第5章報表——Access的“統計系統”

領導要看的東西——什么是“報表”

簡易輸出——創建報表的方法美容增色——報表的附加設置高級技巧——創建多列報表和子報表功成名就——打印報表報表快照典型實例：創建“考勤管理系統”的報表第5章報表——Access的“統計系統”領導要看的東西5.1領導要看的東西——什么是“報表”

報表就是一種組織和顯示Access2007數據庫數據的好方法。如下圖所示。“報表頁眉”只在整個報表的首部顯示打印，一般用來放置公司徽標、報表標題或打印日期報表“主體”包含了整個報表的所有數據“頁面頁眉”顯示在報表中每頁的最上方，一般用來顯示列標題等內容“頁面頁腳”中的內容在每頁最下方顯示，主要用來顯示頁號、制表人員和審核人員等說明信息“報表頁腳”只在報表最后一頁的末尾顯示，主要用來顯示有關的數據統計信息，如總計、平均等5.1領導要看的東西——什么是“報表”報表就是一種組5.2簡易輸出——創建報表的方法5.2.1自動創建報表1打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“報表”按鈕3單擊“創建”標簽選中“人事表：表”24該報表的數據來源于數據庫的“人事表”

5.2簡易輸出——創建報表的方法5.2.1自動創建報5.2.2利用向導創建報表2打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“創建”標簽3單擊“報表向導”15.2.2利用向導創建報表2打開“計件工資管理系統”數4選中左側列表框中的“班組”項，并單擊選中按鈕，將其作為分組標志7單擊“下一步”按鈕繼續單擊“下一步”按鈕繼續8選擇“表：人事表”選定字段564選中左側列表框中的“班組”項，并單擊選中按鈕，將其作為分組9為報表指定標題“人事報表”

單擊“完成”按鈕結束人事報表的創建10單擊第一個組合框的下拉按鈕，選中“員工編號”項。然后單擊該按鈕右側的升序按鈕，使其變為降序按鈕119為報表指定標題“人事報表”單擊“完成”按鈕結束人事報表這是創建好的報表這是創建好的報表5.2.3利用設計視圖創建報表1打開“計件工資管理系統”數據庫2單擊“報表設計”

單擊“創建”標簽35.2.3利用設計視圖創建報表1打開“計件工資管理系統單擊“添加現有字段”按鈕選中“部門表”字段列表中的“ID”字段，并將其拖動至工作區主體區段的適當位置45單擊“添加現有字段”按鈕選中“部門表”字段列表中的“ID”字添加其他字段6添加標簽7關閉并保存報表8添加其他字段6添加標簽7關閉并保存報表85.2.4使用空白報表工具創建報表1打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“創建”標簽2單擊“空報表”3添加字段45.2.4使用空白報表工具創建報表1打開“計件工資管理系5單擊“格式”標簽單擊“標題”按鈕6關閉并保存報表修改標題文字785單擊“格式”標簽單擊“標題”按鈕6關閉并保存報表修改標題文5.2.5邊學邊練：創建“計件工資管理系統”的報表1打開“計件工資管理系統”數據庫，然后打開“報表向導”

選擇“表：人事表”項，將所有字段選中2連續單擊三次“下一步”按鈕，進入設置“布局”對話框35.2.5邊學邊練：創建“計件工資管理系統”的報表1打開“4選擇“縱欄表”單選按鈕單擊兩次“下一步”按鈕5設置報表標題為“打印個人檔案”

單擊“完成”按鈕后完成此報表的創建674選擇“縱欄表”單選按鈕單擊兩次“下一步”按鈕5設置報表5.3美容增色——報表的附加設置5.3.1節的操作1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“創建”標簽頁單擊“報表設計”25.3美容增色——報表的附加設置5.3.1節的操作3在工作區內，單擊鼠標右鍵，彈出一個屬性菜單，選擇“報表頁眉/頁腳”命令，給報表添加頁眉和頁腳3在工作區內，單擊鼠標右鍵，彈出一個屬性菜單，選擇“報表頁眉5.3.2插入時間和頁碼1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“創建”標簽頁，單擊“報表設計”按鈕進入設計視圖工作區在標簽框中輸入“當前時間”，在文本框中輸入“=now()”。用同樣的方式創建另一個文本框3添加“標簽”25.3.2插入時間和頁碼1打開“計件工資管理系統”數據4通過上述步驟，我們完成了在報表中插入當前時間和頁面頁碼的操作。用戶會注意到在導航窗格中多出一個“報表1”項。雙擊“報表1”項，打開添加了當前時間和頁面頁碼的報表這里顯示當前的時間和頁碼4通過上述步驟，我們完成了在報表中插入當前時間和頁面頁碼的操5.3.3排序和分組操作1打開“計件工資管理系統”數據庫右擊“人事報表”項，選擇“設計視圖”命令2單擊“格式”標簽3單擊“分組和排序”按鈕4單擊“更多”55.3.3排序和分組操作1打開“計件工資管理系統”數據“班組”字段是原來的分組字段，如果要取消其分組，將“有頁眉節”選為“無頁眉節”就可以了6“班組”字段是原來的分組字段，如果要取消其分組，將“有頁眉節5.3.4在報表中使用匯總字段

