檔案工作實(shí)務(wù)考試大綱第一章文件管理第一節(jié)文件一、文件的概念與屬性（一）文件的概念王健主編的《文書學(xué)》（21世紀(jì)檔案學(xué)系列教材）中對(duì)文件定義作了如此表述：文件是指社會(huì)組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。從日常使用來看，“文件”一詞通常與“文書”、“公文”混用。（二）公務(wù)文件的特點(diǎn).公文由法定作者制發(fā).公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用.公文具有規(guī)范的體式和特定的處理程序二、文件的種類（一）通用公文通用公文一般是指黨政機(jī)關(guān)的規(guī)范性文件。1、命令（令）2、公報(bào)、公告和通告3、決定和決議4、指示5、意見、條例和規(guī)定6、議案和報(bào)告7、請(qǐng)示和批復(fù)8、通知和通報(bào)9、會(huì)議紀(jì)要10、函（二）事務(wù)文件事務(wù)文件是各級(jí)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位處理日常事務(wù)，用來溝通信息，安排計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)查研究問題，指導(dǎo)工作的一類公文。1、計(jì)劃2、總結(jié)3、簡(jiǎn)報(bào)4、工作要點(diǎn)5、匯報(bào)提綱第二節(jié)文件的形成與處理一.文件的擬寫（一）文件擬寫的基礎(chǔ).領(lǐng)會(huì)意圖，明確目的.調(diào)查研究，獲取材料.總體構(gòu)思，擬寫提綱.起草初稿，認(rèn)真修改（二）文件擬寫的相關(guān)規(guī)范.行文規(guī)范.結(jié)構(gòu)規(guī)范二、文書處理程序文書處理是指圍繞文件的發(fā)出、收進(jìn)、運(yùn)轉(zhuǎn)和日常管理所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作，包括收文處理、發(fā)文處理、文書管理三個(gè)環(huán)節(jié)。（一）收文處理.簽收.登記.審核.分送.傳閱.擬辦.批辦.承辦.催辦.注辦.歸檔（銷毀）（二）發(fā)文處理擬稿核稿簽發(fā)編號(hào)繕印校對(duì)用印登記9?分發(fā)第三節(jié)文件整理與歸檔立卷（一）立卷基礎(chǔ).立卷的概念和含義文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)文件之間固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷。2、立卷特征及其運(yùn)用（二）立卷環(huán)節(jié)的選擇.部門立卷.文件處理部門與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷（二）立卷的準(zhǔn)備工作.立卷工作會(huì)議.立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn).文件材料的收集和清理.機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用（三）擬訂（或修訂）立卷類目1、立卷類目的概念、立卷類目的擬制（修訂）、立卷類目的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容（四）平時(shí)歸卷.平時(shí)歸卷的概念.平時(shí)歸卷的目的.平時(shí)歸卷的主要措施（五）卷內(nèi)文件的排列與編目.排列卷內(nèi)文件.編頁（件）號(hào).填寫卷內(nèi)文件目錄.填寫卷內(nèi)備考表.擬寫案卷題名.填寫案卷封面.裝訂案卷（六）案卷的排列與編目.排列案卷.編制案卷號(hào).編制案卷目錄二.組件（一）組件的意義.有利于提高和控制檔案的質(zhì)量.有利于在降低資源耗費(fèi)的同時(shí)提高歸檔文件整理的效率.便于深化檔案信息資源的開發(fā)、利用和管理.更適應(yīng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理（二）組件的方法步驟.裝訂.分類.排列U.編號(hào).編目.裝盒三、歸檔歸檔是辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程。（一）歸檔范圍（二）歸檔時(shí)間（三）歸檔要求（四）歸檔工作內(nèi)容和步驟第二章檔案管理第一節(jié)檔案收集一、檔案收集的內(nèi)容和要求檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。（一）檔案收集的內(nèi)容.檔案室接收本單位需要?dú)w檔的文件材料。.檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。.檔案館接收撤銷機(jī)關(guān)的全部檔案。.檔案館征集散存在社會(huì)上的檔案。.檔案館與圖書館、博物館、紀(jì)念館等交換檔案。（二）檔案收集的要求.科學(xué)組織。.信息完整。.結(jié)構(gòu)優(yōu)化。.標(biāo)準(zhǔn)控制。二、檔案室的收集（一）加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳（二）對(duì)文件形成的超前控制（三）對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)（四）全面檢查歸檔的質(zhì)量（五）加強(qiáng)平時(shí)收集工作三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍.各級(jí)綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立后檔案的范圍.各級(jí)綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立前檔案的范圍.中央和地方各級(jí)專門性國家檔案館接收檔案的范圍（二）接收要求和手續(xù).接收要求.交接文據(jù)（三）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收.接收期限.接收方法（四）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收（五）重大活動(dòng)檔案的接收（六）社會(huì)散存檔案的征集第二節(jié)檔案整理一、檔案整理概述檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。（一）檔案整理的類型.系統(tǒng)排列和編目.局部調(diào)整.全過程整理（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟.區(qū)分全宗。.全宗內(nèi)檔案的分類。.立卷（組件）。.案卷（件）的排列。.檔號(hào)的編制。.案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。（三）檔案整理的原則.保持文件之間的歷史聯(lián)系.充分利用原有的整理基礎(chǔ).便于檔案的保管和利用二、全宗（一）全宗的概念全宗是一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義（二）立檔單位及其構(gòu)成條件（三）立檔單位變化對(duì)全宗劃分的影響.政權(quán)更迭的全宗處理.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理.立檔單位其他變化情況的全宗處理（四）全宗的補(bǔ)充形式.聯(lián)合全宗.匯集全宗.檔案匯集（五）判定檔案所屬全宗三、全宗內(nèi)檔案的分類（一）分類的基本要求全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。分類應(yīng)遵循以下基本要求：.客觀性。.邏輯性。.可操作性。（二）分類方法檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”“分類原則”或“分類特征”。.年度分類法.組織機(jī)構(gòu)分類法.問題分類法.門類分類法.職能分類法（三）分類方案的編制所謂分類方案，就是標(biāo)列各個(gè)層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制.