第10章項目溝通及文件記錄于華北京2017.11第10章項目溝通及文件記錄于華本章要點加強人員溝通有效聆聽各種形式的會議正式的講演項目報告項目文件記錄本章要點加強人員溝通"I.,a...."如何不對牛彈琴？

—為你的項目贏得支持"I.

B.,

21,2005:?a《牛津袖珍英漢雙解詞典》，的意思是“賭金保管人”利害関係者佐利克講話之后，國內(nèi)的有關單位、學者也對這個詞作了多種不同的翻譯和解讀，包括“利益攸關的共同參與者”、“共同經(jīng)營者”、“參股人”、“合伙人”等，但是還沒有官方認可的標準翻譯。B.,

21,2005得到最有權(quán)力利益相關者的意見，盡早塑造你的項目得到最有權(quán)力利益相關者的支持獲得資源通過盡早與利益相關者的溝通，確認他們知道你所做的工作和理解工作的益處預見人們對項目的反應，作出行動計劃，并贏得支持識別利益相關者的益處得到最有權(quán)力利益相關者的意見，盡早塑造你的項目識別利益相關者利益相關者管理的兩個要素和三個步驟利益相關者分析識別必須爭取的關鍵者利益相關者規(guī)劃構(gòu)建使你成功的支持環(huán)境首先，識別誰是你的利益相關者然后，了解他們的權(quán)利，影響和利益，以便你聚焦最后，深入了解最重要的利益相關者，以贏得支持利益相關者管理的兩個要素和三個步驟利益相關者分析首先，識別誰如何使用工具—識別利益相關者識別利益相關者—頭腦風暴法利益相關者可能是人也可能是組織但溝通的對象一定是人，識別組織中的人

如何使用工具—識別利益相關者識別利益相關者—頭腦風暴法如何使用工具—確定優(yōu)先度如何使用工具—確定優(yōu)先度某項目溝通及文件記錄關鍵之問在項目中有財物或感情上的關系嗎？正或負向？什么最能激發(fā)他們？他們最需要得到什么信息？他們希望如何得到信息？什么是向他們傳達信息的最佳途徑？當前對你工作的意見是什么？是以良好的信息為基礎嗎如何使用工具—了解利益相關者關鍵之問如何使用工具—了解利益相關者通常誰影響他們的意見？誰影響他們對你的看法？其中的一些有影響力者是否也因此憑他們的位置而成為了重要的利益相關者？如果他們不太可能是正面的，如何爭取他們?nèi)ブС猪椖?？另外還有誰可能受他們意見的影響？這些人會成為有權(quán)利的利益相關者嗎？如何使用工具—了解利益相關者直接與你的利益相關者討論，詢問他的意見通常誰影響他們的意見？誰影響他們對你的看法？其中的一些有影響

總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者—位置總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者—程度:

.

總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者—程度:關注重要的對象:

.

重點關注重點關注關注重要的對象:

如何使用?????a?,?,’如何使用?誰是狗頭軍師？影響與作用:

誰是狗頭軍師？影響與作用:??-.,,.15,'s.a.,'s.a.'s.,"".'s.,..誰是狗頭軍師？影響與作用??,某項目溝通及文件記錄

凸顯模型凸顯模型....,.3..4,5,67.4.,.5.,’s.6...’s7.’s.,..國家發(fā)改委四環(huán)外住戶二環(huán)內(nèi)住戶北京市發(fā)改委區(qū)其它委辦局拆遷戶區(qū)發(fā)改委打醬油的城區(qū)改造項目為例國家發(fā)改委四環(huán)外住戶二環(huán)內(nèi)住戶北京市發(fā)改委區(qū)其它委辦局拆遷戶影響范圍:,,:,,:,,:,,:,,:,,:,,:,,影響范圍:,,影響范圍影響范圍溝通規(guī)劃溝通規(guī)劃溝通規(guī)劃(.)1.由權(quán)力利益方格等得到的信息更新計劃表2.考慮透徹與利益相關者溝通管理的方法3.找出想從利益相關者處得到什么4.確定您需要傳達的訊息5.確定行動和溝通溝通規(guī)劃(.)1.由權(quán)力利益方格等得到的信息更新計劃表溝通的目的控制成員的行為交流和流通信息表達情感激勵員工，改善績效溝通的目的控制成員的行為交流和流通信息表達情感激勵員工，改善溝通的三個基本原則溝通的基本問題是”心態(tài)”：心態(tài)：自私，自我，自大溝通的基本原理是”關心”：關心：注意人的狀況與難處；需求與不便；痛苦與問題溝通的基本要求是”主動”：主動：主動的支援，主動的反饋溝通的三個基本原則溝通的基本問題是”心態(tài)”：溝通的編碼與解碼溝通的編碼與解碼溝通認知的扭曲使用符號不當，語言不當，內(nèi)容矛盾，渠道干擾，被接受者有偏見溝通認知的扭曲使用符號不當，語言不當，內(nèi)容矛盾，渠道干擾，被如何理解？積極的財政政策適度寬松的貨幣政策金融戰(zhàn)線經(jīng)常高呼一個口號:“積極的財政政策和適度寬松的貨幣政策。”如果翻譯成大白話,意思是:政府要花錢了,既然百姓舍不得花錢或沒有錢花,那么就由政府來替你花——這就是“積極的財政政策”；如果政府沒有錢或者錢不夠,那么就開足馬力印鈔票——這就是所謂“適度寬松的貨幣政策”。

而且妙就妙在“積極的”和“適度寬松的”這兩個形容詞上?！胺e極”就是政府使勁花錢,而且如何花錢政府說了算。“適度”是使勁印錢,但話說的比較婉轉(zhuǎn),不說“使勁”,而說“適度”。但什么是“適度”呢?那還是印錢的人自己說了算。摘自南方周末2010年11月21日如何理解？積極的財政政策金融戰(zhàn)線經(jīng)常高呼一個口號:“積極溝通的障礙人的障礙地位的差異()來源的可信度()認知偏誤()過去的經(jīng)驗()情緒的影響()溝通的障礙人的障礙組織的障礙 信息泛濫()時間的壓力()組織的氛圍()信息過濾()缺乏反饋()溝通的障礙(.)組織的障礙 溝通的障礙(.)人員溝通語言的、形體語言面對面、通過媒體(電話、郵件、書信、備忘錄、電視會議、協(xié)同軟件)口頭的、書面的人員溝通語言的、形體語言口頭溝通準備討論的平臺語調(diào)也是很重要的形體語言還可用于理解對方的反饋形體語言的正面和負面效應要意識到不同文化的差異避免給人以攻擊性評述應直率、坦誠、明確時間的選擇是重要的口頭溝通準備討論的平臺書面溝通對內(nèi)：公司內(nèi)部的備忘錄，對外：外部信件團隊有效溝通的方式可作為通過電話或面對面交流方式的后續(xù)行動以確認用于通知、確認、請求清晰明確書面溝通對內(nèi)：公司內(nèi)部的備忘錄，對外：外部信件有效聆聽交流的核心是理解而不是語言本身不但需要被理解，而且是需要理解(,)有效溝通的一半是聆聽妨礙有效聆聽的障礙假裝聆聽注意力分散偏見和固執(zhí)沒有耐心急于得出結(jié)論改進聆聽技巧專注主動提問不打斷有效聆聽交流的核心是理解而不是語言本身妨礙有效聆聽的障礙改進會議的類型狀況評審會議解決問題會議技術設計評審會議會議的類型狀況評審會議狀態(tài)評審會議通常由項目經(jīng)理主持召開主要目的是通報情況、辨識問題、制定行動方案應定期還可通過其他途徑了解談話、溝通、演示狀態(tài)評審會議通常由項目經(jīng)理主持召開討論主題自上次會議以來所取得的成果成本、進度計劃和工作的進展情況范圍、狀態(tài)、趨勢、預報、偏差糾正措施改進機會任務分配討論主題自上次會議以來所取得的成果項目評審會日程項目評審會日程問題解決會議描述問題找出問題潛在的原因收集數(shù)據(jù)被能夠找出最可能的原因找出可能的解決方案評價備選方案確認最佳解決方案修訂項目計劃實施解決方案確認問題是否得以解決問題解決會議描述問題技術評審會議初步設計評審以便訂購原材料等最終設計評審技術評審會議初步設計評審高效會議的相關工作會前準備：必要性目的參加人發(fā)布日程表演示方法資料會議室安排，設備高效會議的相關工作會前準備：