打開“計件工資管理系統”后，打開新建報表向導12選擇“查詢：工資查詢”項并添加相應字段單擊“下一步”按鈕3單擊“下一步”按鈕選擇”縱欄表”455.3.4在報表中使用匯總字段

打開“計件工資管理系統單擊“下一步”按鈕6指定標題7單擊“完成”按鈕8單擊“下一步”按鈕6指定標題7單擊“完成”按鈕89右擊“每日工資報表”項，選擇“報表頁眉/頁腳”命令給報表頁腳添加文本框，在標簽框中輸入“合計工作量”，在文本框中輸入“=sum([今日所得])”

10用戶可以發現在此報表中，“工資查詢”中每一條記錄中的“今日所得”相加后，結果顯示在報表頁腳處的文本框中9右擊“每日工資報表”項，選擇“報表頁眉/頁腳”命令給報表頁5.3.5插入圖片1打開“計件工資管理系統”數據庫，右擊“人事報表”項，選擇“設計視圖”命令，打開“人事報表”的設計視圖窗口單擊圖像按鈕，然后在工作區的“班組頁眉”節的空白處單擊，彈出插入圖片對話框25.3.5插入圖片1打開“計件工資管理系統”數據庫，右3選擇含有圖片文件的文件夾，選擇一個圖片文件，單擊“確定”按鈕，回到“設計視圖”界面，此時您可以對圖片框的大小進行調節，然后關閉設計視圖，系統提示保存該報表，單擊“是”按鈕通過上述步驟，我們創建了含有圖片的報表。雙擊“圖片報表”項，打開報表。可以發現在此報表中包含了我們選中的那張圖片3選擇含有圖片文件的文件夾，選擇一個圖片文件，單擊“確定”按5.3.6邊學邊練：優化工資報表2打開“本月工資統計”的設計視圖，在“頁面頁眉”節中添加一顯示為“工資合計：”的標簽控件，然后在“主體”節中，添加一顯示為“員工簽字：”的字段。在報表頁眉中添加一文本框控件，并將此控件的標簽控件刪除，將文本框的名稱命名為“月”，1在“主體”節中添加一“文本框控件”，同樣將其附帶的標簽控件刪除，并命名為“工資合計”35.3.6邊學邊練：優化工資報表2打開“本月工資統計”4打開“打印個人檔案”的設計視圖，在其“報表頁眉”節中添加一作為企業標志的圖片添加一文本框控件（將附帶的標簽控件刪除），然后調整原來的標簽文字，最后關閉保存即可54打開“打印個人檔案”的設計視圖，在其“報表頁眉”節中添加一5.4高級技巧——創建多列報表和子報表5.4.1創建多列報表1打開“計件工資管理系統”數據庫，右擊“每日工資報表”，選擇“設計視圖”命令單擊“頁面設置”標簽2單擊“頁面設置”按鈕35.4高級技巧——創建多列報表和子報表5.4.1創切換至“列”標簽頁。在“網格設置”欄下的“列數”框中鍵入“2”，在“列尺寸”欄下的“寬度”框中鍵入“9cm”，單擊“確定”按鈕，完成多列報表的創建4報表的打印效果切換至“列”標簽頁。在“網格設置”欄下的“列數”框中鍵入“25.4.2創建子報表1確保“控件向導”按鈕是按下的，單擊“子窗體/子報表”按鈕，在“主體”節中單擊鼠標。彈出“子報表向導”的選擇子報表數據來源對話框打開“計件工資管理系統”數據庫，在“每日工資報表”項上單擊鼠標右鍵，選擇“設計視圖”命令，打開“每日工資報表”的設計視圖25.4.2創建子報表1確保“控件向導”按鈕是按下的，單3選擇“使用現有的表或查詢”單選鈕

單擊“下一步”按鈕45在“表/查詢”下拉列表中選擇“表：工資主表”項，單擊“全選”按鈕，將所有字段選中單擊“下一步”按鈕63選擇“使用現有的表或查詢”單選鈕單擊“下一步”按鈕45在8保持“從列表中選擇”單選按鈕的選中狀態，在下邊列表中選中“對工資查詢中的每個記錄用工號顯示工資主表”項名稱更改為“工作量副表”