企業(yè)全宗分類方案的編制四、檔號(hào)和目錄的編制（一）檔號(hào)編制原則檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則：.唯一性原則。.合理性原則。.穩(wěn)定性原則。.擴(kuò)充性原則。.簡(jiǎn)單性原則。（二）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13—94）的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了兩種新的檔號(hào)結(jié)構(gòu)。（三）檔號(hào)的編制方法.全宗號(hào)的編制方法.案卷目錄號(hào)的編制方法.類別號(hào)的編制方法.項(xiàng)目號(hào)的編制方法.案卷號(hào)的編制方法.件號(hào)的編制方法.頁（張）號(hào)的編制方法（四）目錄的編制第三節(jié)檔案鑒定一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內(nèi)容檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過程。（二）檔案價(jià)值鑒定的原則.從國家和人民的整體利益出發(fā).全面的觀點(diǎn).歷史的觀點(diǎn).發(fā)展的觀點(diǎn)（三）檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn).自身屬性標(biāo)準(zhǔn).社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn).相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（一）檔案保管期限表的類型.通用檔案保管期限表（又稱標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表）.專門檔案保管期限表.同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表.同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表.機(jī)關(guān)檔案保管期限表（二）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對(duì)檔案劃定的存留年限。根據(jù)國家現(xiàn)行規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織（二）檔案鑒定的方法（三）檔案銷毀檔案銷毀是指經(jīng)過鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過程。.銷毀清冊(cè).銷毀方式第四節(jié)檔案保管與保護(hù)一、檔案保管的內(nèi)容和要求（一）檔案保管的內(nèi)容檔案保管是維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。.檔案庫房管理.檔案流動(dòng)過程中的保護(hù).保護(hù)檔案的專門措施（二）檔案保管的基本要求.以防為主，防治結(jié)合.加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般二、檔案保管的基本條件（一）檔案館（室）建筑.檔案館建設(shè)規(guī)模和構(gòu)成.檔案館的選址.檔案館的建筑設(shè)計(jì).檔案室用房（二）其他保管條件.檔案裝具.檔案保管設(shè)備.檔案包裝材料三、檔案庫房管理（一）檔案裝具的排列編號(hào)（二）檔案存放（三）檔案管理的應(yīng)急處置四、檔案保護(hù)檔案保護(hù)是指防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復(fù)受損檔案的活動(dòng)，它的任務(wù)是最大限度地延長檔案的壽命。（一）庫房溫、濕度的控制《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對(duì)于檔案庫房以及各類技術(shù)用房的溫、濕度標(biāo)準(zhǔn)作出規(guī)定。庫房溫、濕度的控制，主要是通過密閉、通風(fēng)，結(jié)合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫房溫、濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。（二）庫房的“八防”措施庫房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實(shí)體安全的主要防護(hù)措施。.防火.防光.檔案蟲霉的防治（三）檔案修復(fù)檔案修復(fù)是指使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過程，是一項(xiàng)搶救性的保護(hù)措施。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括去污技術(shù)、去酸技術(shù)、加固技術(shù)、修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。五、全宗卷（一）全宗卷的編制原則和內(nèi)容全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。（二）全宗卷的整理整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。卷內(nèi)文件材料按問題一時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。（三）全宗卷的管理第五節(jié)檔案檢索一、檔案檢索概述（一）檔案檢索的內(nèi)容檔案檢索就是存儲(chǔ)和查找檔案信息的過程。.存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容檔案檢索存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容包括兩方面：一是著錄標(biāo)引。二是組織檢索工具。.查找階段的主要內(nèi)容檔案檢索查找階段的主要內(nèi)容包括兩個(gè)環(huán)節(jié):一是確定查找內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)換成檢索標(biāo)識(shí)。（二）檔案檢索效率檢索效率是指通過檢索滿足利用者利用需求的全面性和準(zhǔn)確性程度。.查全率.查準(zhǔn)率二、檔案著錄檔案著錄是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。（一）著錄項(xiàng)目檔案著錄項(xiàng)目是揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）的規(guī)定，包括7個(gè)著錄項(xiàng)目。著錄項(xiàng)目分為必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。其中必要項(xiàng)目包括正題名、責(zé)任者、時(shí)間項(xiàng)、分類號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞。其余為選擇項(xiàng)目。（二）標(biāo)識(shí)符標(biāo)識(shí)符是一種規(guī)范化的人工語言，用于表示不同的著錄項(xiàng)目和著錄內(nèi)容。.著錄用標(biāo)識(shí)符.著錄用標(biāo)識(shí)符的使用規(guī)則（三）著錄條目格式著錄條目格式是著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。.段落符號(hào)式條目格式.表格式條目格式（四）必要項(xiàng)目著錄細(xì)則.正題名.責(zé)任者.時(shí)間項(xiàng).分類號(hào).檔號(hào).電子文檔號(hào).縮微號(hào).主題詞或關(guān)鍵詞三、檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識(shí)的過程。（一）分類標(biāo)引檔案分類標(biāo)引是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過程。