提高固定資產財務賬和實物賬對賬準確率金華市煙草公司東陽分公司“小管家”QC小組二零一四年五月課題類型：管理型注冊號：JHYC-QC-0266TQC教育：100小時/人活動次數：10次活動參加率：100%活動時間：2013年4月至12月提高固定資產財務賬和實物賬對賬準確率成立時間：2013年4月注冊時間：2013年4月1.小組概況小組成員一覽表姓名性別崗位文化程度小組職務沈方偉男財務科長本科組長趙嵐女辦公室副主任本科組員徐鋒男會計本科組員曹鵬男考核員本科組員1.小組概況表1.1：小組成員一覽表制表人：沈方偉制表日期：2013年4月2012年12月起到2013年3月，對賬準確率為91.53%，未達到公司的要求。增加了固定資產管理的管理難度，加大了國有資產流失的可能性。上級要求公司要求固定資產實物賬和財務賬對賬準確率達到98%現存問題選擇課題

2.選題理由

提高固定資產實物賬和財務帳對賬準確率圖2.1制圖人：趙嵐制圖日期：2013年4月3.活動計劃計劃內容時間地點負責人4月5月6月7月8月9月10月11月12月P選擇課題會議室沈方偉設定目標會議室趙嵐可行性分析會議室徐鋒原因分析會議室曹鵬要因確認會議室徐鋒制定對策會議室曹鵬D對策實施現場趙嵐C效果檢查現場徐鋒A鞏固措施會議室曹鵬今后打算會議室沈方偉表3.1：活動計劃表制表人：曹鵬制表日期：2013年4月計劃實施表3.1活動計劃表4.設定目標

一、活動目標：提高固定資產財務賬和實物賬對賬準確率到98%

圖4.1目標柱狀圖制圖人：徐鋒制圖日期：2013年4月分析一：歷史成績分析圖5.1：對賬準確率走勢圖制圖人:徐鋒制表日期：2013年4月5.可行性分析5.可行性分析分析二：同類縣市公司水平對比城市2012年9月2012年10月2012年11月2012年12月2013年1月2013年2月2013年3月A市92.1%95%95%96%95.5%90%93.2%B市93%93.2%89%90%94.7%95%95%C市97%94%94%98.1%93%93.3%96.7%D市95%93.4%93.4%93.2%93.2%95.2%96.9%平均值94.06%表5.2制表人：徐鋒制表日期：2013年4月

序號相關項頻數（次）頻率/%累計頻率/%1資產編碼錯誤5853.70%53.70%2使用人未調整2624.08%77.78%3資產名稱對不上65.56%83.34%4使用狀況異常54.63%87.97%5規格型號弄錯32.78%90.75%6填錯使用部門32.78%93.53%7增加方式發生錯誤21.85%95.37%8其他54.63%100.00%合計

108100.00%

表5.3：對賬錯誤項目統計表制表人：沈方偉制表日期：2013年4月5.可行性分析分析三：現狀分析圖5.4：排列圖制圖人：曹鵬制圖日期：2013年4月5.可行性分析分析三：現狀分析6、原因分析固定資產存放地點多數據更新時間長管理人員責任意識低部門間工作協同響應時間長財務賬錄入時間長兩系統數據不匹配數據統計耗時長資產編碼錯誤資產管理人員培訓面占比少數據更新沒有監管標準使用人未調整資產不能核對人員調動手續不齊

