第一章會議管理第一章會議管理一、會議的涵義會議是“由有關組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。二、辦會的涵義辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是秘書工作的基本職責之一。具體包括起草并分發會議文件、會場布置、會務接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進展和會后貫徹工作等等。

一、會議的涵義會議是“由有關組織召開的聽取情況三.會議的作用會議的作用表現在：1、交流信息，集思廣益。2、發揚民主，科學決策。3、傳達指示，布置工作。4、溝通情報，決定對策。5、統一認識，協調行動。會議過程是有組織，有目標，有規則，有秩序，有領導的社會活動。三.會議的作用四.會議六要素會議構成要素可分為基本要素（會議目的、召開時間、會議地點、主持者、與會者、主題、議題、日程）和選擇要素（會議名稱、服務機構、秘書機構、經費、文件材料、專用設備工具、各種消耗材料等）四.會議六要素會議構成要素可分為基本要素（會議目的、召開時間四.會議六要素組織者：會議的召集者，引導者，對會議正常開展和預期效果起引導保證作用。議題：會議需要討論的問題，反映會議的目的和任務與會者：參加會議的正式人員，要精煉，講求效益。會議名稱：會議的恰當正式的名稱。顯示會議的內容，性質，范圍，屆次，時間等。會議時間：1、會議召開的時間；2、會議所需要的時間；3、每次會議的時間限度會議地點：傳統會議必須在同一個時間到達同一個地點才能組織會議，在現代技術高度發達的今天，信息收發終端所在的場所，應視為會議場所。四.會議六要素五、會議的主要種類教材P2五、會議的主要種類教材P2六、公司常見會議的種類與作用教材P3六、公司常見會議的種類與作用教材P3舉行會議前應思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會議的目的明確？當你不知道何去何從時，你的眼前就會滿是路。。。舉行會議前應思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會案例：“時裝秀”方案某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下：1．會議名稱：“2002服裝集團夏季時裝秀”。2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。3．會議主持人：集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同7．會址：服裝集團小禮堂。8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發XX服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。案例：“時裝秀”方案某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召9分析還有什么地方值得修改？1．會議名稱不能使用口語，應該用正規的書面語。

“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在xx服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。分析還有什么地方值得修改？10課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業舉行會談，會上欲就雙方技術合作事項達成協議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準備工作。但就在這天臨近中午時，初萌發現有關質量監督管理方面的資料沒有準備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結果。會談開始后，雙方就事先準備好的協議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業代表提出了質量監督管理方面的問題，因為這對于合作項目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復，會議沒有做出任何決定，只得暫時休會。為什么會談沒有取得結果？秘書能否采取一些應急措施？課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業舉技能訓練

■訓練按照不同的標準，可以將會議分為不同的種類。請課下通過多種途徑收集會議種類的相關資料，了解會議種類的常識。技能訓練第一節會前籌備第一節會前籌備一、制發會議通知一、制發會議通知引例教材P6問題:1.前臺秘書初萌的工作失職表現在哪兒?2.如何擬寫會議通知?3.何時發放會議通知?4.如何發放通知?引例教材P6一.會議通知1.含義會議通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應用文。一.會議通知1.含義2.會議通知的種類與方式(1)按通知的形式分為口頭通知和書面通知(2)按通知的性質可分為預備性通知和正式通知(3)按通知的名稱分為會議通知、邀請信（函、書）、請柬、海報、公告等。2.會議通知的種類與方式(1)按通知的形式分為會議通知名稱適用場合發送對象例子會議通知研究工作、進行決策會議的當然成員和法定成員,本機關內部工作人員,下級機關或所屬單位,受本機關或本單位職權所制約的單位邀請信橫向性，禮節性不受本單位職權所制約的單位以及個人學術性會議,技術鑒定會請柬儀式類活動上級領導、社會人士、兄弟單位等開幕式、簽字儀式海報公開性自由參加的學術性報告會公告專門用于股份公司召開股東大會時會議通知名稱適用場合發送對象例子會議通知研究工作、進行決策會二.會議通知的內容會議通知的擬寫格式一般包括以下四大部分1.標題2.通知對象3.正文(1)會議的目的、名稱和主題（2）會議的時間(3)會議的地點(4)參加對象(5)其他事項4.落款與日期注意:有的會議通知需附上回執或報名表二.會議通知的內容會議通知的擬寫格式一般包括以下四大部分標題(1)主辦機關名稱+會議名稱+通知,用于正式的、重要的會議中共××市委辦公廳關于召開××會議的通知(2)只寫"會議通知"或"通知",一般用于事務性或例行性會議標題(1)主辦機關名稱+會議名稱+通知,用于正式的、重要的會通知對象可以是特稱:某某公司也可以是統稱:各直屬院校個人:通常直接寫與會者姓名注意:通知對象未必是參加會議的對象通知對象可以是特稱:某某公司正文(1)會議的目的、名稱和主題（2）會議的時間:開始時間,報到時間,結束時間(3)會議的地點(4)參加對象(5)其他事項:如參加會議的費用,報名的方式和截止日期,入場憑證,聯絡信息等正文(1)會議的目的、名稱和主題落款與日期主辦單位的全稱注明發出通知的日期落款與日期主辦單位的全稱天地公司總經理張偉要求秘書高山擬寫一條關于公司人員編制和工作績效評估的會議通知，并向公司各部門主管發送。天地公司總經理張偉要求秘書高山擬寫一條關于公司人員編制和工作高山擬寫的會議通知如下：會議通知致：各部門經理發自：總經理秘書高山定于10月17日（星期四）下午1：30在公司會議室召開會議，討論公司人員編制和工作績效評估問題。此次會議內容重要，請有關人員務必準時出席。您能否參加，請于10月15日（星期二）之前打電話告知助理秘書陳紅。電話號碼是：68976080.高山擬寫的會議通知如下：三、發送會議通知技能要求：能準確地發送會議通知三、發送會議通知技能要求：26（一）會議通知的發送1、發送形式（1）正式通知除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞到有關人員。（2）非正式通知先發傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函；先發電子郵件，再通過電話或電子郵件確認（一）會議通知的發送1、發送形式27（一）會議通知的發送2、發送內容（1）預備日程、材料等隨會議通知寄發（2）需回復的會議通知或預備通知夾入明信片（3）將會中使用的有關票證（入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單等）與會議通知一起寄發（4）如某些與會者對地址不熟悉，附加一份說明或回執單（5）附一份代理委托書（一）會議通知的發送2、發送內容28（二）會議通知和委托書的樣式1、會議通知的內容被通知部門、被通知人員的姓名及職務、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務、日期2、會議通知格式便函式、卡片式（二）會議通知和委托書的樣式1、會議通知的內容29例1.便函式會議通知致：各部門經理發自：總經理秘書劉麗日期：2007年11月13日主題：部門經理的圓桌會議通知2007年11月17日上午11：00，在會議室舉行全體部門經理的圓桌會議。假如您不能參加請在11月16日之前打電話：1234567告知。附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張令人滿意的旅行指導地圖。我很高興的歡迎你們都來出席我們團體的這個重要的計劃會議。附件：議事日程地圖例1.便函式會議通知30例2.卡片式部門經理會議目的：討論公司下一年度市場營銷計劃時間：2007年11月13日地點：公司第一會議室如您無法出席，請于*月*日前電話告知秘書***。電話號碼1234567例2.卡片式部門經理會議31（二）會議通知和委托書的樣式3、會議委托書和回執部分會議需與通知一起寄出會議委托書和回執。（二）會議通知和委托書的樣式3、會議委托書和回執32例3.會議委托書委托書茲任命和作為我的代理人參加（日期）（時間）在（地點）舉行的（公司名）股東會議。他們均為本公司的高層管理人員或部門經理人。不管此次會議如期還是延期召開，他們都將作為我的全權代表，行使我出席時所擁有的全部權力。生效日期簽名地址郵編例3.會議委托書委托書33例4.會議回執會議回執請于12月1日以前將回執寄回。我準備參加此次會議。我將屆時赴會，并帶賓客來。我不能參加此次會議。署名公司例4.會議回執會議回執34（三）相關知識1、與會者(1)正式成員(2)列席成員(3)工作人員

