ICS03.080.20DB3305A14浙江省湖州市地方標準DB3305/T211—2021民政社會救助檔案管理規范2021-11-15發布2021-11-16實施DB3305/T211—2021目次前言................................................................................II1范圍..............................................................................1規范性引用文件....................................................................1術語和定義........................................................................1基本要求..........................................................................1工作流程..........................................................................2檔案收集..........................................................................2整理與歸檔........................................................................3利用..............................................................................5移交..............................................................................5鑒定.............................................................................5銷毀.............................................................................5檔案信息化.......................................................................523456789101112附錄A（規范性附錄）社會救助檔案的歸檔規范..........................................6附錄B（規范性附錄）檢索工具........................................................7附錄C（資料性附錄）檔案工作用表...................................................13IDB3305/T211—2021前言本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規則》給出的規則起草。本文件由湖州市民政局提出。本文件由湖州市民政標準化技術委員會歸口。IIDB3305/T211—2021民政社會救助檔案管理規范1范圍本文件規定了民政社會救助檔案管理的基本要求、工作流程、檔案收集、整理與歸檔、利用、移交、鑒定、銷毀、檔案信息化等內容。本文件適用于民政社會救助檔案的管理。2規范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。DA/T31紙質檔案數字化規范文書檔案案卷格式GB/T9705GB/T18894電子文件歸檔與管理規范3術語和定義3.1民政社會救助檔案在民政部門管理職責范疇內，在最低生活保障、最低生活保障邊緣、支出型貧困、特困供養人員、臨時救助等社會救助的審核、審批、日常管理和服務工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。4基本要求4.1組織管理應實行統一領導、分級實施、分類管理、集中保管的原則?？h（區）級民政部門、鄉鎮（街道）應當分別建立民政社會救助檔案,其中紙質檔案管理要求應符合DA/T31的要求?？h（區）級民政部門負責本地區民政社會救助檔案管理工作的領導，將檔案管理工作納入本地區社會救助工作中統籌規劃、組織協調、檢查審核；縣（區）級檔案行政管理部門負責本地區民政社會救助檔案管理的監督指導；各鄉鎮（街道）按照分工負責要求，做好本級社會救助檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.2人員要求應明確分管領導，配備專（兼）職檔案管理人員，并保持相對穩定，檔案管理人員應具備專業知識，熟悉業務。鄉鎮（街道）民政助理員應兼本轄區社會救助檔案管理工作。1DB3305/T211—20214.3制度建設4.3.1應建立立卷歸檔、保管、保密、利用、移交、統計、鑒定、銷毀、登記備份、崗位職責等各項制度，確保檔案的真實性、完整性、系統性和有效性。4.3.2檔案管理部門應對可能發生的突發事件和自然災害制定應急預案，提高對各種險情的應急搶險能力,最大限度地防止災害對檔案可能造成的損害。4.4檔案室管理縣（區）級民政部門、鄉鎮（街道）應將民政社會救助業務檔案保管納入本級綜合檔案室集中統一管理。有條件的單位也可單獨設立專門檔案室，檔案室的安全管理應符合檔案庫房“八防”標準要求。同時，根據需要配備適應檔案現代化管理要求的信息技術設備及網絡系統。