2015年4月1日企業文書檔案的整理

2015年全市檔案工作培訓班2015年4月1日企業文書檔案的整理2015年全市1點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本目錄概述文書檔案的收集文書檔案的整理點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本目錄概述文書2一、概述（一）相關概念企業檔案：企業在研發、生產、服務、經營和管理活動中形成的各種門類和載體的記錄。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本一、概述（一）相關概念點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點3點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1、企業檔案是企業活動整體的記錄和反映2、企業檔案是直接記錄企業活動的一種信息材料、第一手資料和原始資料3、企業檔案由企業文件材料有條件地轉化而來（具有長遠查考利用價值；文件處理完畢或告一段落）

點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1、企業檔案4企業檔案工作總則1、企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。2、企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。3、企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。4、企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1、企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案5企業檔案門類（10大類）：經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類、產品生產類、科研開發類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、職工管理類。參見《企業檔案工作規范》（DA／T42—2009）國家檔案局2009年11月2日發布，2010年1月1日實施企業檔案載體：包括文字、圖表、聲像、電子、實物等點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本企業檔案門類（10大類）：點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文6其中，企業在經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種文件材料檔案，即構成企業文書檔案。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本其中，企業在經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作中形成的、7（二）文書檔案的整理整理方法：按卷整理和按件整理兩種方法。按件整理：將收集齊全完整的歸檔文件進行鑒定，以件為單位進行裝訂、劃分保管期限、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架排列，使之有序化的過程。（二）文書檔案的整理8（三）按件整理的標準依據：《歸檔文件整理規則》(中華人民共和國行業標準DA/T22-2000國家檔案局2000年12月6日批準，2001年1月1日實施)

有關“件”和“卷”的相關規定（三）按件整理的標準依據：《歸檔文件整理規則》(中華人民共9

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見經科字〔2003〕第2號

《科學技術檔案案卷構成一般要求》(GB/T11822—2000)和《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2000)自2000年發布以來得到廣泛運用。這兩個標準都是檔案整理的依據，屬推薦性標準。企業應結合各自檔案工作的實際執行。《科學技術檔案案卷構成一般要求》是國家標準，側重科技檔案的整理。《歸檔文件整理規則》是行業標準，側重文書檔案的整理。由于這兩個標準在檔案整理要求上有所不同，在一個企業如何執行，需要統—認識。為保持檔案整理的規范統一和排列有序，根據企業檔案管理的實踐，對企業執行上述兩個標準提出以下意見：

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《科學技術檔案案卷構成一般要求10

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見

一、檔案管理現代化水平較高，實現計算機檢索和檔案信息網上查詢的企業，可參照執行《歸檔文件整理規則》，否則暫緩執行此標準。二、企業在執行《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《歸檔文件整理規則》時，原則上不打破原有的分類框架。

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》11

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見

三、根據《工業企業檔案分類試行規則》進行實體分類的企業，黨群工作、行政管理工作、經營管理工作和生產技術管理工作四類的文件材料可參照執行《歸檔文件整理規則》的規定，按“件”進行整理；年歸檔量較少的企業，可將上述四類合并為一類整理，暫稱為管理類。產品、科研、基本建設、設備儀器四類的文件材料仍執行《科學技術檔案案卷構成一般要求》的規定，按“卷”整理。

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》12

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見沒有按《工業企業檔案分類試行規則》進行實體分類的企業，其管理性的文書檔案可參照執行《歸檔文件整理規則》，科技檔案可執行《科學技術檔案案卷構成一般要求》。四、同時執行這兩個標準的企業，有些內容可統一。1.卷盒規格統一為310mm×220mm(長×寬)，厚度可根據實際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用。

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》13

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見

2.

備考表統一采用《科學技術檔案案卷構成一般要求》的要求，按“件”整理的可將備考表中的“立卷人”改為“整理人”。3.《歸檔文件整理規則》的歸檔文件目錄與《科學技術檔案案卷構成一般要求》卷內目錄用途不同，應分別按各標準的要求使用。目錄規格可選用A4型297mm×210mm和16開型(260mm×l85mm)兩種形式。

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》14

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見

4.企業檔案全宗號的使用統一按《科學技術檔案案卷構成一般要求》的要求執行。五、事業單位可參照上述意見執行。

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二00三年三月十三日

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》15《歸檔文件整理規則》中關于“件”的規定件：歸檔文件的整理單位。