（三）相關知識1、與會者35（三）相關知識2、會議的主要種類

所按標準具體種類組織類型內部和外部、正式和非正式時間規定性定期和不定期出席對象聯席會、內部會、代表會、群眾會等功能性質決策性、討論性、執行性、告知性、學術性、報告性等議題性質專業性、專題性、綜合性等規模大小特大型、大型、中型、小型等采用方式手段常規會、廣播會、電話會、電視會等與會者國籍及議題范圍國內會議和國際會議等（三）相關知識2、會議的主要種類所按標準具體種類組織類型內部36（四）注意事項1、明確會議通知發送對象2、落實發送的回復確認環節3、對書面會議通知的地址、郵編要填寫準確4、對經常參加某類會議的部分人員，可打印出標簽或準備多套郵寄標簽5、對保存的地址要注意隨情況變化不斷更新

（四）注意事項1、明確會議通知發送對象37四.注意事項1.會議通知的確認(1)確認會議通知發送對象(2)確認發送的回復環節(3)確認會議通知內容是否準確2.處理回執四.注意事項1.會議通知的確認2.處理回執(1)一定要注明寄回的截止時間(2)回執要明確會議組織者所需了解的重要信息(3)回執收回后要認真統計,及時確認2.處理回執(1)一定要注明寄回的截止時間五、技能訓練××公司準備在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2006年訂貨會議，于2005年12月20日發出會議通知。會期為2天，1月9日報到。報到地點在××××酒店1506房。請各地重要經銷商參與，食宿費用自理。請根據以上材料擬寫一份帶回執的會議通知。五、技能訓練二、制發會議證件二、制發會議證件41一、引例:人大會議證件知多少?活躍在“兩會”現場的除了人大代表和政協委員外，還有列席人員、旁聽人員、各媒體的文字和攝影記者，除此之外還有大量的工作人員，包括秘書組、會務組、宣傳組、議案組、信訪組、安全組、警衛組等人員。按照大會規定，所有參會人員必須持證進出各類會場和代表團駐地.一、引例:人大會議證件知多少?活躍在“兩會”現場的除了人大代42一、引例召開會議為什么需要制作證件?是不是所有的會議都需要制作證件?會議證件一般包括哪些類型?如何制作證件?會議指示標識的類型?1、標識牌2、區域圖一、引例召開會議為什么需要制作證件?1、標識牌43會議管理培訓教材44會議管理培訓教材45會議管理培訓教材46會議管理培訓教材47會議管理培訓教材48二、制作會議證件和指示標識任務背景：中山市技師學院將在10月份在北校區舉行2010屆畢業生就業洽談會，需要提前制作好相關會議證件和會議標識。任務1：制作會議代表證、來賓證、工作證、會議臺簽。任務2：制作會議簽到處、接待室、飲水處的標識牌。任務3：簡述制作會議證件的程序及注意事項。二、制作會議證件和指示標識任務背景：49（一）工作程序1、制作會議證件的程序：設計內容→設計顏色→控制印制數量→發放中的特殊要求(照片)→蓋章確認。

設計內容設計顏色控制印制數量發放中的特殊要求（照片）蓋章確認（一）工作程序1、制作會議證件的程序：設計內容→設計顏色→控50注意：召開重要的大中型會議應視必要制發姓名卡片和會議證件，通常小型會議不必制發證件。注意：召開重要的大中型會議應視必要制發姓名卡片和會議證件，通51

會議名稱：2010屆畢業生就業洽談會單位名稱：中山市技師學院個人信息：姓名、身份證件類型：會議代表證、來賓證、工作證、會議臺簽設計內容會議名稱：2010屆畢業生就業洽談會設計內容52參照樣本：參照樣本：53二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項P14（1）證件和姓名卡片要正規，包含：會議名稱與會者姓名稱呼（先生、小姐、職務）身份（職務）公司名稱姓名身份重要大中型會議二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項P14姓54二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項（2）重要保密會議要在證件上貼上本人照片并加蓋大會公章(3)證件的形式應反映出會議的內容，設計要盡量經濟實用、美觀大方。姓名身份二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項姓名身份55二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項（4）區分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等身份。如用不同顏色來區分：紅——正式代表藍——列席代表白——新聞媒體黃——工作人員二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項56會議管理培訓教材57會議管理培訓教材58會議證件：系帶式的卡片會議證件：系帶式的卡片59會議證件：夾子式的卡片區分不同身份會議證件：夾子式的卡片區分不同身份60二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項（5）在接待區發放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。（6）根據公司不同的理念來設計二、制作會議證件和指示標識2、制作會議證件的注意事項61二、制作會議證件和指示標識2、制作會議指示標識的方法（1）會議主辦者自己制作一些不太重要會議的指示標識可以由內部用計算機制作或手工制作。（2）專業性會議承辦機構制作一些重要會議的指示標識需要制作規范和正式，要用專業性的設計和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項工作。二、制作會議證件和指示標識2、制作會議指示標識的方法62二、制作會議證件和指示標識（二）注意事項1、會議證件的樣式粘性標簽式系帶式有夾子式臺簽式二、制作會議證件和指示標識（二）注意事項63二、制作會議證件和指示標識（二）注意事項2、會議標識的樣式主席臺背景簽到處報到處二、制作會議證件和指示標識（二）注意事項64會議管理培訓教材65二、制作會議證件和指示標識（四）相關鏈接會見：會見、拜見、拜會會談：商務談判與業務會商會議、會見、會談三者區別P17二、制作會議證件和指示標識（四）相關鏈接66判斷以下情景屬于哪一情形？判斷以下情景屬于哪一情形？67會議管理培訓教材68會議管理培訓教材69會議管理培訓教材70二、制作會議證件和指示標識（四）相關鏈接會展的概念會展是經濟行為的會議和展覽，是既有市場性又有展示性的經濟流通形式。英文：

