第0章緒論劉超Leochal@第0章緒論劉超內容提要0-1數據庫系統簡介0-2數據模型0-3關系型數據庫0-4數據庫系統開發的步驟0-5學生管理系統開發設計實例0-6Access簡介內容提要0-1數據庫系統簡介0-1-1數據庫系統相關的基本概念數據（Data）信息（Information）數據處理（DataProcess）數據庫（DataBase）數據庫系統（DataBaseSystem）數據庫管理系統（DBMS）0-1數據庫系統簡介0-1-1數據庫系統相關的基本概念0-1數據庫系統簡介0-1-2數據管理技術的發展1．人工管理階段數據和應用程序一一對應，應用程序中的數據無法被其他程序利用；程序與程序之間存在大量重復數據，存在著數據冗余；數據的獨立性很差，數據的類型、結構發生變化，則程序必須相應改變，因而數據的結構性差。

2．文件系統階段應用程序采用統一的存取方法來存取、操作數據，程序與數據之間不再是直接的對應關系，使程序和數據有了一定的獨立性。數據的存取在很大程序上仍依賴于應用程序，不同程序很難于共享同一數據文件，數據獨立性較差。0-1-2數據管理技術的發展3．數據庫系統階段數據庫系統管理方式對所有的數據實行統一規劃管理，構成一個數據倉庫，數據能夠滿足所有用戶的不同要求，供不同用戶共享。應用程序對數據的管理和訪問靈活方便，而且數據與應用程序之間完全獨立，使程序的編制質量和效率都有所提高；數據文件間可以建立關聯關系，數據的冗余大大減少，增強了數據共享性。4．分布式數據庫系統階段數據庫技術與網絡技術的結合產生了分布式數據庫系統。分布式數據庫系統分為物理上分布、邏輯上集中的分布式數據庫結構和物理上分布、邏輯上分布的分布式數據庫結構兩種結構。3．數據庫系統階段5．面向對象數據庫系統階段數據庫技術與面向對象程序技術結合產生了面向對象數據庫系統。面向對象數據庫采用了面向對象程序設計方法的思想和觀點，來描述現實世界實體的邏輯組織和對象之間的聯系，克服了傳統數據庫的局限性，可以自然地存儲復雜的數據對象以及這些對象之間的復雜關系，提高了數據庫管理效率，降低了用戶使用的復雜性。面向對象數據庫技術將成為數據庫技術之后的新一代數據管理技術。5．面向對象數據庫系統階段0-1-3數據庫系統的應用領域1．信息管理系統2．計算機輔助教學3．專家系統4．其他領域0-1-3數據庫系統的應用領域0-2數據模型0-2-1三個世界的概念

1．現實世界

人們管理的對象存在于現實世界中，現實世界的事物及事物之間存在著聯系，這種聯系是客觀存在的。例如學生管理系統中學生、課程、授課教師之間是存在著聯系的。

2．概念世界

概念世界是現實世界在人們頭腦中的反應，是對客觀事物及其聯系的一種抽象描述。例如，對教師的描述包括姓名、性別、講授課程、職稱、聯系電話等不同項目。0-2數據模型0-2-1三個世界的概念3．數據世界

存入計算機中的數據是將概念世界中的事物數據化的結果。為了能夠準確地反映事物本身即事物之間的聯系，數據庫表中的數據是有結構的，它是用數據模型來表示這種結構的。數據模型將概念世界中的實體及實體之間的聯系進一步抽象為計算機便于處理的方式。3．數據世界0-2-2實體描述

1．實體2．實體的屬性3．實體集和實體型0-2-2實體描述0-2-3實體間聯系及種類

實體之間的對應關系稱為聯系，它反映現實世界事物之間的相互關系。實體間聯系主要有一對一聯系、一對多聯系和多對多聯系3種類型。1．一對一聯系（1：1）

一對一聯系表示一個實體集（表）的每一條記錄與另一個實體集（表）中的每一條記錄相關聯。例如，學生表和學生家庭表之間是一對一的聯系。0-2-3實體間聯系及種類2．一對多聯系（1：n）

一對多聯系表示一個實體集（表）的每一條記錄與另一個實體集（表）中的多條記錄相關聯。例如，學生表和成績表之間是一對多的聯系。

3．多對多聯系（m：n）

多對多聯系表示一個實體集（表）的多條記錄與另一個實體集（表）中的多條記錄相關聯。例如，學生成績表和課程表之間是一多對多的聯系。2．一對多聯系（1：n）0-2-4數據模型數據模型是對客觀事物及其聯系的數據描述，它反映了實體內部以及實體與實體之間的聯系。也可以說數據模型是指數據庫中記錄與記錄之間的關系。數據模型不同，相應的數據庫系統就完全不同，任何一個數據庫管理系統都是基于某種數據模型的，數據模型是數據庫設計的核心。數據庫管理系統常用的數據模型有層次模型、網狀模型和關系模型3種模型。實體之間的對應關系稱為聯系，它反映現實世界事物之間的相互關系。0-2-4數據模型

1．層次數據模型（HierarchicalModel）

用樹形結構表示實體及其之間的聯系的模型稱為層次模型。在數據庫中，滿足以下條件的數據模型稱為層次模型：只有一個結點無父結點，這個結點稱為“根結點”。根結點以外的子結點，向上僅有一個父結點，向下有若干子結點。管理學院信息管理學院商務學院文理學院學校1．層次數據模型（HierarchicalMode

2．網狀數據模型（NetworkModel）

用網狀結構表示實體及其之間的聯系的模型稱為網狀模型。

在數據庫中，滿足以下條件的數據模型稱為網狀模型：允許結點有多于一個的父結點。有一個以上的結點無父結點。系教研室學生教師宿舍2．網狀數據模型（NetworkModel）系教研3．關系模型（RelationalModel）關系模型是建立在關系代數基礎上的，一個關系模型的邏輯結構是一個二維表，它由行和列組成。在關系模型中操作的對象和結果都是二維表，這種二維表就稱為關系，用關系表示的數據模型稱為關系模型。學號姓名性別出生日期入學成績040101王洪男85-03-10510040102李娜女85-05-20498040103陳穎女85-08-10490040104趙成男84力男84-10-21505040201孫磊男85-06-29483040202張鵬男85英女85-06-01472040301李軍男84-09-25509040302陳旭女85-01-28480040303李紅女85-03-224953．關系模型學號姓名性出生入學040101王洪男85-03-0-3關系型數據庫0-3-1關系的基本概念1．關系2．元組3．屬性4．域5．關鍵字6．候選關鍵字7．外關鍵字8．關系模式9．關系特點0-3關系型數據庫0-3-1關系的基本概念0-3-2關系運算

在對關系數據庫進行數據查詢時，需要對關系進行一定的關系運算。關系的基本運算有兩類，一類是傳統的集合運算（并、差、交等），另一類是專門的關系運算（選擇、投影、聯接等）。1．傳統的集合運算在進行傳統的并、差、交集合運算中，兩個關系必須具有相同的關系模式，即元組（記錄）有相同的結構。

0-3-2關系運算1)關系并運算

設有兩個關系R和關系S具有相同的關系模式，將關系R和關系S的所有元組合并，再刪去重復的元組，組成一個新的關系，稱為R與S的并，記為R∪S。學號姓名性別出生日期入學成績學號姓名性別出生日期入學成績040101王洪男85-03-10510040201孫磊男85-06-29483040102李娜女85-05-20498040101王洪男85-03-10510

040103陳穎女85-08-10490040203孫英女85-06-01472學號姓名性別出生日期入學成績040101王洪男85-03-10510040102李娜女85-05-20498040103陳穎女85-08-10490040201孫磊男85-06-29483040203孫英女85-06-01472R∪SRS1)關系并運算學號姓名性別出生日期入學成績學號姓名性別出生2)關系差運算設有兩個關系R和關系S具有相同的關系模式，求屬于關系R但不屬于關系S的元組組成的集合。即只考慮關系R，不考慮關系S，在關系R中刪去與關系S中相同的元組，組成一個新的關系，稱為R與S的差，記為R-S。學號姓名性別出生日期入學成績學號姓名性別出生日期入學成績