注：檔案庫房“八防”包括防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。5工作流程檔案管理工作流程包括收集、整理與歸檔、統計、利用、移交、鑒定、銷毀。圖1檔案管理工作流程圖6檔案收集2DB3305/T211—20216.16.2范圍和期限社會救助檔案的歸檔規范和保管期限見附錄A。收集要求收集歸檔的民政社會救助文件材料應真實有效、信息完整、字跡工整、數字準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效力的標識完整齊備，印刷書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保管要求。7整理與歸檔7.1分類應分為5個類別，具體是：最低生活保障家庭檔案（類別代碼DB）、最低生活保障邊緣家庭檔案（類別代碼DBB）、支出型貧困家庭檔案（類別代碼ZP）、特困供養人員檔案（類別代碼TG）、臨時救助檔案（類別代碼LJ）。7.2組卷組卷應采用“年度-類別-縣鄉兩級代碼”方法，案卷原則上按照“一戶一檔”的方式整理歸檔。同一類別同一戶主內文件材料排列順序相對一致。7.3檔號編制檔號編制由全宗號、年度、檔案類別、縣（區）級代碼、鄉級代碼、案卷號、順序號組成。檔號結構示例如下：J072——2021˙DB——330522103——001——001順序號案卷號鄉級代碼縣（區）級代碼檔案類別代碼年度全宗號其中，全宗號由縣（區）級國家綜合檔案館給定；檔案類別號按照檔案分類填寫；縣鄉兩級代碼按照行政區域代碼劃定填寫；案卷號按照同一年度同一類別順序依次編流水號，從“001”開始依次標注；順序號為一案卷內文件材料的流水號，從“001”開始依次標注。7.4編目目錄應包括案卷級目錄和卷內文件目錄。3DB3305/T211—20217.4.1案卷級目錄應編制案卷級目錄，案卷級目錄著錄項目應包括：檔號、全宗號、年度、檔案類別、縣（區）級代碼、鄉級代碼、案卷號、案卷題名、保管期限、總頁數、備注。檔案案卷目錄見附錄表B.4。7.4.2卷內文件目錄每卷應編制卷內文件級目錄，卷內文件目錄著錄項目應包括：順序號、文件編號、責任者、文件題名、文件形成時間、頁號、備注。卷內文件目錄見附錄表B.2。7.5頁號卷內文件材料有書寫內容的頁面均應編制頁號，單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右上角、背面在左上角編制頁號。7.6案卷封面每卷應編制案卷封面。按照“一戶一卷”要求填寫案卷封面內容，案卷封面項目包括：全宗名稱、檔案類別、案卷內容、卷內文件起止時間、保管期限、卷內件數和頁數、歸檔號。案卷封面見附錄表B.1。7.7卷內備考表7.7.1每卷應填寫卷內備考表。卷內備考表置于每卷檔案最后一頁，并與每卷檔案合并裝訂，卷內備考表見附錄表B.3。卷內備考表項目內容包括：——本卷情況說明；——立卷人：由責任立卷者簽名；——檢查人：由案卷質量審核者簽名；——立卷時間：填寫完成的立卷時間。7.7.2本卷情況說明內容包括：——填寫卷內文件缺損；——修改；——補充；——移出；——銷毀。7.8裝盒7.8.1編寫要求檔案盒應填寫檔案盒封面和檔案盒背脊內容。檔案盒封面由全宗名稱、檔案類別構成；檔案盒背脊由全宗名稱、年度、檔案類別號、起止案卷號構成。檔案盒背脊見附錄表B.6。7.8.2字跡要求檔案盒上各項目應逐項按規定使用符合耐久性要求的字跡材料，字跡工整、清晰，也可按要求打印。每個案卷裝訂后裝入檔案盒內，可一卷或多卷裝入盒內。7.8.3尺寸要求4

DB3305/T211—2021檔案盒的制作材料及外形尺寸應符合國家相關標準要求。外形尺寸應符合GB/T9705要求。7.9統計應建立民政社會救助檔案統計臺帳，對檔案的收進和移出、保管數量、借閱、銷毀等檔案實體和利用情況，進行及時、準確統計和登記。統計表和統計匯總表見附錄表C.4和C.5。8利用應供社會救助管理部門使用，除依法公示的內容外不得對外公布，未經許可不得對外公布有關統計數據。上級單位、監察機關、審計機關、公安機關、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱社會救助檔案。其它單位、組織和個人要求查閱社會救助檔案需經主管領導審批。任何利用者要嚴格遵守借閱制度，不得丟失、抽取、篡改、銷毀檔案。社會救助檔案利用登記單見附錄表C.6。9移交9.1應按照國家和省有關檔案法律法規要求向縣（區）級國家綜合檔案館移交檔案。9.2移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊核對案卷數量，查驗案卷質量、內容和檢索工具，確保檔案真實完整、賬物相符。10鑒定每年開展一次民政社會救助檔案鑒定工作，成立鑒定工作領導小組，由檔案管理人員和業務部門人員，至少兩名工作人員以上，共同對檔案進行鑒定。11銷毀對確無保存價值的檔案，應報縣（區）級以上人民政府民政部門審核，經同意后形成銷毀報告及清冊，社會救助材料銷毀表按附錄表C.3格式編制，并報縣（區）級檔案行政管理部門備案，嚴禁擅自出賣或銷毀檔案。銷毀檔案時應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密，檔案銷毀后應出具銷毀報告，監銷人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。檔案銷毀清冊應歸入全宗卷保存。12檔案信息化12.1電子文件歸檔電子文件歸檔應符合GB/T18894的要求并做好整理、保管、備份、利用等工作。應利用信息化技術管理檔案，建立民政社會救助檔案目錄數據庫和全文數據庫，實現計算機檢索。開展紙質檔案數字化掃描工作，實現全文數字化。12.2登記備份每年向縣（區）級檔案行政管理部門做好民政社會救助檔案數字化成果登記備份工作。5