根據(jù)《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-1994）,檔案分類標(biāo)引一般有以下程序：.研讀分類法。.檔案主題分析。.判定類別。.標(biāo)引分類號(hào)。.審校。（二）主題標(biāo)引主題標(biāo)引是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過程。根據(jù)《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》（DA/T19-1999）,主題標(biāo)引的步驟和方法有以下幾方面：.審讀檔案.主題分析和主題概念的選定.選詞標(biāo)引四、檔案檢索工具檔案檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。（一）檔案檢索工具的種類.按體例分.按功能分.按載體形式分（二）常用檔案檢索工具的編制.案卷文件目錄.分類目錄.主題目錄.專題目錄.人名目錄.文號(hào)索引.全宗指南.檔案館指南第六節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)一、檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容和要求（一）檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容主要包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。（二）檔案統(tǒng)計(jì)的基本要求、準(zhǔn)確性。科學(xué)性。時(shí)效性。二、檔案登記檔案登記是指登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過程。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，分為檔案數(shù)量與狀況登記和檔案利用登記兩個(gè)方面。（一）檔案數(shù)量與狀況登記.案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄.總登記簿.檔案移交（接收）登記簿4..全宗名冊(cè)5.全宗單（二）檔案利用登記.借閱檔案登記簿.檔案利用效果登記簿（表）三、檔案統(tǒng)計(jì)的步驟與方法檔案統(tǒng)計(jì)大致可以分為統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析四個(gè)階段。（一）檔案統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有：.明確統(tǒng)計(jì)調(diào)查目的和指標(biāo)。.確定統(tǒng)計(jì)調(diào)查的對(duì)象和觀察單位。.確定統(tǒng)計(jì)調(diào)查的方法。10.統(tǒng)計(jì)調(diào)查方式。.調(diào)查項(xiàng)目和調(diào)查表設(shè)計(jì)。（二）檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基本方法有統(tǒng)計(jì)表報(bào)和專門調(diào)查兩種。.統(tǒng)計(jì)表報(bào)。統(tǒng)計(jì)表報(bào)是各級(jí)檔案行政管理部門和檔案館（室）按照一定和規(guī)定自上而下地向同級(jí)和上級(jí)檔案行政管理部門定期報(bào)送的統(tǒng)計(jì)材料。.專門調(diào)查。專門調(diào)查是為了認(rèn)識(shí)和解決某一專門問題而臨時(shí)組織的調(diào)查。（三）檔案統(tǒng)計(jì)整理檔案統(tǒng)計(jì)整理就是將統(tǒng)計(jì)調(diào)查獲得的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，使之規(guī)范化、系統(tǒng)化的過程。統(tǒng)計(jì)整理的基本方法是統(tǒng)計(jì)分組。（四）檔案統(tǒng)計(jì)分析檔案統(tǒng)計(jì)分析是對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行綜合歸類、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)。統(tǒng)計(jì)分析的方法包括以下幾種：.對(duì)比分析。.相關(guān)分析與因果分析。.靜態(tài)分析和動(dòng)態(tài)分析。.綜合分析。.系統(tǒng)分析。第七節(jié)科技檔案管理一、科技檔案的概念、特點(diǎn)和種類（一）科技檔案的概念1980年，經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二條規(guī)定，科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）將科技檔案定義為“反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案”（二）科技檔案的特點(diǎn).專業(yè)性。.成套性。.現(xiàn)實(shí)性。.效益性。（三）科技檔案的種類.按產(chǎn)生領(lǐng)域分，可以分為基本建設(shè)檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等；.按行業(yè)分，可以分為農(nóng)業(yè)科技檔案、工業(yè)科技檔案、國防科技檔案、測(cè)繪科技檔案、氣象科技檔案、地震科技檔案等；.按記錄形式和載體形態(tài)分，可分為文字檔案、圖樣檔案、圖表檔案、計(jì)算檔案、聲像科技檔案、電子科技檔案、樣品實(shí)物檔案等。二、科技檔案的超前控制（一）科技文件的形成科學(xué)技術(shù)文件是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。.科學(xué)技術(shù)研究文件的形成11.工業(yè)產(chǎn)品檔案的形成.基本建設(shè)文件的形成.設(shè)備儀器文件的形成（二）科技文件的積累.科技文件積累的要求.科技文件積累的方法（三）科技文件的管理措施.“三納入”規(guī)定.檔案部門參加項(xiàng)目驗(yàn)收制度.“四同步”管理.設(shè)備開箱驗(yàn)收制度.竣工圖的編制規(guī)范（四）科技文件的組卷.組卷的基本要求.組卷方法.案卷內(nèi)科技文件材料的排列.卷內(nèi)科技文件材料頁號(hào)的編寫.案卷封面的編制.卷內(nèi)目錄的編制.卷內(nèi)備考表的編制、案卷的裝訂（五）科技文件的歸檔.歸檔范圍.歸檔時(shí)間.歸檔份數(shù).歸檔要求和手續(xù)（六）重大建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔.項(xiàng)目文件的整理要求.項(xiàng)目文件的歸檔.項(xiàng)目文件的歸檔審查三、科技檔案的整理（一）科技檔案的分類科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的科技檔案實(shí)體管理體系。.科技檔案分類的基本要求.科技檔案分類的方法.科技檔案分類方法的實(shí)際應(yīng)用（二）科技檔案案卷的排列案卷排列應(yīng)遵循分類排列的原則，即將屬于同一類別的科技檔案排列在一起，將不同類別的科技檔案分別排列，不同類別的科技檔案有不同的排列方法。（三）科技檔案號(hào)的編制科技檔案號(hào)是檔案館（室）在整理和管理科技檔案的過程中，以字符形式賦予科技檔案的一組代碼，是存取科技檔案的標(biāo)記，它起著固定整理成果，反映分類和排列次序，便于保12管和查閱科技檔案的作用。.科技檔案號(hào)的編制要求.科技檔案號(hào)的編制方法（四）科技檔案案卷目錄的編制科技檔案案卷目錄是科技檔案整理工作的成果，是由揭示科技檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的科技檔案檢索工具。第八節(jié)會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和特殊載體檔案管理一、會(huì)計(jì)檔案管理會(huì)計(jì)檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)體工商戶和其他組織在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（一）會(huì)計(jì)核算材料的歸檔.