7單擊“下一步”按鈕單擊“完成”按鈕，完成子報表的創建9108保持“從列表中選擇”單選按鈕的選中狀態，在下邊列表中選中“這是效果界面，報表中包含了“子報表”客戶信息報表這是效果界面，報表中包含了“子報表”客戶信息報表5.5功成名就——打印報表5.5.1報表的頁面設置1打開“每日工資報表”的頁面設置對話框3選中“打印選項”標簽，切換至“打印選項”標簽頁，將上下左右邊距都設置為“15”毫米選擇“頁”標簽，切換至“頁”標簽頁2單擊“橫向”單選按鈕，將報表設置為橫向打印。單擊“確定”按鈕，完成頁面設置，下邊就可以進行打印了45.5功成名就——打印報表5.5.1報表的頁面設置5.5.2報表的打印1選擇數據庫主操作界面的【打印】→【打印】命令，打開“打印”對話框保持系統默認設置，單擊“確定”按鈕，即可將報表打印出來25.5.2報表的打印1選擇數據庫主操作界面的【打印】→5.5.3邊學邊練：打印“計件工資管理系統”的工資報表1打開“計件工資管理系統”數據庫后，打開窗體設計視圖單擊“按鈕”控件，然后在窗體上拖動，打開“按鈕向導”對話框25.5.3邊學邊練：打印“計件工資管理系統”的工資報表13在“類別”列表框中選擇“報表操作”，然后在“操作”列表框中選擇“打印報表”項單擊“下一步”按鈕4此處選擇“本月工資統計”報表單擊“下一步”按鈕563在“類別”列表框中選擇“報表操作”，然后在“操作”列表框中選擇“文本”，輸入文字7單擊“下一步”按鈕8輸入按鈕名稱910單擊“完成”按鈕按類似的操作添加其他命令按鈕11選擇“文本”，輸入文字7單擊“下一步”按鈕8輸入按鈕名稱91如果打印出來的報表顯示不正常，此時應該先打開報表，然后打開“頁面設置”對話框，根據需要進行調整就可以了這是創建完成的“工資統計和打印”窗口如果打印出來的報表顯示不正常，此時應該先打開報表，然后打開“5.6報表快照1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“外部數據”標簽頁2單擊“其他”3選擇“SnapshotViewer”5.6報表快照1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至在此可設置其名稱單擊“瀏覽”按鈕可選擇保存位置3單擊“確定”按鈕在此可設置其名稱單擊“瀏覽”按鈕可選擇保存位置3單擊“確定”5.7典型實例：創建“考勤管理系統”的報表

1打開“考勤管理系統”數據庫，打開新建報表創建向導將“請假信息”表的后四個字段選到右側2將“員工信息”表的除了第一個字段的所有字段選到右側，單擊“下一步”按鈕繼續35.7典型實例：創建“考勤管理系統”的報表

1打開“考勤4選中“通過請假信息”項（表示以請假信息表為基礎表）保持系統默認，單擊“完成”按鈕，完成報表的創建5單擊“下一步”按鈕64選中“通過請假信息”項（表示以請假信息表為基礎表）保持系報表創建完成后，在導航窗格中雙擊“請假信息”項，可以打開我們剛才創建的報表，其操作界面如圖所示，在此界面中，我們可以對員工的請假信息一覽無遺報表創建完成后，在導航窗格中雙擊“請假信息”項，可以打開我們演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第5章報表——Access的“統計系統”

領導要看的東西——什么是“報表”

簡易輸出——創建報表的方法美容增色——報表的附加設置高級技巧——創建多列報表和子報表功成名就——打印報表報表快照典型實例：創建“考勤管理系統”的報表第5章報表——Access的“統計系統”領導要看的東西5.1領導要看的東西——什么是“報表”

報表就是一種組織和顯示Access2007數據庫數據的好方法。如下圖所示。“報表頁眉”只在整個報表的首部顯示打印，一般用來放置公司徽標、報表標題或打印日期報表“主體”包含了整個報表的所有數據“頁面頁眉”顯示在報表中每頁的最上方，一般用來顯示列標題等內容“頁面頁腳”中的內容在每頁最下方顯示，主要用來顯示頁號、制表人員和審核人員等說明信息“報表頁腳”只在報表最后一頁的末尾顯示，主要用來顯示有關的數據統計信息，如總計、平均等5.1領導要看的東西——什么是“報表”報表就是一種組5.2簡易輸出——創建報表的方法5.2.1自動創建報表1打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“報表”按鈕3單擊“創建”標簽選中“人事表：表”24該報表的數據來源于數據庫的“人事表”