1、文件正文與定稿為一件。2、正文和附件為一件。3、原件與復印件為一件。如傳真和復印件。4、來文與復文為一件。如請示與批復、報告與批示等。5、轉發與被轉發件為一件。6、正文與文件處理單、擬辦單、領導簽批單等為一件。7、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。8、一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。如果文件太多可集中排列，作多件來處理。9、干部職工調動通知書、黨員關系介紹信、存根，以一人為一件或幾人為一件。10、文件的中文與外文為一件，文件的漢文本與少數民族文本為一件。《歸檔文件整理規則》中關于“件”的規定件：歸檔文件的整理單位16（五）質量要求：（1）文件材料應齊全完整。已破損的文件應予修整；字跡模糊或易褪變的文件應予復制。（2）整理過程中所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

（四）整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（五）質量要求：（四）整理原則：點擊添加文本點擊添加文本點17二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源——本企業形成的文件；——上級主管部門或企業集團下發的文件材料；——所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；——本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；——其他本企業執行、辦理的外來文件。二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源18注意事項：1、企業應接收所屬單位因產權變動后屬本企業所有的檔案。2、企業應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。3、企業可根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。4、企業可根據研發和市場競爭的需要收集與企業經營范圍相關的資料。5、企業可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。注意事項：19（二）文件材料的鑒定主要是對收集的文件材料進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，剔除沒有保存價值的文件材料。鑒定依據：國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，2013年2月1日起施行（二）文件材料的鑒定20企業文書材料歸檔范圍（一）反映本企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）本企業在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件材料；（三）本企業需要貫徹執行的有關機關和上級單位的文件材料，非隸屬關系單位發來的需要執行或查考的文件材料；社會中介機構出具的與本企業有關的文件材料；所屬和控股企業報送的重要文件材料；（四）有關法律法規規定應歸檔保存的文件材料和其他對本企業各項活動具有查考價值的文件材料。企業文書材料歸檔范圍（一）反映本企業在研發、生產、服務、經營21下列文件材料可不歸檔：（一）有關機關和上級主管單位制發的普發性不需本企業辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本企業文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，未經會議討論、未經領導審閱和簽發的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業內部互相抄送的文件材料，本企業負責人兼任外單位職務形成的與本企業無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（三）非隸屬關系單位發來的不需貫徹執行和無參考價值的文件材料；（四）所屬和控股企業報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業辦理的文件材料；（五）其他不需歸檔的文件材料。下列文件材料可不歸檔：（一）有關機關和上級主管單位制發的普發22（三）文件材料歸檔要求1、企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規定將文件整理后歸檔。2、歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。3、歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。4、企業應歸檔紙質文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發文稿紙或文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

（三）文件材料歸檔要求235、對于無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件應納入歸檔范圍并劃分保管期限。非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。6、歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。7、多個企業聯合召開的會議、聯合研制的產品、聯合建設或研究的項目、聯合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業歸檔，其他企業將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。8、文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。企業文書檔案的整理課件24企業文書檔案材料即經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度

歸檔。（四）文件材料歸檔時間科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。企業文書檔案材料即經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工25

注意：電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。注意：26

凡屬企業歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本企業檔案部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。（國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》第六條）企業各門類檔案要集中統一管理將檔案據為己有或者拒絕歸檔的按照監察部、人社部、國家檔案局30號令規定處理凡屬企業歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本企業檔案部27點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本三、文書檔案的整理裝訂劃分保管期限分類排列裝訂編號編目裝盒上架點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本三、文書檔案28（一）裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（一）裝訂點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本29裝訂方法：1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側對齊。2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用“三孔一線”選擇粗細適中的棉線進行裝訂，要求左、下側對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘的書籍、刊物，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。

點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本30（二）劃分保管期限企業文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年（參見國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》第八條、第九條及附件）。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（二）劃分保管期限企業文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，31（三）分類1、年度分類法2、問題分類法3、保管期限分類法點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（三）分類點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本321、保管期限－年度－問題分類法

（適用于文件材料較多的大中型企業）永久：2009年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…30年：2009年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…10年：2009年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本332、保管期限－年度(按問題排列)

（適用于文件材料較少的企業）永久：2009年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列30年：2009年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列10年：2009年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本34（四）排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（四）排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時35（五）編號歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。根據分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（五）編號歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號36檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張號)”([]表示可選)結構。類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。（檔號編制方法見《檔號編制規則》DA/T13-1994（國家檔案局1995-06-12批準，1995-10-01實施）編號時，要在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號37歸檔章樣式：點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本歸檔章樣式：點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本38（六）編目1、歸檔文件應依據分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄。2、歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。3、歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（六）編目1、歸檔文件應依據分類方案和件號順序編制歸檔文件目39歸檔文件目錄點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本歸檔文件目錄點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本40點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本41（七）裝盒裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限、同一大類條件下，裝滿盒為止。不同年度不同保管期限的檔案不能裝在一個盒內。歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（七）裝盒裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順42點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本43點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本44點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本45（八）上架歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊的填寫后，即可將整理好的檔案排列上架保管。檔案上架排列方法應與分類方案一致，排列的順序從上到下，從左到右。（八）上架歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊的填寫后，即可將46點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本