歸檔范圍.歸檔時(shí)間.歸檔要求和手續(xù)（二）會(huì)計(jì)檔案的整理.會(huì)計(jì)檔案的分類.會(huì)計(jì)檔案的組卷.會(huì)計(jì)檔案的編目（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀.會(huì)計(jì)檔案的鑒定.會(huì)計(jì)檔案的銷毀二、人事檔案管理人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面情況并以個(gè)人為單位歸檔保存的原始記錄。人事檔案可分為干部檔案和企業(yè)職工檔案。（一）人事檔案的內(nèi)容和分類根據(jù)《干部檔案工作條例》的規(guī)定，干部檔案的內(nèi)容分為十類。企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類與此基本相同。（二）人事檔案的收集在人事管理活動(dòng)中形成的人事檔案材料，應(yīng)在一個(gè)月之內(nèi)移交到的人事檔案室。干部檔案管理部門，接收干部任免、工資變動(dòng)通知后，要及時(shí)將干部職務(wù)變動(dòng)和工資變動(dòng)的情況登記入檔。職工所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持職工檔案的完整。（三）人事檔案的鑒定.價(jià)值性鑒定.完整性鑒定.真實(shí)性鑒定（四）人事檔案的整理.人事檔案的分類排列.人事檔案的編目.人事檔案的裝訂（五）人事檔案的利用（六）流動(dòng)人員人事檔案的管理131996年12月，中共中央組織部、國家人事部發(fā)布了《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理作了具體規(guī)定。.流動(dòng)人員人事檔案的范圍.流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu).流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞三、特殊載體檔案管理特殊載體檔案是指除紙質(zhì)以外的其他載體形式的檔案。（一）照片檔案管理照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。照片檔案的管理應(yīng)遵循《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）的規(guī)定。.照片檔案的收集.照片檔案的整理.照片檔案的保管（二）磁性載體檔案管理磁性載體檔案系指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的磁性載體文件。《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）對(duì)磁性載體文件的歸檔、磁性載體檔案管理與保護(hù)作了具體規(guī)定。.磁性載體文件的歸檔.磁性載體檔案的整理編目.磁性載體檔案貯存與保護(hù)（三）印章檔案管理印章檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案。印章檔案可分為實(shí)用印章和藝術(shù)印章。.印章檔案的收集.印章檔案保管期限的劃分.印章檔案的整理第三章檔案信息資源的開發(fā)利用第一節(jié)檔案信息資源開發(fā)利用概述一、檔案信息資源開發(fā)利用的含義檔案信息資源是指通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息，包括檔案原件和各種檔案信息開發(fā)的成果（如檔案目錄、檔案文獻(xiàn)匯編、檔案參考資料和檔案復(fù)制件等）。檔案信息資源開發(fā)利用的含義。二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則（一）服務(wù)原則（二）開放原則（三）法制原則（四）效益原則三、檔案信息資源開發(fā)利用的主要內(nèi)容（一）不斷充實(shí)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容。（二）充分利用網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)。14（三）構(gòu)建政府內(nèi)部檔案信息共享平臺(tái)。（四）加強(qiáng)利用場(chǎng)所和設(shè)施建設(shè)。（五）推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品專題開發(fā)和加工。（六）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)。（七）重視檔案信息增值服務(wù)工作。（八）促進(jìn)檔案信息服務(wù)業(yè)的形成。第二節(jié)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和方法一、檔案信息資源開發(fā)利用的基本途徑（一）按開發(fā)利用工作的對(duì)象劃分.提供檔案原件。.提供檔案副本或復(fù)制品。.提供檔案信息加工品。（二）按開發(fā)利用工作的渠道劃分.檔案信息查閱服務(wù)。.政府信息公開查閱服務(wù)。.網(wǎng)絡(luò)利用。.檔案資料編研出版。.檔案展覽和社會(huì)宣傳教育。二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本方法（一）檔案借閱（二）檔案開放（三）檔案公布（四）檔案展覽（五）檔案編研三、檔案借閱（一）閱覽室的建設(shè)閱覽室是指檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場(chǎng)所。它是檔案館（室）的窗口，建立環(huán)境友好、設(shè)施齊全的閱覽室是做好檔案借閱工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是檔案館（室）展示公眾形象的重要場(chǎng)所。（二）檔案閱覽檔案閱覽是指檔案館（室）根據(jù)利用者的查檔需求，在閱覽室提供相應(yīng)的檔案資料的一項(xiàng)工作，這是檔案館（室）最基本、最常用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。.查閱條件.查閱程序.查閱的有關(guān)規(guī)定（三）檔案外借檔案外借是為滿足某些特殊的利用需求，如機(jī)關(guān)工作必須以檔案原件作為證據(jù)等，檔案館（室）暫時(shí)將檔案借出館室外使用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。（四）檔案證明檔案證明是指依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。出具檔案證明要以引述或節(jié)錄檔案原文為主要編寫方法，保證內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實(shí)、客觀。（五）檔案咨詢檔案咨詢是指檔案館、檔案室答復(fù)詢問、指導(dǎo)和幫助利用的活動(dòng)。151.檔案咨詢類型2.檔案咨詢的步驟（六）檔案利用統(tǒng)計(jì)分析檔案利用統(tǒng)計(jì)分析就是運(yùn)用各種科學(xué)方法，對(duì)經(jīng)過整理的反映檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行周密的分析研究，根據(jù)具體的數(shù)量關(guān)系，探討檔案利用工作的特點(diǎn)，揭示檔案利用工作的發(fā)展規(guī)律和存在的問題，提出解決問題的辦法，做出科學(xué)的預(yù)測(cè)和結(jié)論。四、檔案開放檔案開放是檔案館將達(dá)到一定期限、無需控制使用的檔案向社會(huì)公開提供利用的活動(dòng)。（一）檔案開放的鑒定和準(zhǔn)備1、組建開放鑒定組織。2、確定開放鑒定范圍，制定檔案開放鑒定方案。3、開展開放鑒定工作。4、辦理檔案開放審批手續(xù)。5、編制開放檔案目錄。6、對(duì)重要檔案進(jìn)行復(fù)制。（二）館藏檔案解密和劃分控制范圍.館藏檔案的解密.劃分控制范圍五、檔案公布檔案公布是指將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公布于眾。