040101王洪男85-03-10510040201孫磊男85-06-29483040102李娜女85-05-20498040101王洪男85-03-10510040103陳穎女85-08-10490040203孫英女85-06-01472R-SRS學號姓名性別出生日期入學成績040102李娜女85-05-20498040103陳穎女85-08-104902)關系差運算學號姓名性別出生日期入學成績學號姓名性別出生3)關系交運算

關系R和關系S的交是由屬于R又屬于S的元組組成的集合，即在關系R和關系S兩個關系中取相同的元組，組成一個新關系，稱為R與S的交，記為R∩S。學號姓名性別出生日期入學成績學號姓名性別出生日期入學成績

040101王洪男85-03-10510040201孫磊男85-06-29483

040102李娜女85-05-20498040101王洪男85-03-10510

040103陳穎女85-08-10490040203孫英女85-06-01472R∩SRS學號姓名性別出生日期入學成績040101王洪男85-03-105103)關系交運算學號姓名性別出生日期入學成績學號姓名性別出生0-3-2關系運算2.專門的關系運算

專門的關系運算包括選擇、投影、聯接等，這些運算可以實現數據庫中的查詢操作。 1)選擇運算:從關系中找出滿足給定條件的元組的操作稱為選擇運算。 2)投影運算:從關系中選取指定的若干屬性組成一個新的關系的操作稱為投影運算。 3)聯接運算:聯接運算是選取兩個指定關系中屬性間滿足一定條件的元組，拼接成一個新的關系。生成的新關系中包含滿足聯接條件的元組。 4)自然聯接運算:在聯接運算中，按照屬性值對應相等為條件進行的連接操作稱為等值聯接。自然聯接是去掉重復屬性的等值聯接。0-3-2關系運算2.專門的關系運算0-4

數據庫系統開發的步驟

數據庫系統的開發主要通過數據庫系統分析、數據庫系統設計、數據庫系統實現和數據庫系統測試與維護等幾個步驟。0-4-1數據庫系統分析主要包括以下幾點：確定系統的功能、性能和運行要求，提供出系統功能說明，描述系統的概貌；對數據進行分析，描繪出實體間的聯系和數據模型的建立。提供出數據結構的層次方框圖。提供用戶系統描述，給出系統功能和性能的簡要描述、使用方法與步驟等內容。0-4數據庫系統開發的步驟數據庫系統的開發主要通過數據0-4-2數據庫系統設計

數據庫系統設計包括數據庫系統的數據庫設計、數據庫系統的功能設計和輸入與輸出的設計三部分。數據庫系統的數據庫設計:主要是根據數據庫系統分析形成相關的電子文檔，描述出本系統的數據庫結構及其內容組成。在數據庫設計過程中，應該遵循數據庫的規范化設計要求。數據庫系統的功能設計:結合數據庫設計的初步模型，設計完成數據庫系統中的各功能模塊；以及各功能模塊的條用關系、功能組成等內容。數據庫系統的輸入與輸出設計：考慮的是各功模塊的界面設計。對于輸入模塊考慮提供用戶的操作界面及在界面上完成的各種操作。對于輸出模塊應考慮輸出的內容、格式和方式。0-4-2數據庫系統設計0-4-3數據庫系統實現

數據庫系統的實現應完成開發工具的選擇、數據庫的實現和系統中各對象對于相關事件的處理，進行編程。由于本書介紹Access數據庫管理系統的應用，所以數據庫應用系統采用Access作為數據庫系統的開發工具。Access是一個比較優秀的小型數據庫管理系統，是一個功能較強的數據庫應用系統開發工具。數據庫的實現是通過數據庫開發工具，建立數據庫文件及其所包含的數據表，建立數據關聯，創建數據庫系統中各個數據與功能的對象實例，并設定所有對象的相關屬性值。數據庫系統的功能的實現是完成系統中各對象對于相關事件的處理，進行編程。0-4-3數據庫系統實現0-4-4數據庫系統測試

一個數據庫應用系統的各項功能實現后，必須經過嚴格的系統測試工作，才可以將開發完成的應用系統投入運行使用。系統測試工作是應用系統成敗之關鍵，在測試工作中應盡可能多地查出并改正數據庫系統中存在的錯誤。

0-4-4數據庫系統測試0-6

Access簡介

Access是一種小型數據庫管理系統，廣泛應用于企業內部信息管理與網頁制作。Access是MicrosoftOffice套件產品之一。從1992年Access1.0的誕生到目前的Access2003得到了廣泛使用。Microsoft公司采納了Dbase和FoxPro來兩個數據庫管理系統的特點來設計Access，增加了窗體和報表設計功能，借鑒了VisualBasic語言，加入了程序設計功能。數據庫系統測試

0-6Access簡介0-6-1啟動和退出Access1．啟動Access啟動Access可以通過單擊“開始”菜單，然后在“程序”菜單中選擇“Microsoftoffice”子菜單下的“MicrosoftAccess2003”命令，即可打開Access。啟動Access之后，進入Access窗口。0-6-1啟動和退出Access2．退出Access當結束數據庫操作時，為防止數據庫數據丟失需要先關閉打開的數據庫，再關閉Access窗口。關閉Access窗口一般使用如下方式：單擊Access窗口右上角的“關閉”按鈕。選擇“文件”菜單中的“退出”命令。使用Alt+F4快捷鍵。2．退出Access0-6-2Access數據庫窗口

在Access窗口通過“新建”按鈕，建立一個空數據庫；或通過選擇“打開”菜單項下的已有數據庫文件，可以打開Access數據庫窗口。Access數據庫窗口由按鈕、對象類別按鈕和對象列表三部分組成。對象類別按鈕按鈕對象列表0-6-2Access數據庫窗口對象類別按鈕按鈕對象列表