二、制作會議證件和指示標識（四）相關鏈接71二、制作會議證件和指示標識（四）相關鏈接會展的類別貿易性：洽談貿易、推廣技術、交流信息如：廣州高交會消費性：消費性展覽，直接銷售如：黃圃鎮食洽會二、制作會議證件和指示標識（四）相關鏈接72作業1、簡述制作會議證件的程序2、簡述制作會議證件的注意事項（背誦）3、簡述會議證件的樣式4、簡述會見、會談的含義5、簡述會議、會見、會談的區別6、簡述會展的概念與類別（背誦）作業1、簡述制作會議證件的程序73三、預訂會議室三、預訂會議室74案例公司在市會議中心舉行年度總結會，會前有關領導反復強調加強會前檢查，不要出現任何問題，但會議籌備機構的有關人員未能引起足夠的重視，只是聽了會議籌備方的簡單匯報，沒有到現場進行必要的檢查，結果會議的效果很是不好，座位安排領導很不滿意，主席臺布置不夠大方整潔，因而還給企業帶來了不必要的損失。問題：1.籌備方在準備時出現了什么錯誤？2.如果你是籌備方，你怎么辦？案例公司在市會議中心舉行年度總結會，會前有關領導反復強調加強75某公司舉行大型服裝新產品展銷會，與會者是來自各大公司的老總或經理，本次活動得到媒體的廣泛關注，當地政府也對此產生了濃厚厄興趣。該公司也向當地政府發出了邀請，由副市長代表參加，市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來了。各嘉賓已在臺上就坐。但卻發現沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。請回答：（1）如何安排會場座位（2）結合案例，談談如何做好會場的相關物品準備。某公司舉行大型服裝新產品展銷會，與會者是來自各大公司的老總或76會場布置的意義會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點和大小是否合適，設施是否齊全，會場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內容一致，對會議效果會產生直接的影響。所以，組織會議的秘書人員必須重視會場的布置。會場布置的意義會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的77一、會議地點1.會議地點的選擇（1）一般情況下，會議內容本身沒有特別要求時，會議組織內部的會議室最好，這樣參會者很方便，經濟上也很節約。（2）如果會議內容涉及到幾方的利益，可能引起沖突，那么就應該避開可能出現的干擾，最好選擇中立的地點或者由組織者來指定地點，避免任何一方得到優勢，以保證會議的順利進行。一、會議地點1.會議地點的選擇781.會議地點的選擇（3）特別重要的會議或者時間較長的會議，最好選擇在遠離與會者辦公室的地方召開。（4）除非是大型的表彰性質的會議或者有特殊要求的會議，一般不考慮把酒店等地方作為會議召開的地方，甚至也不把外地作為開會的地點，以避免因此產生的的急劇增長的會議成本。1.會議地點的選擇（3）特別重要的會議或者時間較長的會議，最792.會議場館的具體要求：（1）會議大小是否適中（2）交通是否方便（3）環境是否適宜（4）會場是否安全（5）會場規格是否適當（6）會場設備是否齊全“踩點”2.會議場館的具體要求：“踩點”803.會議室的選擇（1）會議室必須有空檔而且能夠被使用（2）會議室的大小必須能夠容納本次會議的全體參與人員（3）會議室必須擁有足夠的桌椅等家具以及會議需要的必須的視聽設備（4）會議室必須能夠調節照明、室溫和空氣，保證充分的照明和良好的室內空氣質量（5）會議室必須排除外界的干擾除此而外，也要滿足會議室的保密性、成本低廉、參會者感到方便和滿意，就可以成為最佳選擇3.會議室的選擇814.會議室的分類外部會議室內部會議室1、需方便前往、交通便利2、會場大小適中3、設備齊全4、避開鬧市區、隔音良好5、會場整潔明亮6、費用適中1、方便快捷，手續簡單2、節省租場費用3、易受干擾4.會議室的分類外部會議室1、需方便前往、交通便利1、方82會議管理培訓教材83二示例分析請分析以下會議選址有什么問題？某公司把自己的年終總結會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時可以兼顧觀看展覽。會議進行中，展會中心正在進行的某旅游項目推介的音樂與喧鬧聲不時傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊音樂節拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門偷偷溜出去觀看，會議主持者一臉無奈與沮喪。二示例分析請分析以下會議選址有什么問題？84三工作程序1、預定會議室的程序（背誦）①確定時間與人數，會議室類型。②申請使用會議室③確認預留，明確使用時間④預先調試會議設備5、提前到達會場分發資料和用品，并負責簽到三工作程序1、預定會議室的程序（背誦）①確定時間與人數85三工作程序2、內部會議室的管理（1）布置文具和筆記簿足夠的椅子存放其他物品（2）設備激光筆能伸縮的指示棒白板、活動畫架及書寫筆、彩筆、磁釘、按釘三工作程序2、內部會議室的管理86觀察這張圖片，看看進行了哪些會議布置？觀察這張圖片，看看進行了哪些會議布置？87認識會議用品：活動畫架認識會議用品：活動畫架88四、會場布置的內容1.會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍式、分散式2.安排會議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環境：色調、燈光、花卉、旗幟、標語、氣味等。4.布置主席臺：主席臺座位、講臺、話筒、休息室、主席臺背景（會標、會徽等）四、會場布置的內容1.會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍89五、會場布置的形式1．相對式（禮堂型和教室型）主席臺和代表席采取上下面對面的形式。從而突出了主席臺的地位。整個會場氣氛顯得比較嚴肅和莊重。2．全圍式（圓桌型）會議的領導和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式容易形成融洽與合作的氣氛，體現平等和相互尊重的精神，.3．半圍式（u字型）在主席臺的正面和兩側安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。4．分散式將會場分成若干個中心，每個中心設一桌席，這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時，又給與會者提供了多個談話、交流的中心，使會議氣氛更為輕松、和諧5.長方型強調上下級關系，突出權威五、會場布置的形式1．相對式（禮堂型和教室型）901.橫排法，把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準，從左至右橫向依次排列座次。2.豎排法，按照既定的次序把對參會的每個代表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按團順序從前向后依次縱向排列。3.左右排列法，這種排列方法的要領是，把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側橫向交錯擴展排列座次。六、會議座位安排技巧1.橫排法，把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一91七、環境布置基本要求：（1）突出會議主題（2）勤儉節約1．主席臺的裝飾2．會場背景的裝飾3．色調的選擇4．花卉的布置（新鮮、干凈衛生、美觀大方）（花卉的顏色和擺放注意技巧）5．會場的氣味效應（注意通風和照明的調整）七、環境布置基本要求：92八、主席臺布置技巧