（一）檔案公布的權(quán)限規(guī)定檔案公布是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，有嚴(yán)格的審批程序和審批權(quán)限。按照檔案的所有權(quán)不同，可劃分為不同的公布權(quán)限。（二）檔案公布的形式第三節(jié)檔案編研一、檔案編研概述（一）檔案編研的內(nèi)容檔案編研是檔案工作人員圍繞一定主題，主動(dòng)把具有研究?jī)r(jià)值和實(shí)用價(jià)值的檔案信息進(jìn)行集中、研究、編輯、加工，使之以更適合用戶利用的形式，將成果公開出版或推薦、分發(fā)給有關(guān)人員使用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方式。.匯編檔案文集，編纂和公布檔案史料。.編寫評(píng)價(jià)和介紹檔案材料的工具書。.編寫出版檔案參考材料。.參與編史修志或撰寫專著。（二）檔案編研的特點(diǎn).研究性。.思想性。.政策性。（三）檔案編研工作的新拓展一一網(wǎng)絡(luò)編研網(wǎng)絡(luò)編研（即網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研工作），是指檔案部門依托信息網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)的存貯、檢索、傳輸技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)高效率的信息處理功能，開展檔案編研工作，并將檔案編研成果通過網(wǎng)絡(luò)以電子文獻(xiàn)的形式提供給利用者的一項(xiàng)檔案編研工作。16.借助于計(jì)算機(jī)提供的各種信息處理技術(shù)，可以提高檔案編研過程中的信息采集和加工水平。.借助于計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，可以豐富編研成果的表現(xiàn)形式。.借助于網(wǎng)絡(luò)傳播媒介，可以提高檔案編研成果傳播的廣泛性和時(shí)效性，更好地發(fā)揮其服務(wù)作用。二、檔案編研的選題（一）選題依據(jù)一般來說，選題必須依據(jù)三個(gè)條件，一是考慮社會(huì)需要，二是依據(jù)檔案文獻(xiàn)基礎(chǔ)，三是編輯力量，三者相輔相成，缺一不可。（二）選題角度.從反映某一歷史人物活動(dòng)的角度選題。.從反映某一歷史事件的角度選題。.從反映某一問題的角度選題。.從反映某一組織機(jī)構(gòu)活動(dòng)的角度選題。.從反映某一會(huì)議活動(dòng)的角度選題。.從反映某一重要文種的角度選題。.從反映某一地區(qū)某一方面內(nèi)容的角度選題。（三）編前研究研究熟悉編研題目；了解與編研題目相關(guān)的著作、論文和已出版史料；深入調(diào)查了解館室藏中與題目相關(guān)的檔案文獻(xiàn)情況；擬定編研題目大綱、選材大綱、公布形式和工作計(jì)劃等。三、檔案編研的選材（一）選材標(biāo)準(zhǔn).材料的真實(shí)性。.材料的典型性。.材料的新穎性。.材料的適用性。.材料的完整性。（二）選材步驟.初選。.復(fù)選。.定選。四、檔案編研材料的加工（一）加工原則.存真原則。.求實(shí)原則。.慎改原則。.標(biāo)注原則。.規(guī)范原則。（二）加工的內(nèi)容和方法.原文轉(zhuǎn)錄.格式加工.點(diǎn)校加工.擬制或修改標(biāo)題（三）分類編排17.體例.分類排列（四）輔文編寫.編輯說明.序言.目錄.注釋五、常用檔案編研材料的類型及編輯（一）檔案文獻(xiàn)匯編檔案文獻(xiàn)匯編是按照一定的題目對(duì)檔案文獻(xiàn)原文材料收集、挑選、編輯和評(píng)介而編制的一種檔案編研成果。有以下幾種主要類型：.法規(guī)文件匯編.重要文件匯編.發(fā)文匯編.會(huì)議文件匯編.專題文件匯編（二）檔案參考資料檔案參考資料是檔案部門根據(jù)一定的題目對(duì)館室藏檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究、綜合、加工而編寫的一種檔案編研成果。主要可分為：.大事記.組織沿革.專題概要.會(huì)議簡(jiǎn)介.基礎(chǔ)數(shù)字匯集.年鑒第四節(jié)檔案展覽一、檔案展覽概述檔案展覽是指按一定主題展示檔案的活動(dòng)。（一）檔案展覽的作用檔案展覽目前已成為檔案信息資源開發(fā)利用的重要方式，具有十分重要的作用。（二）檔案展覽的形式檔案部門舉辦的檔案展覽形式有很多，按照展期長短，可以分為兩種：.長期性的檔案展覽。.臨時(shí)性的檔案展覽。二、檔案展覽的籌辦（一）編寫展覽大綱1、展覽選題2、展品收集與選擇3、展覽大綱的撰寫要求4、編寫展覽說明5、編寫講解詞（二）布展1、展覽設(shè)計(jì)182、展品制作3、展板、展柜制作4、環(huán)境布置（三）展覽宣傳.借助媒體宣傳。.展覽周圍環(huán)境宣傳。.編印發(fā)放展覽宣傳資料。（四）展覽服務(wù).講解服務(wù)。.咨詢服務(wù)。即接待人員口頭解答參觀者在參觀過程中提出的相關(guān)問題，介紹檔案部門的性質(zhì)、職能、館室藏檔案資料狀況、服務(wù)對(duì)象、利用程序及手續(xù)等，適當(dāng)?shù)亍⒂嗅槍?duì)性地宣傳檔案和檔案工作。.其他服務(wù)。（五）展覽觀眾的組織與管理、開幕式的組織與管理、展覽的日常管理第五節(jié)檔案館社會(huì)服務(wù)功能拓展一、政府信息公開查閱場(chǎng)所建設(shè)（一）政府信息公開的范圍政府信息是指行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中制作或者獲取的、以一定形式記錄和保存的信息。屬于政府應(yīng)主動(dòng)公開的信息的范圍是：涉及公民、法人或者其他組織切身利益的信息；需要社會(huì)公眾廣泛知曉或者參與的信息；反映行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、辦事程序等情況的信息；其他依據(jù)法律、法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定主動(dòng)公開的信息。（二）檔案館政府信息公開查閱場(chǎng)所建設(shè)的要求檔案館政府信息公開查閱場(chǎng)所建設(shè)的基本要求是，各級(jí)國家綜合檔案館應(yīng)設(shè)置政府信息公開查閱場(chǎng)所，解決好建立政府信息公開查閱場(chǎng)所所需場(chǎng)地、設(shè)施、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)和人員等條件，制定政府公開信息報(bào)送機(jī)制，督促同級(jí)政府機(jī)關(guān)部門及時(shí)報(bào)送主動(dòng)公開的政府信息，制定政府信息公開查閱的各項(xiàng)制度，做好政府信息的收集、整理、編目、保管和利用，積極地為社會(huì)各界和人民群眾提供主動(dòng)公開政府信息。（三）檔案館政府信息公開查閱場(chǎng)所建設(shè)的內(nèi)容.條件建設(shè).制度建設(shè).業(yè)務(wù)建設(shè)二、愛國主義教育基地建設(shè)國家檔案館愛國主義教育基地是指經(jīng)各級(jí)黨委、政府或者相關(guān)部門批準(zhǔn)命名、公開掛牌，由國家檔案館管理，以館藏檔案為主要資源，向社會(huì)開展愛國主義、革命傳統(tǒng)教育和國情、省情、市情、區(qū)情、縣情教育及科技文化知識(shí)教育的活動(dòng)場(chǎng)所。（一）內(nèi)容建設(shè)1、基本原則和要求2、活動(dòng)形式（二）制度建設(shè)1、愛國主義教育基地組織管理制度。192、展品征集移交制度。3、展品管理制度。4、展廳管理制度。5、展覽審核制度。6、展覽開放制度。7、接待講解制度。8、文件歸檔制度。（三）場(chǎng)地建設(shè).具有開展活動(dòng)所必需的展廳、教室等場(chǎng)所。.配備必要的設(shè)施設(shè)備。.有良好的參觀環(huán)境。三、檔案網(wǎng)站建設(shè)（一）檔案網(wǎng)站的概念和功能廣義的檔案網(wǎng)站是指一個(gè)應(yīng)用框架，它將各種檔案應(yīng)用系統(tǒng)和各類檔案信息資源集成到一個(gè)信息管理平臺(tái)之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。