5.2簡易輸出——創建報表的方法5.2.1自動創建報5.2.2利用向導創建報表2打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“創建”標簽3單擊“報表向導”15.2.2利用向導創建報表2打開“計件工資管理系統”數4選中左側列表框中的“班組”項，并單擊選中按鈕，將其作為分組標志7單擊“下一步”按鈕繼續單擊“下一步”按鈕繼續8選擇“表：人事表”選定字段564選中左側列表框中的“班組”項，并單擊選中按鈕，將其作為分組9為報表指定標題“人事報表”

單擊“完成”按鈕結束人事報表的創建10單擊第一個組合框的下拉按鈕，選中“員工編號”項。然后單擊該按鈕右側的升序按鈕，使其變為降序按鈕119為報表指定標題“人事報表”單擊“完成”按鈕結束人事報表這是創建好的報表這是創建好的報表5.2.3利用設計視圖創建報表1打開“計件工資管理系統”數據庫2單擊“報表設計”

單擊“創建”標簽35.2.3利用設計視圖創建報表1打開“計件工資管理系統單擊“添加現有字段”按鈕選中“部門表”字段列表中的“ID”字段，并將其拖動至工作區主體區段的適當位置45單擊“添加現有字段”按鈕選中“部門表”字段列表中的“ID”字添加其他字段6添加標簽7關閉并保存報表8添加其他字段6添加標簽7關閉并保存報表85.2.4使用空白報表工具創建報表1打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“創建”標簽2單擊“空報表”3添加字段45.2.4使用空白報表工具創建報表1打開“計件工資管理系5單擊“格式”標簽單擊“標題”按鈕6關閉并保存報表修改標題文字785單擊“格式”標簽單擊“標題”按鈕6關閉并保存報表修改標題文5.2.5邊學邊練：創建“計件工資管理系統”的報表1打開“計件工資管理系統”數據庫，然后打開“報表向導”

選擇“表：人事表”項，將所有字段選中2連續單擊三次“下一步”按鈕，進入設置“布局”對話框35.2.5邊學邊練：創建“計件工資管理系統”的報表1打開“4選擇“縱欄表”單選按鈕單擊兩次“下一步”按鈕5設置報表標題為“打印個人檔案”

單擊“完成”按鈕后完成此報表的創建674選擇“縱欄表”單選按鈕單擊兩次“下一步”按鈕5設置報表5.3美容增色——報表的附加設置5.3.1節的操作1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“創建”標簽頁單擊“報表設計”25.3美容增色——報表的附加設置5.3.1節的操作3在工作區內，單擊鼠標右鍵，彈出一個屬性菜單，選擇“報表頁眉/頁腳”命令，給報表添加頁眉和頁腳3在工作區內，單擊鼠標右鍵，彈出一個屬性菜單，選擇“報表頁眉5.3.2插入時間和頁碼1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“創建”標簽頁，單擊“報表設計”按鈕進入設計視圖工作區在標簽框中輸入“當前時間”，在文本框中輸入“=now()”。用同樣的方式創建另一個文本框3添加“標簽”25.3.2插入時間和頁碼1打開“計件工資管理系統”數據4通過上述步驟，我們完成了在報表中插入當前時間和頁面頁碼的操作。用戶會注意到在導航窗格中多出一個“報表1”項。雙擊“報表1”項，打開添加了當前時間和頁面頁碼的報表這里顯示當前的時間和頁碼4通過上述步驟，我們完成了在報表中插入當前時間和頁面頁碼的操5.3.3排序和分組操作1打開“計件工資管理系統”數據庫右擊“人事報表”項，選擇“設計視圖”命令2單擊“格式”標簽3單擊“分組和排序”按鈕4單擊“更多”55.3.3排序和分組操作1打開“計件工資管理系統”數據“班組”字段是原來的分組字段，如果要取消其分組，將“有頁眉節”選為“無頁眉節”就可以了6“班組”字段是原來的分組字段，如果要取消其分組，將“有頁眉節5.3.4在報表中使用匯總字段

打開“計件工資管理系統”后，打開新建報表向導12選擇“查詢：工資查詢”項并添加相應字段單擊“下一步”按鈕3單擊“下一步”按鈕選擇”縱欄表”455.3.4在報表中使用匯總字段

打開“計件工資管理系統單擊“下一步”按鈕6指定標題7單擊“完成”按鈕8單擊“下一步”按鈕6指定標題7單擊“完成”按鈕89右擊“每日工資報表”項，選擇“報表頁眉/頁腳”命令給報表頁腳添加文本框，在標簽框中輸入“合計工作量”，在文本框中輸入“=sum([今日所得])”