1．主席臺座次的排列2．講臺3．揭幕架4．會標（醒目、和諧、全面）5．會微（與會議主題相符合）6．天幕、臺布與花卉八、主席臺布置技巧

1．主席臺座次的排列93本節綜合練習1．廣州天華有限公司規定，每周三下午4：00-6：00召開公司部門經理例會，會議由總經理主持，部門經理、副經理共計30人參加會議，總經理秘書做會議記錄，如果你是辦公室秘書，你應該做哪些準備工作？2．天津潤迅有限公司將于2006年1月10日，在公司大禮堂舉行2005年度表彰大會，受表彰部門有10個，受表彰個人有15人。請問秘書應該做哪些準備工作?3．華海集團總公司將于2006年5月20日在北京總部，召開全國分公司經理會議，如果你是集團公司辦公室主任，你將如何安排這次會議的籌備工作？本節綜合練習1．廣州天華有限公司規定，每周三下午4：00-694四、預定和確認會議住宿四、預定和確認會議住宿95學習目標1.能夠預訂、確認會議食宿、能夠確認最終參會人員2.會議接待工作的內容與基本程序。學習目標1.能夠預訂、確認會議食宿、能夠確認最終參會人員96情景引入會議接待準備工作四川省十一屆人大三次會議接待服務工作準備就緒問題：根據觀看的視頻，討論會議接待工作的內容有哪些？秘書應該如何開展工作?情景引入會議接待準備工作97(1)做好接站工作。(2)做好報到工作：①對與會者熱烈歡迎；②將準備好的會議文件、用品發給與會者；⑧引導客人到住宿房間，告知第一次活動的時間、地點。(3)事先安排好食宿、報到時按計劃進行。(1)做好接站工作。98一、相關知識1.會議接待工作的內容會議接送工作會議食宿工作會議娛樂活動一、相關知識1.會議接待工作的內容99會議管理培訓教材100一、相關知識2.會議接待工作的基本程序迎接簽到和引導安排合影引領嘉賓進入會場或登上主席臺會議結束后送別一、相關知識2.會議接待工作的基本程序101會議管理培訓教材102會議管理培訓教材103會議管理培訓教材104會議管理培訓教材105預定和確認會議住宿二、工作程序1、預定會議住宿的程序通過會議回執，掌握到會人員的數量和訂房規格《會議預定單》《會議住宿預定單》發送會議通知時，同時附上《會議住宿預定單，給與會者填寫預定和確認會議住宿二、工作程序發送會議通知時，同時附上《會議106預定和確認會議住宿2、向賓館、酒店預訂會議用房（1）住宿人數較少時（2）與會者自己訂房《訂房卡》預定和確認會議住宿2、向賓館、酒店預訂會議用房107預定和確認會議住宿（3）人數較多，主辦單位統一訂房談判——打折扣——簽訂合約通過網站預訂酒店，如攜程網、藝龍網搜索預定和確認會議住宿（3）人數較多，主辦單位統一訂房108會議管理培訓教材109四、預定和確認會議住宿3、確認會議住宿的程序（1）與會者確認酒店寄發確認函給與會者（2）與飯店或者酒店確認預訂由會議組織者來確認溝通四、預定和確認會議住宿3、確認會議住宿的程序110預定和確認會議住宿（四）注意事項1、選址基本設施齊全安全價格合理地點方便環境安靜、整潔預定和確認會議住宿（四）注意事項111預定和確認會議住宿2、房間安排綜合考慮職務、年齡、健康狀況、性別、房間條件P23預定和確認會議住宿2、房間安排112預定和確認會議住宿（五）相關鏈接1、常見的商務旅行洽談業務、參觀訪問、出席會議、簽訂合同、實地考察2、選擇交通方式的因素P24公路、鐵路、船舶、飛機預定和確認會議住宿（五）相關鏈接113預定和確認會議住宿3、賓館類型（1）國內或國際連鎖賓館（2）本地賓館（3）會議場所客房（4）旅行住宿或汽車旅館預定和確認會議住宿3、賓館類型114會議管理培訓教材115會議管理培訓教材116第二節會中服務第二節會中服務117做好會議的接站和報到工作案例分析：天一公司定于2003年2月15日在廣州召開為期兩天的新產品推廣會，邀請了國內外十幾家合作公司的管理人員、技術人員近百人參加。秘書李萌負責安排接站報到工作，但因春節后客流較大，她又缺乏一定的經驗，致使部分與會者沒能找到接站處，費了很大周折才找到報到地點，因而損害了企業的良好形象。做好會議的接站和報到工作案例分析：118第二節會中服務知識要點1：設立接待站（1）在與會者集中抵達的幾天里，可以在機場、車站安排專人等候，設立接待站。接站牌：制作醒目的牌子或橫幅，上面標明“會議接待處”。接待站兩人一班，一個人引導與會者上車，另一位接待站繼續等候其他客人。第二節會中服務知識要點1：設立接待站119會議管理培訓教材120設計接待處的橫幅和接站牌材料：天地公司在9月28日召開全國業務洽談會，與會者將在9月28上午集中到來，公司在廣州花都機場、廣州火車站各設立接待站，請為這兩個接待站設計一個橫幅和接站牌。設計接待處的橫幅和接站牌材料：天地公司在9月28日召開全國業121橫幅：天地公司業務洽談會接待處天地公司業務洽談會熱烈歡迎您！客人：先生（小姐）車次：K113時間：2010年9月28日發站：北京接站牌：橫幅：天地公司業務洽談會接待處天地公司業務洽談會熱烈歡迎您！122第二節會中服務知識要點2：接站的車輛安排（1）備有足夠的車輛和接站人員公司內部車輛、專業汽車出租公司提供（2）事先對接站司機進行簡單的培訓或提出相應的要求提前到達、注意交通安全、文明禮貌、前后車輛銜接。第二節會中服務知識要點2：接站的車輛安排123第二節會中服務技能要點1：接站的程序搜集回執，編制表格（代表名單、抵達時間）安排接站（車輛、人員）培訓接站人員接站統一指揮調度事先通過傳真或者電話告知到會者的詳細路線（自備交通工具與會者）第二節會中服務技能要點1：接站的程序124第二節會中服務技能要點2：接站工作的要求要掌握代表的名單及抵離的準確時間要備有足夠的車輛要有良好的指揮調度，人車要值班，指揮調度有一份代表抵離時間表所有車輛和人員要按時間、路線接送第二節會中服務技能要點2：接站工作的要求125第二節會中服務報到工作的內容報到處周圍設立引導牌，注明報到位置第二節會中服務報到工作的內容126第二節會中服務二、完成會議簽到和引導工作第二節會中服務二、完成會議簽到和引導工作127二、完成會議簽到和引導工作知識要點1：簽到的工作內容二、完成會議簽到和引導工作知識要點1：128迎賓迎賓129登記、簽到登記、簽到130領取會議資料和各種票證領取會議資料和各種票證131二、完成會議簽到和引導工作知識要點1：簽到的工作內容（1）簽到工作通常包括：迎賓簽到登記交費（某些會議，與會者食宿費自理）領取會議資料和各種票證。二、完成會議簽到和引導工作知識要點1：簽到的工作內容132、嘉賓簽到后領取胸卡參會人員入場嘉賓領取會議資料憑門票領取會議資料進入會場、嘉賓簽到后領取胸卡參會人員入場嘉賓領取會議資料憑門票領取會133二、完成會議簽到和引導工作知識要點1：簽到的工作內容（2）簽到工作的目的：及時了解到會人數。對于各類有選舉、表決內容的法定性會議尤為重要。關系到是否達到法定人數，選舉、表決結果是否有效的問題。二、完成會議簽到和引導工作知識要點1：簽到的工作內容134二、完成會議簽到和引導工作知識要點2：會議簽到的方式二、完成會議簽到和引導工作知識要點2：會議簽到的方式135小型會議：采用簽到簿簽到小型會議：采用簽到簿簽到136會議管理培訓教材137會務秘書代簽，逐一進行簽到，來一人，劃一人會務秘書代簽，逐一進行簽到，來一人，劃一人138電子簽到卡電子簽到卡139手工簽到卡手工簽到卡140二、完成會議簽到和引導工作知識要點2：會議簽到的方式（1）小型會議：簽到簿（2）小型會議/例會：會務秘書代為簽到（3）大型會議：電子簽到卡（電子簽到系統）（4）手工簽到卡二、完成會議簽到和引導工作知識要點2：會議簽到的方式141二、完成會議簽到和引導工作技能要點1：簽到工作的程序（1）簽到人員的選擇（2）準備簽到用品與設備（3）簽到人員提前到達（4）迎接（5）介紹簽到內容（6）發放會議資料與票證二、完成會議簽到和引導工作技能要點1：簽到工作的程序142由于公司產品滯銷，銷售業績大幅度滑坡，公司決定12月13日－15日在南京鐘山賓館召開銷售人員會議。總經理交代秘書張潔，要做好會議簽到，以便改善銷售現狀。1.任務：模擬一個會議簽到。2.要求：⑴提前到場。⑵準備充分。⑶清點反饋。3.評價標準：⑴提前到場項滿分30分。負責簽到的秘書會議開始后到場扣30分；沒有提前15分鐘左右到場扣20分。⑵準備充分項滿分30分。應到會代表名冊、簽到單、簽到筆等，缺一項扣10分，扣完30分為止。⑶清點反饋項滿分40分。沒有清點扣40分；清點但是沒有反饋扣30分；不及時反饋扣20分。4.評價辦法：百分制。5.實訓組織：全班分組演練，學生比照評價標準，相互評分。6.時間安排：1學時。實訓1：會議簽到由于公司產品滯銷，銷售業績大幅度滑坡，公司決定12月13日－143二、完成會議簽到和引導工作技能要點2：引導與會人員就座的方法（1）陪伴重要來賓入場（2）為上司和來賓作介紹（3）幫助來賓領取姓名卡片并引領入座（4）回答來賓的詢問要耐心熱情二、完成會議簽到和引導工作技能要點2：引導與會人員就座的方法144實訓2：座位引導與茶水服務某公司為回饋顧客，12月13日下午2：30分在南京鐘山賓館召開客戶聯誼會，公司辦公室主任交代秘書張潔，要做好會議座位引導和茶水服務工作。1.任務：分組模擬，演練座位引導和茶水服務工作。2.要求：⑴引導與會者及時就坐，態度熱情。⑵茶水添加方法正確、及時。3.評價標準：⑴引導與會者就坐項滿分50分。態度熱情、熟悉座次各25分。⑵茶水服務項滿分50分。添加及時、方法正確各25分。4.評價辦法：百分制。5.實訓組織：全班分組演練，學生比照評價標準，相互評分。6.時間安排：1學時。實訓2：座位引導與茶水服務145二、完成會議簽到和引導工作技能要點3：會議簽到的要求（1）會議簽到用具方便、好用、充足（2）負責會議簽到工作人員提前到崗（3）簽到處位置要易找，并標示清楚（4）簽到工作耐心細致，熱情周到二、完成會議簽到和引導工作技能要點3：會議簽到的要求146二、完成會議簽到和引導工作對會議引導人員的要求見教材P29二、完成會議簽到和引導工作對會議引導人員的要求147參考案例茶水添加工作中的學問天地公司在冬季召開一個大型會議，秘書小李負責茶水添加。也許是第一次參加如此規模的會議，小李很著急，他拿著一個暖水瓶在主席臺前為參加會議的領導逐一添加滿滿一杯。會后，辦公室鄭主任告訴小李秘書，添加茶水應當使用專用的器皿，添加茶水應在會議代表的右后方添加，天氣寒冷，應當增加茶水添加的頻率，減少每次添加的量。參考案例148第三節會后落實第三節會后落實149主要內容1.重點和難點能夠安排車輛人員送別會議代表；能夠清理會場，結清相關費用；2.知識點送別會議代表會場的善后工作整理會議文件主要內容當會議結束后，秘書需要做好與會人員返程的相關工作主要要求如下：(1)提早登記與會人員返程所需車、船、飛機票，并及時分發給與會人員。