狹義的檔案網(wǎng)站，是指基于互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行集成并提供有關(guān)檔案信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。其基本功能包括以下幾方面：.檔案信息服務(wù)功能。.宣傳功能。.網(wǎng)上辦事功能。.交流功能。（二）檔案網(wǎng)站建設(shè)的原則.科學(xué)定位.專業(yè)特色.視覺美化.方便實(shí)用（三）檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設(shè)計(jì)內(nèi)容設(shè)計(jì)是檔案網(wǎng)站整體設(shè)計(jì)的核心部分，是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站功能的關(guān)鍵所在。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設(shè)計(jì)應(yīng)根據(jù)網(wǎng)站需要實(shí)現(xiàn)的基本功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要反映本單位的基本信息和服務(wù)項(xiàng)目，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類，確定欄目名稱、結(jié)構(gòu)層次及其排序。第四章電子文件管理第一節(jié)電子文件概述一、電子文件的概念電子文件是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募６?gòu)成電子文件的要素電子文件由內(nèi)容信息、背景信息和結(jié)構(gòu)信息三大基本要素構(gòu)成，把握電子文件的構(gòu)成要素對(duì)于理解和管理電子文件十分重要。內(nèi)容信息是電子文件的核心要素，而背景信息和結(jié)構(gòu)信息則是保證電子文件內(nèi)容信息真實(shí)、可靠與可用的重要條件。三、電子文件的特點(diǎn)（一）信息的非人工識(shí)讀性及系統(tǒng)依賴性20（二）信息與載體的可分離性（三）信息的流動(dòng)性與不穩(wěn)定性（四）信息存取的不可靠性四、電子文件的種類（一）按文件信息格式劃分.文本文件.數(shù)據(jù)文件.圖形文件.圖像文件.音頻文件.視頻文件.命令文件（二）按文件的功能劃分.主文件.支持性文件.輔助性、工具性文件（三）按文件的生成方式劃分.數(shù)字化文件.原始數(shù)字文件（四）按電子文件組成方式劃分.簡(jiǎn)單文件.復(fù)合文件.復(fù)雜文件第二節(jié)電子文件管理概述一、電子文件管理原則電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）全程管理原則（二）前端控制原則（三）真實(shí)性保障原則（四）完整性保障原則（五）可讀性保障原則（六）風(fēng)險(xiǎn)管理原則（七）技術(shù)與管理手段結(jié)合原則二、電子文件管理模式（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式.電子文件分散式管理.電子文件集中式管理.文檔一體化管理（二）檔案館電子文件的管理模式.集中式保管模式.分布式保管模式在上述兩種方案的基礎(chǔ)上，有人提出了集中式與分布式結(jié)合的“自由進(jìn)館原則”。三、電子文件管理規(guī)范21（一）電子文件管理法規(guī)電子文件法規(guī)由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)按照一定的立法程序制定并依靠國家強(qiáng)制力保證實(shí)施的關(guān)于電子文件及其管理活動(dòng)的行為規(guī)范。.電子文件相關(guān)的法律問題.電子文件法規(guī)特點(diǎn)（二）電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)是指按照特定工作程序制定，經(jīng)公認(rèn)的權(quán)威機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的有關(guān)電子文件管理要求、方法與技術(shù)的規(guī)范。電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)可以分為與電子信息管理共用標(biāo)準(zhǔn)、與紙質(zhì)文件檔案管理共用標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理專有標(biāo)準(zhǔn)三大類。.國外電子文件管理標(biāo)準(zhǔn).我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)（三）電子文件管理制度電子文件管理制度是指國家或機(jī)構(gòu)為電子文件管理而制定的包括政策、指南、準(zhǔn)則在內(nèi)的規(guī)范。從內(nèi)容上來說，電子文件管理制度可以分為綜合性制度與專項(xiàng)制度。第三節(jié)電子文件的管理一、電子文件的收集（一）電子文件收集的原則電子文件采集的范圍可按照國家關(guān)于文件歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行，使有保存價(jià)值的電子文件得以留存。由于電子文件不同于紙質(zhì)文件，在采集時(shí)除考慮文件自身價(jià)值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性。.文件的復(fù)雜程度.文件的管理要求（二）電子文件收集的具體要求.記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。.當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施。.對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。.不同類型電子文件的收集范圍及格式的要求。.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。.定期制作電子文件的備份，并對(duì)電子文件進(jìn)行登記。二、電子文件的鑒定（一）鑒定內(nèi)容電子文件的內(nèi)容鑒定可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法，傳統(tǒng)文件保存期限表對(duì)文件保管期限的規(guī)定可以運(yùn)用于電子文件。因此，這里所講的電子文件鑒定內(nèi)容主要針對(duì)技術(shù)鑒定。技術(shù)鑒定是指對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面的檢查，包括：.真實(shí)性鑒定.完整性鑒定.可讀性鑒定.無病毒鑒定22.介質(zhì)狀況檢查（二）鑒定步驟.確定電子文件保管期限.對(duì)電子文件鑒定過程進(jìn)行記錄和監(jiān)控三、電子文件的歸檔（一）歸檔范圍歸檔前鑒定為具有保存價(jià)值的電子文件是歸檔范圍的主體，止匕外，還要將下列材料納入歸檔范圍：（1）歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)；（2）與電子文件有聯(lián)系的其他形式重要的文件，與電子文件一同歸檔，有條件的單位可以將這些文件做數(shù)字化處理，作為電子文件歸檔；（3）電子文件歸檔時(shí)某些環(huán)節(jié)的成果（著錄信息、鑒定記錄等）應(yīng)與文件信息一起向檔案部門移交。特別需要指出的是，目前我國實(shí)行雙套歸檔制，即規(guī)定電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件。（二）歸檔方式電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（三）歸檔時(shí)間電子文件的歸檔時(shí)間分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》指出，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。（四）歸檔具體要求《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件歸檔做出了具體的規(guī)定。