會中工作：準時記錄評審會議的目的和日程主持會議——不是支配會議總結(jié)不拖延會議時間評價會議進程高效會議的相關工作(.)會中工作：高效會議的相關工作(.)會議準則會議準則會議效率檢查表會議效率檢查表會后落實：會后24小時內(nèi)發(fā)布會議成果總結(jié)文件應該簡潔確認所作的決定，并列出行動項以及確認負責人及事項高效會議的相關工作(.)會后落實：高效會議的相關工作(.)會后行動列表會后行動列表講演的準備確定講演的目的通知/說服/想實現(xiàn)什么？了解聽眾制作講演提綱是用通俗易懂的語言準備講演用的便條或提綱練習、練習、再練習準備直觀可視方式并測試復印散發(fā)材料事先準備好設備事先排演、感受氣氛講演的準備確定講演的目的發(fā)表講演緊張是正常的開場白是重要的要保持與觀眾的交流，盡量不要照著稿子念講話清楚、自信適當?shù)剡\用表情動作有助于效果不要遮擋住演示屏幕等建立觀眾對講演的興趣保持重點結(jié)束的要點與觀眾的交流互動環(huán)節(jié)回答問題真誠、坦率、自信發(fā)表講演緊張是正常的報告進展報告(而非活動報告)上次報告以來的成果目前項目執(zhí)行情況解決以前發(fā)現(xiàn)問題的進展問題和潛在的問題計劃采取的措施在下一個報告期內(nèi)可望達到的里程碑最終報告客戶的最初需求最初的項目目標對原項目目標符合程度簡要描述項目今后的考慮給客戶的交付物清單報告進展報告(而非活動報告)最終報告準備有價值的報告簡明報告與匯報相同突出重點（報告開始和每句話的起始）必要時使用圖表格式和內(nèi)容一樣重要準備有價值的報告簡明項目進度報告大綱項目進度報告大綱項目文檔和變更控制內(nèi)部報告以外，還會有其它方面提供的文件客戶或團隊都有可能使文檔修改，要留意這些變更的程度和重要性項目的文檔應隨變更而修訂，標注修改者、修改時間及時地發(fā)布更新的文檔，并標注出修改的部分項目文檔和變更控制內(nèi)部報告以外，還會有其它方面提供的文件會議的改善誰參加人：必須參加的人，隨意參加的人誰主持與控制：主席(秩序)，主持人(副總，控制時間)，觀察(經(jīng)理，控制全場)誰先發(fā)言：由下而上，由外而內(nèi)誰負責，誰追蹤誰在浪費時間誰作結(jié)論：激勵，要求，利用，大家沒結(jié)論在一項目經(jīng)理的為答案會議的改善誰參加人：必須參加的人，隨意參加的人羅伯特議事規(guī)則可以防止：1．跑題，即言不及義2．一言堂，話語權(quán)主要被領導壟斷3．野蠻爭論，抓住人家言語中的一個詞不放，甚至打起來。羅伯特議事規(guī)則可以防止：“南塘十三條”議事規(guī)則第一條:會議主持人,專門負責宣布開會制度,分配發(fā)言權(quán),提請表決,維持秩序,執(zhí)行程序。但主持人在主持期不得發(fā)表意見,也不能總結(jié)別人的發(fā)言。第二條:會議討論的內(nèi)容應當是一個明確的動議:“動議,動議,就是行動的建議!”動議必須是具體的、明確的、可操作的行動建議。第三條:發(fā)言前要舉手,誰先舉手誰優(yōu)先,但要得到主持人允許后才可以發(fā)言,發(fā)言要起立,別人發(fā)言的時候不能打斷。第四條:盡可能對著主持人說話,不同意見者之間避免直接面對的發(fā)言?！澳咸潦龡l”議事規(guī)則第一條:會議主持人,專門負責宣布開會制第五條:每人每次發(fā)言時間不超過二分鐘,對同一動議發(fā)言每人不超過二次,或者大家可以現(xiàn)場規(guī)定。第六條:討論問題不能跑題,主持人應該打斷跑題發(fā)言。第七條:主持人打斷違規(guī)發(fā)言的人,被打斷的人應當中止發(fā)言。第八條:主持人應盡可能讓意見相反的雙方輪流得到發(fā)言機會,以保持平衡。第九條:發(fā)言人應該首先表明贊成或反對,然后說理由。