按鈕位于窗口的上側，共有8個按鈕，從左到右分別為“打開”、“設計”、“新建”、“刪除”、“大圖標顯示”、“小圖標顯示”、“列表顯示”和“詳細信息顯示”按鈕。其中常使用“新建”按鈕來創建新的對象，使用“設計”按鈕來修改已有的對象，使用“打開”按鈕來顯示對象的內容。對象類別按鈕位于窗口的左側，共有7個基本對象類型，分別為：表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊，還有一個默認組：收藏家。對象列表在窗口的右側，當單擊某個對象類別按鈕時，在對象列表中顯示該對象的列表。數據庫技術及應用教程access編書課件05數據庫對象1．表表是數據庫中用來存儲數據的對象。Access允許一個數據庫中包含多個表，用戶可以在不同表中存儲不同性質的數據。例如，教師表，學生表，課程表等等。用戶可以在表之間建立聯系，將不同表中的數據聯系起來，以便使用。表是存儲數據的基本單元，由不同的行和列組成，每一列代表某種特定的數據類型，稱為字段，例如“姓名”、“出生日期”等，每一行則由各個特定的字段組成，稱為記錄。字段中存放的信息種類很多，包括文本、日期、數字、OLE對象、備注等。每個字段包含一類信息。在數據庫中應該為每個不同主題建立單個的表，以提高數據庫的工作效率。數據庫對象2．查詢查詢是用戶通過設置某些條件，從表中獲取所需要的數據。按照制定規則，查詢可以從一個表、一組相關表或其他查詢中選取全部或部分數據，將其集中起來形成一個集合供用戶瀏覽。將查詢保存為一個數據庫對象后，就可以隨時查詢數據庫中的數據。在查詢對象下顯示一個查詢時，以二維表的形式顯示數據，但它不是基本的表，有可能是由幾個表的字段構成。每個查詢只記錄該查詢的操作方式，每進行一次查詢，查詢結果顯示的都是基本表中當前存儲的實際數據，查詢的結果是靜態的。查詢可以包含計算字段。可以使用查詢作為窗體、報表和數據訪問頁的記錄源。2．查詢3．窗體窗體是數據庫和用戶的一個聯系界面，是數據庫對象中最具有靈活性的一個對象。其數據源可以是表或查詢中的數據。在窗體中可以顯示數據表中的數據，也可以將數據庫中的表鏈接到窗體中，利用窗體作為數據記錄的界面。在窗體中不僅包含普通的數據，還可以包含圖片、圖形、聲音、視頻等多種對象。通過在窗體中插入按鈕，可以控制數據庫程序的執行過程。在窗體中插入宏，可以把Access的各個對象很方便地聯系起來。也可以通過子窗體顯示2個表中相聯系的數據。3．窗體4．報表利用報表可以將需要的數據進行整理和計算，并將數據按指定的樣式打印。用戶可以在一個表或查詢的基礎上創建一個報表，也可以在多個表或查詢的基礎上創建一個報表。利用報表可以創建計算字段，可以對記錄進行分組并計算出各分組數據的匯總結果等。4．報表5．頁頁（或稱為數據訪問頁）是Access2000之后新增的對象，它是一種特殊的Web頁，用戶可以在Web頁中與Access數據庫中的數據進行聯接，查看、修改Access數據庫中的數據，為在網絡上進行數據發布提供了方便。5．頁6．宏宏是由一系列操作的集合，以達到自動執行重復性工作的功能，例如打開指定的表、窗體、報表等。使用宏可以簡化一些經常性的操作，如果將一系列的操作設計為一個宏，則在執行這個宏時，其中定義的所有操作就會按照規定的順序依次執行。6．宏7．模塊模塊是用VBA語言編寫的程序段，它以VisualBasic為內置的數據庫程序語言。VBA提供了宏無法完成的復雜或較高級的功。是應用程序開發人員的工作環境。使用VBA代碼可以在創建窗體、查詢、報表中使用自定義函數，在模塊中可以使用公共的子過程，可以創建出自定義菜單、工具欄和具有其他功能的數據庫系統。7．模塊0-7小結本章主要介紹了數據庫系統簡介和數據庫系統相關的基本概念，簡單地介紹了數據管理技術的發展，數據庫系統的應用領域，數據模型的基本概念，實體間聯系及種類。介紹了關系數據庫德基本概念和關系運算，簡單敘述了數據庫系統開發步驟、數據庫系統分析、數據庫系統設計、數據庫系統實現和數據庫系統測試與維護等基本概念。介紹了Access主要特點，啟動和退出Access的方法以及Access數據庫窗口對象的作用。0-7小結第1章Access的數據庫和表

第1章Access的數據庫和表1-1創建數據庫1-2數據庫的操作1-3設計及建立表1-4使用查閱向導類型內容提要1-1創建數據庫內容提要

創建Access數據庫，首先應根據用戶需求對建數據庫應用系統進行分析和規劃，然后再根據數據庫的設計規范創建數據庫。數據庫的設計一般應遵循以下步驟：進行系統需求分析，確定新建數據庫的目的；設計并確定數據庫所需要的表；規劃并確定表中所需要的字段；確定表中有唯一值的主關鍵字段；確定表之間的關系；根據表間的關系，優化表、表中字段的設計；輸入數據并創建其他數據庫對象，如查詢、窗體、報表、宏和模塊等。1-1創建數據庫創建Access數據庫，首先應根據用戶需求對建數

Access數據庫是以磁盤文件形式存在，其文件的擴展名為.mdb。Access提供了兩種創建數據庫的方法:先建立一個空數據庫，然后向數據庫添加表、查詢、窗體和報表等對象；使用數據庫向導來完成數據庫創建，即利用系統提供的模板選擇數據庫類型，用戶只需要做一些簡單的選擇操作，就可以建立相應的表、窗體、查詢和報表等對象，從而建立一個完整的數據庫。

在數據庫創建之后，都可以在任何時候修改或擴展數據庫。Access數據庫是以磁盤文件形式存在，其文件的

1-1-1創建一個空數據庫在啟動Access進入Access窗口后，選擇“新建任務”窗格下“新建”選項下“空數據庫”命令來創建一個空數據庫。1-1-2．使用向導創建數據庫

如果需要在創建數據庫時，就為數據庫創建所需的表、窗體及報表，可以在“新建文件”任務窗格下選擇“模板”選項下的“本機上的模板”命令，選定模板后，可通過向導對話框創建數據庫。

1-1-1創建一個空數據庫1-2數據庫的操作

建立數據庫后，要對數據庫中的表、查詢、窗體、報表等對象進行操作，就必須先要打開數據庫，對數據庫對象操作完成后應正確關閉數據庫，避免數據丟失。

1-2-1打開和關閉數據庫1．打開數據庫打開數據庫的常用方法有2種：在任務窗格的“打開”選項中的文件列表中選擇數據庫文件，或者單擊“其他”圖標。選擇“文件”菜單中的“打開”命令，或單擊工具欄中“打開”按鈕，顯示“打開”對話框，如圖1-12所示。在“打開”對話框中選擇數據庫所在的文件夾，在文件列表框中選擇要打開的數據庫文件名，單擊“打開”按鈕，即可打開指定的數據庫。1-2數據庫的操作2．關閉數據庫關閉數據庫的常用方法有4種：選擇“文件”菜單中“關閉”命令項。單擊“數據庫窗口”中的“關閉”按鈕。選擇“數據庫窗口”控制菜單中的“關閉”按鈕。按Ctrl+F4組合鍵，關閉數據庫窗口。2．關閉數據庫1-2-2數據庫的維護

Access提供了數據庫版本轉換、壓縮和修復數據庫等實用工具。但為了防止意外，在做這些操作之前應該首先備份數據庫。1．數據庫版本轉換數據庫版本轉換的操作步驟如下：打開要轉換的數據庫；選擇“工具”菜單中的“數據庫實用工具”選項下的“轉換數據庫”命令；在該命令項下選擇要轉換的Access版本的文件格式。1-2-2數據庫的維護2．壓縮和修復數據庫壓縮數據庫的操作方法首先打開要壓縮的數據庫，然后選擇“工具”菜單中的“數據庫實用工具”選項下的“壓縮和修復數據庫”命令項。修復數據庫的操作方法首先打開要修復的數據庫，然后選擇“工具”菜單中的“數據庫實用工具”選項下的“壓縮和修復數據庫”命令項。2．壓縮和修復數據庫1-3設計及建立表

表是數據庫中用來存儲數據的對象，是整個數據庫的基礎，也是數據庫中其他對象的數據來源。例如查詢、窗體、報表等都是在表的基礎上建立和使用的。數據庫中只有建立了表，才能輸入數據，才能創建查詢、窗體、報表等對象。1-3設計及建立表1-3-1設計表

Access以二維表的形式來定義數據庫表的數據結構。數據庫表是由表名、表包含的字段名及其屬性、表的記錄等幾部分組成。可以說創建表的過程就是平時編制表的過程，只是更加方便靈活。在建立表之前首先要考慮以下方面來設計表：確定好表的名稱，表的名稱應與用途相符。確定表中字段及字段的名稱，即字段的屬性，例如學號、姓名、性別、出生日期、入學成績、照片、簡歷等字段；確定每個字段的數據的類型。確定每一個字段的大小；確定表中能夠唯一標識記錄的主關鍵字段，即主鍵。1-3-1設計表1-3-2Access的數據類型

Access提供了文本、備注、日期/時間、數字、貨幣、自動編號、是/否、OLE對象、超級鏈接和查閱向導等10種數據類型，以滿足數據的不同用途。1-3-2Access的數據類型1-3-3使用“表向導”建立表

使用“表向導”建立表，可以提高新建表的效率。使用向導建立表的，可以在數據庫窗口中“表”對象下，選擇“使用向導創建表”選項（如圖1-14所示）或者選擇“新建”命令按鈕下的“表向導”選項（如圖所示），并單擊“確定”命令按鈕。1-3-3使用“表向導”建立表1-3-4使用“設計器創建表”建立表1-3-5用“通過輸入數據創建表”建立表1-3-6使用“導入”建立表1-3-7向表中輸入數據