10用戶可以發現在此報表中，“工資查詢”中每一條記錄中的“今日所得”相加后，結果顯示在報表頁腳處的文本框中9右擊“每日工資報表”項，選擇“報表頁眉/頁腳”命令給報表頁5.3.5插入圖片1打開“計件工資管理系統”數據庫，右擊“人事報表”項，選擇“設計視圖”命令，打開“人事報表”的設計視圖窗口單擊圖像按鈕，然后在工作區的“班組頁眉”節的空白處單擊，彈出插入圖片對話框25.3.5插入圖片1打開“計件工資管理系統”數據庫，右3選擇含有圖片文件的文件夾，選擇一個圖片文件，單擊“確定”按鈕，回到“設計視圖”界面，此時您可以對圖片框的大小進行調節，然后關閉設計視圖，系統提示保存該報表，單擊“是”按鈕通過上述步驟，我們創建了含有圖片的報表。雙擊“圖片報表”項，打開報表。可以發現在此報表中包含了我們選中的那張圖片3選擇含有圖片文件的文件夾，選擇一個圖片文件，單擊“確定”按5.3.6邊學邊練：優化工資報表2打開“本月工資統計”的設計視圖，在“頁面頁眉”節中添加一顯示為“工資合計：”的標簽控件，然后在“主體”節中，添加一顯示為“員工簽字：”的字段。在報表頁眉中添加一文本框控件，并將此控件的標簽控件刪除，將文本框的名稱命名為“月”，1在“主體”節中添加一“文本框控件”，同樣將其附帶的標簽控件刪除，并命名為“工資合計”35.3.6邊學邊練：優化工資報表2打開“本月工資統計”4打開“打印個人檔案”的設計視圖，在其“報表頁眉”節中添加一作為企業標志的圖片添加一文本框控件（將附帶的標簽控件刪除），然后調整原來的標簽文字，最后關閉保存即可54打開“打印個人檔案”的設計視圖，在其“報表頁眉”節中添加一5.4高級技巧——創建多列報表和子報表5.4.1創建多列報表1打開“計件工資管理系統”數據庫，右擊“每日工資報表”，選擇“設計視圖”命令單擊“頁面設置”標簽2單擊“頁面設置”按鈕35.4高級技巧——創建多列報表和子報表5.4.1創切換至“列”標簽頁。在“網格設置”欄下的“列數”框中鍵入“2”，在“列尺寸”欄下的“寬度”框中鍵入“9cm”，單擊“確定”按鈕，完成多列報表的創建4報表的打印效果切換至“列”標簽頁。在“網格設置”欄下的“列數”框中鍵入“25.4.2創建子報表1確保“控件向導”按鈕是按下的，單擊“子窗體/子報表”按鈕，在“主體”節中單擊鼠標。彈出“子報表向導”的選擇子報表數據來源對話框打開“計件工資管理系統”數據庫，在“每日工資報表”項上單擊鼠標右鍵，選擇“設計視圖”命令，打開“每日工資報表”的設計視圖25.4.2創建子報表1確保“控件向導”按鈕是按下的，單3選擇“使用現有的表或查詢”單選鈕

單擊“下一步”按鈕45在“表/查詢”下拉列表中選擇“表：工資主表”項，單擊“全選”按鈕，將所有字段選中單擊“下一步”按鈕63選擇“使用現有的表或查詢”單選鈕單擊“下一步”按鈕45在8保持“從列表中選擇”單選按鈕的選中狀態，在下邊列表中選中“對工資查詢中的每個記錄用工號顯示工資主表”項名稱更改為“工作量副表”

7單擊“下一步”按鈕單擊“完成”按鈕，完成子報表的創建9108保持“從列表中選擇”單選按鈕的選中狀態，在下邊列表中選中“這是效果界面，報表中包含了“子報表”客戶信息報表這是效果界面，報表中包含了“子報表”客戶信息報表5.5功成名就——打印報表5.5.1報表的頁面設置1打開“每日工資報表”的頁面設置對話框3選中“打印選項”標簽，切換至“打印選項”標簽頁，將上下左右邊距都設置為“15”毫米選擇“頁”標簽，切換至“頁”標簽頁2單擊“橫向”單選按鈕，將報表設置為橫向打印。單擊“確定”按鈕，完成頁面設置，下邊就可以進行打印了45.5功成名就——打印報表5.5.1報表的頁面設置5.5.2報表的打印1選擇數據庫主操作界面的【打印】→【