檔案的排列方式

文書檔案

（永久）

文書檔案

（30年）

文書檔案

（10年）點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本47謝謝大家！謝謝大家！482015年4月1日企業文書檔案的整理

2015年全市檔案工作培訓班2015年4月1日企業文書檔案的整理2015年全市49點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本目錄概述文書檔案的收集文書檔案的整理點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本目錄概述文書50一、概述（一）相關概念企業檔案：企業在研發、生產、服務、經營和管理活動中形成的各種門類和載體的記錄。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本一、概述（一）相關概念點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點51點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1、企業檔案是企業活動整體的記錄和反映2、企業檔案是直接記錄企業活動的一種信息材料、第一手資料和原始資料3、企業檔案由企業文件材料有條件地轉化而來（具有長遠查考利用價值；文件處理完畢或告一段落）

點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1、企業檔案52企業檔案工作總則1、企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。2、企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。3、企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。4、企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1、企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案53企業檔案門類（10大類）：經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類、產品生產類、科研開發類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、職工管理類。參見《企業檔案工作規范》（DA／T42—2009）國家檔案局2009年11月2日發布，2010年1月1日實施企業檔案載體：包括文字、圖表、聲像、電子、實物等點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本企業檔案門類（10大類）：點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文54其中，企業在經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種文件材料檔案，即構成企業文書檔案。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本其中，企業在經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作中形成的、55（二）文書檔案的整理整理方法：按卷整理和按件整理兩種方法。按件整理：將收集齊全完整的歸檔文件進行鑒定，以件為單位進行裝訂、劃分保管期限、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架排列，使之有序化的過程。（二）文書檔案的整理56（三）按件整理的標準依據：《歸檔文件整理規則》(中華人民共和國行業標準DA/T22-2000國家檔案局2000年12月6日批準，2001年1月1日實施)

有關“件”和“卷”的相關規定（三）按件整理的標準依據：《歸檔文件整理規則》(中華人民共57

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《歸檔文件整理規則》的意見經科字〔2003〕第2號

《科學技術檔案案卷構成一般要求》(GB/T11822—2000)和《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2000)自2000年發布以來得到廣泛運用。這兩個標準都是檔案整理的依據，屬推薦性標準。企業應結合各自檔案工作的實際執行。《科學技術檔案案卷構成一般要求》是國家標準，側重科技檔案的整理。《歸檔文件整理規則》是行業標準，側重文書檔案的整理。由于這兩個標準在檔案整理要求上有所不同，在一個企業如何執行，需要統—認識。為保持檔案整理的規范統一和排列有序，根據企業檔案管理的實踐，對企業執行上述兩個標準提出以下意見：

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《科學技術檔案案卷構成一般要求58

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見

一、檔案管理現代化水平較高，實現計算機檢索和檔案信息網上查詢的企業，可參照執行《歸檔文件整理規則》，否則暫緩執行此標準。二、企業在執行《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《歸檔文件整理規則》時，原則上不打破原有的分類框架。

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》59

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《歸檔文件整理規則》的意見

三、根據《工業企業檔案分類試行規則》進行實體分類的企業，黨群工作、行政管理工作、經營管理工作和生產技術管理工作四類的文件材料可參照執行《歸檔文件整理規則》的規定，按“件”進行整理；年歸檔量較少的企業，可將上述四類合并為一類整理，暫稱為管理類。產品、科研、基本建設、設備儀器四類的文件材料仍執行《科學技術檔案案卷構成一般要求》的規定，按“卷”整理。

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《歸檔文件整理規則》的意見沒有按《工業企業檔案分類試行規則》進行實體分類的企業，其管理性的文書檔案可參照執行《歸檔文件整理規則》，科技檔案可執行《科學技術檔案案卷構成一般要求》。四、同時執行這兩個標準的企業，有些內容可統一。1.卷盒規格統一為310mm×220mm(長×寬)，厚度可根據實際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用。

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》61

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》和

《歸檔文件整理規則》的意見

2.