小組成員采用頭腦風暴法結合實地調查法，以關聯圖為工具，對存在問題進行了原因分析，得出了八大末端因素。管理人員工作量大管理難度大發現錄入錯誤更正耗時久系統操作不合理管理人員業務水平低資產報廢審批流程耗時長兩部門資產報廢存在時間差報廢數據同步時間長系統故障次數多系統數據出錯資產錄入錯誤原始數據登記有誤入賬憑證數據失真入賬數據錯誤監管力度低圖6.1：關聯圖制圖人：趙嵐制圖日期：2013年5月七、要因確認序號末端因數確認方法確認內容日期負責人1部門間工作協同響應時間長查詢以往部門協同時間抽查協同數據小于等于3天5.10趙嵐2資產管理人員培訓面占比少詢問各資產管理人員是否參加過資產管理相關培訓。資產管理人員培訓面是都達到100%5.20趙嵐3數據更新時間長對資產資料進行檢查，逐一評判因資產新增和變更未及時更新而導致資產對賬最終錯誤的項數5.11徐鋒4系統故障次數多查詢系統故障運維記錄故障運維數據中系統故障次數小于每月1次5.14曹鵬5報廢數據同步時間長對資產數據進行查看報廢數據同步時間≤三天5.14沈方偉6固定資產存放地點多查看每個部門的資產盤點表固定資產存放地點數≤十天5.20徐鋒7資產報廢審批流程耗時長查看資產報廢審批表資產的報廢審批流程≤七天5.13徐鋒8財務賬錄入時間長對同一資產的錄入時間進行核查財務賬和實物賬的資產編碼一致5.11曹鵬5月份，小組針對八大末端因素進行要因確認表7.1：要因確認計劃表制表人：曹鵬制表日期：2013年5月1、確認標準：部門間工作協同發出，響應處理時間≤三天。2、確認方法：查詢以往部門協同時間。3、確認地點：OA協同辦公模塊

4、負責人：趙嵐5、確認過程：抽查2012年6月至2013年數據，如下圖。得出平均協同天數為4.1天。協同天數過長，容易造成資產信息更新不及時。七、要因確認確認一：部門間工作協同響應時間長6.確認結果：“部門間工作協同響應時間長”是要因1、確認標準：資產管理人員培訓面達到100%。2、確認方法：查詢資產管理相關培訓記錄。3、確認地點：辦公室4、負責人：趙嵐5、確認過程：管理人員培訓面僅有71.43%，離100%培訓面距離較遠，造成相當一部管理人員業務能力低下，甚至完全不知系統操作流程，極大影響了資產管理水平。6、確認結果：“資產管理人員培訓面占比少”為要因。姓名所在部門是否參加資產管理培訓是否厲俊鋒辦公室√曹鵬辦公室√滕向軍信息中心√陸美姣業務科√乍艷杰專賣科√徐鋒財務科√張健送貨部√王加興稽查大隊√吳良敏吳寧市場部√單航吳寧管理所√張群剛大聯市場部√吳利華大聯管理所√嚴志偉六石市場部√吳勤六石管理所√匯總（人數）104確認二：資產管理人員培訓面占比少七、要因確認表7.2：培訓統計表制表人：趙嵐制表日期：2013年5月1.確認標準：資產新增和變更導致資產不符的在一周內予以更正。2.確認方法：對1208項資產資料進行檢查，對其中資產有新增和變更導致不符

項進行逐一評判。3.確認地點：資產管理系統和財務NC系統4.負責人：徐鋒5.確認過程：小組成員徐鋒對1208項資產數據進行逐一分析,發現資產新增和變更未在一周內及時更新的有142項，最終導致財務賬與實物賬對賬不符的有102項，嚴重影響公司對賬準確率。6.確認結果：“數據更新時間長”是要因

確認三：數據更新時間長超一周未更正資產錯誤率達到72%，可見不及時更正不符項影響到資產對賬，造成嚴重的后果。七、要因確認圖7.3：制圖人：徐鋒制圖日期：2013年5月1、確認標準：系統故障每月≤1次。2、確認方法：省信息運維平臺查詢系統故障運維記錄。3、確認地點：省OA運維平臺4、負責人：曹鵬5、確認過程：我們查閱了2012年6月至2013年3月的故障運維數據，發現35次故障運維中，資產管理系統的只有一次，遠遠少于標準。如圖：確認四：系統故障次數多6、確認結果：“系統故障次數多”不是要因。七、要因確認1.確認標準：固定資產存放地點≤10個。2.確認方法：查看2012年5月至2013年4月每個部門的資產盤點表。3.確認地點：公司各部門4.負責人：徐鋒5.確認過程：小組成員徐鋒對于2012年5月至2013年4月每個部門的資產盤點表進行逐一查看，對資產存放地點進行統計。6.確認結果：經小組成員徐鋒查看得到，公司共有6處固定資產存放地點，不滿足存放地點多的條件，達到公司要求。“固定資產存放地點多”不是要因。1、確認標準：報廢數據同步時間≤3天。2、確認方法：對過去6個月報廢資產數據進行查看。3、確認地點：財務科與辦公室