在建立了表結構之后，就可以向表中輸入數據了。向表中輸入數據的基本方法是通過數據表視圖。1-3-4使用“設計器創建表”建立表1-3-8設置字段的屬性

在確定了字段類型后，在設計視圖中可以對字段的屬性進行進一步設置，主要屬性包括字段大小、格式、輸入掩碼、標題、默認值、有效性規則、有效性文本、必填字段、索引、允許空字符串和索引等。表中的每一個字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當選擇某一字段時，“設計”視圖中“字段屬性”區域中就會顯示出該字段的相應屬性。對屬性設置的效果和作用將反映在數據視圖中。1-3-8設置字段的屬性

1.“字段大小”屬性

字段大小屬性適用于文本型、數字型和自動編號類型的數據，其他類型的數據期大小是固定的。數字類型取值范圍說明小數位數字段長度字節保存從0~255的數字無1個字節整型保存從-32768~32767的數字無2個字節長整型保存從-2147483648~2147483647的數字無4個字節單精度保存-3.4X1038~3.4X1038的數字74個字節雙精度保存-1.79734X10308~1.79734X10308的數字158個字節小數保存-1028~1028的數字2812個字節1.“字段大小”屬性數字類型取值范圍說明小數位數字段長度2.“格式”屬性

格式屬性用于自定義文本、數字、日期和是/否類型字段的輸出（顯示或打印）格式。設置字段的格式屬性，將改變數據顯示和打印的格式，但不會改變數據的存儲格式。數字/貨幣型說明常規數字（默認值）以輸入的方式顯示數字。例如，3456.789歐元使用歐元符號。例如，€3,456.789貨幣使用千位分隔符

。例如，￥3,456.789固定至少顯示一位數字。例如，3456.79

標準使用千位分隔符。如例，3,456.789百分比乘以100

再加上百分號(%)。例如，123.00%科學記數使用標準的科學記數法。例如，3.46E+03數字/貨幣數據類型的字段格式說明表2.“格式”屬性數字/貨幣型說明常規數字（默認值）以輸入的日期/時間型說明常規日期（默認值）例如，4/3/05，05:34:00PM長日期與Windows區域設置中的“長日期”設置相同。例，2005年4月3日中日期例如，05-04-03短日期與Windows區域設置中的“短日期”設置相同。例如，05-4-3。長時間與Windows區域設置中的“時間”選項卡上的設置相同。例如，17:34:23中時間例如，17:34:00短時間例如，17:34日期/時間數據類型的字段格式說明表說明：

“短日期”設置假設00-1-1和29-12-31之間的日期是二十一世紀的日期（即假定年從2000到2029年）。而30-1-1到99-12-31之間的日期假定為二十世紀的日期（即假定年從1930到1999年）。日期/時間型說明常規日期（默認值）例如，4/3/05，05:文本/備注型說明@要求文本字符（字符或空格）。&不要求文本字符。<強制所有字符為小寫。>強制所有字符為大寫。文本/備注數據類型的字段格式說明表文本/備注型說明@要求文本字符（字符或空格）。&不要求文本字3.“輸入掩碼”屬性

使用“輸入掩碼”屬性可以幫助用戶按照規定的格式輸入數據，并拒絕錯誤的輸入，保證輸入的正確。

說明：“輸入掩碼”只為文本和日期/時間型字段提供向導，其他數據類型沒有向導幫助。

3.“輸入掩碼”屬性

使用“輸入掩碼”屬性可以幫助字符說明0數字（0到9，必選項；不允許使用加號[+]和減號[-]）。9數字或空格（非必選項；不允許使用加號和減號）。#數字或空格（非必選項；空白將轉換為空格，允許使用加號和減號）。L字母（A到Z，必選項）。?字母（A到Z，可選項）。A字母或數字（必選項）。a字母或數字（可選項）。&任一字符或空格（必選項）。C任一字符或空格（可選項）。.,:;/

-十進制占位符和千位、日期和時間分隔符。（實際使用的字符取決于MicrosoftWindows控制面板中指定的區域設置。）<使其后所有的字符轉換為小寫。>使其后所有的字符轉換為大寫。!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。鍵入掩碼中的字符始終都是從左到右填入。可以在輸入掩碼中的任何地方包括感嘆號。\使其后的字符顯示為原義字符。可用于將該表中的任何字符顯示為原義字符（例如，\A顯示為A）。密碼將“輸入掩碼”屬性設置為“密碼”，以創建密碼項文本框。文本框中鍵入的任何字符都按字面字符保存，但顯示為星號（*）。定義“輸入掩碼”屬性所使用的字符及其含義如表所示。字符說明0數字（0到9，必選項；不允許使用加號[+]4.“標題”屬性

“標題”屬性將取代字段名稱，在顯示表中數據時，表字段名將是“標題”屬性值，而不是“字段名稱”值。字段“標題”屬性的默認值是該字段名，它用于表、窗體和報表中。利用“標題”屬性，可以讓用戶用簡單字符定義字段名，在“標題”屬性中輸入較完整的名稱，這樣可以簡化表的操作。比如將“課程表”中的“學分”字段的“標題”屬性值設為“課程學分”。4.“標題”屬性5“默認值”屬性

“默認值”屬性是當表增加新記錄時，以默認值作為該字段的內容，這樣可以減少輸入量，也可以修改默認值。在一個數據庫中，往往有一些字段的數據內容相同或含有相同的部分，比如，“學生表”中的“性別”字段只有“男”、“女”兩種值，這種情況就可以設置一個默認值。

說明：輸入文本值時不用加引號。設置默認值屬性時，必須與字段中所設的數據類型一致，否則將出現錯誤。5“默認值”屬性6.“有效性規則”和“有效性文本”屬性“有效性規則”屬性用于指定對輸入到記錄中字段數據的要求。在“有效性規則”屬性中輸入檢查表達式，用來檢查輸入字段的值是否符合要求；“有效性文本”屬性框中是一段提示文字，當輸入的數據違反了字段“有效性規則”的設置時，字段有效性文本作為對話框的提示信息。6.“有效性規則”和“有效性文本”屬性7.“必填字段”屬性

“必填字段”屬性取值有“是”或“否”兩項。當取值為“是”時，表示該字段的內容不能為空，必須填寫。一般情況下，作為主鍵字段的“必填字段”屬性為“是”，其他字段的“必填字段”屬性為“否”。8.“索引”屬性索引可以加速對索引字段的查詢，還能加速排序及分組操作。當表數據量很大時，為了提高查找速度，可以設置索引屬性。索引屬性提供3項取值：“無”：表示本字段無索引；“有（有重復）”：表示本字段有索引，且該字段中的記錄可以重復；“有（無重復）”：表示本字段有索引，且該字段中的記錄不允許重復。7.“必填字段”屬性9.主鍵字段的設置

主鍵是指在數據表中定義的一個或一組字段，以唯一地識別表中存儲的每一條記錄。定義主鍵后才能進一步定義表之間的關系。設定主鍵字段必須遵循以下兩條原則：主鍵字段中的每一個值必須是唯一能夠標識記錄的（不能有重復記錄）主鍵字段的內容不能為空。9.主鍵字段的設置

1-4使用查閱向導類型在Access提供的數據類型中，查閱向導是一種特殊的類型。它利用列表框或組合框，從另一個表或值列表中選擇值，可以方便數據的輸入，減少輸入時的錯誤。1-4使用查閱向導類型1-5小結本章主要介紹了建立數據庫的兩種操作方法，一種是建立一個“空數據庫”，另一種是“使用模板”建立數據庫；介紹了“使用向導創建表”、“使用設計器創建表”、“通過輸入數據創建表”、使用“導入”建立表的操作方法，介紹了向表中輸入數據的方法，介紹了設置字段的屬性的方法，以進一步設計好表結構，介紹了使用“查閱向導”類型的方法，以減少數據的輸入。1-5小結第2章Access表的使用第2章Access表的使用2-1修改表結構2-2編輯表中記錄2-3操作表2-4建立表之間的關系2-5數據表的復制、刪除、重命名和導出內容提要2-1修改表結構內容提要

