預算審核表編寫人（承辦人）：審核日期：年月日申購部門申購單編號物資名稱數量采購記錄序號供應商價格品牌數量123……采購部經理意見簽名：日期：年月日采購總監意見簽名：日期：年月日年月日總經理意見簽名：日期：年月日（六）采購預算變更申請表編制部門：編制日期：年月日單位：萬元變更類別□預算調整□預算增加□預算追減預算科目細項說明原核定預算擬核定預算擬變更內容調整幅度預算變更原因采購部經理審核意見簽名：日期：年月日財務部經理審核意見簽名：日期：年月日總經理審核意見簽名：日期：年月日

（七）采購預算增加明細表編制部門：編制日期：年月日單位：萬元物資類別物資名稱物資用途單價現有采購預算金額計劃增加預算金額增加后總預算金額備注采購部經理審核意見簽名：財務部經理審核意見簽名：總經理審核意見簽名：第四章供應商管理第二節供應商選擇工作細化執行一、供應商選擇工作知識準備（二）選擇供應商的步驟供應商選擇分為前市場調研、詢價、評估以及選擇建立合作關系等步驟。1.分析市場競爭環境采購部應針對企業所處市場環境和采購環境進行調研，分析市場競爭和供應商市場情況，為企業選擇供應商做好數據準備。2.建立供應商評選標準采購部應根據企業長期經營發展目標，以及實際生產經營需要，設定供應商評選標準，為企業選擇供應商提供評價和選擇決策的依據。3.采購物資詢價采購人員應根據供應商市場調研結果，對能夠滿足企業采購需求的供應商發出詢價單，廣泛收集供應商的報價。4.成立供應商評選小組根據評選標準，企業應成立由采購部、技術部、生產部以及質量管理部等相關部門成員組成的供應商評選小組，負責具體的供應商評選工作。5.供應商初步評選根據前期供應商市場調研、采購詢價回饋以及供應商評選標準，企業對供應商進行初步評選，制定候選供應商名單，為企業提供供應商選擇范圍。6.供應商選擇評估采購部應及時向候選供應商提出現場評審要求并索取樣品，由評選小組對供應商的生產、技術、設備、人員等方面進行現場評估，并由質量管理部成員對樣品進行質量檢驗，最終綜合評估結果，編制供應商評估報告和“合格供應商名單”。7.選擇供應商，確定供應合作關系對于通過評選小組確認、列入企業“合格供應商名單”的供應商，企業應建立相應的供應商檔案并開展采購合作業