“南塘十三條”議事規(guī)則(.)第五條:每人每次發(fā)言時間不超過二分鐘,對同一動議發(fā)言每人不超第十條:不得進行人身攻擊,只能就事論事。第十一條:只有主持人可以提請表決,只能等到發(fā)言次數(shù)都已用盡。或者沒有人再想再發(fā)言了,才能提請表決。如果主持人有表決權(quán),應該最后表決。防止抱粗腿。第十二條:主持人應該先請贊成方舉手,再請反對方舉手。但不要請棄權(quán)方舉手。第十三條:當贊成方多于反對方,動議通過。平局等于沒過?！澳咸潦龡l”議事規(guī)則(.)第十條:不得進行人身攻擊,只能就事論事?！澳咸潦龡l”議事規(guī)溝通障礙的解決強調(diào)反饋匯報事前問清，事后負責簡化語言重點善用比喻主動傾聽兩只耳朵，一張嘴分析思考溝通障礙的解決強調(diào)反饋補充：跨文化溝通和管理行為語言的重要性詞匯、手勢、符號、身體動作、聲音、語境溝通的結(jié)構(gòu)和風格印度的工程師管理的方式：獨裁、談判管理行為和個人行為正式關系社會結(jié)構(gòu)面子流放式生活中的項目經(jīng)理補充：跨文化溝通和管理行為語言的重要性SummaryReviewQuestions注：本節(jié)內(nèi)容參考余世維講座內(nèi)容SummaryReviewQuestions注：本節(jié)內(nèi)容參第10章項目溝通及文件記錄于華北京2017.11第10章項目溝通及文件記錄于華本章要點加強人員溝通有效聆聽各種形式的會議正式的講演項目報告項目文件記錄本章要點加強人員溝通"I.,a...."如何不對牛彈琴？

—為你的項目贏得支持"I.

B.,

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21,2005得到最有權(quán)力利益相關者的意見，盡早塑造你的項目得到最有權(quán)力利益相關者的支持獲得資源通過盡早與利益相關者的溝通，確認他們知道你所做的工作和理解工作的益處預見人們對項目的反應，作出行動計劃，并贏得支持識別利益相關者的益處得到最有權(quán)力利益相關者的意見，盡早塑造你的項目識別利益相關者利益相關者管理的兩個要素和三個步驟利益相關者分析識別必須爭取的關鍵者利益相關者規(guī)劃構(gòu)建使你成功的支持環(huán)境首先，識別誰是你的利益相關者然后，了解他們的權(quán)利，影響和利益，以便你聚焦最后，深入了解最重要的利益相關者，以贏得支持利益相關者管理的兩個要素和三個步驟利益相關者分析首先，識別誰如何使用工具—識別利益相關者識別利益相關者—頭腦風暴法利益相關者可能是人也可能是組織但溝通的對象一定是人，識別組織中的人

如何使用工具—識別利益相關者識別利益相關者—頭腦風暴法如何使用工具—確定優(yōu)先度如何使用工具—確定優(yōu)先度某項目溝通及文件記錄關鍵之問在項目中有財物或感情上的關系嗎？正或負向？什么最能激發(fā)他們？他們最需要得到什么信息？他們希望如何得到信息？什么是向他們傳達信息的最佳途徑？當前對你工作的意見是什么？是以良好的信息為基礎嗎如何使用工具—了解利益相關者關鍵之問如何使用工具—了解利益相關者通常誰影響他們的意見？誰影響他們對你的看法？其中的一些有影響力者是否也因此憑他們的位置而成為了重要的利益相關者？如果他們不太可能是正面的，如何爭取他們?nèi)ブС猪椖?？另外還有誰可能受他們意見的影響？這些人會成為有權(quán)利的利益相關者嗎？如何使用工具—了解利益相關者直接與你的利益相關者討論，詢問他的意見通常誰影響他們的意見？誰影響他們對你的看法？其中的一些有影響