修改表結構是指修改字段的名稱、數據類型及字段的屬性，修改表結構還包括插入字段、移動字段、復制字段、刪除字段等操作。修改表結構是在表設計視圖下進行的。2-1修改表結構修改表結構是指修改字段的名稱、數據類型及字段

2-1-1修改字段

修改表中字段名稱、字段類型和字段屬性的操作步驟：在數據庫窗口的“表”對象下，單擊表名稱，單擊“設計”按鈕，進入表設計視圖。在表設計視圖下，修改表中的字段名稱、數據類型和字段屬性即可。2-1-1修改字段2-1-2插入字段在表中插入新的字段操作步驟：在數據庫窗口的“表”對象下，單擊表名稱，單擊“設計”按鈕，進入表設計視圖；在表設計視圖下，鼠標定位在需要增加的字段的位置上（在當前字段前面插入新字段）；選擇“插入“菜單中”行“命令，Access即自動在當前位置插入一空行，可以輸入新的字段名，原字段將下移一行。2-1-2插入字段2-1-3移動字段在表中調整字段順序的操作步驟：在數據庫窗口的“表”對象下，單擊表名稱，單擊“設計”按鈕，進入表設計視圖。在表設計視圖下，鼠標定位在需要移動的字段的行選定器位置上，使其鼠標指針改變為右箭頭；單擊鼠標左鍵，將該行選中。將鼠標指針移到選中的行選定器位置，使其鼠標指針為向左的箭頭形狀，拖動鼠標到所需位置，松開鼠標左鍵即可。2-1-3移動字段2-1-4復制字段復制字段的操作步驟：在數據庫窗口的“表”對象下，單擊表名稱，單擊“設計”按鈕，進入表設計視圖；在表設計視圖下，將鼠標定位在需要復制的字段的行選定器位置上，使其鼠標指針改變為右箭頭；單擊鼠標左鍵，將該行選中；單擊“復制”按鈕，鼠標定位到要復制到的位置，單擊“粘貼”按鈕，即可完成字段的復制；然后可以對字段進行更改。2-1-4復制字段2-1-5刪除字段刪除表中不需要的字段時的操作步驟：在數據庫窗口的“表”對象下，單擊表名稱，單擊“設計”按鈕，進入表設計視圖；在表設計視圖下，鼠標定位在需要復制的字段的行選定器位置上，使其鼠標指針改變為右箭頭；單擊鼠標左鍵選中一行，若按住鼠標左鍵拖動，可以選擇要刪除的多行；按Delete鍵，Access彈出一個確認對話框，單擊“是”按鈕，即可完成刪除操作。2-1-5刪除字段2-2編輯表中記錄

編輯表中的記錄包括定位記錄、選擇記錄、添加記錄、刪除記錄、修改記錄、復制記錄等操作，還可以調整表的外觀，進行字體、字形、顏色等設置。2-2編輯表中記錄2-2-1定位記錄

當記錄很多時，要修改某條記錄，使用定位記錄方法是很快捷的。常用的記錄定位方法有兩種，一種是使用記錄號定位，另一種是使用快捷鍵定位。2-2-1定位記錄快捷鍵定位功能Tab或右箭頭鍵或Enter移到下一個字段End移到當前記錄中的最后一個字段Shift+Tab或左箭頭鍵移到上一個字段Home移到當前記錄中的第一個字段下箭頭鍵移到下一條記錄的當前字段Ctrl+下箭頭鍵移到在最后一條記錄中的當前字段Ctrl+End移到最后一條記錄中的最后一個字段上箭頭鍵移到上一條記錄中的當前字段Ctrl+上箭頭鍵移到第一條記錄中的當前字段Ctrl+Home移到第一條記錄中的第一個字段PageDn下移一屏PageUp上移一屏Ctrl+PageDn右移一屏Ctrl+PageUP左移一屏快捷鍵及定位功能表快捷鍵定位功能Tab或右箭頭鍵或Enter移到下一個字段2-2-2選擇記錄1.使用鼠標選擇數據范圍在數據表視圖下，可以用如下方法選擇數據范圍：選擇字段中的部分數據：單擊開始處，拖動鼠標到結尾處。選擇字段中的全部數據：單擊字段左邊，待鼠標指針變成“”后，單擊鼠標左鍵。選擇相鄰多字段中的數據：單擊第一個字段左邊，待鼠標指針變成“”，拖動鼠標到最后一個字段的結尾處。選擇一列數據：單擊該列的字段選定器。選擇相鄰多列數據：單擊第一列頂端字段名，拖動鼠標到最后一列頂端字段名。2-2-2選擇記錄2.使用鼠標選擇記錄范圍

在數據表視圖下，可以用如下方法選擇記錄范圍：選擇一條記錄：單擊該記錄的記錄選定器。選擇多條記錄：單擊 第一個記錄的記錄選定器，然后按住鼠標左鍵，拖動鼠標到選定范圍的結尾處。選擇所有記錄：單擊 “編輯”菜單上的“選擇所有記錄”命令。2.使用鼠標選擇記錄范圍3.使用鍵盤選擇數據范圍

鍵盤選擇數據范圍可以使用如下方法：選擇一個字段中的部分數據：將插入點移到要選定文本的開始處，然后按住Shift，并按箭頭鍵直到選擇內容的結束處。選擇整個字段的數據：將插入點移到字段中的任意位置，按Home然后按Shift+End。選擇相鄰多個字段：選擇第一個字段，按住Shift鍵，再按方向鍵到結尾處。3.使用鍵盤選擇數據范圍2-2-3添加記錄添加新記錄的操作方法如下：在數據庫窗口的“表”對象下，雙擊要編輯的表；在數據表視圖下，選擇“插入”菜單中“新記錄”命令項或者單擊工具欄上的“新記錄”按鈕，光標移到新記錄上；輸入新記錄的數據。2-2-3添加記錄2-2-4刪除記錄在數據庫窗口的“表”對象下，雙擊要編輯的表；在數據表視圖下，單擊要刪除記錄的記錄選定器，選擇“編輯”菜單中“刪除記錄”命令項或者單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕，系統將彈出刪除記錄提示框；單擊提示框中的“是”按鈕，則刪除選定的記錄。若單擊“否”按鈕，可以取消刪除操作。

在數據表視圖下，要一次刪除多條相鄰的記錄，先單擊第一條記錄的選定器，然后按住鼠標拖動到要刪除記錄的末尾，最后單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕，就可以刪除選定的記錄。2-2-4刪除記錄2-2-5修改記錄在數據表視圖下修改數據的方法很簡單，只要將光標移到要修改數據的相應字段直接修改即可。修改時，可以修改整個字段的值，也可以修改字段的部分數據。2-2-5修改記錄2-2-6復制記錄操作方法如下：在數據庫窗口的“表”對象下，雙擊要編輯的表；在數據表視圖下，選中要復制數據的字段，選擇“編輯”菜單中“復制”命令項或者單擊具欄上的“復制”按鈕；單擊要復制到的字段位置，選擇“編輯”菜單中“粘貼”命令項或者單擊具欄上的“粘貼”按鈕；完成了字段內容的復制。2-2-6復制記錄2-2-7調整表的外觀

在處理數據時，有時需要重新安排數據在表中的顯示形式，例如改變字體調整表的外觀顏色、單元格效果、背景顏色和邊框等。Access提供了調整數據表外觀的多種方法。2-2-7調整表的外觀1.調整字段顯示寬度和高度(1)調整字段顯示高度