(2)需要時建議和協助召開一定范圍內的歡送會或送別宴會。對于重要賓客和不經常見面的遠道客人，秘書應建議和協助組織召開一定范圍內的歡送會或送別宴會。

當會議結束后，秘書需要做好與會人員返程的相關工作(3)分批送站，調配車輛。在會議即將結束時，秘書應編制與會人員離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外埠與會人員送到車站、港口或機場，待他們乘坐的交通工具起程后再返回。如有必要，還應安排有關領導為與會人員送行。送站人員應保持熱情的態度、禮貌的語言、周到細心，笑臉相送。(3)分批送站，調配車輛。在會議即將結束時，秘書應編制與會人(4)清理結算與會人員的相關費用支出等，安全、完整歸還代為保管的物品。幫助與會人員及時與會務組結算并辦理付費事宜，開好收據發票。要堅持財務管理制度，對于不符合開支規定的可以拒付。要及時、安全、完整地歸還代為保管的物品。(5)妥善安排暫留人員。對于尚未離會，還需短時間留住的與會人員的食宿也應給與妥善安排。(4)清理結算與會人員的相關費用支出等，安全、完整歸還代為保(二)示例分析某公司承辦的學術研討會已接近尾聲，秘書初萌開始落實與會人員的返程工作。初萌將會務服務人員分成幾個小組，每組負責不同省份的與會人員，最后將各組的情況進行匯總后，初萌又將登記表認真加以核對。與會人員有的在會議結束的當天就返回原地，有的由于種種原因還想在此地逗留幾日。初萌克服一切困難盡量滿足他們的不同要求。初萌細心周到的工作，得到了與會人員的連連稱贊。