總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者—位置總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者—程度:

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總結(jié)區(qū)分不同情況的利益相關者—程度:關注重要的對象:

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重點關注重點關注關注重要的對象:

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誰是狗頭軍師？影響與作用:??-.,,.15,'s.a.,'s.a.'s.,"".'s.,..誰是狗頭軍師？影響與作用??,某項目溝通及文件記錄

凸顯模型凸顯模型....,.3..4,5,67.4.,.5.,’s.6...’s7.’s.,..國家發(fā)改委四環(huán)外住戶二環(huán)內(nèi)住戶北京市發(fā)改委區(qū)其它委辦局拆遷戶區(qū)發(fā)改委打醬油的城區(qū)改造項目為例國家發(fā)改委四環(huán)外住戶二環(huán)內(nèi)住戶北京市發(fā)改委區(qū)其它委辦局拆遷戶影響范圍:,,:,,:,,:,,:,,:,,:,,:,,影響范圍:,,影響范圍影響范圍溝通規(guī)劃溝通規(guī)劃溝通規(guī)劃(.)1.由權(quán)力利益方格等得到的信息更新計劃表2.考慮透徹與利益相關者溝通管理的方法3.找出想從利益相關者處得到什么4.確定您需要傳達的訊息5.確定行動和溝通溝通規(guī)劃(.)1.由權(quán)力利益方格等得到的信息更新計劃表溝通的目的控制成員的行為交流和流通信息表達情感激勵員工，改善績效溝通的目的控制成員的行為交流和流通信息表達情感激勵員工，改善溝通的三個基本原則溝通的基本問題是”心態(tài)”：心態(tài)：自私，自我，自大溝通的基本原理是”關心”：關心：注意人的狀況與難處；需求與不便；痛苦與問題溝通的基本要求是”主動”：主動：主動的支援，主動的反饋溝通的三個基本原則溝通的基本問題是”心態(tài)”：溝通的編碼與解碼溝通的編碼與解碼溝通認知的扭曲使用符號不當，語言不當，內(nèi)容矛盾，渠道干擾，被接受者有偏見溝通認知的扭曲使用符號不當，語言不當，內(nèi)容矛盾，渠道干擾，被如何理解？積極的財政政策適度寬松的貨幣政策金融戰(zhàn)線經(jīng)常高呼一個口號:“積極的財政政策和適度寬松的貨幣政策。”如果翻譯成大白話,意思是:政府要花錢了,既然百姓舍不得花錢或沒有錢花,那么就由政府來替你花——這就是“積極的財政政策”；如果政府沒有錢或者錢不夠,那么就開足馬力印鈔票——這就是所謂“適度寬松的貨幣政策”。