調整字段顯示高度有使用鼠標和使用菜單命令兩種方法。使用鼠標調整字段高度的操作步驟如下：在數據庫窗口“表”對象下，雙擊要調整的表；將鼠標指針放在表中行選定器之間，使鼠標指針改變為雙箭頭；按住鼠標左鍵，拖動鼠標上、下移動，調整到所需高度時，松開鼠標左鍵即可。1.調整字段顯示寬度和高度使用菜單命令調整字段高度的操作步驟如下在數據庫窗口“表”對象下，雙擊要調整的表；定位在表中任意單元格，選擇“格式”菜單中“行高”命令項，出現“行高”對話框；在對話框的“行高”文本框內輸入所需的行高值，如圖所示；單擊“確定”按鈕即可調整行高。使用菜單命令調整字段高度的操作步驟如下(2)調整字段顯示寬度

調整字段顯示寬度有使用鼠標和使用菜單命令兩種方法。使用鼠標調整字段寬度的操作步驟如下：在數據庫窗口“表”對象下，雙擊要調整的表；將鼠標指針放在表中要改變寬度的兩列字段名之間（列選定器之間），使鼠標指針改變為雙箭頭；按住鼠標左鍵，拖動鼠標左、右移動，調整到所需寬度時，松開鼠標左鍵即可。(2)調整字段顯示寬度使用菜單命令調整字段寬度的操作步驟如下在數據庫窗口“表”對象下，雙擊要調整的表；定位在表中任意單元格，選擇“格式”菜單中“列寬”命令項，出現“列寬”對話框；在對話框的“列寬”文本框內輸入所需的列寬值，如圖所示；單擊“確定”按鈕即可調整整個表的列寬。使用菜單命令調整字段寬度的操作步驟如下2.隱藏列和顯示列

為了便于查看表中的主要數據，可以在數據表視圖下，將某些字段暫時隱藏起來，需要時再起將其顯示出來。隱藏字段列顯示隱藏字段列3.改變字段次序一般顯示數據表中的字段次序默認與建立數據表輸入的順序相同。但是，有時在數據表視圖時，需要移動某些列來滿足查看數據的要求。因此，需要改變字段的顯示次序。2.隱藏列和顯示列4.凍結列和取消對所有列的凍結

如果數據表很大，字段較多會造成數據表很寬，在數據表視圖中，有些關鍵的字段值因為水平滾動后無法看到，將影響數據查看得效果。在數據表視圖中，凍結某字段或某幾個字段后，無論用戶怎樣移動水平滾動窗口，這些字段總是可見的，并且總是在窗口的最左邊顯示。4.凍結列和取消對所有列的凍結5.改變字體顯示

我們可以改變數據表中數據的字體、字型、顏色和字號，使數據表的顯示更加突出。6.設置數據表格式

在數據表視圖下，可以進一步設置數據表格式，改變單元格的顯示效果，可以給表格設置背景顏色、網格顯示方式等，使數據顯示更加美觀、醒目。5.改變字體顯示2-3操作表

操作表包括對數據表查找和替換數據，對數據表數據進行升序或降序的排列，對數據表數據進行篩選等操作。2-3操作表2-3-1查找和替換記錄1.查找數據

當數據表數據較多時，可以通過查找功能，快速查找所需要的數據。2.替換數據

如果要修改數據表中相同的數據，可以使用替換功能，自動將查找的數據替換為指定的數據。2-3-1查找和替換記錄2-3-2排序數據

排序就是將數據按照一定的邏輯順序排列。例如，將學生成績從高分到低分排列，可以方便地看到成績排列情況。在Access中可以進行簡單排序或者高級排序，在進行排序時，Access將重新組織表中記錄的順序。2-3-2排序數據1.排序規則

排序是根據當前表中的一個或多個字段的值對整個表中的所有記錄進行重新排列。排序時可以按升序，也可以按降序排列數據。排序時，不同的字段類型，排序規則有所不同，具體規則如下：英文按字母順序排序，大、小寫字母順序不同，升序時按A～Z排序，將序時按Z～A排序；中文按拼音字母的順序排序；數字按數字的大小排序；日期和時間字段，按日期的向后順序排序。1.排序規則排序時需要注意以下幾點：對于日期/時間型字段，若要從前往后對日期和時間進行排序，使用升序次序；若要從后往前對日期和時間進行排序，使用降序次序。對于“文本”型的字段，若它的取值為數字，系統將作為字符串來排序。若要按數值順序來排序，則需在數字前面加零，使文本字符串具有相同的長度。例如：“1”、“2”、“11”和“22”，其排序結果將是“1”、“11”、“2”、“22”。將一位的字符串前面加上零，即：“01”、“02”、“11”、“22”才能正確地排序。在按升序對字段進行排序時，如果字段中同時包含Null值和零長度字符串的記錄，則包含Null值的記錄將首先顯示，緊接著是零長度字符串。數據類型為“備注”、“超鏈接”或“OLE對象”的字段不能排序。排序時需要注意以下幾點：2.簡單排序

簡單排序就是基于一個或多個相鄰字段的記錄按升序或降序排列。3.高級排序

使用高級排序可以對多個不相鄰的字段排序，并且各個字段可以采用不同的方式（升序或降序）排列。4.取消排序取消排序的方法是選擇“記錄”菜單中“取消篩選/排序”或者在關閉數據表時，在提示框中選擇不保存。

2.簡單排序2-3-3篩選數據

篩選是選擇查看記錄，并不是刪除記錄。篩選時用戶必須設定篩選條件，然后Access按篩選條件篩選并顯示滿足條件的數據，不滿足條件的記錄將隱藏起來。篩選可以使數據更加便于管理。Access提供了“按選定內容篩選”、“按選定內容排除篩選”、“按窗體篩選”、“高級篩選”和“按選定目標篩選”等多種方法。2-3-3篩選數據1.按選定內容篩選

“按選定內容篩選”是將當前位置的內容作為條件進行篩選。2.按選定內容排除篩選

“按選定內容排除篩選”是將當前位置的內容的相反值作為條件進行篩選。3.按窗體篩選

“按窗體篩選”是由用戶在“按窗體篩選”窗口中指定條件，然后進行篩選。在按窗體進行篩選條件設置時，條件是“與”的關系設在同一行，條件是“或”的關系設在不同行。1.按選定內容篩選4.按選定目標篩選

“按選定目標篩選”是在“篩選目標”文本框中輸入篩選條件，然后Access將按指定條件進行篩選。5.高級篩選

前面介紹的4種方法篩選條件單一，操作簡單。但在實際應用中，常常涉及到復雜的篩選條件。6.取消篩選

取消篩選的操作方法是選擇“記錄”菜單中的“取消篩選”命令或單擊工具欄上的“取消篩選”按鈕，便可以看到整張表。4.按選定目標篩選2-4建立表之間的關系2-4-1表之間關系的概念

在Access中，每個表都是數據庫中一個獨立的部分，但是每個表又不是完全孤立的部分，表與表之間可以存在著相互的聯系。例如，“學生管理”數據庫中“學生表”和“成績表”兩個表之間就不是孤立的，它們之間可以通過“學號”字段建立兩個表之間的關系，又如“課程表”和“成績表”兩個表之間也可以通過“課程代碼”建立兩個表之間的關系。一旦兩個表之間建立了關系，就可以很容易地從中找出所需要的數據。2-4建立表之間的關系

Access中表與表之間的關系可以分為一對一、一對多和多對多3種數據關系類型。1.數據關系的種類⑴一對一關系一對一關系是常見的一種關系，一對一關系是指在表1中的一條記錄只能對應表2中相關字段的一條記錄，反過來表2中的一條記錄也應對應表1中的一條記錄。例如，在“學生表”和“學生家庭”中都是將“學號”設置為主關鍵字，并且只有一個字段作為主鍵，兩者的關系就是一對一的關系。Access中表與表之間的關系可以分為一對一、一對多和多⑵一對多關系