(二)示例分析點評：會議的組織與服務工作切忌虎頭蛇尾，盡早落實與會人員的返程工作。來時接、走時送，有始有終，這會給與會人員留下良好的印象。返程車、船、機票的預定一般情況下要按先遠后近的次序安排。秘書要預先登記與會人員返回的日期和乘坐的交通工具，代購所需返程票，使他們在會議一結束就能及時踏上歸程。對于個別需要暫住者，應妥為安置好他們的食宿。所以，做好送別與會人員的工作是會后工作的一項重要內容。點評：會議的組織與服務工作切忌虎頭蛇尾，盡早落實與會人員的返送別會議代表的工作程序送別會議代表的工作程序為：征詢與會人員返程要求并進行登記→預訂車、船、機票→分發返程票→結清會議經費→安排車輛送站一安排暫留人員。送別會議代表的工作程序送別會議代表的工作程序為：1.對于會期較長的會議，秘書在開會通知回執中應要求與會人員填寫返程交通工具，待與會人員到達后再進一步落實并提前預訂車、船、機票，以確保參會人員按期返程。2.對于跨地區的會議，與會人員離會時，要及時同與會人員清理、結算賬目;3.提醒與會人員歸還物品;4.把訂購的車、船、機票交到與會人員的手中，并做好送站工作。5.對于由于各種原因需要暫住者，一定要妥善安排。1.對于會期較長的會議，秘書在開會通知回執中應要求與會人員填一、返程工作的服務要求 1.送別會議代表的主要工作有： 結清包括餐費、住宿費、交通費等會務費用； 分發回程票(如火車票、機票、船票等)； 安排車輛送站(如小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等)； 安排領導、專人送客； 握手告別，送至大門外、電梯口或車門口。一、返程工作的服務要求 1.送別會議代表的主要工作有：一、返程工作的服務要求2、合理安排與會人員返程的工作可以按照以下程序進行： （1）要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，根據會期長短、外地與會人數多少等實際情況，及早安排好外地不會人員的回程事宜。 （2）一般情況下要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預定事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯系，提前預定好飛機、火車、汽車、輪船票。一、返程工作的服務要求2、合理安排與會人員返程的工作可以按照一、返程工作的服務要求 （3）應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具啟程后再返回。如有必要，還應安排有關領導同志為與會人員送行。 （4）為了安排好與會者的離場，會議組織者必須對當地的交通狀況有充分的了解，這需要會議組織者在會前就作出細致周到的安排，會中根據會議進程以及與會者的要求做好隨時調整的準備。一、返程工作的服務要求 （3）應編制與會者離開的時間表，安排一、返程工作的服務要求3、安排細節安排與會人員返回還必須注意以下細節：（1）如果開會人員要趕往下一個目的地，會務人員要提前準備好機票、車票，并盡量安排專人專車送往機場或車站。（2）無論是自有車輛，還是租賃車輛，會議組織者都有責任保證其安全性；包括每輛車合法承載量的確認、各種安全檢查以及司機的安全教育等。一、返程工作的服務要求3、安排細節一、返程工作的服務要求（3）會議組織者在安排交通工具時，應該考慮當地氣候、旅途長短等因素，盡量使與會者感到舒適、滿意。比如若當地氣候潮濕悶熱，就應該安排有空調裝備的車；如果旅途較長，則可以安排配備了移勱電視的車等。一、返程工作的服務要求（3）會議組織者在安排交通工具時，應該一、返程工作的服務要求4、送客禮儀（1）握手告別，送客出門。（2）提醒不會者攜帶好個人的物品。（3）送客真誠，送離視線。一、返程工作的服務要求4、送客禮儀案例分析祥瑞公司承辦了營銷協會的年會，會務組的李秘書負責代表們的返程工作。由于這次會議會期較長，李秘書在會議通知的回執中就已要求與會人員填寫代表們的返程時間所乘交通工具的種類等內容。鑒于會議期間，有的代表可能在返程時間和工具上有所變化，所以在會期進行到一半時，李秘書又逐個找代表進行核對，落實最后的返程日期、乘坐工具，以及車次、班次、航班。有的代表還不清楚車次、班次及航班的出發和到達時間，不知道乘坐什么交通工具比較方便，一時難以確定。李秘書就掏出隨身攜帶的鐵路、民航、公路和港口時刻表，與代末一起討論，爭取作出最佳選擇。全部代表確定完畢后，李秘書抓緊時間預訂車、船、機票!盡量滿足代表的要求，實在不能做到的，及時跟代表溝通，重新選擇，再行預定。案例分析祥瑞公司承辦了營銷協會的年會，會務組的李秘書負會議已接近尾聲，李秘書開始忙碌起來，穿梭于代表之間送票。同時，統計需要過站的代表的名單，把他們出發的時間分成幾個集中的時間段，以便派專車送站。與會代表離會那天，李秘書提醒代表與會務組結清費用，歸還所借物品，拿好自己的物品和票據，準備返程。跟代表們說完再見，看著他們登上送站的專機離開會場，李秘書終于松了口氣。還有會議結束暫時不返回需要暫住的代表，李秘書都給予妥善的安置，盡量滿足他們的需要。在與會代表填寫的會議評估表上，李秘書的返程工作得到了大家的一致好評。會議已接近尾聲，李秘書開始忙碌起來，穿梭于代表之間送票。問題：在會議代表返程的工作中，李秘書都做了哪些安排？問題：秘書有責任幫助與會人員提前做好返程準備事宜：(1)提醒與會人員及時歸還向組織方或會議駐地單位借用的各種物品。(2)提醒與會人員及時與會務組結算并辦理付費事宜，開好發票。(3)幫助與會人員檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。(5)幫助部分與會人員托運大件物品。秘書有責任幫助與會人員提前做好返程準備事宜：12月15日，2007年廣州市高校體育論文報告會在華僑大學報告廳隆重舉行。會議閉幕后，承辦方華僑大學體育教學中心與院長辦公室有關人員共同協作，分頭做好安排與會人員離場的各項工作，完成送別會議代表的最后一項任務。主要包括以下具體工作:1)體育教學中心教師小王和小黃負責同與會人員結清會務費用，開具相關發票。2)院長辦公室秘書小胡負責安排車輛將與會人員送至廣州火車東站。3)學院分管體育的副校長、院長辦公室主任、體育教研室主任在與會人員上車離校前與他們握手告別，禮貌送別。