備考表統一采用《科學技術檔案案卷構成一般要求》的要求，按“件”整理的可將備考表中的“立卷人”改為“整理人”。3.《歸檔文件整理規則》的歸檔文件目錄與《科學技術檔案案卷構成一般要求》卷內目錄用途不同，應分別按各標準的要求使用。目錄規格可選用A4型297mm×210mm和16開型(260mm×l85mm)兩種形式。

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》62

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4.企業檔案全宗號的使用統一按《科學技術檔案案卷構成一般要求》的要求執行。五、事業單位可參照上述意見執行。

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二00三年三月十三日

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《科學技術檔案案卷構成一般要求》63《歸檔文件整理規則》中關于“件”的規定件：歸檔文件的整理單位。

1、文件正文與定稿為一件。2、正文和附件為一件。3、原件與復印件為一件。如傳真和復印件。4、來文與復文為一件。如請示與批復、報告與批示等。5、轉發與被轉發件為一件。6、正文與文件處理單、擬辦單、領導簽批單等為一件。7、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。8、一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。如果文件太多可集中排列，作多件來處理。9、干部職工調動通知書、黨員關系介紹信、存根，以一人為一件或幾人為一件。10、文件的中文與外文為一件，文件的漢文本與少數民族文本為一件。《歸檔文件整理規則》中關于“件”的規定件：歸檔文件的整理單位64（五）質量要求：（1）文件材料應齊全完整。已破損的文件應予修整；字跡模糊或易褪變的文件應予復制。（2）整理過程中所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

（四）整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（五）質量要求：（四）整理原則：點擊添加文本點擊添加文本點65二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源——本企業形成的文件；——上級主管部門或企業集團下發的文件材料；——所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；——本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；——其他本企業執行、辦理的外來文件。二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源66注意事項：1、企業應接收所屬單位因產權變動后屬本企業所有的檔案。2、企業應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。3、企業可根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。4、企業可根據研發和市場競爭的需要收集與企業經營范圍相關的資料。5、企業可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。注意事項：67（二）文件材料的鑒定主要是對收集的文件材料進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，剔除沒有保存價值的文件材料。鑒定依據：國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，2013年2月1日起施行（二）文件材料的鑒定68企業文書材料歸檔范圍（一）反映本企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）本企業在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件材料；（三）本企業需要貫徹執行的有關機關和上級單位的文件材料，非隸屬關系單位發來的需要執行或查考的文件材料；社會中介機構出具的與本企業有關的文件材料；所屬和控股企業報送的重要文件材料；（四）有關法律法規規定應歸檔保存的文件材料和其他對本企業各項活動具有查考價值的文件材料。企業文書材料歸檔范圍（一）反映本企業在研發、生產、服務、經營69下列文件材料可不歸檔：（一）有關機關和上級主管單位制發的普發性不需本企業辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本企業文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，未經會議討論、未經領導審閱和簽發的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業內部互相抄送的文件材料，本企業負責人兼任外單位職務形成的與本企業無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（三）非隸屬關系單位發來的不需貫徹執行和無參考價值的文件材料；（四）所屬和控股企業報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業辦理的文件材料；（五）其他不需歸檔的文件材料。下列文件材料可不歸檔：（一）有關機關和上級主管單位制發的普發70（三）文件材料歸檔要求1、企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規定將文件整理后歸檔。2、歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。3、歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。4、企業應歸檔紙質文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發文稿紙或文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

（三）文件材料歸檔要求715、對于無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件應納入歸檔范圍并劃分保管期限。非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。6、歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。7、多個企業聯合召開的會議、聯合研制的產品、聯合建設或研究的項目、聯合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業歸檔，其他企業將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。8、文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。企業文書檔案的整理課件72企業文書檔案材料即經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度

歸檔。（四）文件材料歸檔時間科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。企業文書檔案材料即經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工73

注意：電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。注意：74

凡屬企業歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本企業檔案部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。（國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》第六條）企業各門類檔案要集中統一管理將檔案據為己有或者拒絕歸檔的按照監察部、人社部、國家檔案局30號令規定處理凡屬企業歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本企業檔案部75點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本三、文書檔案的整理裝訂劃分保管期限分類排列裝訂編號編目裝盒上架點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本三、文書檔案76（一）裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（一）裝訂點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本77裝訂方法：1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側對齊。2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用“三孔一線”選擇粗細適中的棉線進行裝訂，要求左、下側對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘的書籍、刊物，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。

點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本78（二）劃分保管期限企業文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年（參見國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》第八條、第九條及附件）。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（二）劃分保管期限企業文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，79（三）分類1、年度分類法2、問題分類法3、保管期限分類法點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（三）分類點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本801、保管期限－年度－問題分類法

（適用于文件材料較多的大中型企業）永久：2009年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…30年：2009年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…10年：2009年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類…點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本812、保管期限－年度(按問題排列)

（適用于文件材料較少的企業）永久：2009年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列30年：2009年按經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經營管理、生產管理