四、電子文件的著錄電子文件著錄指的是通過獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過程及成果。（一）電子文件著錄的特點(diǎn)電子文件著錄具有以下特點(diǎn)：.全要素.全過程.綜合性（二）電子文件著錄的實(shí)施一般來說，文件級(jí)以及案卷級(jí)的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔。獲取著錄文件的最佳辦法是在文件形成之前便將著錄信息的形成和收集工作納入考慮范圍，真正實(shí)現(xiàn)“前端控制”。（二）元數(shù)據(jù).含義元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。.特點(diǎn)元數(shù)據(jù)具有整體性、層級(jí)性、相對(duì)穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性、鏈接性等特征。.種類及要素?元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用235.元數(shù)據(jù)的管理五、電子文件的處置電子文件的處置就是根據(jù)鑒定結(jié)果對(duì)電子文件所做的處理工作。處置的方式一般有銷毀、在本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)長期保存、向檔案部門移交三種。（一）電子文件的銷毀電子文件的銷毀是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無法恢復(fù)與還原。（二）在本機(jī)構(gòu)電子文件保存系統(tǒng)內(nèi)長期保存反映本機(jī)構(gòu)一般活動(dòng)、具有業(yè)務(wù)憑證價(jià)值、但不具有廣泛的社會(huì)價(jià)值的電子文件可以在本機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)中保存。機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)這些電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并將備份異地存儲(chǔ)。（三）向檔案部門移交反映本機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和基本情況、對(duì)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)憑證價(jià)值或其他長遠(yuǎn)利用價(jià)值、或?qū)ι鐣?huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子文件，應(yīng)由機(jī)構(gòu)定期向檔案部門移交。機(jī)構(gòu)向檔案部門移交文件的過程就是電子文件歸檔的過程。六、電子文件的保管電子文件保管指的是依據(jù)管理規(guī)范和運(yùn)用技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行日常維護(hù)和管理并實(shí)現(xiàn)其長久保存和利用。（一）電子文件保管的特點(diǎn)與紙質(zhì)文件相比，電子文件保管具有以下特點(diǎn)：.保管和日常維護(hù)的技術(shù)難度增加.電子文件管理成本增加.結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響文件的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性.電子文件的共享性給信息保管帶來不安全因素.電子文件原始性確認(rèn)難度較大（二）電子文件的載體保護(hù)電子文件載體使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體，對(duì)保存環(huán)境提出了很高的要求。電子文件載體保護(hù)可以參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，磁性載體保護(hù)具體依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》，光盤載體保護(hù)具體依據(jù)《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》來開展。（三）電子文件信息保護(hù).信息安全防范.信息加密技術(shù).信息認(rèn)證技術(shù).防治計(jì)算機(jī)病毒.信息備份.網(wǎng)絡(luò)安全（四）電子文件的長久保存選擇合適的載體、數(shù)據(jù)格式、制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)用元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理是實(shí)現(xiàn)電子文件長久保存的基礎(chǔ)性工作，除此以外還應(yīng)當(dāng)選擇長久保存的技術(shù)（解決方案），當(dāng)前主要有：.更新.仿真.遷移第五章檔案信息化建設(shè)24第一節(jié)檔案信息化建設(shè)概述一、檔案信息化建設(shè)的概念和內(nèi)涵陳智為、鄧紹興、劉越男編著的《檔案管理學(xué)》對(duì)檔案信息化建設(shè)的定義表述為：檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。從檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)看，檔案信息化建設(shè)是指以國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為導(dǎo)向，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。檔案信息化建設(shè)的涵義可從以下四個(gè)方面進(jìn)行理解：（一）檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念。（二）檔案信息化建設(shè)是以信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為前提。（三）檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。（四）檔案信息化建設(shè)的最終目的是加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)、管理和利用。二、檔案信息化建設(shè)的原則和內(nèi)容（一）檔案信息化建設(shè)的基本原則.統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施。.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)。.需求導(dǎo)向、注重效益。.經(jīng)濟(jì)適用、適當(dāng)超前。.持續(xù)發(fā)展、保障安全。（二）檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容.信息化基礎(chǔ)建設(shè)。.檔案信息資源建設(shè)。.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。.保障體系建設(shè)。（三）檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)和重點(diǎn)任務(wù)第二節(jié)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)一、檔案信息化硬件設(shè)施（一）數(shù)字化加工和存儲(chǔ)設(shè)備數(shù)字化加工設(shè)備主要包括：.掃描儀.音頻采集和數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備.視頻數(shù)字化轉(zhuǎn)換和編輯加工設(shè)備.存儲(chǔ)設(shè)備（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)概述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是地理上分散的多臺(tái)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)通過軟硬件設(shè)備互連，以實(shí)現(xiàn)資源共享和信息交換的系統(tǒng)。檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)主要是構(gòu)建三個(gè)網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)、政務(wù)專網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)。.網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備常用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備有網(wǎng)卡、中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)、調(diào)制解調(diào)器等。.服務(wù)器25.網(wǎng)絡(luò)布線二、檔案信息化軟件建設(shè)（一）數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是以一定組織形式存儲(chǔ)在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。按照數(shù)據(jù)庫所采用的不同數(shù)據(jù)模型，可將數(shù)據(jù)庫劃分為層次型數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)型數(shù)據(jù)庫、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和對(duì)象型數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的主要特點(diǎn)：.可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。.數(shù)據(jù)的冗余度少。.數(shù)據(jù)的獨(dú)立性高。.數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中控制。.數(shù)據(jù)的一致性和可維護(hù)性。（二）檔案管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，又稱檔案管理軟件。.檔案管理軟件的基本要求.檔案管理軟件的功能要求三、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（一）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)原則.符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策。.符合國情并適合國家和不同地區(qū)之間的標(biāo)準(zhǔn)銜接。.優(yōu)先采用國際標(biāo)準(zhǔn)。.具有綜合性和可操作性。.具有導(dǎo)向性。.區(qū)分不同情況，科學(xué)、有序地制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。（二）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系構(gòu)成和主要內(nèi)容.數(shù)字檔案資源建設(shè)。.電子文件的歸檔管理。.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。.數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用。.檔案信息安全。.其他方面。（三）現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范介紹近年來，國家檔案局和有關(guān)部門陸續(xù)推出了一批檔案信息化建設(shè)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件。第三節(jié)數(shù)字檔案資源建設(shè)一、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)（一）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)概述檔案數(shù)據(jù)庫是按照檔案管理的規(guī)律組織在一起，彼此之間相互獨(dú)立而又相互聯(lián)系的可共享檔案數(shù)據(jù)集合。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)形式和數(shù)據(jù)類型，可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。26（二）檔案數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn).規(guī)律性。.共享性。.專業(yè)性。.多樣性。（三）檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)過程可分為五個(gè)步驟，即數(shù)據(jù)庫需求分析、概念設(shè)計(jì)、邏輯設(shè)計(jì)、物理設(shè)計(jì)和加載測(cè)試。（四）檔案數(shù)據(jù)庫的主要應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫從利用角度可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，其主要應(yīng)用也可歸納為檔案目錄數(shù)據(jù)服務(wù)、檔案全文數(shù)據(jù)服務(wù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)服務(wù)三個(gè)方面。二、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化（一）檔案數(shù)字化概述狹義的檔案數(shù)字化，又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息的過程。廣義的數(shù)字化，是指通過一定的技術(shù)手段，將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的信息，并加以存儲(chǔ)、組織、檢索和維護(hù)的過程。（二）檔案數(shù)字化的基本原則.價(jià)值性原則。.實(shí)用性原則。.開放性原則。.特色性原則。（三）檔案數(shù)字化的基本過程檔案數(shù)字化的工作流程包括管理流程和業(yè)務(wù)流程兩個(gè)方面，業(yè)務(wù)流程是檔案數(shù)字化工作流程的主體，管理流程是業(yè)務(wù)流程的保障。.檔案數(shù)字化的管理流程.檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程檔案數(shù)字化的一般業(yè)務(wù)流程包括前處理、數(shù)字化加工、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息服務(wù)、信息維護(hù)等過程。.檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)格式和技術(shù)參數(shù)（四）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程如下：.檔案整理。.檔案掃描。.圖像處理。.圖像存儲(chǔ)。.目錄建庫。.數(shù)據(jù)掛接。.數(shù)據(jù)驗(yàn)收。27.數(shù)據(jù)備份。.數(shù)字化成果管理。第四節(jié)數(shù)字檔案館建設(shè)一、數(shù)字檔案館建設(shè)概述（一）檔案檔案館的概念數(shù)字檔案館概念有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是作為社會(huì)整體性的數(shù)字檔案館群，是一個(gè)有眾多檔案資源群、檔案信息資源處理中心和檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館是指作為個(gè)體的單個(gè)數(shù)字檔案館。（三