而且妙就妙在“積極的”和“適度寬松的”這兩個形容詞上。“積極”就是政府使勁花錢,而且如何花錢政府說了算?！斑m度”是使勁印錢,但話說的比較婉轉(zhuǎn),不說“使勁”,而說“適度”。但什么是“適度”呢?那還是印錢的人自己說了算。摘自南方周末2010年11月21日如何理解？積極的財政政策金融戰(zhàn)線經(jīng)常高呼一個口號:“積極溝通的障礙人的障礙地位的差異()來源的可信度()認知偏誤()過去的經(jīng)驗()情緒的影響()溝通的障礙人的障礙組織的障礙 信息泛濫()時間的壓力()組織的氛圍()信息過濾()缺乏反饋()溝通的障礙(.)組織的障礙 溝通的障礙(.)人員溝通語言的、形體語言面對面、通過媒體(電話、郵件、書信、備忘錄、電視會議、協(xié)同軟件)口頭的、書面的人員溝通語言的、形體語言口頭溝通準備討論的平臺語調(diào)也是很重要的形體語言還可用于理解對方的反饋形體語言的正面和負面效應要意識到不同文化的差異避免給人以攻擊性評述應直率、坦誠、明確時間的選擇是重要的口頭溝通準備討論的平臺書面溝通對內(nèi)：公司內(nèi)部的備忘錄，對外：外部信件團隊有效溝通的方式可作為通過電話或面對面交流方式的后續(xù)行動以確認用于通知、確認、請求清晰明確書面溝通對內(nèi)：公司內(nèi)部的備忘錄，對外：外部信件有效聆聽交流的核心是理解而不是語言本身不但需要被理解，而且是需要理解(,)有效溝通的一半是聆聽妨礙有效聆聽的障礙假裝聆聽注意力分散偏見和固執(zhí)沒有耐心急于得出結(jié)論改進聆聽技巧專注主動提問不打斷有效聆聽交流的核心是理解而不是語言本身妨礙有效聆聽的障礙改進會議的類型狀況評審會議解決問題會議技術設計評審會議會議的類型狀況評審會議狀態(tài)評審會議通常由項目經(jīng)理主持召開主要目的是通報情況、辨識問題、制定行動方案應定期還可通過其他途徑了解談話、溝通、演示狀態(tài)評審會議通常由項目經(jīng)理主持召開討論主題自上次會議以來所取得的成果成本、進度計劃和工作的進展情況范圍、狀態(tài)、趨勢、預報、偏差糾正措施改進機會任務分配討論主題自上次會議以來所取得的成果項目評審會日程項目評審會日程問題解決會議描述問題找出問題潛在的原因收集數(shù)據(jù)被能夠找出最可能的原因找出可能的解決方案評價備選方案確認最佳解決方案修訂項目計劃實施解決方案確認問題是否得以解決問題解決會議描述問題技術評審會議初步設計評審以便訂購原材料等最終設計評審技術評審會議初步設計評審高效會議的相關工作會前準備：必要性目的參加人發(fā)布日程表演示方法資料會議室安排，設備高效會議的相關工作會前準備：

會中工作：準時記錄評審會議的目的和日程主持會議——不是支配會議總結(jié)不拖延會議時間評價會議進程高效會議的相關工作(.)會中工作：高效會議的相關工作(.)會議準則會議準則會議效率檢查表會議效率檢查表會后落實：會后24小時內(nèi)發(fā)布會議成果總結(jié)文件應該簡潔確認所作的決定，并列出行動項以及確認負責人及事項高效會議的相關工作(.)會后落實：高效會議的相關工作(.)會后行動列表會后行動列表講演的準備確定講演的目的通知/說服/想實現(xiàn)什么？了解聽眾制作講演提綱是用通俗易懂的語言準備講演用的便條或提綱練習、練習、再練習準備直觀可視方式并測試復印散發(fā)材料事先準備好設備事先排演、感受氣氛講演的準備確定講演的目的發(fā)表講演緊張是正常的開場白是重要的要保持與觀眾的交流，盡量不要照著稿子念講話清楚、自信適當?shù)剡\用表情動作有助于效果不要遮擋住演示屏幕等建立觀眾對講演的興趣保持重點結(jié)束的要點與觀眾的交流互動環(huán)節(jié)回答問題真誠、坦率、自信發(fā)表講演緊張是正常的報告進展報告(而非活動報告)上次報告以來的成果目前項目執(zhí)行情況解決以前發(fā)現(xiàn)問題的進展問題和潛在的問題計劃采取的措施在下一個報告期內(nèi)可望達到的里程碑最終報告客戶的最初需求最初的項目目標對原項目目標符合程度簡要描述項目今后的考慮給客戶的交付物清單報告進展報告(而非活動報告)最終報告準備有價值的報告簡明報告與匯報相同突出重點（報告開始和每句話的起始）必要時使用圖表格式和內(nèi)容一樣重要準備有價值的報告簡明項目進度報告大綱項目進度報告大綱項目文檔和變更控制內(nèi)部報告以外，還會有其它方面提供的文件客戶或團隊都有可能使文檔修改，要留意這些變更的程度和重要性項