分析:會議結束了，會務人員的工作沒有結束，會務人員要做好開發票、路線與車輛安排、送別等工作。12月15日，2007年廣州市高校體育論文報告會在華僑(五)相關鏈接我國國內航班的購票須知：1.定座乘客只有在定妥座位以后，才能憑該定妥座位的客票乘機。乘客可根據航空公司的有關規定向航空售票處或航空代理人售票處預定座位。已定妥座位的旅客，應在航空公司規定的購票時限內購票。如未在購票時限內購票，所定座位即被自動取消。(五)相關鏈接2.購票中國旅客購票須出示本人居民身份證或其他有效身份證，并填寫《旅客定座單》;外國旅客、華僑、港澳臺胞購票，須出示有效護照、回鄉證、臺胞證、居留證、旅行證或公安機關出具的其他有效身份證，并填寫《旅客定座單》。2.購票3.座位再證實旅客持有定妥座位的聯程或來回程客票，如在該聯程或回程地點停留72小時以上，須在該聯程或回程航班離站前兩天中午12點以前，辦理座位再證實手續。否則，原定座位不予保留。4.客票客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用，不得轉讓和涂改，否則，客票無效，票款不退。3.座位再證實5.客票有效期正常標價的客票有效期為一年。定期客票自旅行開始之日起計算，一年內運輸有效，不定期客票自填開之次日零時起計算。5.客票有效期6.客票價客票價指旅客由出發地機場至目的地機場的航空運輸價格，不包括機場與市區之間的地面運輸費用。7.變更購票后，如果要求改變航班、日期、艙位等級，請盡早通知航空公司，使其根據實際可能積極辦理。6.客票價課堂練習示例：大學語文教材建設與教學研討會送別會議代表課堂練習示例：大學語文教材建設與教學研討會送別會議代表技能訓練■訓練1如果你參與某次會議的服務工作，讓你負責與會代表的返程票務事宜，你將怎樣做好這項工作？請列出一個可操作性強的方案。■訓練2你知道現在預訂車票、機票的方式有那些？請課下收集相關資料。■訓練3如果你參與某次會議的服務工作，讓你負責與會代表的送站事宜，你將怎樣做好這項工作？請列出一個可操作性強的方案。技能訓練■訓練1會議管理培訓教材二、清退會議文件資料學習目標掌握會議文件的清退辦法。掌握文件資料清退的基本程序。二、清退會議文件資料學習目標177二、清退會議文件資料1、什么是清退會議文件資料？與會人員在會議結束后，根據規定將會上發的文件資料清理并退回會議秘書處。二、清退會議文件資料1、什么是清退會議文件資料？178目的2.開完會后，為什么要進行會議文件清退工作呢？P33示例分析1、為了避免文件丟失2、為了保密會議內容目的2.開完會后，為什么要進行會議文件清退工作呢？1793.會議文件清退的方法（1）型內部會議⑴由會議主持人在宣布會議結束的同時，請與會者將文件放在桌上，有秘書人員統一收集。⑵由秘書人員在會議室門口收集。⑶由秘書人員單獨向個別已領取文件而未到會的人員收集。3.會議文件清退的方法1803.會議文件清退的方法（2）大中型會議文件的收集方法⑴提前發出文件清退目錄，先由與會者個人清理，再統一交給大會秘書處。⑵對會議工作人員，采取下發收集目錄，限時交退。3.會議文件清退的方法（2）大中型會議文件的收集方法1814.會議文件資料清退的程序(1)向會議主席團或主持人匯報發文情況，提出清退文件資料建議。(2)待會議主席團或會議主持人批準后，下發收退文件資料目錄，并做必要的解釋工作。(3)會議結束后進行清退，清退要逐份清點、登記，發現丟失的應查清原因，及時向領導報告。4.會議文件資料清退的程序(1)向會議主席團或主持人匯報發文1824.會議文件清退的基本程序確定清退文件資料的范圍列示清退目錄按期收集整理、捆扎清退的文件資料填寫“文件清退登記表”核點文件資料查找短缺、丟失的文件資料如實向領導報告4.會議文件清退的基本程序確定清退文件資料的范圍183確定清退文件資料的范圍P35頁文件的機密程度：公開、國內、內部、秘密、機密、絕密6個級別。清退對象：秘密、機密、絕密文件簡報資料。確定清退文件資料的范圍184列示清退目錄會議清退文件目錄日期文件名稱份數與會者機密等級負責秘書x月x日機密文件份X密列示清退目錄會議清退文件目錄日期文件名稱份數與會者機密等級負185文件清退登記單（表）文件清退登記單（表）1865.會議文件清退的注意事項在清退會議文件資料時，秘書需要注意：(1)統一印制清退文件資料的目錄。(2)分清清退文件資料和不清退文件資料的范圍。(3)避免只要求部分與會人員退回文件資料而造成誤會。(4)清退文件，需要填寫“文件清退登記表”，交接雙方清點無誤并簽字后留存。(5)文件清退、歸檔后，剩余的文件資料，經鑒別沒有保存價值的進行登記，經分管領導批準后，由兩人以上送到指定地點銷毀。5.會議文件清退的注意事項在清退會議文件資料時，秘書需要注意187技能訓練請討論分析怎樣進行小型內部會議文件資料的清退？技能訓練請討論分析怎樣進行小型內部會議文件資料的清退？188示例分析會議結束5天后，會議秘書處問秘書初萌，詢問前幾天借閱的一份年終人事調整的文件為什么沒按時歸還。初萌放下電話，翻查了所有的文件，卻無論如何找不到這份文件檔案。再打開自己的文件清退登記簿，也是只有借閱記錄而沒有歸還記錄。初萌回憶了一下當時的情景，那幾天自己事情較多，印象里是將所有的該歸還的文件都交回了，這份人事調整文件到底是怎么回事卻無論如何想不起來了。示例分析189點評：為避免發生類似文件丟失的情況，秘書對于清退的會議文件資料一定要在會議結束時及時清退。召開會議時所需的文件資料需要收回的，首先要確定收集的范圍，注意清退的程序和方法。需要統一制發清退文件資料的目錄，規定清退時限，必要時對有關人員作一些解釋，避免只要求部分與會人員退回文件資料而引發不愉快。在市場競爭激烈的情況下，更要時刻注意文件資料的清退工作。秘書要有保密意識，在各個環節上毫不松懈。點評：為避免發生類似文件丟失的情況，秘書對于清退的會議文件資190三、整理會場、會議室的注意事項三、整理會場、會議室的注意事項191案例：秘書小遲清理會場2005年12月18日，上海三峰公司與中國臺灣益明公司在華爾關大酒店會議廳舉行合作簽約儀式。會議廳主席臺的背景墻上布置著“上海三峰公司與中國臺灣益明公司合作簽約儀式’’的會標，主席臺上有話筒、手提電腦、公司雙方領導層人員名字席卡、鮮花等。臺下的會議桌上放著出席儀式的雙方公司職員代表的名字席卡和介紹雙方公司情況的資料。酒店大廳及過道里擺放著本次會議的通知牌及方向標志。案例： 簽約儀式結束后，會議主辦方上海三峰公司。總經理秘書小遲與酒店服務人員一起整理會場。小遲先將手提電腦裝進電腦包，隨后再將席卡及會議資料收集歸類，分別裝進紙箱及資料袋，準備帶回公司。服務人員則協助將會標、話筒、鮮花、通知牌、方向標志等撤走。話筒與鮮花歸還至酒店會議用物品存放間保存，而會標、通知牌、方向標志等則予以銷毀。會場整理完畢后，酒店服務人員切斷了電源，關閉了會議廳。接著秘書小遲與酒店結清了租借會議廳的開支費用，帶著電腦、席卡、資料等開車返回了公司。回公司后，小遲將會議記錄整理打印交總經理過目后復制，分發至雙方公司領導層人員，自己作了分發記錄的備份。 簽約儀式結束后，會議主辦方上海三峰公司。總經理秘書小遲與問題： 1．會場的善后工作主要有哪些? 2．會場應該如何清理？ 3．會議用物品哪些需要保存?哪些應該銷毀?