一對多關系是指在表1中的一條記錄，可能對應到表2中的多條記錄，反過來表2中的一條記錄只對應表1中的一條記錄。例如，在“學生表”和“成績表”中以“學號”作為兩個表之間建立關系的連接條件，“學生表”中“學號”字段值是唯一的，將其設置為主關鍵字，而“成績表”中一個學生對應多門課程的成績，該表中的“學號”字段不是唯一的，不能設置為主關鍵字，兩者的關系就是一對多的關系。⑵一對多關系⑶多對多關系

多對多關系是指在表1中的一條記錄，可能對應到表2中的多條記錄，反過來表2中的一條記錄也對應表1中的多條記錄。多對多關系在Access中并沒有適當的表達方式，所以系統是以兩個“一對多”關系串接而成，這樣會多出一個中繼表，主表和相關表憑借該中繼表達成“多對多”關系。

在Access數據庫中，表之間的關系一般都是一對多的關系，將一端表稱為主表，將多端表稱為相關表或稱為子表。⑶多對多關系2.建立表之間關系

使用數據庫向導創建數據庫時，向導自動定義各個表之間的關系，使用表向導創建表時，也將定義該表與數據庫中其他表之間的關系。但如果沒有使用向導創建數據庫或表，就需要自己定義表之間的關系。在定義表之間關系之前，應把要定義關系的所有表關閉。2.建立表之間關系3.在“關系”窗口編輯表之間的關系

可以通過“關系”窗口改變兩個表之間的關系或添加表，或者刪除表之間的關系。1）改變表之間關系或添加表的操作步驟如下在數據庫窗口中，選擇“工具”菜單中的“關系”命令，或者單擊工具欄上“關系”按鈕，系統彈出“關系”窗口；選擇“關系”菜單中的“編輯關系”命令，或者雙擊兩個表之間的連接線，在彈出的“編輯關系”對話框中修改表的關系；若需要添加表，選擇“關系”菜單中的“顯示表”命令，在“顯示表”對話框中選擇添加的表，然后關閉“顯示表”對話框。3.在“關系”窗口編輯表之間的關系2）刪除表之間關系的操作步驟如下：在數據庫窗口中，選擇“工具”菜單中的“關系”命令，或者單擊工具欄上“關系”按鈕，系統彈出“關系”窗口；右鍵單擊“關系”窗口表之間連接線的細線部分，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。2）刪除表之間關系的操作步驟如下：3）從“關系”窗口中刪除表的操作步驟如下：

在數據庫窗口中，選擇“工具”菜單中的“關系”命令，或者單擊工具欄上“關系”按鈕，系統彈出“關系”窗口；單擊要刪除的表，然后按Delete鍵，然后關閉“關系”窗口，系統彈出保存提示對話框，若單擊“是”按鈕，保存對關系布局的更改。3）從“關系”窗口中刪除表的操作步驟如下：2-4-2主表與子表

建立表之間關系以后，Access會自動在主表中插入子表。主表是在“一對多”關系中“一”方的表，子表是在“一對多”關系中“多”方的表。在主表中的每一條記錄下面都會有一個甚至幾個子表2-4-2主表與子表2-5數據表的復制、刪除、重名命和導出2-5-1復制表2-5-2刪除表2-5-3重命名表2-5-4導出表2-5數據表的復制、刪除、重名命和導出2-6小結本章主要介紹了插入字段、移動字段、復制字段、刪除字段修改表結構的方法，介紹了定位記錄、選擇記錄、添加記錄、刪除記錄、修改記錄、復制記錄等編輯記錄的方法，介紹了調整表的外觀的方法，介紹了在表中查找數據、替換數據、排序數據、篩選數據等對表中記錄操作的方法，介紹了建立表之間關系得方法，介紹了插入子數據表操作方法，以及數據表的復制、刪除、重命名和導出等操作方法。通過本章的學習，讀者應該可以熟練地對表中記錄及表之間進行操作。2-6小結3-1查詢的定義和類型3-2創建和使用選擇查詢3-3在查詢中進行計算3-4創建交叉表查詢3-5創建參數查詢3-6創建操作查詢3-7創建SQL查詢第3章創建和使用查詢

3-1查詢的定義和類型第3章創建和使用查詢3-1-1查詢的定義

查詢就是對數據庫中的數據進行查找。Access查詢可以對數據庫中一個表或多個表的數據進行瀏覽、篩選、排序、檢索、統計和加工等操作。查詢可以對單個表進行查詢，也可以對多個表進行復雜的查詢。建立一個查詢后，可以將它看作是一個臨時表，稱為動態的數據集。查詢的數據來源是表或其他查詢。每次使用查詢時，都是根據查詢條件從數據源中創建動態的記錄集合，可以節約存儲空間。3-1查詢的定義和類型3-1-1查詢的定義3-1查詢的定義和類型查詢的主要用途如下：以一個或多個表或查詢為數據源，根據用戶的選擇生成動態的數據集。對數據進行統計、排序、計算和匯總。設置查詢參數，形成交互式的查詢方式。使用交叉表查詢，進行分組匯總。使用操作查詢，對數據表進行追加、更新、刪除等操作。查詢可作為其他查詢、窗體和報表的數據源。

查詢的主要用途如下：3-1-2查詢類型

查詢類型主要有選擇查詢、交叉表查詢、參數查詢、操作查詢和SQL查詢。1.選擇查詢選擇查詢是最常見的查詢類型，它可以從一個表或多個表中選擇記錄，對記錄進行分組，還可以對記錄進行匯總、計數、求平均值以及進行其他類型的總和計算。選擇查詢產生的結果是一組數據記錄，這組數據記錄稱為“動態集”。選擇查詢的目的是用來挑選表中的內容，并組合成動態集合。3-1-2查詢類型2.交叉表查詢

交叉表查詢將來源于表或查詢中的字段進行分組，一組列在數據表的左側，一組列在數據表的上部，然后在數據表行與列的交叉處顯示某個字段統計值。交叉表查詢就是利用了表中的行或列來計算數據的總計、平均值、計數或其他類型的總和。2.交叉表查詢3.參數表查詢

參數查詢是利用對話框來提示用戶輸入條件參數的查詢。這種查詢可以根據用戶輸入的條件參數來檢索滿足條件的記錄。參數查詢通過運行查詢時的參數定義、創建的動態查詢結果，以便更多、更方便地查找有用的信息。3.參數表查詢4.操作查詢

選擇查詢、參數查詢和交叉表查詢的結果不能更改數據源表或查詢中的數據，而操作查詢結果將對數據源表產生影響或更改數據源表中的記錄。使用這種查詢只需進行一次操作就可對許多記錄進行更改和移動。操作查詢主要用于數據庫中數據的更新、刪除及生成新表，使得數據庫中數據的維護更便利。

操作查詢分為生成表查詢、追加查詢、更新查詢和刪除查詢四類。4.操作查詢生成表查詢

生成表查詢可以根據一個或多個表中的全部或部分數據新建表。即生成表查詢運行結果是生成一個新表。追加查詢

追加查詢將一個或多個表中的一組記錄添加到一個或多個表的末尾。更新查詢

更新查詢可以對一個或多個表中的一組記錄作全局的更改。刪除查詢

刪除查詢可以從一個或多個表中刪除一組記錄。使用刪除查詢，通常會刪除整個記錄，而不只是記錄中所選擇的字段。

生成表查詢

5.SQL查詢

SQL（StructureQueryLanguage，結構化查詢語言）是在數據庫系統中應用廣泛的數據庫查詢語言，它包括了數據定義、查詢、操縱和控制4種功能。SQL查詢是使用SQL語句創建的查詢。可以用結構化查詢語言（StructureQueryLanguage，SQL)來查詢、更新和管理MicrosoftAccess這樣的關系數據庫。5.SQL查詢