4、負責人：沈方偉5、確認過程：分別抽查實物資產管理系統與財務資產管理系統資產報廢數據，發現除了因兩次人員出差導致更新時間過長外，其余報廢資產都在2天內實現兩系統同步更新。。6、確認結果：“報廢數據同步時間長”不是要因。確認五：報廢數據同步時間長

確認六：固定資產存放地點多七、要因確認1.確認標準：實物入庫后財務賬入賬時間≤2天。2.確認方法：對1208項資產的財務賬和實物賬同一資產的錄入時間進行核查，將其中有錄入時間差的資產項目再進行資產編碼的核對。3.確認地點：資產管理系統和財務NC系統4.負責人：曹鵬5.確認過程：小組成員曹鵬對1208數據進行逐一核對,發現8項存在時間差異，但是時間均小于2天。6.確認結果：“錄入時間差異大”不是要因

1.確認標準：資產的報廢審批流程≤7天。2.確認方法：查看2012年5月至2013年4月內的資產報廢審批表。3.確認地點：辦公室4.負責人：徐鋒5.確認過程：小組成員徐鋒對于2012年5月至2013年4月資產報廢審批表進行逐一查看，核對日期及完成情況。6.確認結果：所有資產報廢審批表都在規定審批時間內完成，達到辦公室要求。

“資產報廢審批流程耗時長”不是要因確認七：資產報廢審批流程耗時長

確認八：財務賬錄入時間長七、要因確認八、制定對策序號要因對策目標措施地點時間負責人1部門間工作協同響應時間長確保人事、實物管理、財務管理信息實時反饋。完成對部門協同的處理時間≤3天1、編制資產登記卡，確定財務聯、實物聯及存檔聯對應時間和標準。2、建立人勞與資產管理部門的人員調動告知機制，將其納入工作流程中。全公司6月徐鋒2數據更新時間長優化操作流程新增資產、變更資產、及報廢資產的錄入和修正時間≤5天1、完善資產管理制度。2、將新增資產錄入時間期限納入考核。3、利用ecxel宏及資產系統對賬功能進行篩選和校對。辦公室7月曹鵬3資產管理人員培訓面占比少開展資產管理培訓所有專兼職資產管理員培訓面達到100%組織資產管理人員進行系統操作培訓。辦公室6-7月沈方偉

表8.1：對策計劃表制表人：沈方偉制表日期：2013年5月要求三部門資產信息同步時間在1天內。九、對策實施對策實施1.1財務部門使用部門管理部門對策實施1.2九、對策實施實施一結論完成對部門協同的處理時間平均2.8天，控制在≤3天內的標準之內。九、對策實施對策實施2.1

制定完善《東陽市煙草專賣局（分公司）資產管理工作手冊》九、對策實施考核崗位考核指標考核細則考核頻次各部門兼職資產管理員每月前做好本部門資產盤點工作根據資產盤點清單盤點相關資產，資產對賬率至少達到98%，每降低一個百分點扣2分。每月人勞員人員調動發生時及時通報資產管理人員資產盤點時發現因未及時反饋人員調動信息導致資產不符的，每發現一處扣2分。每月對策實施2.2

加強考核，建立長效機制九、對策實施九、對策實施導出財務系統報表開發excel宏建模轉換成標準模板導入系統查錯經過技術改進，對賬差錯時間已有原來的至少2天提高至2小時內，大大提高工作效率。對策實施2.3實施二結論新增資產、變更資產、及報廢資產的錄入和修正平均時間4.5天，控制在≤5天的標準以內。九、對策實施對策實施3

開展資產管理培訓九、對策實施實施三結論所有專兼職資產管理員培訓面達到100%，達成實施目標。九、對策實施圖10.1：制圖人：曹鵬制圖日期：2013年10月

小組對2013年8月-10月對賬準確率進行了調查，8-10月對賬準確率均高于98%，月均對賬準確率已上升至98.67%。十、效果檢查結論：本次活動達