問題：技能訓練試為某次會議列出一份清理會場的清單。技能訓練試為某次會議列出一份清理會場的清單。小復習1、初萌：“會議已經結束了，我要按照下面的方式進行嘉賓的訂票工作，不知道可不可以呢？”按先近后遠的次序安排返程車、船、機票的預定事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯系，提前訂好飛機票、火車票、汽車票或輪船票。并準時分發到與會人員手中。

A、錯誤

B、正確

答案：A。一般情況下要按先遠后近的次序來安排。小復習1、初萌：“會議已經結束了，我要按照下面的方式進行嘉賓1962、會議結束了，秘書初萌要進行送別會議代表工作，她的先后順序應該怎么安排呢（

）A預訂車、船、機票

（

）B征詢與會人員返程要求并進行登記；

（

）C安排車輛送站；

（

）D結清會議經費；

（

）E分發返程票；

（

）F安排暫留人員；送別會議代表工作程序:

2、會議結束了，秘書初萌要進行送別會議代表工作，她的先后順序1973、初萌：“會議結束了，我該為與會人員定返程車票了。”

初萌：“飛機太貴，大多數人不能接受，那就統一定火車票吧。”

初萌這樣做是否正確？

A、正確

B、錯誤

答案：B。安排外埠與會人員的返程事宜時，應事先了解外埠與會人員對時間安排、對交通工具的要求，尊重他們的意愿，盡力滿足其要求，不能自作主張。3、初萌：“會議結束了，我該為與會人員定返程車票了。”

1984、與會人員甲：“我第一次來中山，想再多留兩天，到處看看，您能幫我安排一下嗎？”

初萌應該以什么樣的態度來回答該與會人員？

A、會議結束就應該返程，事先做好的安排不能更改；

B、雖然有困難，但我們一定盡量為您安排；

C、會議結束后的額外安排不屬于我們負責的范圍；

D、私人的安排應該自行解決。答案：B4、與會人員甲：“我第一次來中山，想再多留兩天，到處看看，您1995、初萌：“要發會議通知，首先要明確會議通知的發送對象。”

把會議種類與發送對象連接起來。（請在空格內輸入相應序號）會議種類

發送對象

（

）經理例會

A、全體董事

（

）部門員工例會

B、本企業的經理們

（

）股東會會議

C、本部門全體員工

（

）董事會會議

D、全體股東5、初萌：“要發會議通知，首先要明確會議通知的發送對象。”2006、王經理：“公司要在12月16日召開一個會議，請你給全體員工發一個通知？”初萌：“好的。”

不需要出現在會議通知里的是？A、起止時間B、聯絡信息

C、工作人員D、列席人員答案：C6、王經理：“公司要在12月16日召開一個會議，請你給全體員2017、王經理：“公司下周一要開個客戶咨詢會，你發個會議通知出去。”

初萌：“好的。”

發送客戶咨詢會的通知可以有哪些方法？（多選）A、口頭當面通知

B、電話通知C、在公司的布告欄上張貼

D、公司的網站上發布E、書面印制通知答案：7、王經理：“公司下周一要開個客戶咨詢會，你發個會議通知出去202

8、下面所列的證件中，哪些適合于會議時使用：(多選）

A、代表證

B、列席證

C、工作證D、身份證

E、記者證

F、采訪證G、來賓證答案：

8、下面所列的證件中，哪些適合于會議時使用：(多選）答2039、會議證件的作用是：(多選）

A、證明身份

B、保證會議安全，控制出入人員

C、方便聯系

D、統計到會人數

E、維持會議的程序答案：9、會議證件的作用是：(多選）答案：20410、秘書初萌需要為公司的一個大型會議制作會議證件，她應該怎么做？

制作證件的步驟內容

（

）A控制印制數量

（

）B設計內容

（

）C設計顏色

（

）D蓋章確認

（

）E發放中的特殊要求（照片）

正確的順序：10、秘書初萌需要為公司的一個大型會議制作會議證件，她應該怎20511、會議證件的樣式

：

粘性標簽式

、系帶式

、夾子式、臺簽式

A、B、C、D、

答案：A、臺簽式，B、粘性標簽式，C、系帶式，D、夾子式。11、會議證件的樣式

：

答案：A、臺簽式，B、粘性標簽20612、王經理：“初萌，這次會議十分重要，公司的會議室不太合適，你去外面選定一個會議室吧。”初萌：“好的。”初萌：“現在有這樣幾個會議場所，我應該選哪一個呢？”A、距上司和與會者的工作地點均較近，交通便利，會場大小合適，場地設備優良，旁邊有個游樂園，租用費用較高。B、距上司和與會者的工作地點均較近，交通便利，會場大小合適，周圍環境不錯，場地設備不是特別好，租用費用合適。C、交通便利，會場大小合適，周圍環境不錯，場地設備優良，沒有停車場所，租用費用合適。D、距上司和與會者的工作地點均較近，交通便利，會場大小合適，附近有個學校，場地設備優良，隔音效果好，租用費用合適，有停車場。答案：D12、王經理：“初萌，這次會議十分重要，公司的會議室不太合適20713、會議室主要分為哪幾類？(多選）

A、外部會議室

B、租用會議室

C、內部會議室D、公司會議室

E、部門會議室答案：13、會議室主要分為哪幾類？(多選）答案：20814、會議接待工作的內容包括哪些方面？(多選）

A、會議接送工作

B、與會人員交際活動

C、會議娛樂活動

D、會議食宿工作答案：14、會議接待工作的內容包括哪些方面？(多選）答案：20915、初萌：“現在是旅游旺季，我應該早些定好與會人員住宿的房間。”

初萌：“嗯，先看看會議回執，確定到會人員的數量和定房規格。”

初萌：“接下來該向賓館、酒店預訂房間啦。”

向賓館、酒店預訂會議用房的方法有：(多選）

A、如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡；

B、主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房；

C、由主辦單位統一訂房；

D、告訴與會者飯店名稱，由其自己訂房。答案：ABC15、初萌：“現在是旅游旺季，我應該早些定好與會人員住宿的房210演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！211第一章會議管理第一章會議管理一、會議的涵義會議是“由有關組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。二、辦會的涵義辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是秘書工作的基本職責之一。具體包括起草并分發會議文件、會場布置、會務接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進展和會后貫徹工作等等。

一、會議的涵義會議是“由有關組織召開的聽取情況三.會議的作用會議的作用表現在：1、交流信息，集思廣益。2、發揚民主，科學決策。3、傳達指示，布置工作。4、溝通情報，決定對策。5、統一認識，協調行動。會議過程是有組織，有目標，有規則，有秩序，有領導的社會活動。三.會議的作用四.會議六要素會議構成要素可分為基本要素（會議目的、召開時間、會議地點、主持者、與會者、主題、議題、日程）和選擇要素（會議名稱、服務機構、秘書機構、經費、文件材料、專用設備工具、各種消耗材料等）四.會議六要素會議構成要素可分為基本要素（會議目的、召開時間四.會議六要素組織者：會議的召集者，引導者，對會議正常開展和預期效果起引導保證作用。議題：會議需要討論的問題，反映會議的目的和任務與會者：參加會議的正式人員，要精煉，講求效益。會議名稱：會議的恰當正式的名稱。顯示會議的內容，性質，范圍，屆次，時間等。會議時間：1、會議召開的時間；2、會議所需要的時間；3、每次會議的時間限度會議地點：傳統會議必須在同一個時間到達同一個地點才能組織會議，在現代技術高度發達的今天，信息收發終端所在的場所，應視為會議場所。四.會議六要素五、會議的主要種類教材P2五、會議的主要種類教材P2六、公司常見會議的種類與作用教材P3六、公司常見會議的種類與作用教材P3舉行會議前應思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會議的目的明確？當你不知道何去何從時，你的眼前就會滿是路。。。舉行會議前應思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會案例：“時裝秀”方案某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下：1．會議名稱：“2002服裝集團夏季時裝秀”。2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。3．會議主持人：集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同7．會址：服裝集團小禮堂。8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發XX服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作