DB3305/T211—2021AA附錄A（規范性附錄）社會救助檔案的歸檔規范社會救助檔案的歸檔規范和保管期限見表A.1。類別保管期限類目案卷類別歸檔范圍（代碼）（代碼）社會救助申請表（含授權書）；申請人身份證復印件；社會救助家境調查表；證明材料；公示材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。申請審批材料30年（D30）最低生活保障變更審批材料變更證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。30年（D30）30年（DB）注銷證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。注銷材料（D30）社會救助申請表（含授權書）；申請人身份證復印件；社會救助家境調查表；證明材料；公示材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。申請審批材料30年（D30）最低生活保障邊緣家庭（DBB）變更審批材料變更證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。30年（D30）30年注銷證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。注銷材料（D30）社會救助檔案社會救助申請表（含授權書）；申請人身份證復印件；剛性支出證明材料；社會救助家境調查表；證明材料；公示材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。變更證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。申請審批材料30年（D30）支出型貧困家庭變更審批材料30年（D30）30年（ZP）注銷證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。注銷材料（D30）社會救助申請表（含授權書）；申請人身份證復印件；剛性支出證明材料；社會救助家境調查表；證明材料；公示材料；供養協議；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。變更證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。申請審批材料30年（D30）特困人員供養變更審批材料30年（D30）30年（TG）注銷證明材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。注銷材料（D30）社會救助申請表（含授權書）；申請人身份證復印件；社會救助家境調查表；證明材料；公示材料；鄉鎮（街道）初審材料、縣（區）級人民政府民政部門審批材料。臨時救助申請審批材料30年（LJ）（D30）6DB3305/T211—2021BB附錄B（規范性附錄）檢索工具檢索工具包括案卷封面樣式（見表B.1)、卷內文件目錄（見表B.2)、卷內備考表（見表B.3)、檔案案卷目錄（見表B.4)、檔案盒正面（見表B.5)、檔案盒背脊（見表B.6)。表B.1案卷封面××××全宗名稱（立卷單位全稱）××××檔案（檔案類別）自20××年×月至20××年×月保管期限歸檔號本卷共×件××頁全宗號類別號案卷號DB.330522103或J072001DB2020.3305221037DB3305/T211—2021表B.2卷內文件目錄順序號文件編號責任者題名形成日期頁號備注12345678910111213141516171819208DB3305/T211—2021表B.3卷內備考表本卷情況說明：立卷人：檢查人：立卷時間：9DB3305/T211—2021表B.4檔案案卷目錄案卷目錄檔案類別縣（區）鄉級保管期限總頁數檔號全宗號年度案卷號案卷題名備注級代碼代碼10DB3305/T211—2021表B.5檔案盒正面××××全宗名稱（立卷單位全稱）××××檔案（檔案類別）11DB3305/T211—2021表B.6檔案盒背脊全宗名稱（立卷單位全稱）DB類別號3305221032020年度起止卷號1-2012DB3305/T211—2021CC附錄C（資料性附錄）檔案工作用表檔案工作用表包括社會救助材料交接單（見表C.1)、社會救助材料歸檔交接單（見表C.2)、社會救助材料銷毀表（見表C.3)、社會救助檔案統計表（見表C.4)、社會救助檔案統計匯總表（見表C.5)、社會救助檔案利用登記單（見表C.6)。表C.1社會救助材料交接單序號所屬鄉鎮、街道救助者姓名救助類別形成年月頁數備注移交人接收人經辦人員：檔案管理人員：13DB3305/T211—2021表C.2社會救助材料歸檔交接單序號保管期限所屬鄉鎮、街道救助類別案卷號件數頁數備注：移交部門接收部門經辦人員：復核人：經辦人員：復核人：部門（章）：部門（章）：年月日年月日14DB3305/T211—2021表C.3社會救助材料銷毀表保管單位（章）：序號救助類別案卷號歸檔單位歸檔日期保管期限已保管年限檔案鑒定工作小組意見檔案鑒定領導小組工作意見組長（章）：組長（章）：年月日年月日銷毀人（章）：監銷人（章）：銷毀日期：年月日15DB3305/T211—2021表C.4社會救助檔案統計表保管單位（章）：救助類別案卷類別計量數量申請審批材料變更審批材料注銷材料最低生活保障（DB）申請審批材料變更審批材料注銷材料最低生活保障邊緣家庭（DBB）申請審批材料變更審批材料注銷材料支出型貧困家庭（ZP）申請審批材料變更審批材料注銷材料特困人員供養（TG）臨時救助申請審批材料（LJ）16DB3305/T211—2021表C.5社會救助檔案統計匯總表所屬鄉鎮街道：統計日期：年月本年末件數上期末本期新增本期減少救助類別保管期限卷數件數頁數卷數件數頁數卷數件數頁數卷數頁數最