在查詢設計視圖中創建查詢時，Access將在后臺構造等效的SQL語句。在查詢設計視圖的屬性表中，大多數的查詢屬性在“SQL視圖”中都有可用的等效子句和選項。某些SQL查詢，稱為SQL特定查詢，不能在設計網格中創建。對于傳遞查詢、數據定義查詢和聯合查詢，必須直接在“SQL視圖”中創建SQL語句。對于子查詢，要在查詢設計網格的“字段”行或“條件”行中輸入SQL語句。在查詢設計視圖中創建查詢時，Access將在后臺構造3-1-3建立查詢的方法建立查詢的方法主要有三種方式1.利用查詢向導2.利用查詢設計視圖3.使用SQL查詢語句3-1-3建立查詢的方法3-2創建和使用選擇查詢

選擇查詢是最常用的查詢類型，它從一個或多個表中檢索數據，并且在可以更新記錄（有一些限制條件）的數據表中顯示結果。也可以使用選擇查詢來對記錄進行分組，并且對記錄作總計、計數、平均值以及其他類型的總和計算。3-2創建和使用選擇查詢3-2-1使用向導創建選擇查詢

使用向導創建選擇查詢，可以從一個表或多個表和查詢中選擇要顯示的字段。如果查詢中的字段來自多個表，這些表應建立了關系。3-2-2使用設計視圖創建選擇查詢

使用設計視圖是建立和修改查詢的最主要的方法，在設計視圖上由用戶自主設計查詢比采用查詢向導建立查詢更加靈活。3-2-1使用向導創建選擇查詢3-2-3查詢條件中的運算符和函數

我們可以在選擇查詢中設置條件，進行帶條件的查詢以獲得所需要的數據。在這一節中介紹查詢條件中的運算符和函數，為設置條件查詢建立基礎。1.表達式中常量的寫法

常量是指固定的數據。在Access中有數字型常量、文本型常量、日期型常量和是否型常量。數字型常量：直接輸入數值，例如，123，123.45。文本型常量：以雙引號括起，例如“文理”。日期型常量：用符號“#”括起，例如#2005-10-09#。是否型常量：使用yes或true表示“是”，使用no或false表示“否”。3-2-3查詢條件中的運算符和函數2.表達式中常用運算符

運算符是組成條件表達式的基本元素。Access提供了算術運算、比較運算符、邏輯運算符和特殊運算符。運算符及其含義如書中表3-2、表3-3、表3-4、表3-5所示。

2.表達式中常用運算符3.函數

計算表達式不但可以使用數學運算符，還可以使用Access內部的函數，Access系統提供了大量的標準函數，為用戶更好地管理和維護數據庫提供了極大的便利。書中表3-6、表3-7、表3-8、表3-9、表3-10中分別列出了數值函數、字符函數、日期/時間函數、統計函數和其他函數的格式和說明。3.函數4.條件示例

為了能夠更好地學會條件的使用，書中表3-11給出文本值作為條件、日期時間作為條件、字段的部分作為條件的示例。4.條件示例3-2-4創建帶條件的查詢

可以在查詢的設計視圖中設置條件來創建帶條件的查詢。使用條件查詢可以很容易地獲得所需的數據。3-2-4創建帶條件的查詢3-3在查詢中進行計算

在實際應用中，常常需要對記錄或字段進行匯總統計，Access查詢提供了利用函數建立總計查詢的方式，總計查詢可以對查詢中的某列進行總和（Sum）、平均（Avg）、計數（Count）、最小值（Min）和最大值（Max）等計算。3-3在查詢中進行計算3-3-1創建總計查詢

使用查詢“設計”視圖中的“總計”行，可以對查詢中的全部記錄或記錄組計算一個或多個字段的統計值。1.創建總計查詢2.總計項

創建總計查詢是通過使用查詢“設計網格”中的“總計”行上的總計項來實現的。總計項共有12個選項，12個選項可分為分組(GroupBy)、合計函數、表達式（Expression）和限制條件（Where）4類。3-3-1創建總計查詢（1）合計函數總計（Sum）：計算組中該字段所有值的和；平均值（Avg）：計算組中該字段的算術平均值最小值（Min）：返回組中字段的最小值；最大值（Max）：返回組中字段的最大值；計數（Count）：返回行的合計；標準差（StDev）計算組中字段所有值的統計標準差；方差（Var）：計算組中字段所有值的統計方差第一條記錄（First）：返回該字段的第一個值最后一條記錄（Last）：返回該字段的最后一個值。（1）合計函數(2)分組分組（GroupBy）對記錄分組。例如按性別將學生分成2組(3)表達式

表達式（Expression）字段框內設置的是表達式，它在來源表中不存在，字段值則由表達式計算得到。(4)限制條件

可以在條件（Where）字段的條件框內設置條件表達式。

(2)分組3-3-2創建計算字段

計算字段是指根據一個或多個表中的一個或多個字段使用表達式建立的新字段。有時需要統計的數據在表中又沒有相應的字段，或者用于計算的數據值來源于多個字段，就需要創建計算字段。建立一個新計算字段的格式為：“新字段名:[表或查詢名稱]![字段名稱]”3-3-2創建計算字段3-4創建交叉表查詢

交叉表查詢是利用表中的行標題和列標題以及交叉點信息來顯示來自多個表的數據，顯示來源于表中的某個字段的總計值（合計、計數及平均），一個字段作為行標題，在數據表的左側；一個字段作為列標題，在數據表的上方；還有一個字段作為計算字段。例如查詢每個班的平均成績，就可以使用交叉表查詢來解決；班級作為行標題，課程作為列標題，成績作為計算字段。對于交叉表查詢，只能指定一個總計類型的字段。3-4創建交叉表查詢

創建交叉表查詢可以使用“查詢向導”和“設計視圖”兩種方法。3.4.1使用“查詢向導”創建交叉表查詢3.4.2使用“設計”視圖創建交叉表查詢

從交叉表查詢例題中，可以很清楚地看出交叉表主要由行標題、列標題和交叉點三部分組成。其中行標題是在交叉表左邊出現的字段，列標題是在交叉表上面出現的字段，而交叉點則是行列標題交叉的數據點。創建交叉表查詢可以使用“查詢向導”和“設計視

3-5創建參數查詢

參數也是條件，不同的是，條件是在創建查詢時輸入的，而參數是在運行即打開查詢時輸入的。運行參數查詢時，系統顯示對話框，要求輸入數據，然后將輸入的數據插入到指定條件的網格。使用這種查詢，可以在不打開查詢設計的情況下，重復使用相同的查詢結構，并進行修改。3-5創建參數查詢

3-6創建操作查詢

在前面介紹的幾種查詢方法都是根據特定的查詢條件，從數據源中產生符合條件的動態數據集，本身并沒有改變表中的原有數據，它們都屬于選擇查詢。而操作查詢是在選擇查詢的基礎上創建的，可對數據源中的數據進行追加、刪除、更新，并可在選擇查詢基礎上創建新表。具有選擇查詢、參數查詢的特性，3-6創建操作查詢

操作查詢與選擇查詢的另一個不同是，打開選擇查詢，就能夠直接顯示查詢結果；而打開操作查詢，運行更新、刪除、追加等操作查詢，不直接顯示操作查詢結果，只有打開操作的目的表（更新、追加、刪除、生成的表），才能看到操作查詢的結果。操作查詢將改變操作目的表中的數據，因此，為了避免誤操作引起的數據丟失，在執行操作查詢前應做好數據庫或表的備份。操作查詢與選擇查詢的另一個不同是，打開選擇查詢，就能夠

操作查詢的種類有生成表查詢、刪除查詢、更新查詢和追加查詢等4種。生成表查詢：根據一個或多個表的全部數據或部分數據創建一個新表，運行生成表查詢即可生成一個新表。刪除查詢：從一個或多個表中刪除一組符合條件的記錄。更新查詢：對一個或多個表中符合條件的一組記錄作更新。追加查詢：從一個或多個表中將符合條件的記錄添加到一個或多個表的尾部。操作查詢的種類有生成表查詢、刪除查詢、更新查詢和追加查3.6.1創建生成表查詢

如果經常需要從多個表中提取數據可以采用建立查詢的方法，但最好的方法應該是使用生成表查詢，即可以從多個表提取數據生成一個新表永久